Ewidencja czasu pracy — wzór karty do pobrania (Excel i PDF)

Rozliczasz pracę w dni wolne? Zobacz zasady rekompensaty za pracę w sobotę, niedzielę i święto.

Czy prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkowe?

Tak — to jeden z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy. Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Obowiązek dotyczy wszystkich pracowników zatrudnionych na umowę o pracę — niezależnie od wielkości firmy, branży czy stanowiska.

Dodatkowa, uproszczona ewidencja godzin jest wymagana również przy umowach zlecenie — wynika to z ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Brak ewidencji to wykroczenie zagrożone grzywną od 2000 do 60 000 zł (od 8 lipca 2026 r.), a fałszowanie danych — przestępstwo z art. 271 Kodeksu karnego (kara pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat).

Dowiedz się więcej na temat karty ewidencji czasu pracy

Co musi zawierać karta ewidencji czasu pracy?

Szczegółowy zakres ewidencji określony jest w rozporządzeniu MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. (§ 6 ust. 1 pkt 1). Karta musi rejestrować:

• Liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• Godziny pracy w porze nocnej (między 21:00 a 7:00 lub inny przedział ustalony w regulaminie),
• Godziny nadliczbowe — z podziałem na dobowe i średniotygodniowe,
• Dyżury — godziny, miejsce pełnienia (zakładowy/domowy),
• Dni wolne — z oznaczeniem tytułu: niedziela, święto, 5-dniowy tydzień, dzień wolny harmonogramowy,
• Zwolnienia od pracy — ze wskazaniem podstawy prawnej i wymiaru (np. art. 188 KP — opieka nad dzieckiem),
• Usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności — z oznaczeniem rodzaju i wymiaru,
• Czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych (jeśli dotyczy).

Od 2023 roku ewidencja musi również uwzględniać dni pracy zdalnej (art. 67(31) § 3 KP). Więcej szczegółów: ewidencja czasu pracy — zasady i wymogi w 2026 roku.

Dla kogo prowadzi się uproszczoną ewidencję?

Nie każdy pracownik wymaga pełnej, szczegółowej ewidencji godzin. Kodeks pracy w art. 149 § 2 dopuszcza uproszczoną formę dla trzech grup:

Grupa pracowników	Zakres ewidencji	Co pomijamy
Kadra zarządzająca (art. 128 § 2 pkt 2 KP)	Dni pracy, urlopy, nieobecności	Godziny rozpoczęcia/zakończenia pracy
Pracownicy w zadaniowym systemie czasu pracy	Dni pracy, urlopy, nieobecności	Godziny pracy
Pracownicy otrzymujący ryczałt za nadgodziny/pracę nocną	Dni pracy, urlopy, nieobecności	Dokładne godziny nadliczbowe i nocne

Uproszczona ewidencja nie oznacza braku ewidencji — pracodawca nadal musi rejestrować obecności, urlopy i nieobecności. Różnica polega na tym, że nie wymaga się odnotowywania dokładnych godzin.

Jakie kary grożą za brak lub fałszowanie ewidencji?

Konsekwencje są dotkliwe — i to na dwóch płaszczyznach:

Naruszenie	Konsekwencja	Podstawa prawna
Brak ewidencji	Grzywna od 2000 do 60 000 zł (od 8.07.2026 r.); mandat PIP do 5000 zł	Art. 281 § 1 pkt 6 KP
Nieprawidłowa ewidencja	Grzywna + domniemanie nadgodzin na korzyść pracownika	Art. 281 KP + orzecznictwo SN
Fałszowanie ewidencji	Kara pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat	Art. 271 Kodeksu karnego

W sporach sądowych brak rzetelnej ewidencji działa na niekorzyść pracodawcy. Sąd Najwyższy wielokrotnie orzekł, że w razie braku ewidencji to pracownik określał czas pracy, a pracodawca musi udowodnić, że było inaczej (wyrok SN z 14.05.1999, I PKN 62/99).

Papierowa czy elektroniczna ewidencja — co mówi prawo?

Od 1 stycznia 2019 roku Kodeks pracy dopuszcza prowadzenie dokumentacji pracowniczej — w tym ewidencji czasu pracy — w formie elektronicznej. Od 27 stycznia 2026 roku nowelizacja jeszcze bardziej rozszerza możliwości e-dokumentacji. Obie formy są prawnie równoważne.

Elektroniczna ewidencja eliminuje najczęstsze problemy papierowej: niezgodność danych, brak aktualizacji, zagubione karty. System RCP automatycznie rejestruje godziny pracy (wejścia/wyjścia), generuje raporty miesięczne i sygnalizuje przekroczenie norm — bez ręcznego wpisywania. To szczególnie przydatne w firmach z pracą zmianową, hybrydową lub wieloma lokalizacjami.

Ile lat należy przechowywać ewidencję czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy jest częścią dokumentacji pracowniczej (akta osobowe, część B). Okresy przechowywania:

• 10 lat — dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku (liczone od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy),
• 50 lat — dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku,
• 3 lata — dla ewidencji godzin na umowie zlecenie (okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych).

Ewidencja czasu pracy w Excelu — co liczy arkusz?

Oprócz kart w PDF i prostych arkuszy udostępniamy wzór ewidencji czasu pracy w Excelu z gotowymi formułami. Plik ma 12 arkuszy miesięcznych, arkusz z danymi pracownika, listę świąt i podsumowanie roku. Wystarczy wpisać godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy — resztę liczy arkusz:

• przepracowane godziny w każdym dniu, także przy zmianie przechodzącej przez północ, po odjęciu przerwy niewliczanej do czasu pracy,
• wymiar czasu pracy w miesiącu według art. 130 KP — 8 godzin za każdy dzień od poniedziałku do piątku, minus 8 godzin za święto w sobotę, proporcjonalnie do etatu,
• różnicę między czasem przepracowanym a wymiarem, sumy nadgodzin 50% i 100%, godzin nocnych i dyżurów,
• liczbę dni pracy zdalnej, urlopu, choroby i nieobecności nieusprawiedliwionych — na podstawie symboli z legendy,
• podsumowanie roku z łączną liczbą nadgodzin, które pozwala pilnować limitu 150 godzin z art. 151 § 3 KP.

Soboty, niedziele i święta arkusz wyróżnia kolorem, a listę świąt na 2026 i 2027 rok, łącznie z Wigilią, można uzupełnić o kolejne lata. Plik działa w Excelu, Arkuszach Google i LibreOffice Calc. Ręczna ewidencja w Excelu wystarcza przy kilku osobach — przy większym zespole godziny i nieobecności lepiej zbierać automatycznie w systemie elektronicznej ewidencji czasu pracy.

Jak wygląda prawidłowa karta ewidencji — przykład?

Poniżej wzór zawiera wszystkie wymagane elementy — w dwóch wariantach (miesięczny i roczny) do pobrania w PDF i Excel. Karta powinna być uzupełniana na bieżąco — najlepiej codziennie lub z każdym zamknięciem zmiany. Minimum raz w miesiącu, przed wypłatą wynagrodzenia, musi być zaktualizowana i zweryfikowana.

Więcej o prawidłowym wypełnianiu karty w artykule: prawidłowa karta ewidencji czasu pracy — co musi zawierać. Jeśli wolisz automatyczną ewidencję zamiast ręcznego uzupełniania — sprawdź elektroniczną ewidencję w RCPonline.

Ewidencję czasu pracy prowadzi się od pierwszego dnia zatrudnienia, równolegle z pozostałymi obowiązkami pracodawcy. Ich pełne zestawienie wraz z terminami znajdziesz w przewodniku zatrudnienie pracownika krok po kroku.

Jak wypełnić kartę ewidencji czasu pracy

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy każdego pracownika, żeby prawidłowo ustalić jego wynagrodzenie i inne świadczenia (art. 149 § 1 KP), a zakres danych określa § 6 pkt 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Do wyboru masz kartę miesięczną, roczną i arkusz Excel z formułami na 12 miesięcy.

1. 1

   Uzupełnij dane pracownika

   Wpisz imię i nazwisko, stanowisko, rok i miesiąc, a w karcie rocznej również jednostkę organizacyjną. W arkuszu z formułami dane wpisujesz raz, na arkuszu „Dane”, razem z wymiarem etatu, systemem czasu pracy i okresem rozliczeniowym.

2. 2

   Wpisz wymiar czasu pracy

   Podaj obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w miesiącu albo normatywny czas pracy i liczbę godzin dziennie (art. 130 KP). Arkusz z formułami liczy wymiar samodzielnie na podstawie kalendarza i listy świąt.

3. 3

   Notuj godziny pracy każdego dnia

   Przy każdym dniu wpisz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz liczbę przepracowanych godzin — ewidencja musi zawierać wszystkie trzy informacje. Godzin pracy nie ewidencjonuje się tylko przy zadaniowym czasie pracy, u pracowników zarządzających zakładem pracy i przy ryczałcie za nadgodziny lub porę nocną (art. 149 § 2 KP).

4. 4

   Wyodrębnij pracę w szczególnych warunkach

   W osobnych kolumnach wpisz godziny przepracowane w niedziele i święta, w dniach wolnych wynikających z pięciodniowego tygodnia pracy, w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych. Od tych danych zależą dodatki do wynagrodzenia i dni wolne do oddania.

5. 5

   Oznacz nieobecności symbolami

   Dni urlopu, zwolnienia lekarskiego, opieki nad dzieckiem i innych nieobecności oznacz symbolami z legendy, np. Uw — urlop wypoczynkowy, L4 — zwolnienie lekarskie, W5 — dzień wolny z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy. W ewidencji muszą być widoczne także nieobecności nieusprawiedliwione.

6. 6

   Podsumuj miesiąc i przechowuj kartę

   W wierszu „Razem” zsumuj godziny i dni nieobecności, a na żądanie pracownika udostępnij mu ewidencję (art. 149 § 1 KP). Kartę przechowuj przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9b KP).

Najczęściej zadawane pytania

Czy ewidencja czasu pracy może być prowadzona elektronicznie?

Tak — od 1 stycznia 2019 roku Kodeks pracy dopuszcza formę elektroniczną dokumentacji pracowniczej, w tym ewidencji czasu pracy. Obie formy (papierowa i elektroniczna) są prawnie równoważne. Od 27 stycznia 2026 roku nowelizacja jeszcze bardziej rozszerza możliwości e-dokumentów. System elektroniczny automatycznie rejestruje godziny, generuje raporty i sygnalizuje naruszenia norm.

Czy pracodawca musi prowadzić ewidencję dla każdego pracownika?

Tak — ewidencję czasu pracy prowadzi się indywidualnie dla każdego pracownika zatrudnionego na umowie o pracę (art. 149 § 1 KP). Dotyczy to pełnego i niepełnego etatu, mianowania, powołania i wyboru. Dla kadry zarządzającej, systemu zadaniowego i pracowników z ryczałtem za nadgodziny dopuszczalna jest uproszczona ewidencja (bez godzin rozpoczęcia/zakończenia pracy).

Czy pracownik ma prawo wglądu do swojej ewidencji czasu pracy?

Tak — pracownik ma prawo wglądu do dokumentacji prowadzonej na jego temat, w tym do ewidencji czasu pracy. Wynika to zarówno z przepisów RODO (prawo dostępu do danych), jak i z art. 94(9a) Kodeksu pracy. Pracodawca na żądanie udostępnia ewidencję do wglądu lub wydaje kopię. Odmowa stanowi naruszenie praw pracowniczych.

Jak długo trzeba przechowywać ewidencję czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy jest częścią dokumentacji pracowniczej. Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania wynosi 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Dla zatrudnionych wcześniej — 50 lat. Dla ewidencji godzin na umowie zlecenie — 3 lata (okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych).

Jaka kara grozi za brak ewidencji czasu pracy?

Brak ewidencji to wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 281 § 1 pkt 6 KP). Od 8 lipca 2026 r. grozi za to grzywna od 2000 do 60 000 zł, a w postępowaniu mandatowym inspektor pracy może nałożyć do 5000 zł. Fałszowanie ewidencji to przestępstwo z art. 271 Kodeksu karnego — kara pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat. W sporze sądowym brak ewidencji działa na niekorzyść pracodawcy — to pracownik określa czas pracy, a pracodawca musi udowodnić coś innego.

Czy ewidencja czasu pracy obejmuje też pracę zdalną?

Tak — od nowelizacji Kodeksu pracy z 2023 roku ewidencja musi uwzględniać dni pracy zdalnej (art. 67(31) § 3 KP). Pracodawca rejestruje, które dni pracownik przepracował zdalnie, a które stacjonarnie. Nie zmienia to zasad ewidencjonowania godzin — godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy rejestruje się niezależnie od miejsca jej wykonywania.

Czy pracownicy na stanowiskach kierowniczych muszą mieć ewidencję?

Tak, ale w formie uproszczonej. Art. 149 § 2 KP zwalnia kadrę zarządzającą z ewidencjonowania dokładnych godzin pracy. Pracodawca nadal musi jednak rejestrować: dni pracy, urlopy, zwolnienia lekarskie i inne nieobecności. Uproszczona ewidencja nie oznacza braku dokumentacji — to częsty błąd pracodawców wykrywany podczas kontroli PIP.

Czy pracownik musi podpisywać kartę ewidencji?

Nie — przepisy nie wymagają podpisu pracownika na karcie ewidencji czasu pracy. To dokument pracodawcy, a nie oświadczenie pracownika. Wiele firm jednak praktykuje comiesięczne potwierdzanie ewidencji podpisem — dla celów dowodowych w razie sporu. Podpis pracownika utrudnia późniejsze kwestionowanie zapisów i stanowi dodatkowe zabezpieczenie dla obu stron.

Co powinna zawierać ewidencja godzin na umowie zlecenie?

Ewidencja na zleceniu jest uproszczona — wystarczy rejestrować liczbę przepracowanych godzin (bez podziału na nocne, nadliczbowe itp.). Celem jest weryfikacja, czy zleceniobiorca otrzymuje co najmniej minimalną stawkę godzinową (31,40 zł brutto w 2026 r.). Sposób prowadzenia ewidencji powinien być określony w umowie. Przechowuje się ją przez 3 lata.

Gdzie pobrać darmowy wzór karty ewidencji czasu pracy?

Na tej stronie udostępniamy darmowe wzory karty ewidencji czasu pracy w trzech wariantach — roczny, miesięczny oraz arkusz Excel z formułami na 12 miesięcy — w formatach PDF i XLSX. Wzory zawierają wszystkie wymagane elementy zgodnie z rozporządzeniem MRPiPS, w tym pola na godziny nocne, nadgodziny, dyżury i dni pracy zdalnej. Pobierz, uzupełnij i wydrukuj.

Jakie dane musi zawierać ewidencja czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy obejmuje m.in. liczbę przepracowanych godzin wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny w porze nocnej i nadliczbowe, dni wolne z oznaczeniem tytułu, godziny dyżurów oraz rodzaj i wymiar zwolnień i nieobecności (§ 6 pkt 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Pracodawca prowadzi ją dla każdego pracownika osobno (art. 149 § 1 KP), a w systemie zadaniowym, u kadry zarządzającej i przy ryczałcie za nadgodziny nie ewidencjonuje się godzin pracy (art. 149 § 2 KP).