Umowa na zastępstwo - darmowy wzór do pobrania

Czym jest umowa na zastępstwo i kiedy się ją stosuje?

Umowa na zastępstwo to rodzaj umowy o pracę na czas określony, którą pracodawca zawiera w celu zapewnienia ciągłości pracy podczas nieobecności stałego pracownika. Podstawą prawną jest art. 25¹ § 4 pkt 1 Kodeksu pracy, który wyłącza ten typ umowy z limitu 33 miesięcy i 3 umów terminowych.

Pracodawca może zawrzeć umowę na zastępstwo, gdy pracownik przebywa na urlopie macierzyńskim, rodzicielskim, wychowawczym, bezpłatnym, długotrwałym zwolnieniu lekarskim lub w każdej innej sytuacji, która powoduje usprawiedliwioną nieobecność w pracy. Istotne jest to, że w treści umowy należy wskazać imię i nazwisko osoby zastępowanej oraz przyczynę jej nieobecności — dzięki temu obie strony mają jasność co do warunków i przewidywanego czasu trwania współpracy.

W praktyce umowa na zastępstwo jest jednym z najczęściej stosowanych rozwiązań w firmach, które muszą szybko znaleźć kogoś na wolne stanowisko. Więcej o organizacji pracy w takich przypadkach znajdziesz w artykule Zastępstwo w pracy — jak uniknąć błędów organizacyjnych.

Jakie elementy musi zawierać umowa na zastępstwo?

Umowa na zastępstwo jest umową o pracę, dlatego musi spełniać wszystkie wymogi formalne określone w art. 29 Kodeksu pracy. Poniższa tabela przedstawia obowiązkowe elementy, które powinny znaleźć się w dokumencie:

Element umowy	Opis
Strony umowy	Dane pracodawcy (nazwa, NIP, adres) oraz pracownika (imię, nazwisko, PESEL)
Rodzaj umowy	Umowa o pracę na czas określony — w celu zastępstwa pracownika
Dane osoby zastępowanej	Imię i nazwisko nieobecnego pracownika oraz przyczyna nieobecności
Rodzaj pracy	Stanowisko, funkcja lub zakres obowiązków
Miejsce pracy	Adres siedziby lub inny ustalony adres wykonywania obowiązków
Wynagrodzenie	Kwota brutto ze wskazaniem składników (nie niższe niż 4806 zł brutto w 2026 r.)
Wymiar czasu pracy	Pełny etat lub ułamek (np. 1/2, 3/4)
Czas trwania	Do dnia powrotu zastępowanego pracownika lub konkretna data

Brak któregokolwiek z powyższych elementów może zostać zakwestionowany podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi pisemną umowę najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. Jeśli szukasz gotowego dokumentu, pobierz nasz darmowy wzór w formacie PDF lub DOCX — przycisk znajdziesz poniżej.

Czym różni się umowa na zastępstwo od innych umów o pracę?

Umowa na zastępstwo bywa mylona z klasyczną umową na czas określony, tymczasem przepisy traktują ją odmiennie w kilku istotnych kwestiach. Poniższa tabela pokazuje najważniejsze różnice:

Cecha	Umowa na zastępstwo	Umowa na czas określony	Umowa na czas nieokreślony
Limit 33 miesięcy / 3 umów	Nie dotyczy	Tak — po przekroczeniu staje się umową bezterminową	Nie dotyczy
Okres wypowiedzenia	Taki sam jak dla umów terminowych (2 tyg. – 3 mies.)	2 tyg. – 3 mies.	2 tyg. – 3 mies.
Moment zakończenia	Powrót zastępowanego pracownika	Upływ określonej daty	Wypowiedzenie lub porozumienie stron
Obowiązek podania przyczyny wypowiedzenia	Tak — od 26 kwietnia 2023 r. (umowa na czas określony)	Tak — od 26 kwietnia 2023 r.	Tak
Ochrona przed wypowiedzeniem w ciąży	Ograniczona — umowa nie przedłuża się do dnia porodu	Przedłuża się do dnia porodu (po 3. miesiącu ciąży)	Pełna ochrona

Aktualizacja 12 października 2026 r.: poprawiono informację o obowiązku podania przyczyny wypowiedzenia umowy na zastępstwo zgodnie z art. 30 § 4 Kodeksu pracy.

Warto podkreślić, że wyłączenie z limitu 33 miesięcy oznacza, iż pracodawca może zatrudniać kolejnych zastępców bez ryzyka, że umowa automatycznie przekształci się w bezterminową. Szczegółowe informacje o umowie o pracę i jej rodzajach znajdziesz w osobnym poradniku.

Jakie prawa przysługują pracownikowi zatrudnionemu na zastępstwo?

Pracownik na umowie na zastępstwo korzysta z takich samych uprawnień jak każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę. Pracodawca musi zapewnić mu:

• wynagrodzenie nie niższe niż 4806 zł brutto (minimalna płaca w 2026 r.) za pełny etat,
• urlop wypoczynkowy — 20 dni przy stażu poniżej 10 lat lub 26 dni przy stażu 10 lat i więcej, naliczany proporcjonalnie do okresu zatrudnienia,
• zasiłek chorobowy po upływie 30-dniowego okresu wyczekiwania (lub od pierwszego dnia, jeśli pracownik posiada odpowiedni staż ubezpieczeniowy),
• urlop na żądanie — 4 dni w roku kalendarzowym, wliczane do puli urlopu wypoczynkowego,
• świadczenia z ZFŚS, jeśli pracodawca prowadzi fundusz socjalny,
• ochronę wynagrodzenia — za pracę w godzinach nadliczbowych przysługuje dodatek 50% lub 100%.

Okres przepracowany na zastępstwie wlicza się do ogólnego stażu pracy, co ma znaczenie przy obliczaniu wymiaru urlopu w kolejnym miejscu pracy. Więcej o zasadach zawierania umów znajdziesz w artykule Umowa o pracę — najważniejsze, co powinno się wiedzieć.

Jak wygląda wypowiedzenie umowy na zastępstwo?

Umowa na zastępstwo rozwiązuje się na dwa sposoby. Pierwszy — automatycznie w dniu powrotu zastępowanego pracownika do pracy. Drugi — przez wypowiedzenie złożone przez którąkolwiek ze stron. Okres wypowiedzenia zależy od stażu pracy u danego pracodawcy i wynosi:

• 2 tygodnie — przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc — przy zatrudnieniu od 6 miesięcy do 3 lat,
• 3 miesiące — przy zatrudnieniu powyżej 3 lat.

Przed nowelizacją z 2016 roku okres wypowiedzenia umowy na zastępstwo wynosił jedynie 3 dni robocze. Obecnie obowiązują takie same zasady jak dla innych umów terminowych. Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron jest możliwe w każdej chwili — bez konieczności zachowania okresu wypowiedzenia. Gotowy wzór wypowiedzenia znajdziesz na stronie Wypowiedzenie umowy o pracę.

Na co zwrócić uwagę przed podpisaniem umowy na zastępstwo?

Zarówno pracodawca, jak i osoba podejmująca pracę na zastępstwo powinni dokładnie przeanalizować warunki współpracy. Oto najważniejsze kwestie:

• Data zakończenia umowy — jeśli pracodawca nie wie, kiedy zastępowany pracownik wróci, w umowie wpisuje się formułę „do dnia powrotu do pracy". Brak konkretnej daty nie jest wadą — to standardowa praktyka.
• Zakres obowiązków — powinien odpowiadać stanowisku osoby zastępowanej. Pracodawca nie może jednostronnie rozszerzać zakresu pracy poza to, co określa umowa.
• Ciąża pracownicy na zastępstwie — w przeciwieństwie do zwykłej umowy na czas określony, umowa na zastępstwo nie przedłuża się automatycznie do dnia porodu. To wyjątek uregulowany w art. 177 § 3¹ KP, o którym warto wiedzieć.
• Kolejna umowa po zakończeniu zastępstwa — jeśli pracodawca chce kontynuować współpracę, musi zawrzeć nową umowę (np. na czas określony lub nieokreślony). Umowa na zastępstwo nie przekształca się automatycznie.

Dla osoby, która dopiero wchodzi na rynek pracy lub zmienia branżę, zastępstwo bywa doskonałą okazją do zdobycia nowego doświadczenia i nawiązania kontaktów w firmie. Pracodawcy natomiast cenią tę formę, ponieważ pozwala utrzymać ciągłość procesów bez konieczności długotrwałej rekrutacji.

Jak wypełnić umowę o pracę na zastępstwo

Umowa na zastępstwo to umowa o pracę na czas określony zawarta w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności. Nie obejmuje jej limit 33 miesięcy i trzech umów (art. 25¹ § 4 pkt 1 KP), pod warunkiem że cel zastępstwa wynika z treści umowy.

1. 1

   Wpisz datę oraz dane pracodawcy i pracownika

   Podaj datę i miejscowość zawarcia umowy, nazwę pracodawcy, adres jego siedziby, REGON i osobę reprezentującą, a następnie imię i nazwisko, adres i PESEL pracownika. Adres siedziby pracodawcy jest obowiązkowym elementem umowy o pracę (art. 29 § 1 KP).

2. 2

   Wskaż zastępowanego pracownika i przyczynę nieobecności

   W § 1 ust. 1 wpisz imię i nazwisko osoby, którą zastępuje nowy pracownik, oraz rodzaj jej usprawiedliwionej nieobecności, np. urlop macierzyński, rodzicielski, wychowawczy albo zwolnienie lekarskie. Tak określony cel umowy jest wymagany przez art. 29 § 1¹ KP i to on odróżnia zastępstwo od zwykłej umowy na czas określony.

3. 3

   Opisz stanowisko, wymiar etatu i miejsce pracy

   W § 1 ust. 2–4 podaj stanowisko i główne obowiązki, wymiar etatu (np. „pełnym” albo „1/2”), adres miejsca wykonywania pracy i dzień rozpoczęcia pracy. Od tego dnia nawiązuje się stosunek pracy (art. 26 KP).

4. 4

   Wpisz wynagrodzenie i termin wypłaty

   W § 2 podaj miesięczne wynagrodzenie zasadnicze brutto cyfrowo i słownie; w 2026 r. przy pełnym etacie nie może być niższe niż 4806 zł (rozporządzenie w sprawie minimalnego wynagrodzenia). Termin wypłaty wyznacz najpóźniej na 10. dzień następnego miesiąca (art. 85 § 2 KP).

5. 5

   Uzupełnij zasady rozwiązania umowy

   W § 3 ust. 2 wpisz okres wypowiedzenia zgodny z art. 36 § 1 KP: 2 tygodnie, 1 miesiąc albo 3 miesiące, zależnie od stażu u pracodawcy. Ust. 3 i 4 odsyłają do art. 52, 53 i 55 KP — nie dopisuj własnych powodów rozwiązania umowy bez wypowiedzenia, bo obowiązują wyłącznie przypadki z tych przepisów, a postanowienia mniej korzystne dla pracownika są nieważne (art. 18 § 2 KP). Wypowiadając umowę, pracodawca wskazuje w oświadczeniu jej przyczynę (art. 30 § 4 KP).

6. 6

   Podpiszcie umowę przed dopuszczeniem do pracy

   Umowę sporządź w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach — egzemplarz pracodawcy trafia do akt osobowych pracownika; zamiast podpisów własnoręcznych można użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Musi być podpisana przed dopuszczeniem pracownika do pracy (art. 29 § 2 KP), a w ciągu 7 dni pracodawca przekazuje mu informację o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 KP).

Najczęściej zadawane pytania

Czy umowa na zastępstwo wlicza się do limitu 33 miesięcy?

Nie. Zgodnie z art. 25¹ § 4 pkt 1 Kodeksu pracy umowa zawarta w celu zastępstwa nieobecnego pracownika jest wyłączona z limitu 33 miesięcy i maksymalnie 3 umów na czas określony. Pracodawca może zawierać kolejne umowy na zastępstwo bez ryzyka automatycznego przekształcenia w umowę bezterminową.

Ile wynosi okres wypowiedzenia umowy na zastępstwo w 2026 roku?

Okres wypowiedzenia zależy od stażu pracy u danego pracodawcy: 2 tygodnie przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat, 3 miesiące powyżej 3 lat. Zasady te obowiązują od 22 lutego 2016 roku i są identyczne jak dla zwykłych umów terminowych.

Czy pracownica w ciąży na umowie na zastępstwo jest chroniona przed zwolnieniem?

Ochrona jest ograniczona. Zgodnie z art. 177 § 3¹ KP umowa na zastępstwo nie przedłuża się automatycznie do dnia porodu, w przeciwieństwie do zwykłej umowy na czas określony. Umowa wygasa z dniem powrotu zastępowanego pracownika, nawet jeśli zastępczyni jest w ciąży.

Jakie wynagrodzenie przysługuje pracownikowi na zastępstwie?

Minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wynosi 4806 zł brutto za pełny etat. Pracownik na zastępstwie powinien otrzymywać wynagrodzenie odpowiadające stanowisku, na którym pracuje. Nie musi być ono identyczne jak pensja osoby zastępowanej, ale nie może być niższe niż ustawowe minimum.

Czy umowa na zastępstwo może przekształcić się w umowę na czas nieokreślony?

Nie — automatyczne przekształcenie nie następuje, nawet po wielu latach trwania zastępstwa. Wyłączenie z limitu 33 miesięcy oznacza, że umowa kończy się z chwilą powrotu zastępowanego pracownika. Jeśli pracodawca chce kontynuować współpracę, musi zawrzeć nową, odrębną umowę o pracę.

Czy na umowie na zastępstwo przysługuje urlop wypoczynkowy?

Tak. Pracownik nabywa prawo do urlopu proporcjonalnie do okresu zatrudnienia. Przy stażu poniżej 10 lat przysługuje 20 dni urlopu rocznie, powyżej 10 lat — 26 dni. Jeśli umowa trwa np. 6 miesięcy, pracownikowi przysługuje połowa rocznego wymiaru, czyli 10 lub 13 dni.

Co się dzieje, gdy zastępowany pracownik nie wraca do pracy?

Jeśli pracownik nie wraca (np. składa wypowiedzenie podczas urlopu), umowa na zastępstwo nie wygasa automatycznie. Pracodawca powinien rozwiązać ją za wypowiedzeniem lub porozumieniem stron, a następnie zatrudnić zastępcę na innej podstawie — np. na czas określony lub nieokreślony.

Czy umowę na zastępstwo można zawrzeć zdalnie?

Tak. Przepisy Kodeksu pracy dopuszczają zawarcie umowy o pracę w formie elektronicznej, pod warunkiem użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Obie strony muszą dysponować ważnym certyfikatem. Alternatywnie można przesłać dokument pocztą i podpisać go odręcznie.

Czy pracodawca musi podać przyczynę wypowiedzenia umowy na zastępstwo?

Tak. Umowa na zastępstwo jest umową o pracę na czas określony (art. 25¹ § 4 pkt 1 KP), a w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy zawartej na czas określony należy wskazać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie (art. 30 § 4 KP). Obowiązek ten obowiązuje od 26 kwietnia 2023 r. Pracodawca musi też pouczyć pracownika o prawie odwołania do sądu pracy (art. 30 § 5 KP).

Czy czas pracy na zastępstwie wlicza się do stażu pracy?

Tak. Umowa na zastępstwo jest pełnoprawną umową o pracę, dlatego cały okres zatrudnienia wlicza się do ogólnego stażu pracy. Ma to znaczenie przy ustalaniu wymiaru urlopu wypoczynkowego, okresu wypowiedzenia oraz uprawnień emerytalnych w przyszłych miejscach pracy.

Jakie są wymagania dotyczące zawarcia umowy na zastępstwo?

Umowę na zastępstwo zawiera się jako umowę o pracę na czas określony w celu zastąpienia pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności (art. 25¹ § 4 pkt 1 KP). Jej zawarcie musi odpowiadać rzeczywistemu, okresowemu zapotrzebowaniu pracodawcy. W umowie trzeba wskazać ten cel przez informację o obiektywnych przyczynach jej zawarcia, np. kogo i z powodu jakiej nieobecności nowy pracownik zastępuje (art. 29 § 1¹ KP). Umowę zawiera się na piśmie (art. 29 § 2 KP).

Czy umowa na zastępstwo daje te same prawa jak umowa na czas nieokreślony?

W zakresie warunków zatrudnienia — tak. Kodeks pracy nakazuje równe traktowanie pracowników bez względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, m.in. przy wynagrodzeniu, awansach i szkoleniach (art. 18^3a § 1 KP). Różnice dotyczą trwania umowy: rozwiązuje się ona z upływem czasu, na który ją zawarto (art. 30 § 1 pkt 4 KP), a w razie ciąży pracownicy nie przedłuża się do dnia porodu (art. 177 § 3¹ KP).

Czy umowa na zastępstwo musi być sporządzona na piśmie?

Tak — umowa na zastępstwo jest umową o pracę, a tę zawiera się na piśmie (art. 29 § 2 KP). Jeżeli strony nie zachowały tej formy, pracodawca musi przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdzić mu na piśmie strony, rodzaj i warunki umowy. Niedopełnienie tego obowiązku jest wykroczeniem, za które od 8 lipca 2026 r. grozi grzywna od 2 000 do 60 000 zł (art. 281 § 1 pkt 2 KP).

Czy pracownik na umowie na zastępstwo ma prawo do wynagrodzenia za czas choroby?

Tak, na takich samych zasadach jak każdy pracownik. Za łącznie 33 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym — a po ukończeniu 50 lat za 14 dni — pracownik zachowuje prawo do co najmniej 80% wynagrodzenia (art. 92 § 1 KP), a za dalszy okres przysługuje mu zasiłek chorobowy. Oba świadczenia przysługują co do zasady po 30 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego (art. 92 § 3 pkt 2 KP, art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy zasiłkowej).