Strona główna
Nagana to kara porządkowa, którą pracodawca nakłada na pracownika za naruszenie obowiązków pracowniczych. Jej podstawę prawną stanowi art. 108 Kodeksu pracy, który wymienia trzy rodzaje kar porządkowych: upomnienie, naganę oraz karę pieniężną. Nagana trafia do akt osobowych (część D) i pozostaje tam przez rok nienagannej pracy. Poniżej znajdziesz kompletny przewodnik po procedurze wymierzenia kary porządkowej, a na dole strony - darmowy wzór nagany do pobrania w formacie PDF i DOCX.
Jakie rodzaje kar porządkowych przewiduje Kodeks pracy?
Art. 108 KP przewiduje trzy kary porządkowe. Nie są one równorzędne - różnią się zakresem stosowania i dotkliwością dla pracownika. Poniższa tabela przedstawia ich porównanie:
| Cecha | Upomnienie | Nagana | Kara pieniężna |
|---|---|---|---|
| Podstawa prawna | art. 108 § 1 KP | art. 108 § 1 KP | art. 108 § 2 KP |
| Za jakie przewinienia? | Każde naruszenie porządku pracy | Każde naruszenie porządku pracy | Tylko: nietrzeźwość, nieprzestrzeganie BHP/ppoż., opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia |
| Dotkliwość | Najłagodniejsza | Poważniejsza | Najbardziej dotkliwa (konsekwencje finansowe) |
| Wpis do akt | Tak (część D) | Tak (część D) | Tak (część D) |
| Maksymalna wysokość | Nie dotyczy | Nie dotyczy | Jednorazowo: jednodniowe wynagrodzenie; łącznie: 1/10 wynagrodzenia po potrąceniach |
| Zatarcie | Po roku nienagannej pracy | Po roku nienagannej pracy | Po roku nienagannej pracy |
Pracodawca nie musi stosować kar w kolejności od najłagodniejszej. Jeśli przewinienie jest poważne, może od razu nałożyć naganę, pomijając upomnienie. Nie wolno natomiast nakładać dwóch kar za to samo przewinienie. Warto pamiętać, że konsekwencje naruszania przepisów prawa pracy dotyczą obu stron - zarówno pracownika, jak i pracodawcy, który niewłaściwie stosuje kary.
Za co pracodawca może nałożyć naganę na pracownika?
Nagana może zostać nałożona wyłącznie za naruszenia wymienione w art. 108 § 1 KP. Katalog przewinień jest zamknięty - pracodawca nie może karać za zachowania spoza tej listy:
- Naruszenie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy - np. ignorowanie regulaminu pracy, samowolna zmiana grafiku, odmowa wykonania polecenia służbowego,
- Nieprzestrzeganie przepisów BHP i przepisów przeciwpożarowych - np. brak wymaganego wyposażenia ochronnego, palenie w miejscach zabronionych,
- Nieprzestrzeganie przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy - np. niezarejestrowanie wejścia w systemie RCP, manipulowanie danymi obecności,
- Opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia - wyjście z zakładu pracy przed końcem zmiany lub niestawienie się bez podania przyczyny. Więcej o konsekwencjach przeczytasz w artykule o spóźnieniu do pracy w świetle Kodeksu pracy,
- Stawienie się w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w pracy - w tym przypadku pracodawca najczęściej sięga po karę pieniężną, ale formalnie może zastosować także naganę.
Przy poważnych lub powtarzających się naruszeniach pracodawca może również rozważyć zwolnienie dyscyplinarne na podstawie art. 52 KP, które jest odrębnym trybem rozwiązania umowy o pracę.
Jak wygląda procedura wymierzenia kary porządkowej krok po kroku?
Procedura wymierzenia kary porządkowej jest ściśle określona w art. 109-113 Kodeksu pracy. Pominięcie któregokolwiek kroku może skutkować uchyleniem kary przez sąd pracy. Oto kolejne etapy:
| Krok | Działanie | Termin / uwagi |
|---|---|---|
| 1 | Stwierdzenie naruszenia obowiązków | Pracodawca dowiaduje się o przewinieniu - od tego momentu biegnie termin 2 tygodni |
| 2 | Wysłuchanie pracownika | Obowiązkowe (art. 109 § 2 KP). Może być ustne. Brak wysłuchania = podstawa do uchylenia kary |
| 3 | Podjęcie decyzji o rodzaju kary | Pracodawca bierze pod uwagę: rodzaj naruszenia, stopień winy, dotychczasowy stosunek do pracy |
| 4 | Sporządzenie pisemnego zawiadomienia | Musi zawierać: rodzaj naruszenia, datę przewinienia, pouczenie o prawie sprzeciwu (7 dni) |
| 5 | Wręczenie zawiadomienia pracownikowi | Maks. 2 tygodnie od dowiedzenia się i 3 miesiące od przewinienia (art. 109 § 1 KP) |
| 6 | Złożenie odpisu do akt osobowych | Część D akt osobowych. Usunięcie po roku nienagannej pracy lub wcześniej na wniosek |
Najczęstszym błędem pracodawców jest pominięcie kroku 2 - wysłuchania pracownika. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, samo umożliwienie pracownikowi złożenia wyjaśnień jest wystarczające. Jeśli pracownik odmawia - pracodawca odnotowuje ten fakt i może kontynuować procedurę. Więcej o prawach i obowiązkach pracodawcy przeczytasz na stronie Państwowej Inspekcji Pracy.
W jakim terminie pracodawca musi nałożyć karę porządkową?
Pracodawca ma ściśle określone limity czasowe - przekroczenie któregokolwiek powoduje wygaśnięcie prawa do ukarania. Art. 109 § 1 KP ustanawia dwa równoległe terminy:
- 2 tygodnie od momentu, gdy pracodawca dowiedział się o naruszeniu obowiązku pracowniczego,
- 3 miesiące od dnia, w którym pracownik dopuścił się tego naruszenia.
Oba terminy muszą zostać zachowane jednocześnie. Przykład: pracownik naruszył regulamin 15 stycznia, ale przełożony dowiedział się o tym dopiero 20 marca. Termin 2 tygodni biegnie od 20 marca (upływa 3 kwietnia), ale termin 3 miesięcy upływa 15 kwietnia - więc pracodawca nadal może nałożyć karę. Gdyby jednak dowiedział się dopiero 20 kwietnia - prawo do ukarania wygasło, bo minęły 3 miesiące od przewinienia.
Wyjątek: jeśli z powodu nieobecności pracownika (np. L4, urlop) nie można go wysłuchać, bieg 2-tygodniowego terminu ulega zawieszeniu do dnia stawienia się w pracy.
Czy pracownik może się odwołać od nagany?
Tak - pracownik ma prawo złożyć sprzeciw od nałożonej kary porządkowej. Procedura odwoławcza jest dwuetapowa:
- Sprzeciw do pracodawcy - w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia o ukaraniu. Pracodawca ma 14 dni na odrzucenie sprzeciwu (po konsultacji ze związkami zawodowymi, jeśli działają w zakładzie). Brak odpowiedzi w ciągu 14 dni oznacza uwzględnienie sprzeciwu.
- Pozew do sądu pracy - jeśli pracodawca odrzuci sprzeciw, pracownik ma 14 dni na wystąpienie do sądu pracy o uchylenie kary. Postępowanie jest wolne od opłat sądowych dla pracownika.
Sąd pracy bada zarówno przesłanki formalne (czy procedura została zachowana, czy dotrzymano terminów), jak i merytoryczne (czy naruszenie faktycznie miało miejsce, czy kara jest adekwatna). Uchylenie kary oznacza usunięcie wpisu z akt osobowych.
Jakie konsekwencje niesie nagana dla dalszego zatrudnienia?
Nagana sama w sobie nie kończy stosunku pracy, ale ma realne konsekwencje dla pracownika:
- Wpis do akt osobowych - przez rok nienagannej pracy (lub do wcześniejszego usunięcia decyzją pracodawcy),
- Utrata premii - wiele regulaminów wynagradzania przewiduje obniżenie lub pozbawienie premii w okresie obowiązywania kary,
- Podstawa do wypowiedzenia - powtarzające się nagany mogą stanowić uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę,
- Brak wpływu na świadectwo pracy - jeśli kara uległa zatarciu przed zakończeniem zatrudnienia, nie pojawia się w świadectwie. Nawet kara niezatarta nie jest wpisywana do świadectwa pracy.
Po roku nienagannej pracy pracodawca jest zobowiązany uznać karę za niebyłą i usunąć odpis zawiadomienia z akt osobowych. Może to zrobić również wcześniej - z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika organizacji związkowej.
Katarzyna Grzązek
Specjalista ds. marketingu · Zaktualizowano: 21 kwiecień 2026
Najczęściej zadawane pytania
Tak, odpis zawiadomienia o ukaraniu, w tym nagana dla pracownika, obligatoryjnie umieszcza się w aktach osobowych pracownika, w szczególności w części D, która dotyczy dokumentów związanych z nałożeniem kar porządkowych. Zgodnie z art. 113 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzić akta osobowe pracowników, które powinny zawierać dokumenty dotyczące zatrudnienia, w tym wszelkie kary porządkowe. Umieszczenie nagany w aktach osobowych ma na celu zapewnienie przejrzystości w dokumentacji pracowniczej oraz umożliwienie pracodawcy oceny zachowania pracownika w przyszłości.
Warto również zaznaczyć, że zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (RODO), pracodawca musi przestrzegać zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych, co oznacza, że nagana, jako dokument zawierający dane osobowe, musi być przechowywana w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo oraz poufność. Pracownik ma prawo do informacji na temat przechowywanych danych oraz do ich poprawiania, co również odnosi się do zapisów dotyczących kar porządkowych.
W związku z tym, nagana nie tylko wpływa na bieżącą sytuację pracownika, ale również może mieć długofalowe konsekwencje w kontekście oceny jego pracy i dalszego zatrudnienia.
Kara porządkowa, jaką jest nagana, ma swoje regulacje w Kodeksie pracy, a konkretnie w artykule 112. Zgodnie z tym przepisem, kara porządkowa uznawana jest za niebyłą po upływie roku nienagannej pracy pracownika. Oznacza to, że po tym okresie, jeśli pracownik nie popełnił żadnych wykroczeń, nagana zostaje usunięta z jego akt osobowych. Warto jednak zaznaczyć, że pracodawca ma prawo do wcześniejszego usunięcia nagany z akt, zarówno z własnej inicjatywy, jak i na wniosek organizacji związkowej, która reprezentuje pracownika. Taki wniosek może być uzasadniony poprawą zachowania pracownika lub jego osiągnięciami w pracy. Zatarcie kary porządkowej ma istotne znaczenie, ponieważ wpływa na dalsze losy pracownika w firmie, w tym na możliwość awansu czy przyznawania dodatkowych uprawnień. Pracodawca powinien jednak pamiętać, że wszelkie decyzje dotyczące kar porządkowych muszą być dokumentowane i przechowywane w aktach osobowych zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, w tym z RODO, co zapewnia pracownikowi odpowiednie prawa do ochrony jego danych osobowych.
Pracodawca ma określony czas na nałożenie nagany na pracownika, co reguluje art. 108 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem, pracodawca powinien nałożyć karę porządkową w terminie do dwóch tygodni od momentu, kiedy dowiedział się o naruszeniu obowiązku przez pracownika. To oznacza, że czas ten liczy się od chwili, gdy pracodawca uzyskał wiedzę o konkretnym incydencie, a nie od momentu, kiedy naruszenie miało miejsce.
Jednakże, niezależnie od tego, kiedy pracodawca dowiedział się o naruszeniu, istnieje również maksymalny termin na nałożenie kary, który wynosi trzy miesiące od dnia, w którym pracownik dopuścił się danego naruszenia. Oznacza to, że jeśli pracodawca nie podejmie decyzji o nałożeniu nagany w ciągu tych trzech miesięcy, traci prawo do wymierzenia kary za to konkretne przewinienie.
Warto również zaznaczyć, że nałożenie nagany powinno być poprzedzone przeprowadzeniem postępowania wyjaśniającego, które ma na celu ustalenie okoliczności zdarzenia oraz wysłuchanie pracownika. Pracodawca powinien wziąć pod uwagę wszystkie okoliczności, które mogły wpłynąć na zachowanie pracownika, co jest zgodne z zasadą sprawiedliwości i równego traktowania w zatrudnieniu.
Pracownik ma prawo odmówić podpisania nagany, jednak należy zaznaczyć, że podpis na dokumencie nie jest równoznaczny z akceptacją treści nagany, a jedynie potwierdza, że pracownik został z nią zapoznany. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, w szczególności art. 108, pracodawca ma prawo do wymierzania kar porządkowych w przypadku naruszenia obowiązków pracowniczych. W sytuacji, gdy pracownik odmówi podpisania nagany, pracodawca powinien sporządzić notatkę służbową, w której uwzględni obecność świadka, na przykład przedstawiciela działu HR, który potwierdzi fakt wręczenia pisma. Taki dokument będzie stanowił dowód w przypadku ewentualnych sporów prawnych. Warto również pamiętać, że pracownik ma prawo do odwołania się od nałożonej kary, co powinno być uregulowane w wewnętrznych regulaminach firmy, zgodnie z art. 112 Kodeksu pracy. Pracodawca powinien również przestrzegać zasad ogólnych dotyczących ochrony danych osobowych, zgodnie z przepisami RODO, co może mieć znaczenie w kontekście przechowywania informacji o nałożonych karach.
Tak, pracownik ma prawo wnieść sprzeciw do pracodawcy w ciągu 7 dni od daty otrzymania pisma dotyczącego nagany. Zgodnie z art. 109 Kodeksu pracy, pracownik powinien złożyć sprzeciw w formie pisemnej, wskazując przyczyny, dla których kwestionuje nałożoną karę. Ważne jest, aby sprzeciw był dobrze uzasadniony, ponieważ to od argumentacji pracownika zależy dalszy bieg sprawy. Jeśli pracodawca nie odniesie się do sprzeciwu w ciągu 14 dni od jego złożenia, uznaje się, że pracodawca uwzględnił sprzeciw, a kara zostaje uchylona.
W przypadku, gdy pracodawca odrzuci sprzeciw, pracownik ma prawo wnieść sprawę do sądu pracy. Na wniesienie takiego powództwa pracownik ma 14 dni od doręczenia decyzji o odrzuceniu sprzeciwu. Zgodnie z art. 477(1) Kodeksu postępowania cywilnego, sąd pracy rozpatruje sprawy dotyczące naruszeń praw pracowników, w tym nałożonych kar porządkowych. Warto również pamiętać o zapisach zawartych w regulaminie pracy, które mogą precyzować procedury związane z odwołaniami od kar porządkowych.
Odpowiedź na to pytanie jest złożona i w dużej mierze zależy od wewnętrznych regulacji obowiązujących w danym zakładzie pracy. Zgodnie z art. 108 Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo stosować kary porządkowe, w tym naganę, w przypadku naruszenia obowiązków pracowniczych. Wiele firm wprowadza w swoich regulaminach wynagradzania zapisy, które precyzują konsekwencje związane z wymierzeniem kary porządkowej. W praktyce oznacza to, że otrzymanie nagany może skutkować obniżeniem lub całkowitym odebraniem premii regulaminowej, co jest często stosowane jako forma dyscyplinowania pracowników.
Warto zwrócić uwagę, że w przypadku takich regulacji, powinny one być jasno określone w regulaminie wynagradzania oraz komunikowane pracownikom. Zgodnie z art. 94 Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany do informowania pracowników o zasadach wynagradzania, co obejmuje również zasady przyznawania premii. W przypadku wątpliwości, pracownik ma prawo do wyjaśnień w tej kwestii, a także do złożenia skargi na ewentualne naruszenie jego praw, co może być podstawą do interwencji Państwowej Inspekcji Pracy.
Tak, pracodawca ma prawo nałożyć naganę bez wcześniejszego upomnienia, jeśli przewinienie pracownika jest na tyle poważne, że wymaga natychmiastowego działania. Zgodnie z art. 108 Kodeksu pracy, pracodawca może stosować różne kary porządkowe, w tym naganę, w zależności od wagi naruszenia obowiązków pracowniczych. Warto jednak zauważyć, że w praktyce zaleca się stosowanie gradacji kar, co oznacza, że pierwszym krokiem powinno być najczęściej upomnienie, a nagana powinna być stosowana w przypadku poważniejszych przewinień.
Przykładowo, jeżeli pracownik dopuścił się rażącego naruszenia zasad bezpieczeństwa w pracy, co mogłoby zagrażać zdrowiu innych, pracodawca może uznać, że nagana jest adekwatną karą. Warto również pamiętać o zasadzie proporcjonalności kar, która jest istotna w kontekście RODO, zapewniając, że kary powinny być dostosowane do wagi przewinienia. W każdym przypadku, decyzja o wymierzeniu nagany powinna być dobrze udokumentowana i oparta na obiektywnych przesłankach, aby uniknąć ewentualnych sporów prawnych.
Nagana sama w sobie nie jest wystarczającym powodem do zwolnienia dyscyplinarnego pracownika. Zgodnie z art. 52 Kodeksu pracy, zwolnienie dyscyplinarne może nastąpić tylko w przypadku ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych. Jednakże cykliczne otrzymywanie nagan może wskazywać na notoryczne naruszanie tych obowiązków, co w dłuższej perspektywie może prowadzić do poważnych konsekwencji. Pracodawca ma prawo do podjęcia działań dyscyplinarnych, jeśli pracownik nie poprawia swojego zachowania mimo wcześniejszych upomnień. W przypadku, gdy nagany dotyczą poważnych naruszeń, takich jak nieusprawiedliwiona nieobecność, opóźnienia w wykonywaniu zadań, czy niewłaściwe zachowanie w miejscu pracy, mogą one stanowić podstawę do wypowiedzenia umowy o pracę. W skrajnych przypadkach, przy ciężkich naruszeniach, pracodawca może zdecydować się na zwolnienie dyscyplinarne, co powinno być jednak dobrze udokumentowane i zgodne z procedurami określonymi w Kodeksie pracy oraz regulaminie pracy w danej firmie. Ważne jest również, aby pracodawca stosował się do zasady proporcjonalności, co oznacza, że kara powinna być adekwatna do stopnia naruszenia obowiązków przez pracownika.
W myśl przepisów Kodeksu pracy, a dokładnie art. 108, przed nałożeniem kary porządkowej, takiej jak nagana, pracodawca ma obowiązek wysłuchać pracownika. Warto podkreślić, że nie ma formalnego wymogu, aby wyjaśnienia te były składane na piśmie. W praktyce oznacza to, że pracodawca może przeprowadzić ustną rozmowę z pracownikiem, w trakcie której ten ma prawo przedstawić swoje stanowisko oraz okoliczności, które mogą mieć wpływ na decyzję o nałożeniu kary. Wysłuchanie pracownika powinno być rzetelne i odbywać się w atmosferze umożliwiającej mu swobodne wyrażenie swojego zdania. Pracodawca powinien także dokumentować przebieg rozmowy, co może być istotne w przypadku ewentualnych sporów. Należy również pamiętać o zasadach ogólnych dotyczących ochrony danych osobowych, zgodnie z RODO, co może mieć znaczenie w kontekście przetwarzania informacji uzyskanych od pracownika podczas tego procesu. Warto zaznaczyć, że brak wysłuchania pracownika przed nałożeniem kary może skutkować jej unieważnieniem, co podkreśla znaczenie przestrzegania procedur w takich sytuacjach.
Wzór wymierzenia kary porządkowej (nagana)
Elektroniczna ewidencja czasu pracy
Postaw na elektroniczną ewidencję czasu pracy i pozbądź się zbędnej papierologii. Wszystkie najważniejsze informacje wymagane przez kodeks znajdą się w jednym miejscu. Dzięki temu nie tylko zaoszczędzisz czas i pieniądze, a także w prosty sposób spełnisz obowiązek ewidencji.
Darmowe materiały
do pobrania
- Karta ewidencji czasu pracy -darmowy wzór
- Grafik pracy -darmowy wzór
- Karta urlopowa -darmowy wzór
- Lista obecności -darmowy wzór
- Lista Płac
- Świadectwo Pracy
- Zaświadczenie O Zatrudnieniu I Zarobkach
- Skierowanie Na Badania Lekarskie
- Oświadczenie BHP
- Polecenie Wyjazdu Służbowego
- List Referencyjny
- Karta Szkolenia Wstępnego BHP
- Kwestionariusz Osobowy Dla Pracownika
- Oświadczenie O Monitorowaniu Poczty Elektronicznej
- Oświadczenie Pracownika O Zapoznaniu Się Z Informacją Dotyczącą Monitoringu Wizyjnego
- Wzór nagany dla pracownika (wymierzenie kary porządkowej)
- Wzór umowy o pracę -darmowy wzór
- Wzór umowy zlecenie -darmowy wzór
- Wzór umowy o dzieło -darmowy wzór
- Umowa Na Zastępstwo
- Wypowiedzenie umowy o pracę - darmowy wzór
- Aneks do Umowy o Pracę
- Umowa Agencyjna
- Umowa Uaktywniająca dla Niani
- Zakaz konkurencji
- Umowa Spółki Cywilnej
- Umowa Darowizny
- Umowa Sprzedaży Samochodu
- Wniosek O Urlop Ojcowski
- Wniosek O Urlop Z Powodu Siły Wyższej
- Wniosek O Ekwiwalent Za Urlop
- Wniosek O Wczasy Pod Gruszą
- Wniosek Odbior Godzin Nadliczbowych
- Wniosek O Przerwy Na Karmienie Piersią
- Wynagrodzenie Do Rąk Własnych
- Informacja O Przedłużeniu Umowy Z Mocy Prawa Do Dnia Porodu
- Oświadczenie Dla Cudzoziemców Do Celów Podatkowych
- Upoważnienie Do Odbioru Zaświadczenia
- Zgoda Na Przetwarzanie Danych
- Odwołanie Od Decyzji Ubezpieczyciela
- Odstąpienie Od Umowy - reklamacja wadliwego towaru
Darmowe narzędzia
- Kreator CV
- Generator listu motywacyjnego
- Kalkulator nadgodzin
- Kalkulator ekwiwalentu za urlop
- Kalkulator umowy o pracę
- Kalkulator umowy zlecenie
- Kalkulator umowy o dzieło
- Kalkulator zasiłku chorobowego
- Kalkulator zasiłku macierzyńskiego
- Kalkulator wymiaru urlopu
- Kalkulator okresu wypowiedzenia
- Kalkulator stażu pracy
- Kalkulator godzin roboczych 2026
- Kalendarz terminów US, ZUS, PFRON
- Quiz: Jakim typem pracownika jesteś?
- Quiz: Test wiedzy HR
Testuj przez 14 dni za darmo
Załóż bezpłatne konto DEMO i testuj system przez dwa tygodnie całkowicie za darmo
Zarejestruj się