Wniosek o urlop bezpłatny — darmowy wzór do pobrania

Zobacz też: wniosek o urlop wypoczynkowy i na żądanie oraz karta urlopowa do ewidencji nieobecności.

Kiedy pracownik może wziąć urlop bezpłatny?

Urlop bezpłatny to przerwa w świadczeniu pracy, w czasie której stosunek pracy trwa, ale obie strony są zwolnione z głównych obowiązków: pracownik nie pracuje, a pracodawca nie płaci. Przepisy nie ograniczają przyczyn ani długości takiego urlopu. Może trwać jeden dzień albo kilka lat — wszystko zależy od porozumienia stron.

Warunek jest jeden: inicjatywa musi wyjść od pracownika. Pracodawca nie może wysłać pracownika na urlop bezpłatny, nawet przy braku zamówień. Wniosek składa się w postaci papierowej lub elektronicznej, więc e-mail albo wniosek w systemie kadrowym wystarczy — pod warunkiem, że da się ustalić, kto go złożył. Samo ustne zgłoszenie nie spełnia wymogu art. 174 § 1 KP. Więcej o tej instytucji w haśle urlop bezpłatny.

Co zmieniło się w 2026 roku?

Do 26 stycznia 2026 r. art. 174 § 1 KP wymagał „pisemnego” wniosku. Ustawa z 4 grudnia 2025 r. (Dz. U. z 2026 r. poz. 25) zastąpiła ten wymóg postacią papierową lub elektroniczną. Zmiana weszła w życie 27 stycznia 2026 r. i objęła kilkanaście przepisów Kodeksu pracy, między innymi wnioski o indywidualny rozkład czasu pracy i o skrócony tydzień pracy.

W praktyce oznacza to, że wniosek o urlop bezpłatny nie musi już mieć własnoręcznego podpisu. Nasz wzór możesz wydrukować i podpisać albo wypełnić w pliku DOCX i przesłać e-mailem.

Czy pracodawca może odmówić urlopu bezpłatnego?

Tak, i nie musi uzasadniać odmowy. Kodeks pracy mówi, że pracodawca „może” udzielić urlopu bezpłatnego — to uprawnienie, a nie obowiązek. Inaczej jest przy urlopie okolicznościowym czy urlopie na żądanie, gdzie pracodawca ma bardzo ograniczone pole do odmowy.

Odmowa nie może jednak naruszać zasady równego traktowania. Jeżeli w podobnej sytuacji jeden pracownik dostaje zgodę, a drugi nie, bez obiektywnego powodu, można mówić o dyskryminacji. Dlatego nasz wzór zawiera sekcję decyzji pracodawcy, w której warto odnotować termin i wynik rozpatrzenia wniosku.

Co pracownik traci na urlopie bezpłatnym?

Skutki urlopu bezpłatnego wykraczają poza brak wynagrodzenia. Pracownik powinien znać je przed złożeniem wniosku, dlatego wymieniliśmy je w oświadczeniu we wzorze.

Przy urlopie dłuższym niż miesiąc pracownik powinien więc zadbać o ubezpieczenie zdrowotne z innego tytułu, na przykład jako członek rodziny ubezpieczonego małżonka albo dobrowolnie w NFZ. Wpływ na wymiar urlopu łatwo sprawdzić w kalkulatorze wymiaru urlopu.

Urlop bezpłatny a zwolnienie ze świadczenia pracy

Obie sytuacje wyglądają podobnie — pracownik nie przychodzi do pracy — ale różnią się skutkami. Przy zwolnieniu ze świadczenia pracy, na przykład w okresie wypowiedzenia, pracownik zachowuje wynagrodzenie, a okres ten liczy się do stażu. Przy urlopie bezpłatnym oba te elementy odpadają. Porównanie obu instytucji przedstawiamy we wpisie urlop bezpłatny a zwolnienie ze świadczenia pracy.

Osobną instytucją jest urlop bezpłatny w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy (art. 174¹ KP). Udziela się go za zgodą pracownika, na podstawie porozumienia między pracodawcami, a jego okres wlicza się do okresu pracy u dotychczasowego pracodawcy.

Czy można odwołać pracownika z urlopu bezpłatnego?

Co do zasady nie. Wyjątek dotyczy urlopu dłuższego niż 3 miesiące: strony mogą wtedy z góry przewidzieć możliwość odwołania pracownika z ważnych przyczyn (art. 174 § 3 KP). Takie zastrzeżenie musi zostać uzgodnione przy udzielaniu urlopu. We wzorze służy do tego osobne pole wyboru.

Pracownik może natomiast poprosić o skrócenie urlopu i wcześniejszy powrót. Pracodawca nie ma obowiązku się zgodzić, jeśli na czas nieobecności zatrudnił zastępstwo lub zmienił organizację pracy.

Jak rozliczyć urlop bezpłatny w ewidencji czasu pracy?

Urlop bezpłatny wpisuje się do karty ewidencji czasu pracy jako nieobecność usprawiedliwioną niepłatną. Udziela się go na okres kalendarzowy — od wskazanej daty do wskazanej daty — dlatego we wzorze podaje się liczbę dni kalendarzowych, a nie roboczych. Kadry potrzebują tych danych do wyliczenia wynagrodzenia za niepełny miesiąc i do korekty wymiaru urlopu po powrocie.

W ewidencji czasu pracy RCPonline urlop bezpłatny ma osobny typ nieobecności. Zatwierdzony wniosek trafia do grafiku, a raport miesięczny pokazuje go oddzielnie od urlopu wypoczynkowego — bez ręcznych korekt.

Katarzyna Grzązek

Specjalista ds. marketingu

Specjalistka ds. marketingu, która koncentruje się na przekuwaniu „zawiłego” na „zrozumiałe”, dbając o to, by technologia w RCPonline miała ludzką twarz. Działa w szerokim spektrum marketingu – od treści po eventy – a w bezpośrednim kontakcie z klientem stawia na pełen profesjonalizm. W pracy łączy nieszablonowe pomysły z dbaniem o dobrego ducha zespołu, tworząc teksty proste, konkretne i pełne autentyczności.

LinkedIn

Zaktualizowano: 24 września 2026