Pracodawca ma określony czas na nałożenie nagany na pracownika, co reguluje art. 108 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem, pracodawca powinien nałożyć karę porządkową w terminie do dwóch tygodni od momentu, kiedy dowiedział się o naruszeniu obowiązku przez pracownika. To oznacza, że czas ten liczy się od chwili, gdy pracodawca uzyskał wiedzę o konkretnym incydencie, a nie od momentu, kiedy naruszenie miało miejsce.
Jednakże, niezależnie od tego, kiedy pracodawca dowiedział się o naruszeniu, istnieje również maksymalny termin na nałożenie kary, który wynosi trzy miesiące od dnia, w którym pracownik dopuścił się danego naruszenia. Oznacza to, że jeśli pracodawca nie podejmie decyzji o nałożeniu nagany w ciągu tych trzech miesięcy, traci prawo do wymierzenia kary za to konkretne przewinienie.
Warto również zaznaczyć, że nałożenie nagany powinno być poprzedzone przeprowadzeniem postępowania wyjaśniającego, które ma na celu ustalenie okoliczności zdarzenia oraz wysłuchanie pracownika. Pracodawca powinien wziąć pod uwagę wszystkie okoliczności, które mogły wpłynąć na zachowanie pracownika, co jest zgodne z zasadą sprawiedliwości i równego traktowania w zatrudnieniu.