Strona główna

Nagana dla pracownika - wzór wymierzenia kary porządkowej do pobrania

Nagana to kara porządkowa, którą pracodawca nakłada na pracownika za naruszenie obowiązków pracowniczych. Jej podstawę prawną stanowi art. 108 Kodeksu pracy, który wymienia trzy rodzaje kar porządkowych: upomnienie, naganę oraz karę pieniężną. Nagana trafia do akt osobowych (część D) i pozostaje tam przez rok nienagannej pracy. Poniżej znajdziesz kompletny przewodnik po procedurze wymierzenia kary porządkowej, a na dole strony - darmowy wzór nagany do pobrania w formacie PDF i DOCX.

Jakie rodzaje kar porządkowych przewiduje Kodeks pracy?

Art. 108 KP przewiduje trzy kary porządkowe. Nie są one równorzędne - różnią się zakresem stosowania i dotkliwością dla pracownika. Poniższa tabela przedstawia ich porównanie:

Cecha	Upomnienie	Nagana	Kara pieniężna
Podstawa prawna	art. 108 § 1 KP	art. 108 § 1 KP	art. 108 § 2 KP
Za jakie przewinienia?	Naruszenia wymienione w art. 108 § 1 KP	Naruszenia wymienione w art. 108 § 1 KP	Tylko: nieprzestrzeganie BHP/ppoż., opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie, spożywanie alkoholu lub zażywanie takiego środka w czasie pracy
Dotkliwość	Najłagodniejsza	Poważniejsza	Najbardziej dotkliwa (konsekwencje finansowe)
Wpis do akt	Tak (część D)	Tak (część D)	Tak (część D)
Maksymalna wysokość	Nie dotyczy	Nie dotyczy	Jednorazowo: jednodniowe wynagrodzenie; łącznie: 1/10 wynagrodzenia po potrąceniach
Zatarcie	Po roku nienagannej pracy	Po roku nienagannej pracy	Po roku nienagannej pracy

Pracodawca nie musi stosować kar w kolejności od najłagodniejszej. Jeśli przewinienie jest poważne, może od razu nałożyć naganę, pomijając upomnienie. Nie wolno natomiast nakładać dwóch kar za to samo przewinienie. Warto pamiętać, że konsekwencje naruszania przepisów prawa pracy dotyczą obu stron - zarówno pracownika, jak i pracodawcy, który niewłaściwie stosuje kary.

Za co pracodawca może nałożyć naganę na pracownika?

Nagana może zostać nałożona wyłącznie za naruszenia wymienione w art. 108 § 1 KP. Katalog przewinień jest zamknięty - pracodawca nie może karać za zachowania spoza tej listy:

Naruszenie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy - np. ignorowanie regulaminu pracy, samowolna zmiana grafiku, odmowa wykonania polecenia służbowego,
Nieprzestrzeganie przepisów BHP i przepisów przeciwpożarowych - np. brak wymaganego wyposażenia ochronnego, palenie w miejscach zabronionych,
Nieprzestrzeganie przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy - np. niezarejestrowanie wejścia w systemie RCP, manipulowanie danymi obecności,
Opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia - wyjście z zakładu pracy przed końcem zmiany lub niestawienie się bez podania przyczyny. Więcej o konsekwencjach przeczytasz w artykule o spóźnieniu do pracy w świetle Kodeksu pracy,
Stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu, a także spożywanie alkoholu lub zażywanie takiego środka w czasie pracy - zachowania te art. 108 § 2 KP wymienia wprost przy karze pieniężnej; jako naruszenie porządku i przepisów BHP mogą być też podstawą nagany. Stan po użyciu alkoholu to stężenie od 0,2 do 0,5 promila we krwi (od 0,1 do 0,25 mg/dm³ w wydychanym powietrzu), stan nietrzeźwości — powyżej tych wartości (art. 46 ust. 2–3 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi).

Aktualizacja 12 października 2026 r.: w treści i we wzorze do pobrania uzupełniono katalog przewinień o stan po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu zgodnie z art. 108 § 2 Kodeksu pracy.

Przy poważnych lub powtarzających się naruszeniach pracodawca może również rozważyć zwolnienie dyscyplinarne na podstawie art. 52 KP, które jest odrębnym trybem rozwiązania umowy o pracę.

Jak wygląda procedura wymierzenia kary porządkowej krok po kroku?

Procedura wymierzenia kary porządkowej jest ściśle określona w art. 109-113 Kodeksu pracy. Pominięcie któregokolwiek kroku może skutkować uchyleniem kary przez sąd pracy. Oto kolejne etapy:

Krok	Działanie	Termin / uwagi
1	Stwierdzenie naruszenia obowiązków	Pracodawca dowiaduje się o przewinieniu - od tego momentu biegnie termin 2 tygodni
2	Wysłuchanie pracownika	Obowiązkowe (art. 109 § 2 KP). Może być ustne. Brak wysłuchania = podstawa do uchylenia kary
3	Podjęcie decyzji o rodzaju kary	Pracodawca bierze pod uwagę: rodzaj naruszenia, stopień winy, dotychczasowy stosunek do pracy
4	Sporządzenie pisemnego zawiadomienia	Musi zawierać: rodzaj naruszenia, datę przewinienia, pouczenie o prawie sprzeciwu (7 dni)
5	Wręczenie zawiadomienia pracownikowi	Maks. 2 tygodnie od dowiedzenia się i 3 miesiące od przewinienia (art. 109 § 1 KP)
6	Złożenie odpisu do akt osobowych	Część D akt osobowych. Usunięcie po roku nienagannej pracy lub wcześniej na wniosek

Najczęstszym błędem pracodawców jest pominięcie kroku 2 - wysłuchania pracownika. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, samo umożliwienie pracownikowi złożenia wyjaśnień jest wystarczające. Jeśli pracownik odmawia - pracodawca odnotowuje ten fakt i może kontynuować procedurę. Więcej o prawach i obowiązkach pracodawcy przeczytasz na stronie Państwowej Inspekcji Pracy.

W jakim terminie pracodawca musi nałożyć karę porządkową?

Pracodawca ma ściśle określone limity czasowe - przekroczenie któregokolwiek powoduje wygaśnięcie prawa do ukarania. Art. 109 § 1 KP ustanawia dwa równoległe terminy:

2 tygodnie od momentu, gdy pracodawca dowiedział się o naruszeniu obowiązku pracowniczego,
3 miesiące od dnia, w którym pracownik dopuścił się tego naruszenia.

Oba terminy muszą zostać zachowane jednocześnie. Przykład: pracownik naruszył regulamin 15 stycznia, ale przełożony dowiedział się o tym dopiero 20 marca. Termin 2 tygodni biegnie od 20 marca (upływa 3 kwietnia), ale termin 3 miesięcy upływa 15 kwietnia - więc pracodawca nadal może nałożyć karę. Gdyby jednak dowiedział się dopiero 20 kwietnia - prawo do ukarania wygasło, bo minęły 3 miesiące od przewinienia.

Wyjątek: jeśli z powodu nieobecności pracownika (np. L4, urlop) nie można go wysłuchać, bieg 2-tygodniowego terminu ulega zawieszeniu do dnia stawienia się w pracy.

Czy pracownik może się odwołać od nagany?

Tak - pracownik ma prawo złożyć sprzeciw od nałożonej kary porządkowej. Procedura odwoławcza jest dwuetapowa:

Sprzeciw do pracodawcy - w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia o ukaraniu. Pracodawca ma 14 dni na odrzucenie sprzeciwu (po konsultacji ze związkami zawodowymi, jeśli działają w zakładzie). Brak odpowiedzi w ciągu 14 dni oznacza uwzględnienie sprzeciwu.
Pozew do sądu pracy - jeśli pracodawca odrzuci sprzeciw, pracownik ma 14 dni na wystąpienie do sądu pracy o uchylenie kary. Postępowanie jest wolne od opłat sądowych dla pracownika.

Sąd pracy bada zarówno przesłanki formalne (czy procedura została zachowana, czy dotrzymano terminów), jak i merytoryczne (czy naruszenie faktycznie miało miejsce, czy kara jest adekwatna). Uchylenie kary oznacza usunięcie wpisu z akt osobowych.

Jakie konsekwencje niesie nagana dla dalszego zatrudnienia?

Nagana sama w sobie nie kończy stosunku pracy, ale ma realne konsekwencje dla pracownika:

Wpis do akt osobowych - przez rok nienagannej pracy (lub do wcześniejszego usunięcia decyzją pracodawcy),
Utrata premii - wiele regulaminów wynagradzania przewiduje obniżenie lub pozbawienie premii w okresie obowiązywania kary,
Podstawa do wypowiedzenia - powtarzające się nagany mogą stanowić uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę,
Brak wpływu na świadectwo pracy - jeśli kara uległa zatarciu przed zakończeniem zatrudnienia, nie pojawia się w świadectwie. Nawet kara niezatarta nie jest wpisywana do świadectwa pracy.

Po roku nienagannej pracy pracodawca jest zobowiązany uznać karę za niebyłą i usunąć odpis zawiadomienia z akt osobowych. Może to zrobić również wcześniej - z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika organizacji związkowej.

Katarzyna Grzązek

Specjalista ds. marketingu

Specjalistka ds. marketingu, która koncentruje się na przekuwaniu „zawiłego” na „zrozumiałe”, dbając o to, by technologia w RCPonline miała ludzką twarz. Działa w szerokim spektrum marketingu – od treści po eventy – a w bezpośrednim kontakcie z klientem stawia na pełen profesjonalizm. W pracy łączy nieszablonowe pomysły z dbaniem o dobrego ducha zespołu, tworząc teksty proste, konkretne i pełne autentyczności.

Zaktualizowano: 21 kwiecień 2026

Nota redakcyjna: Wzór został przygotowany przez zespół RCPonline. Dokument ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przed użyciem dostosuj go do realiów swojej firmy, a w razie wątpliwości skonsultuj się z radcą prawnym lub inspektorem pracy.

Jak wypełnić zawiadomienie o karze nagany

Wzór to pisemne zawiadomienie o karze porządkowej, którego wymaga art. 110 KP: pracodawca wskazuje w nim rodzaj naruszenia, datę przewinienia i informuje pracownika o prawie do sprzeciwu. Ten sam formularz służy do upomnienia, nagany i kary pieniężnej.

Sprawdź terminy i wysłuchaj pracownika

Karę można nałożyć najpóźniej 2 tygodnie od dowiedzenia się o naruszeniu i 3 miesiące od jego popełnienia, i tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika (art. 109 KP). Datę wysłuchania wpisujesz w treści pisma, więc wysłuchanie musi się odbyć przed jego sporządzeniem.
Wpisz datę, pracownika i pracodawcę

U góry podaj miejscowość i datę, dalej imię, nazwisko i stanowisko pracownika oraz nazwę pracodawcy. W polu „po uprzednim wysłuchaniu Pracownika w dniu” wpisz datę wysłuchania.
Zaznacz rodzaj kary

Zaznacz pole „nagany”, a pozycje upomnienia i kary pieniężnej przekreśl. Karę pieniężną stosuje się tylko za przewinienia z art. 108 § 2 KP, np. naruszenie przepisów BHP albo stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości.
Wskaż naruszony obowiązek

Z listy przyczyn pozostaw tę, której dotyczy przewinienie, a pozostałe skreśl. Katalog z art. 108 KP jest zamknięty — za inne zachowania, np. niską jakość pracy, kary porządkowej nałożyć nie można.
Opisz przewinienie i jego datę

Wpisz dzień i miejsce przewinienia, a w polu opisu konkretne zachowanie pracownika: co zrobił, kiedy i jakie zasady naruszył, np. z regulaminu pracy. Data naruszenia jest obowiązkowym elementem zawiadomienia, a precyzyjny opis ułatwi obronę kary, jeśli pracownik wniesie sprzeciw.
Zostaw pouczenie o sprzeciwie

Nie usuwaj pouczenia — zawiadomienie musi informować o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Pracownik ma 7 dni na sprzeciw, a nieodrzucenie go w ciągu 14 dni oznacza jego uwzględnienie (art. 112 § 1 KP).
Podpisz, wręcz i złóż odpis do akt

Pismo podpisuje pracodawca lub osoba upoważniona, a pracownik potwierdza odbiór datą i podpisem. Odpis zawiadomienia trafia do akt osobowych (art. 110 KP), a po roku nienagannej pracy karę uważa się za niebyłą i odpis usuwa się z akt (art. 113 § 1 KP).

Najczęściej zadawane pytania

Tak, odpis zawiadomienia o ukaraniu obligatoryjnie umieszcza się w aktach osobowych pracownika, w części D. Wpis pozostaje tam przez rok nienagannej pracy, po czym pracodawca ma obowiązek uznać karę za niebyłą i usunąć dokument z akt. Pracodawca może usunąć wpis wcześniej z własnej inicjatywy.

Kara porządkowa ulega zatarciu po roku nienagannej pracy - pracodawca usuwa wtedy zawiadomienie z akt osobowych (część D). Rok liczy się od daty doręczenia zawiadomienia o ukaraniu. Pracodawca może usunąć karę wcześniej z własnej inicjatywy lub na wniosek organizacji związkowej reprezentującej pracownika.

Pracodawca musi zmieścić się w dwóch równoległych terminach: 2 tygodnie od momentu dowiedzenia się o naruszeniu oraz 3 miesiące od dnia, w którym pracownik dopuścił się przewinienia (art. 109 § 1 KP). Przekroczenie któregokolwiek terminu oznacza wygaśnięcie prawa do ukarania. Bieg terminu 2-tygodniowego ulega zawieszeniu w przypadku nieobecności pracownika.

Tak, pracownik ma prawo odmówić podpisania dokumentu. Podpis stanowi jedynie potwierdzenie zapoznania się z treścią, a nie zgodę na karę. W przypadku odmowy pracodawca powinien sporządzić notatkę służbową z podpisem świadka (np. pracownika HR), potwierdzającą fakt wręczenia pisma. Odmowa podpisu nie wpływa na skuteczność nałożonej kary.

Pracownik składa sprzeciw do pracodawcy w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia o ukaraniu. Pracodawca ma 14 dni na odrzucenie sprzeciwu - brak odpowiedzi oznacza uwzględnienie. Jeśli sprzeciw zostanie odrzucony, pracownik ma kolejne 14 dni na złożenie pozwu do sądu pracy o uchylenie kary. Postępowanie jest wolne od opłat sądowych.

To zależy od regulaminu wynagradzania obowiązującego w danym zakładzie pracy. Wiele firm przewiduje, że otrzymanie kary porządkowej w danym miesiącu lub kwartale skutkuje obniżeniem albo całkowitym pozbawieniem premii regulaminowej. Jeśli regulamin nie zawiera takiego zapisu, nagana sama w sobie nie daje pracodawcy podstaw do pomniejszenia wynagrodzenia ani premii.

Tak. Kodeks pracy nie wymusza gradacji kar porządkowych - pracodawca nie musi stosować ich w kolejności od najłagodniejszej. Jeśli przewinienie jest wystarczająco poważne, może od razu zastosować naganę lub karę pieniężną bez wcześniejszego wręczania upomnienia. Decyzja zależy od rodzaju naruszenia, stopnia winy pracownika i jego dotychczasowego stosunku do obowiązków.

Sama nagana nie stanowi podstawy do zwolnienia dyscyplinarnego. Dyscyplinarka wymaga ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 52 KP), co jest znacznie wyższym progiem. Natomiast cykliczne nagany dokumentują notoryczne naruszanie obowiązków i mogą stanowić solidną podstawę do wypowiedzenia umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia.

Tak - wysłuchanie pracownika jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym z art. 109 § 2 KP. Nie musi mieć formy pisemnej - wystarczy rozmowa ustna. Kluczowe jest umożliwienie pracownikowi przedstawienia swojej wersji wydarzeń. Jeśli pracownik odmawia złożenia wyjaśnień, pracodawca odnotowuje ten fakt i może kontynuować procedurę. Pominięcie wysłuchania jest najczęstszą przyczyną uchylania kar przez sądy pracy.

Zawiadomienie o wymierzeniu kary porządkowej musi zawierać: rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, datę dopuszczenia się naruszenia, informację o prawie wniesienia sprzeciwu i terminie jego złożenia (7 dni od otrzymania pisma). Brak któregokolwiek z tych elementów może stanowić podstawę do uchylenia kary w trybie odwoławczym.

Wzór wymierzenia kary porządkowej (nagana)

Pobierz darmowy materiał

Zapisz się do newslettera i pobierz materiał. Otrzymasz dostęp do ekskluzywnych treści i aktualności.

Adres email *

Imię (opcjonalnie)

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu otrzymywania newslettera zgodnie z Polityką Prywatności. *

Elektroniczna ewidencja czasu pracy

Skorzystaj ze szczegółowej analizy czasu pracy i monitoruj bieżący status obecności w swojej firmie. Możesz dowolnie filtrować dane i przeglądać raporty w interesującym Cię zakresie czasu.

Zakładam konto testowe

Elektroniczna ewidencja czasu pracy

Postaw na elektroniczną ewidencję czasu pracy i pozbądź się zbędnej papierologii. Wszystkie najważniejsze informacje wymagane przez kodeks znajdą się w jednym miejscu. Dzięki temu nie tylko zaoszczędzisz czas i pieniądze, a także w prosty sposób spełnisz obowiązek ewidencji.

Wypróbuj całkowicie za darmo Umów się na bezpłatną prezentację

Załóż darmowe konto demonstracyjne systemu RCPonline

Testuj przez 14 dni za darmo

Załóż bezpłatne konto DEMO i testuj system przez dwa tygodnie całkowicie za darmo

Zarejestruj się

RCPonline - Rejestracja czasu pracy przez Internet

Nagana dla pracownika - wzór wymierzenia kary porządkowej do pobrania

Jakie rodzaje kar porządkowych przewiduje Kodeks pracy?

Za co pracodawca może nałożyć naganę na pracownika?

Jak wygląda procedura wymierzenia kary porządkowej krok po kroku?

W jakim terminie pracodawca musi nałożyć karę porządkową?

Czy pracownik może się odwołać od nagany?

Jakie konsekwencje niesie nagana dla dalszego zatrudnienia?

Katarzyna Grzązek

Jak wypełnić zawiadomienie o karze nagany

Sprawdź terminy i wysłuchaj pracownika

Wpisz datę, pracownika i pracodawcę

Zaznacz rodzaj kary

Wskaż naruszony obowiązek

Opisz przewinienie i jego datę

Zostaw pouczenie o sprzeciwie

Podpisz, wręcz i złóż odpis do akt

Najczęściej zadawane pytania

Wzór wymierzenia kary porządkowej (nagana)

Pobierz darmowy materiał

Elektroniczna ewidencja czasu pracy

Elektroniczna ewidencja czasu pracy

Darmowe materiały
do pobrania

Darmowe narzędzia

Darmowe ebooki
i checklisty

Testuj przez 14 dni za darmo

Nagana dla pracownika - wzór wymierzenia kary porządkowej do pobrania

Jakie rodzaje kar porządkowych przewiduje Kodeks pracy?

Za co pracodawca może nałożyć naganę na pracownika?

Jak wygląda procedura wymierzenia kary porządkowej krok po kroku?

W jakim terminie pracodawca musi nałożyć karę porządkową?

Czy pracownik może się odwołać od nagany?

Jakie konsekwencje niesie nagana dla dalszego zatrudnienia?

Katarzyna Grzązek

Jak wypełnić zawiadomienie o karze nagany

Sprawdź terminy i wysłuchaj pracownika

Wpisz datę, pracownika i pracodawcę

Zaznacz rodzaj kary

Wskaż naruszony obowiązek

Opisz przewinienie i jego datę

Zostaw pouczenie o sprzeciwie

Podpisz, wręcz i złóż odpis do akt

Najczęściej zadawane pytania

Wzór wymierzenia kary porządkowej (nagana)

Elektroniczna ewidencja czasu pracy

Darmowe materiałydo pobrania

Darmowe narzędzia

Darmowe ebookii checklisty

Testuj przez 14 dni za darmo

Darmowe materiały
do pobrania

Darmowe ebooki
i checklisty