Umowa lojalnościowa i umowa szkoleniowa — wzór do pobrania

Zobacz też: hasło lojalka (umowa szkoleniowa), wpis urlop szkoleniowy i wzór umowy o zakazie konkurencji.

Czym jest umowa lojalnościowa?

Umowa lojalnościowa to potoczna nazwa umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych z art. 103⁴ Kodeksu pracy. Pracodawca płaci za studia, kurs lub certyfikat, a pracownik zobowiązuje się przez określony czas po ukończeniu nauki nie odchodzić z firmy. Jeśli odejdzie wcześniej w sytuacjach wskazanych w ustawie, zwraca część kosztów.

Umowa nie jest obowiązkowa. Art. 103⁴ § 3 zwalnia z niej pracodawcę, który nie zamierza zobowiązywać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu. Bez takiej umowy nie da się jednak żądać zwrotu pieniędzy — przepisy o zwrocie działają tylko wtedy, gdy strony ustaliły okres odpracowania.

Lojalka czy umowa szkoleniowa — który wzór wybrać?

Obie umowy opierają się na tych samych przepisach, różnią się skalą. Na stronie udostępniamy dwa dokumenty:

W obu przypadkach okres odpracowania nie może przekroczyć 3 lat. Długość powinna odpowiadać wartości szkolenia — trzyletnia lojalka za jednodniowy kurs za 800 zł łatwo zostanie uznana za nadużycie.

Jakie koszty pracownik musi zwrócić?

Zwrot obejmuje wyłącznie koszty „dodatkowych świadczeń” z art. 103³: opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Nie podlega zwrotowi wynagrodzenie za czas urlopu szkoleniowego ani za zwolnienie z pracy na zajęcia, bo pracownik zachowuje do nich prawo z mocy ustawy (art. 103¹ § 3).

Obowiązek zwrotu powstaje w czterech sytuacjach z art. 103⁵. Pracownik zwraca koszty, jeśli:

1. bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie nauki albo ją przerwie,
2. pracodawca rozwiąże z nim umowę bez wypowiedzenia z jego winy — w trakcie nauki lub w okresie odpracowania,
3. w okresie odpracowania sam wypowie umowę, chyba że zrobi to z powodu mobbingu,
4. w okresie odpracowania rozwiąże umowę bez wypowiedzenia z art. 55 lub art. 94³, choć nie było do tego podstaw.

Przepis nie obejmuje wypowiedzenia umowy przez pracodawcę ani rozwiązania jej na mocy porozumienia stron. Umowa nie może rozszerzać tego katalogu na niekorzyść pracownika (art. 103⁴ § 2), dlatego w obu wzorach te sytuacje wyłączono wprost.

Jak obliczyć kwotę zwrotu?

Zwrot jest proporcjonalny do okresu zatrudnienia po ukończeniu nauki albo w czasie jej trwania. W praktyce stosuje się wzór: koszt × niedopracowane miesiące ÷ cały okres odpracowania.

Przykład: firma zapłaciła 12 000 zł za studia podyplomowe, a pracownik zobowiązał się pracować 24 miesiące od dnia uzyskania świadectwa. Wypowiada umowę po 8 miesiącach. Zostało 16 miesięcy, więc zwraca 12 000 zł × 16/24 = 8000 zł. Gdyby wypowiedział umowę w trakcie studiów, zwraca całość poniesionych do tej pory kosztów.

Kwoty nie można po prostu potrącić z ostatniej pensji. Potrącenie należności innych niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 KP wymaga zgody pracownika wyrażonej na piśmie (art. 91 § 1). Bez niej pracodawca wzywa do zapłaty, a w razie odmowy dochodzi zwrotu w sądzie pracy.

Czy można zawrzeć lojalkę na szkolenie BHP?

Nie. Szkolenia, które pracodawca musi zapewnić z mocy prawa — BHP, instruktaż stanowiskowy, szkolenia wymagane do dopuszczenia do pracy — organizuje się na jego koszt i w czasie pracy. Ich kosztów nie można przerzucić na pracownika umową lojalnościową. Umowa szkoleniowa w naszym wzorze wprost wyklucza takie szkolenia.

Ostrożnie trzeba też podchodzić do szkoleń, które służą wyłącznie wdrożeniu do obowiązków na obecnym stanowisku, na przykład nauce firmowego oprogramowania. Sądy oceniają, czy pracownik rzeczywiście zyskał nowe kwalifikacje, które zwiększają jego wartość na rynku pracy.

Co wpisać do umowy lojalnościowej?

• formę kształcenia, organizatora i termin, a także moment uznany za ukończenie nauki (dzień uzyskania dyplomu lub certyfikatu),
• listę świadczeń pracodawcy z kwotami — to one wyznaczą górną granicę zwrotu,
• okres pozostawania w zatrudnieniu w miesiącach, nie dłuższy niż 3 lata,
• przypadki zwrotu przepisane z art. 103⁵ i sposób wyliczenia kwoty,
• termin zapłaty i zasady ewentualnego potrącenia.

Czas urlopu szkoleniowego i zwolnień na zajęcia trzeba odnotować w ewidencji czasu pracy — to czas płatny, który nie jest urlopem wypoczynkowym. W systemie elektronicznych wniosków urlopowych urlop szkoleniowy można ustawić jako osobny rodzaj nieobecności z limitem 6 lub 21 dni.

Katarzyna Grzązek

Specjalista ds. marketingu

Specjalistka ds. marketingu, która koncentruje się na przekuwaniu „zawiłego” na „zrozumiałe”, dbając o to, by technologia w RCPonline miała ludzką twarz. Działa w szerokim spektrum marketingu – od treści po eventy – a w bezpośrednim kontakcie z klientem stawia na pełen profesjonalizm. W pracy łączy nieszablonowe pomysły z dbaniem o dobrego ducha zespołu, tworząc teksty proste, konkretne i pełne autentyczności.

LinkedIn

Zaktualizowano: 24 września 2026