Karta ewidencji czasu pracy - darmowy wzór do pobrania

Czy ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa?

Prowadzenie ewidencji czasu pracy dla osób zatrudnionych na umowie o pracę to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. Jej celem jest m.in. ustalenie wysokości wynagrodzenia oraz innych świadczeń pracowniczych. Przysługuje więc wszystkim pracownikom bez względu na podstawę prawną nawiązania stosunku pracy (umowa o pracę, mianowanie, powołanie, wybór). Pracodawca powinien też prowadzić uproszczoną ewidencję pracy na umowie zleceniu — jest to związane z przepisami o minimalnym wynagrodzeniu za godzinę pracy z tytułu umowy zlecenia i umowy o świadczenie usług.

Dowiedz się więcej na temat karty ewidencji czasu pracy

Co to jest ewidencja czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy to dokumentacja, która rejestruje czas pracy każdego pracownika. Jest to kluczowy element zarządzania kadrami, który pozwala na dokładne określenie liczby przepracowanych godzin, w tym pracy w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, podczas dyżurów oraz innych form pracy. Ewidencja czasu pracy służy nie tylko do obliczania wynagrodzenia, ale także do przestrzegania norm prawnych dotyczących maksymalnego czasu pracy, przerw i odpoczynku.

Dlaczego ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa?

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z przepisów prawa pracy. Ma to na celu ochronę praw pracowniczych, zapewnienie przestrzegania norm dotyczących czasu pracy oraz umożliwienie pracodawcy prawidłowego obliczania wynagrodzenia i innych świadczeń pracowniczych. Prowadzenie ewidencji jest konieczne również z punktu widzenia ewentualnych kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, która może nałożyć surowe kary za brak lub nieprawidłowe prowadzenie takiej dokumentacji.

Kto jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy?

Każdy pracodawca, który zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę, jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Dotyczy to zarówno dużych przedsiębiorstw, jak i małych firm czy instytucji publicznych. Ponadto, obowiązek ten rozciąga się również na umowy cywilnoprawne, takie jak umowy zlecenia, w przypadku których konieczne jest prowadzenie uproszczonej ewidencji czasu pracy w kontekście przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za godzinę pracy.

Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy;
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej;
• liczbie godzin nadliczbowych;
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia;
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia;
• ustawowych zwolnień od pracy, ze wskazaniem podstawy prawnej ich udzielenia i oznaczeniem wymiaru;
• innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, ze wskazaniem ich rodzaju i wymiaru;
• nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy, z oznaczeniem ich wymiaru;
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego (§ 6 ust. 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia).

Jaka jest kara za brak prowadzenia ewidencji pracowniczej?

Według Państwowej Inspekcji Pracy — niedopełnienie tej formalności jest uważane za złamanie praw pracowniczych i może skończyć się grzywną w wysokości do 2000 lub nawet 30 000 zł. Natomiast fałszowanie ewidencji pracy grozi karą pozbawienia wolności na okres od 3 miesięcy do 5 lat (art. 271 Kodeksu karnego).

Ewidencja czasu pracy może mieć formę miesięczną i roczną, przy czym przynajmniej raz w miesiącu — przed wypłatą wynagrodzenia — należy ją zaktualizować.

Jakie są korzyści z prowadzenia ewidencji czasu pracy?

Prowadzenie dokładnej ewidencji czasu pracy pozwala na zachowanie przejrzystości w relacjach między pracodawcą a pracownikiem. Obie strony mają jasność co do liczby przepracowanych godzin, co pomaga w unikaniu konfliktów. Ewidencja czasu pracy jest narzędziem, które pomaga chronić prawa pracowników, szczególnie w kontekście pracy nadliczbowej, przerw, odpoczynku i wynagrodzenia. Dla pracodawców prowadzenie ewidencji czasu pracy jest nie tylko obowiązkiem, ale również sposobem na uniknięcie kar finansowych oraz problemów prawnych. Ponadto, dokładna ewidencja czasu pracy jest nieocenionym narzędziem w zarządzaniu personelem, umożliwiającym efektywne planowanie i rozliczanie czasu pracy.

Najczęściej zadawane pytania

Czy ewidencja czasu pracy musi być prowadzona w formie elektronicznej?
Nie, ewidencja czasu pracy może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Ważne jest jednak, aby była ona prowadzona rzetelnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Czy pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy dla wszystkich pracowników?
Tak, pracodawca jest zobowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy dla wszystkich pracowników zatrudnionych na umowie o pracę. W przypadku umów zlecenia, konieczne jest prowadzenie uproszczonej ewidencji czasu pracy.

Czy pracownik ma prawo wglądu do ewidencji swojego czasu pracy?
Tak, pracownik ma prawo wglądu do ewidencji swojego czasu pracy. Jest to prawo wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych oraz prawa pracy.

Jak długo pracodawca musi przechowywać ewidencję czasu pracy?
Pracodawca jest zobowiązany przechowywać ewidencję czasu pracy przez okres co najmniej 10 lat od daty zakończenia stosunku pracy.

Czy ewidencja czasu pracy jest wymagana w przypadku pracy zdalnej?
Tak, ewidencja czasu pracy jest wymagana również w przypadku pracy zdalnej. Pracodawca musi mieć możliwość monitorowania czasu pracy swoich pracowników, niezależnie od miejsca, w którym pracują.

Czy pracodawca może zostać ukarany za fałszowanie ewidencji czasu pracy?
Tak, fałszowanie ewidencji czasu pracy jest przestępstwem i może skutkować karą pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat.

Jakie są podstawowe zasady ewidencji czasu pracy?
Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, która powinna być prowadzona rzetelnie i systematycznie. Powinna obejmować wszystkie godziny pracy, nadgodziny, urlopy oraz inne obecności

Czy pracownicy muszą podpisywać ewidencję czasu pracy?
Podpisywanie ewidencji czasu pracy zależy od wewnętrznych procedur firmy. Wiele firm wymaga podpisu pracowników przy potwierdzeniu godzin pracy i nieobecności, ale nie jest to wymóg ustawowy.

Czy istnieją wyjątki od obowiązku ewidencji czasu pracy?
Tak, niektóre grupy zawodowe, takie jak pracownicy na stanowiskach kierowniczych lub Ci, którzy pracują w systemie zadaniowym, mogą być zwolnione z obowiązku ewidencji czasu pracy w określonych sytuacjach.

Jakie są najczęstsze błędy w ewidencji czasu pracy?
Najczęstsze błędy w ewidencji czasu pracy to niezgodność danych, brak dokumentacji dotyczących nieobecności, niewłaściwe obliczanie nadgodzin czy brak aktualizacji ewidencji.

Darmowe wzory do pobrania

Postaw na wygodne planowanie grafiku dostosowane do Twoich potrzeb

Wprowadź całkowitą automatyzację wszelkich procesów związanych z planowaniem, składaniem oraz rozpatrywaniem wniosków urlopowych oraz układaniem grafiku jakie mogą wystąpić w Twojej firmie.

Koniec z telefonami, SMSami oraz wiadomościami o różnych porach! Teraz wszystkim możesz zarządzać bezpośrednio ze swojego telefonu z powiadomieniami w czasie rzeczywistym i podglądem pełnego planu urlopów całej firmy.

Poznaj elektroniczne wnioski urlopowe

Elektroniczna ewidencja czasu pracy

Postaw na elektroniczną ewidencję czasu pracy i pozbądź się zbędnej papierologii. Wszystkie najważniejsze informacje wymagane przez kodeks znajdą się w jednym miejscu. Dzięki temu nie tylko zaoszczędzisz czas i pieniądze, a także w prosty sposób spełnisz obowiązek ewidencji.

Umów się na bezpłatną prezentację