FAQ
Jaki system rejestracji czasu wybrać w danej sytuacji? Odpowiedzi na to i inne, równie częste pytania znajdziesz w naszym FAQ.
Rejestracja czasu pracy
Czym jest rejestracja czasu pracy?
Rejestracja Czasu Pracy pozwoli w Twojej firmie zautomatyzować proces naliczania i ewidencji czasu pracy pracowników. Użytkownicy rejestrują czas rozpoczęcia i zakończenia pracy wybranymi metodami np. poprzez przyłożenie karty do czytnika rcp (rejestrator czasu pracy), przez wciśnięcie przycisku w przeglądarce internetowej na komputerze (rejestracja przez www), przez wciśnięcie przycisku w aplikacji mobilnej zainstalowanej na smartfonie (aplikacja Android) oraz wysłanie smsa lub maila odpowiedniej treści.
Czym różni się rejestracja czasu pracy online od standardowych rozwiązań?
Rejestracja czasu pracy online oferuje znacznie więcej możliwości niż standardowy system rejestracji czasu pracy, głównie dzięki zdalnemu dostępowi z dowolnych urządzeń, takich jak komputery, tablety czy smartfony, prostej i szybkiej konfiguracji oraz natychmiastowej pomocy technicznej. Rejestracja czasu pracy może odbywać się nie tylko poprzez czytniki RCP, ale również z komputera lub telefonu. Kolejnym atutem takiego rozwiązania jest możliwość szybkiego uruchomienia systemu RCP bez konieczności instalacji serwera, oprogramowania i okablowania - czytnik RCP podłącza się do Internetu tak jak zwykły komputer (również bezprzewodowo), a aplikacja do ewidencji czasu pracy i zarządzania systemem jest dostępna z dowolnej przeglądarki internetowej bez instalacji oprogramowania.
Jak system rejestracji czasu pracy może mi pomóc nadzorować pracowników?
Rejestracja czasu pracy online to system nadzorujący pracę pracowników na wielu płaszczyznach. Dzięki temu możesz w każdej chwili i w dowolnym miejscu (np. na smartfonie) sprawdzić kto jest na stanowisku pracy, na przerwie, w terenie lub jest nieobecny . Generując raport, możliwa jest natychmiastowa kontrola czasu pracy pracownika, spóźnień, wcześniejszych wyjść lub godzin nadliczbowych. Raport okresowy i ewidencja czasu pracy pozwalają sprawdzić czy pracownik pracował wymaganą liczbę godzin i czy powinien odpracować lub odebrać godziny pracy.
Czy ewidencja z systemu RCPonline jest honorowana podczas kontroli PIP (Państwowej Inspekcji Pracy)?
Tak, nasz system generuje karty ewidencji czasu pracy w 100% zgodne z Kodeksem Pracy i wymogami PIP.
Jak system RCPonline radzi sobie z przepisami o pracy zdalnej i hybrydowej?
Automatycznie pilnujemy ustawowego limitu 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej w roku oraz generujemy raporty stanowiące podstawę do wypłaty ryczałtu za prąd i internet.
Czy w systemie mogę rozliczać czas poświęcony na konkretne projekty i zadania?
Tak, posiadamy rozbudowany Moduł Zadań i Projektów (z widokami Kanban, Listy i Roadmapy). Pozwala to precyzyjnie mierzyć rentowność zleceń i sprawdzić, ile godzin zespół poświęca na konkretne projekty.
Co zrobić, gdy pracownik zapomni "odbić się" przy wejściu do firmy?
System zarejestruje brak pary zdarzeń (brak wejścia przy zarejestrowanym wyjściu). Pracownik może zgłosić korektę w aplikacji lub zgłosić ten fakt przełożonemu, który ręcznie uzupełni brakującą godzinę.
Co się stanie, jeśli nowo zatrudniony pracownik popełni błąd podczas pierwszej rejestracji?
Każdy błąd (np. pomyłkowe zaznaczenie "Koniec pracy" zamiast "Start") można łatwo skorygować. Osoba z funkcją administratora ma możliwość ręcznej edycji zdarzenia.
Funkcjonowanie systemu
Jak działa nasz system rejestracji czasu pracy?
Pracownik rejestruje zdarzenie na dowolnym urządzeniu przy użyciu Naszej aplikacji bądź czytnika RCP, zdarzenie zostanie wysłane na Nasz serwer, gdzie przetworzymy wszystkie potrzebne informacje, dzięki temu możesz kontrolować zdalnie zarówno rejestrację pracowników jak i złożone przez nich wnioski.
Czy wymagany jest zakup dodatkowego sprzętu?
Wszystko zależy od Twoich potrzeb. Jeżeli interesuje Cię rejestracja tylko przy pomocy aplikacji na telefonie Twojego pracownika bądź przez stronę www na której się logujecie, nie potrzebujesz dodatkowych urządzeń. Jeżeli w Twojej firmie potrzebny jest czytnik rejestrujący zdarzenia np rozpoczęcia lub zakończenia pracy pracownika oraz jego zdjęcia zaproponujemy Ci czytnik z Naszej oferty.
Jakie są metody rejestracji?
Twój pracownik może rejestrować się za pomocą aplikacji w telefonie pobranej ze Sklepu Play, strony www, smsa lub maila odpowiedniej treści oraz na czytniku RCP.
Czy korzystanie z systemu rejestracji czasu pracy jest bezpieczne?
Zdecydowanie tak. Dostęp do danych zgromadzonych przez serwer, raportów i ewidencji czasu pracy ma tylko użytkownik znający login i hasło do swojego konta. W trakcie wpisywania haseł i korzystania z panelu połączenie jest szyfrowane przy użyciu protokołów o najwyższym standardzie bezpieczeństwa.
Czy system RCPonline spełnia wymogi RODO (GDPR) przy przetwarzaniu danych pracowników?
Zdecydowanie tak. Dane przechowywane są w bezpiecznych chmurach na terenie UE, podpisujemy z klientami umowę powierzenia przetwarzania danych (RODO/OUDO), a nad bezpieczeństwem czuwa nasz Inspektor Ochrony Danych.
Czy mogę połączyć RCPonline z innymi aplikacjami w firmie (Slack, Google Sheets)?
Tak, w pakiecie BIZNES udostępniamy natywne API, a także integrację z Zapier (umożliwiającą wysyłanie alertów np. na Teams/Slack czy automatyczne wpisy w Google Sheets).
Czy pracownik musi posiadać służbowy adres e-mail, aby korzystać z RCPonline?
Nie. Jeśli pracownik rejestruje czas pracy za pomocą fizycznej karty zbliżeniowej, kodu QR lub wspólnego tabletu w biurze, konto e-mail nie jest wymagane. E-mail jest potrzebny głównie do logowania się do panelu osobistego lub aplikacji mobilnej.
Czy przed rozpoczęciem korzystania z RCPonline musimy przechodzić długie szkolenie?
Nie. System zaprojektowano tak, aby jego obsługa była intuicyjna dla każdego. Logowanie i rejestracja czasu pracy przypominają używanie prostych aplikacji mobilnych. Panel dla administratora i kadr zawiera czytelne instrukcje, a nasz Dział Obsługi Klienta bezpłatnie pomaga w pierwszej konfiguracji.
Panel RCP
Jak skonfigurować konto?
To nic trudnego, wystarczy podać dane firmy przy rejestracji w Naszym systemie, na każdym etapie pracy w serwisie jesteś pod opieką konsultanta z Działu Obsługi Klienta - wystarczy że do Nas zadzwonisz lub napiszesz a pomożemy Ci we wszystkim.
Czy są jakieś limity pracowników dla poszczególnych pakietów?
Tak. Informacje na temat limitów pracowników znajdziesz w naszym cenniku usług. Jeżeli Twoja firma zatrudnia więcej osób zapraszamy do kontaktu w celu przygotowania indywidualnej wyceny.
Jakie są rodzaje raportów?
W raportach sprawdzisz status obecności w Twojej firmie - zobaczysz w nim ile osób obecnie pracuje, jest na przerwie czy w podróży służbowej. Przy włączonej funkcjonalności lokalizacji sprawdzisz również miejsca rejestracji użytkowników. Możesz wygenerować raport dzienny lub okresowy dla wszystkich pracowników, z podziałem na grupy lub dla każdego indywidualnie. Wygenerujesz również listę obecności oraz listę zdarzeń jakie w danym okresie zarejestrował Nasz system dla twojej firmy.
Integracja z innymi systemami typu Optima
Nasz serwis ma możliwość eksportu plików do .csv lub .xls zatem możesz pobrać dane i zaimportować je do każdego systemu który obsługuje te rozszerzenia.
Jak zaplanować pracę w firmie?
W tym celu możesz ułożyć grafik dla swoich pracowników. W Naszym serwisie masz możliwość zaplanowania różnych typów harmonogramów np stałego lub dla godzin elastycznych. Możesz również podzielić pracowników na grupy i każdej przydzielić odpowiedni harmonogram lub przypisać go indywidualnie każdemu zatrudnionemu.
Kto może mieć dostęp do systemu RCP?
Dostęp do systemu RCP może być przydzielony dowolnym osobom w firmie, zarówno kadrowej, menedżerowi, jak i zwykłemu pracownikowi. Możliwe jest ograniczenie dostępu tylko do wybranych części serwisu lub tylko do danych dotyczącej osoby, która uzyskała dostęp
Jak działa nowy Moduł Delegacji w systemie RCPonline?
Moduł delegacji obsługuje pełny cykl wyjazdu służbowego online - od weryfikacji nakładania się terminów, przez zatwierdzanie kosztów/faktur i rezerwację sprzętu firmowego, aż po automatyczne wyliczanie diet i generowanie dokumentu PWS w PDF.
Czy system RCPonline wspiera zaawansowane zarządzanie urlopami (np. własne pule urlopowe)?
Tak, poza standardowym urlopem wypoczynkowym, administratorzy mogą definiować własne pule z indywidualnymi limitami i regułami przenoszenia na kolejny rok.
Jak wygląda dodawanie nowych pracowników do systemu?
Dodanie pracownika sprowadza się do wpisania jego imienia, nazwiska oraz adresu e-mail. Możesz również skorzystać z opcji masowego importu pracowników z pliku (np. Excel/CSV).
Czy system automatycznie pilnuje limitu dostępnych dni urlopu?
Tak. Każdy zaakceptowany wniosek pomniejsza pulę urlopową pracownika. System wyświetla informację o pozostałych dniach i może zablokować złożenie wniosku przekraczającego dostępny limit.
Czytniki RCP
Jaki czytnik wybrać?
W naszej ofercie posiadamy czytniki na karty zbliżeniowe oraz Kody QR, pełna specyfikacja jest dostępna na stronie link do specyfikacji.
Jak przebiega konfiguracja czytnika?
O to nie musisz się martwić, po zamówieniu prześlemy Ci plik konfiguracyjny, po jego wypełnieniu i odesłaniu ustawimy czytnik według Twoich wymagań. Dostaniesz urządzenie gotowe do pracy. W przypadku jakichkolwiek problemów zawsze możesz zadzwonić do Naszego konsultanta z Działu Obsługi Klienta.
Jak wygląda synchronizacja zdarzeń?
Czytniki muszą mieć połączenie z internetem. Zdarzenia przesyłane są automatycznie a czytnik synchronizuje się co 5 minut. Jeżeli akurat w danej lokalizacji nie ma internetu - nie martw się zdarzenia prześlą się automatycznie po powrocie zasięgu. Czytniki mogą działać za pomocą sieci Wi-Fi lub po komórkowej transmisji danych.
Czy jest możliwość rejestracji zdjęć pracowników?
Tak. Jeżeli zamówisz taka funkcjonalność masz możliwość podglądu zdjęć pracowników przy każdym zdarzeniu.
Czy muszę kupować czytniki RCP na własność, czy mogę je wynająć?
W RCPonline oferujemy elastyczny wynajem (dzierżawę) urządzeń. Nie musisz ponosić wysokich kosztów początkowych - sprzęt dostajesz gotowy do użycia w ramach abonamentu.
Czy czytniki RCP działają, gdy w biurze/na budowie braknie Internetu?
Tak. Urządzenia posiadają tryb offline. Rejestrują zdarzenia w pamięci podręcznej, a po odzyskaniu połączenia z siecią automatycznie synchronizują dane z serwerem. Żadne odbicie nie zginie.
Czy czytniki można zintegrować z automatyką budynku (np. otwieraniem drzwi/szlabanów)?
Tak, wspieramy integracje z systemami Kontroli Dostępu (KD), takimi jak Loxone czy TTLock. Jedno odbicie karty otworzy drzwi i jednocześnie rozpocznie czas pracy w systemie.