Firma sprzątająca organizuje czas pracy inaczej niż większość pracodawców, bo jej pracownicy wykonują zadania na terenie klientów i w godzinach, w których klienci nie pracują. Biura sprząta się przed 8:00 i po 17:00, sklepy po zamknięciu, a jedna osoba często obsługuje w ciągu dnia dwa lub trzy obiekty. Do tego w branży obok umów o pracę działa wiele umów zlecenia, a od 8 lipca 2026 r. inspektor pracy może sam stwierdzić, że zlecenie jest w rzeczywistości etatem. Od 1 stycznia 2027 r. rośnie też minimalna stawka godzinowa do 32,30 zł.
W tym artykule wyjaśniamy, jak legalnie zaplanować sprzątanie w dwóch blokach dziennie i dlaczego wymaga to systemu przerywanego czasu pracy, a nie zwykłego grafiku z „okienkiem”. Pokazujemy, kiedy przejazd między obiektami jest czasem pracy, jak rozliczyć porę nocną, jakie limity dotyczą osób z niepełnosprawnością i jak ewidencjonować godziny na zleceniu. Na końcu znajdziesz listę punktów, które sprawdza inspektor PIP.
W skrócie
Sprzątanie rano i wieczorem tego samego dnia jest legalne w systemie przerywanego czasu pracy z art. 139 KP: jedna przerwa na dobę, najwyżej 5 godzin, płatna połową wynagrodzenia przestojowego. Przejazdy między obiektami w ciągu dnia pracy to czas pracy. Ewidencję prowadzi firma sprzątająca, nie klient. Przy zleceniach trzeba potwierdzać liczbę godzin i płacić co najmniej 32,30 zł za godzinę od 2027 r., a umowa z cechami etatu grozi decyzją PIP.
Podstawa prawna
- art. 128 § 1 i art. 139 KP — definicja czasu pracy, system przerywanego czasu pracy
- art. 132, 133, 151⁷ i 151⁸ KP — odpoczynek dobowy i tygodniowy, pora nocna, dodatek nocny
- art. 22 § 1–1² i art. 281 § 1 KP — cechy stosunku pracy, zakaz zastępowania etatu zleceniem, grzywna 2 000–60 000 zł
- art. 8a–8e ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę — minimalna stawka godzinowa i potwierdzanie godzin na zleceniu
- rozporządzenie Rady Ministrów z 14 września 2026 r. — 4950 zł i 32,30 zł od 1 stycznia 2027 r.
- art. 15–17 ustawy o rehabilitacji zawodowej — normy czasu pracy osób z niepełnosprawnością
- art. 95 Prawa zamówień publicznych — wymóg zatrudnienia na umowę o pracę w zamówieniach publicznych
Stan prawny na: 19 października 2026 r.
Kto prowadzi ewidencję, gdy sprzątanie odbywa się u klienta?
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy ma pracodawca, czyli firma sprzątająca, a nie klient, w którego budynku pracownik wykonuje zadania (art. 149 KP). Wyjątkiem jest praca tymczasowa: gdy pracownika kieruje agencja pracy tymczasowej, ewidencję prowadzi pracodawca użytkownik. Szerzej opisujemy to w tekście o agencji pracy tymczasowej.
Klienci często prowadzą własne zeszyty wejść, listy obecności na portierni albo rejestr kart dostępu. Takie zapisy służą rozliczeniu usługi między firmami i nie zastępują karty ewidencji pracownika. Mogą jednak stać się dowodem w czasie kontroli, dlatego warto porównywać je z własną ewidencją. Jeżeli portiernia notuje wyjście pracownika o 21:30, a karta ewidencji pokazuje 20:00, inspektor zapyta, skąd wzięła się różnica i czy nie chodzi o nieopłacone nadgodziny.
Karta ewidencji musi zawierać m.in. godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, pracę w porze nocnej, w niedziele i święta, nadgodziny oraz nieobecności (§ 6 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej). Pełną listę elementów omawiamy w artykule o prawidłowej karcie ewidencji czasu pracy.
Jak legalnie zaplanować sprzątanie rano i wieczorem?
Najczęstszy układ w sprzątaniu biur to dwa bloki: kilka godzin przed otwarciem biura i kilka godzin po jego zamknięciu. W podstawowym systemie czasu pracy taki grafik nie działa, bo kilkugodzinna przerwa w środku dnia nie jest ani przerwą z art. 134 KP, ani czasem wolnym, który można pominąć w rozliczeniu. Kodeks przewiduje na tę sytuację system przerywanego czasu pracy z art. 139 KP.
W tym systemie rozkład czasu pracy może przewidywać nie więcej niż jedną przerwę w ciągu doby, trwającą najwyżej 5 godzin. Przerwy nie wlicza się do czasu pracy, ale za jej czas pracownikowi przysługuje wynagrodzenie w wysokości połowy wynagrodzenia za przestój. Wynagrodzenie przestojowe to stawka z osobistego zaszeregowania, a gdy jej nie wyodrębniono, 60% wynagrodzenia (art. 81 § 1 KP). Pracownik ze stawką 33 zł za godzinę dostaje więc za każdą godzinę przerwy 16,50 zł.
System przerywany wprowadza się w układzie zbiorowym pracy, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, w porozumieniu z przedstawicielami pracowników (art. 139 § 3 KP). Nie można go łączyć z systemem równoważnym, zadaniowym ani weekendowym. Ogólne zasady opisujemy w tekście o przerywanym systemie czasu pracy.
| Układ dnia | Praca | Przerwa | Ocena |
|---|---|---|---|
| 6:00–10:00 i 15:00–19:00 | 8 h | 5 h | Zgodny z art. 139 KP, jeśli system wprowadzono porozumieniem lub układem |
| 6:00–10:00 i 16:00–20:00 | 8 h | 6 h | Niezgodny: przerwa dłuższa niż 5 godzin |
| 6:00–9:00, 12:00–14:00 i 18:00–21:00 | 8 h | 2 przerwy | Niezgodny: więcej niż jedna przerwa w dobie |
| Dwa bloki bez wprowadzonego systemu przerywanego | 8 h | dowolna | Ryzyko: przerwa może zostać uznana za czas pozostawania w dyspozycji pracodawcy |
Ile odpoczynku musi mieć pracownik przy dwóch blokach sprzątania?
Pracownikowi przysługuje w każdej dobie co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku (art. 132 KP), a w każdym tygodniu co najmniej 35 godzin (art. 133 KP). Przerwa z systemu przerywanego nie jest odpoczynkiem dobowym, bo kodeks wymaga, by odpoczynek trwał bez przerwy. Przy maksymalnej przerwie 5 godzin i 8 godzinach pracy cały dzień zajmuje 13 godzin, więc na odpoczynek zostaje dokładnie 11 godzin i grafik nie ma żadnego zapasu.
W praktyce oznacza to, że pracownik kończący wieczorny blok o 19:00 może zacząć następny dzień najwcześniej o 6:00. Jeśli klient poprosi o przedłużenie wieczornego sprzątania do 20:00, poranny blok następnego dnia trzeba przesunąć na 7:00 albo przekazać innej osobie. Doba pracownicza liczy się od godziny rozpoczęcia pracy, dlatego każda zmiana godziny startu wpływa też na rozliczenie nadgodzin, co wyjaśniamy w tekście o nadgodzinach a dobie pracowniczej.
Zapamiętaj:
- Jedna przerwa w dobie, najwyżej 5 godzin, płatna połową wynagrodzenia przestojowego.
- Przerwa nie jest odpoczynkiem dobowym, więc dzień pracy z przerwą nie może przekroczyć 13 godzin.
- Każda zmiana godziny rozpoczęcia pracy wymaga sprawdzenia 11 godzin odpoczynku od poprzedniego dnia.
Czy przejazd między obiektami jest czasem pracy?
Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 KP). Przejazd z jednego obiektu do drugiego w ciągu dnia pracy odbywa się na polecenie pracodawcy i jest częścią zadań, więc wlicza się do czasu pracy. Pracownik, który kończy sprzątanie biura o 10:00 i o 10:40 zaczyna pracę w przychodni po drugiej stronie miasta, pracuje także przez te 40 minut.
Inaczej wygląda dojazd z domu do pierwszego obiektu. Jeżeli umowa wskazuje stałe miejsce pracy, codzienny dojazd pozostaje czasem prywatnym. Gdy pracownik nie ma stałego miejsca pracy i codziennie jeździ do obiektów wyznaczonych przez pracodawcę, sytuacja się zmienia. W wyroku z 10 września 2015 r. w sprawie C-266/14 (Tyco) TSUE uznał, że dojazdy takich pracowników do pierwszego i od ostatniego klienta są czasem pracy. Więcej przykładów znajdziesz w artykule o tym, co wlicza się do czasu pracy.
Dlatego w umowach pracowników mobilnych warto precyzyjnie określić miejsce wykonywania pracy, np. jako obszar miasta albo listę obiektów. W ewidencji trzeba z kolei zapisywać pracę od wejścia na pierwszy obiekt do wyjścia z ostatniego, a nie sumę minut spędzonych na poszczególnych obiektach.
Jak rozliczyć porę nocną przy sprzątaniu po zamknięciu obiektu?
Pora nocna obejmuje 8 godzin między 21:00 a 7:00 (art. 151⁷ § 1 KP), a jej dokładne granice ustala regulamin pracy lub obwieszczenie. Ma to znaczenie przy sprzątaniu sklepów i galerii po ich zamknięciu.
Za każdą godzinę w porze nocnej przysługuje dodatek w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia (art. 151⁸ § 1 KP). Stawkę liczy się, dzieląc płacę minimalną przez wymiar czasu pracy w danym miesiącu. Szczegóły wyliczenia opisujemy w tekście o porze nocnej i dodatku nocnym.
| Miesiąc | Płaca minimalna | Wymiar (pełny etat) | Dodatek za 1 godzinę nocną |
|---|---|---|---|
| Listopad 2026 | 4806 zł | 160 h | 6,01 zł |
| Styczeń 2027 | 4950 zł | 152 h | 6,51 zł |
Pracownik, który w styczniu 2027 r. sprząta galerię handlową codziennie od 21:00 do 1:00 przez 19 dni roboczych, przy porze nocnej ustalonej na 21:00–5:00 przepracuje 76 godzin w porze nocnej. Dodatek wyniesie wtedy 76 × 6,51 zł, czyli 494,76 zł.
Jakie limity obowiązują przy zatrudnianiu osób z niepełnosprawnością?
Firmy sprzątające zatrudniają osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności, a dla nich ustawa o rehabilitacji zawodowej przewiduje osobne normy czasu pracy. Czas pracy osoby niepełnosprawnej nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo, a przy znacznym lub umiarkowanym stopniu 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo (art. 15 ust. 1 i 2 ustawy). Taka osoba nie może też pracować w porze nocnej ani w nadgodzinach (art. 15 ust. 3).
Ograniczeń nie stosuje się, gdy na wniosek pracownika lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne wyrazi na to zgodę (art. 16 ust. 1 pkt 2). Bez takiej zgody pracownika z orzeczeniem nie można więc planować na wieczorne sprzątanie wchodzące w porę nocną. Przysługuje mu też dodatkowa 15-minutowa przerwa wliczana do czasu pracy (art. 17). Więcej o układaniu grafiku dla tej grupy piszemy w tekście o czasie pracy osoby z niepełnosprawnością.
Jak ewidencjonować godziny sprzątaczki na umowie zlecenia?
Przy umowie zlecenia nie prowadzi się karty ewidencji czasu pracy, ale strony muszą określić w umowie sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia (art. 8b ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu). Jeżeli tego nie zrobią, zleceniobiorca przedkłada informację o liczbie godzin przed terminem wypłaty. Dokumenty potwierdzające liczbę godzin firma przechowuje przez 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne (art. 8c).
Za każdą godzinę zlecenia trzeba zapłacić co najmniej minimalną stawkę godzinową: 31,40 zł w 2026 r. i 32,30 zł od 1 stycznia 2027 r. Wypłata niższej stawki jest wykroczeniem z art. 8e, za które grozi grzywna od 1000 zł do 30 000 zł. Praktyczne wzory potwierdzania godzin omawiamy w tekście o ewidencji godzin na umowie zlecenia.
Większym ryzykiem w sprzątaniu jest jednak sama forma umowy. Osoba, która sprząta w wyznaczonych godzinach, w obiekcie wskazanym przez firmę i pod nadzorem brygadzisty, pracuje w warunkach z art. 22 § 1 KP. Od 8 lipca 2026 r. inspektor, który stwierdzi takie cechy, wydaje polecenie zawarcia umowy o pracę, a gdy firma go nie wykona, okręgowy inspektor pracy może decyzją stwierdzić istnienie stosunku pracy. Procedurę opisujemy w artykule o stwierdzaniu stosunku pracy przez PIP.
Co zmienia wymóg umowy o pracę w przetargach na sprzątanie?
W zamówieniach publicznych na usługi zamawiający określa wymagania dotyczące zatrudnienia na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wskazane czynności, jeżeli ich wykonywanie ma cechy pracy z art. 22 § 1 KP (art. 95 ust. 1 Prawa zamówień publicznych). Przy sprzątaniu urzędów, szkół czy szpitali bieżące utrzymanie czystości zwykle spełnia ten warunek, więc w dokumentach przetargowych pojawia się wymóg umów o pracę dla personelu sprzątającego.
Zamawiający musi też określić sposób weryfikacji zatrudnienia, swoje uprawnienia kontrolne oraz sankcje za niespełnienie wymagań (art. 95 ust. 2). Rzetelna ewidencja czasu pracy z godzinami na konkretnym obiekcie ułatwia odpowiedź na takie żądania i ogranicza ryzyko kar umownych.
Przy wielu obiektach ręczne listy szybko przestają wystarczać. W RCPonline pracownik może rejestrować wejście i wyjście m.in. kodem QR albo w aplikacji mobilnej (dostępne metody zależą od pakietu), dzięki czemu godziny wejścia i wyjścia nie zależą od ręcznych wpisów brygadzisty. Przegląd metod znajdziesz na stronie o ewidencji czasu pracy.
Co sprawdzi inspektor PIP w firmie sprzątającej?
Według sprawozdania PIP za 2025 r. naruszenia przepisów płacowych wykryto w 14 304 z 57 414 kontroli, czyli w 24,9% przypadków. Usługi administrowania, do których inspekcja zalicza m.in. firmy zajmujące się sprzątaniem, odpowiadały za 6% kontroli z takimi naruszeniami. Przy kontroli czasu pracy w tej branży inspektor najczęściej sprawdza:
- czy grafik z dwoma blokami dziennie ma podstawę w porozumieniu albo układzie wprowadzającym system przerywany,
- czy przerwa między blokami nie przekracza 5 godzin i czy jest opłacana,
- czy między dniami pracy zachowano 11 godzin odpoczynku, a w tygodniu 35 godzin,
- czy przejazdy między obiektami są wliczone do czasu pracy,
- czy ewidencja zawiera godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz godziny nocne,
- czy osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności nie pracują w nocy i w nadgodzinach bez zgody lekarza,
- czy zleceniobiorcy mają potwierdzone godziny i otrzymują co najmniej minimalną stawkę,
- czy zlecenia nie mają cech stosunku pracy.
Naruszenie przepisów o czasie pracy oraz zawarcie umowy cywilnoprawnej zamiast umowy o pracę to wykroczenia zagrożone grzywną od 2 000 zł do 60 000 zł (art. 281 § 1 KP). Inspektor może też nałożyć mandat do 5 000 zł, a przy trzecim wykroczeniu w ciągu 2 lat do 10 000 zł. O przebiegu kontroli piszemy w tekście o kontroli PIP czasu pracy w 2026 r.
Podsumowanie
Ewidencja czasu pracy w firmie sprzątającej wymaga więcej uwagi niż w biurze, bo praca odbywa się w cudzych budynkach, w nietypowych godzinach i często na kilku obiektach dziennie. Grafik z porannym i wieczornym sprzątaniem jest legalny, ale tylko w systemie przerywanym z jedną przerwą do 5 godzin, wprowadzonym porozumieniem lub układem. Przejazdy między obiektami trzeba wliczać do czasu pracy, a przy pracy po zamknięciu obiektu pilnować pory nocnej i dodatku.
Przed 1 stycznia 2027 r. sprawdź trzy rzeczy:
- czy masz podstawę prawną dla grafików z dwoma blokami dziennie i czy przerwa jest opłacana,
- czy stawki na zleceniach wynoszą co najmniej 32,30 zł za godzinę, a godziny są potwierdzane i przechowywane przez 3 lata,
- czy umowy zlecenia z personelem pracującym według grafiku i pod nadzorem nie powinny być umowami o pracę.