Czas pracy osoby z niepełnosprawnością podlega w Polsce odrębnym regułom, które wynikają nie z Kodeksu pracy, lecz z ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Pracownik ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności pracuje maksymalnie 7 godzin na dobę i 35 godzin w tygodniu, a każda osoba z orzeczeniem ma prawo do dodatkowej, płatnej przerwy i jest chroniona przed pracą w nocy oraz w nadgodzinach. Według danych GUS z Badania Aktywności Ekonomicznej Ludności w IV kwartale 2025 r. pracowało w Polsce 491 tys. osób z orzeczeniem o niepełnosprawności lub niezdolności do pracy, więc te przepisy dotyczą bardzo wielu firm, także tych, które nie prowadzą zakładu pracy chronionej.
W tym artykule wyjaśniamy, kogo obejmują szczególne normy czasu pracy, od kiedy pracodawca musi je stosować i jak policzyć wymiar czasu pracy przy normie 7-godzinnej na 2027 rok. Pokazujemy też, jak rozliczać dodatkową przerwę, kiedy wolno zlecić pracę w nocy lub nadgodziny, jak ułożyć grafik bez naruszenia sztywnych norm oraz jak skrócenie czasu pracy wpływa na wynagrodzenie i ewidencję.
W skrócie
Osoba ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności może pracować najwyżej 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo, a osoba z lekkim stopniem — 8 i 40 godzin. Każdej osobie z orzeczeniem przysługuje dodatkowa 15-minutowa przerwa wliczana do czasu pracy. Praca w porze nocnej i w nadgodzinach jest zakazana, chyba że pracownik pilnuje mienia albo lekarz, na wniosek pracownika, wyrazi zgodę. Skrócona norma nie obniża pensji miesięcznej.
Podstawa prawna
- art. 15 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych — normy 8/40 i 7/35, zakaz pracy w nocy i w nadgodzinach
- art. 16 tej ustawy — wyłączenia: pilnowanie oraz zgoda lekarza
- art. 17 i art. 18 tej ustawy — dodatkowa przerwa 15 minut i ochrona wynagrodzenia
- art. 130, art. 134 i art. 151⁷ KP — wymiar czasu pracy, przerwa ogólna i pora nocna
- art. 281 § 1 pkt 5 KP — wykroczenie naruszenia przepisów o czasie pracy
Stan prawny na: 12 października 2026 r.
Zapamiętaj:
- Norma 7/35 dla stopnia znacznego i umiarkowanego obowiązuje z mocy prawa od dnia przedstawienia orzeczenia, bez zaświadczenia lekarskiego.
- Normy są sztywne — nie wolno ich uśredniać w okresie rozliczeniowym ani przedłużać dniówki w systemie równoważnym.
- Dodatkowa przerwa 15 minut przysługuje przy każdym stopniu niepełnosprawności i jest płatna.
- Przejście na krótszą normę nie może obniżyć pensji miesięcznej, a stawka godzinowa rośnie proporcjonalnie.
Kogo dotyczą szczególne normy czasu pracy?
Szczególne normy obejmują każdego pracownika, którego niepełnosprawność potwierdza jedno z orzeczeń wymienionych w art. 1 ustawy o rehabilitacji. Chodzi o orzeczenie o stopniu niepełnosprawności (znacznym, umiarkowanym albo lekkim), orzeczenie o całkowitej lub częściowej niezdolności do pracy wydane przez lekarza orzecznika ZUS oraz orzeczenie o niepełnosprawności wydane przed ukończeniem 16. roku życia.
Orzeczenia ZUS przelicza się na stopnie niepełnosprawności zgodnie z art. 5 ustawy, co ma bezpośredni wpływ na to, którą normę stosujesz w grafiku. Najczęstsze odpowiedniki zebraliśmy w tabeli.
| Orzeczenie przedstawione przez pracownika | Traktowane jak stopień | Norma czasu pracy |
|---|---|---|
| Całkowita niezdolność do pracy i niezdolność do samodzielnej egzystencji (ZUS) | znaczny | 7 h na dobę, 35 h tygodniowo |
| Całkowita niezdolność do pracy (ZUS) | umiarkowany | 7 h na dobę, 35 h tygodniowo |
| Częściowa niezdolność do pracy (ZUS) | lekki | 8 h na dobę, 40 h tygodniowo |
| Orzeczenie o lekkim stopniu niepełnosprawności | lekki | 8 h na dobę, 40 h tygodniowo |
Ile godzin może pracować osoba z niepełnosprawnością?
Zgodnie z art. 15 ustawy czas pracy osoby niepełnosprawnej nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo, a przy znacznym lub umiarkowanym stopniu — 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo. Na pierwszy rzut oka norma dla lekkiego stopnia wygląda tak samo jak ogólna norma kodeksowa, ale różnica jest istotna, bo przepis mówi o górnej granicy, której nie wolno przekroczyć w żadnej dobie.
| Uprawnienie | Stopień lekki | Stopień umiarkowany i znaczny |
|---|---|---|
| Maksymalny czas pracy na dobę | 8 godzin | 7 godzin |
| Maksymalny czas pracy w tygodniu | 40 godzin | 35 godzin |
| Praca w porze nocnej | zakazana | zakazana |
| Praca w godzinach nadliczbowych | zakazana | zakazana |
| Dodatkowa przerwa 15 minut | tak | tak |
| Dodatkowy urlop 10 dni roboczych | nie | tak (po roku od zaliczenia do stopnia) |
Państwowa Inspekcja Pracy w broszurze „Pracownik niepełnosprawny” podkreśla, że są to normy sztywne i maksymalne, czyli takie, które nie mogą ulec uśrednieniu w okresie rozliczeniowym. Dodatkowy urlop wypoczynkowy omawiamy szerzej w artykule o urlopie pracownika z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności.
Od kiedy pracodawca musi stosować skróconą normę?
Normy z art. 15 obowiązują od dnia, w którym pracownik przedstawi pracodawcy orzeczenie potwierdzające niepełnosprawność. Od tego samego dnia przysługuje mu dodatkowa przerwa. Jeżeli orzeczenie trafi do kadr w połowie miesiąca, grafik na pozostałe dni trzeba przebudować tak, aby żadna dniówka nie przekroczyła 7 godzin.
Do 2014 roku sytuacja była bardziej skomplikowana, bo krótsza norma wymagała zaświadczenia lekarskiego. Wyrokiem z 13 czerwca 2013 r. (K 17/11) Trybunał Konstytucyjny uznał ten mechanizm za niezgodny z Konstytucją, a nowelizacja z 10 czerwca 2014 r. przywróciła normę 7/35 z mocy samego prawa. Od lipca 2014 r. pracodawca nie może więc uzależniać krótszej normy od jakiegokolwiek dodatkowego dokumentu.
Pamiętaj też o datach ważności orzeczeń wydawanych na czas określony. Jeżeli pracownik złożył wniosek o kolejne orzeczenie jeszcze w okresie ważności dotychczasowego, stare orzeczenie zachowuje ważność do wydania nowego, jednak nie dłużej niż do końca szóstego miesiąca po pierwotnej dacie ważności (art. 6bb ustawy). Potwierdza to zaświadczenie z powiatowego zespołu, które warto dołączyć do akt. Gdy orzeczenie wygaśnie bez takiego wniosku, uprawnienia wynikające ze stopnia niepełnosprawności przestają obowiązywać, dlatego warto prowadzić rejestr terminów i przypominać o nich z wyprzedzeniem.
Jak obliczyć wymiar czasu pracy przy normie 7-godzinnej?
Ustawa o rehabilitacji nie zawiera własnego wzoru, dlatego w praktyce stosuje się art. 130 KP, podstawiając normy 35 i 7 godzin w miejsce 40 i 8 godzin. Wymiar w okresie rozliczeniowym to więc 35 godzin pomnożone przez liczbę pełnych tygodni plus 7 godzin za każdy pozostały dzień od poniedziałku do piątku, pomniejszone o 7 godzin za każde święto przypadające w innym dniu niż niedziela. W efekcie przy pełnym etacie wymiar odpowiada liczbie dni roboczych pomnożonej przez 7.
Rok 2027 ma 251 dni roboczych, czyli tyle samo co 2026 rok. Przy normie ogólnej daje to 2008 godzin, a przy normie 7-godzinnej 1757 godzin. Dwa święta, 1 maja i 25 grudnia, wypadają w sobotę, więc za każde z nich pracodawca wyznacza inny dzień wolny w tym samym okresie rozliczeniowym. Pełną tabelę dla normy ogólnej znajdziesz w artykule o wymiarze czasu pracy w 2027 roku.
| Miesiąc 2027 | Dni robocze | Wymiar przy normie 8 h | Wymiar przy normie 7 h |
|---|---|---|---|
| Styczeń | 19 | 152 h | 133 h |
| Luty | 20 | 160 h | 140 h |
| Marzec | 22 | 176 h | 154 h |
| Kwiecień | 22 | 176 h | 154 h |
| Maj | 18 | 144 h | 126 h |
| Czerwiec | 22 | 176 h | 154 h |
| Lipiec | 22 | 176 h | 154 h |
| Sierpień | 22 | 176 h | 154 h |
| Wrzesień | 22 | 176 h | 154 h |
| Październik | 21 | 168 h | 147 h |
| Listopad | 20 | 160 h | 140 h |
| Grudzień | 21 | 168 h | 147 h |
| Razem | 251 | 2008 h | 1757 h |
Więcej wątpliwości budzi niepełny etat. Przepisy nie rozstrzygają wprost, czy np. pół etatu osoby z umiarkowanym stopniem liczyć od 40, czy od 35 godzin tygodniowo, a w publikacjach kadrowych można znaleźć oba podejścia. Aby uniknąć sporu, wpisz w umowie o pracę konkretną liczbę godzin tygodniowo (np. 17,5 godziny) i pilnuj, aby dniówka z grafiku nigdy nie przekroczyła 7 godzin.
Jak rozliczać dodatkową przerwę 15 minut?
Art. 17 ustawy przyznaje osobie niepełnosprawnej prawo do dodatkowej przerwy na gimnastykę usprawniającą lub wypoczynek, która trwa 15 minut i jest wliczana do czasu pracy. Przysługuje ona bez względu na stopień niepełnosprawności, a przepisy nie wymagają od pracownika spełnienia żadnych dodatkowych warunków, co PIP wprost zaznacza w swojej broszurze.
Ta przerwa nie zastępuje przerwy z art. 134 KP, lecz się z nią sumuje. Pracownik z orzeczeniem, który pracuje co najmniej 6 godzin, ma więc w sumie co najmniej 30 minut płatnych przerw w ciągu dniówki. Dla porządku w ewidencji warto opisać obie przerwy w regulaminie pracy albo w informacji o warunkach zatrudnienia, a ogólne zasady przerw przypominamy w tekście o tym, jakie przerwy przysługują pracownikowi.
Czy osoba z niepełnosprawnością może pracować w nocy albo w nadgodzinach?
Co do zasady nie może, bo art. 15 ust. 3 ustawy zakazuje zatrudniania osoby niepełnosprawnej w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych, niezależnie od stopnia niepełnosprawności. Pora nocna obejmuje według art. 151⁷ KP osiem godzin między 21:00 a 7:00, a jej konkretne granice ustala pracodawca, najczęściej w regulaminie pracy. Jeżeli u Ciebie pora nocna trwa od 22:00 do 6:00, zmiana pracownika z orzeczeniem może kończyć się najpóźniej o 22:00 i zaczynać najwcześniej o 6:00. Szczegóły ustalania pory nocnej opisaliśmy w artykule o porze nocnej i dodatku nocnym.
Zakaz nadgodzin oznacza, że każda minuta ponad 7 albo 8 godzin w dobie jest naruszeniem prawa, nawet jeśli pracownik sam zgłosił chęć zostania dłużej.
Kiedy zakazy nie obowiązują?
Art. 16 ustawy przewiduje dwa wyjątki, w których nie stosuje się całego art. 15, czyli ani skróconych norm, ani zakazu pracy w nocy i w nadgodzinach:
- Pilnowanie — dotyczy osób zatrudnionych przy pilnowaniu, np. dozorców i pracowników ochrony mienia.
- Zgoda lekarza — gdy na wniosek pracownika lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne, a w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad pracownikiem, wyrazi na to zgodę. Koszty badania ponosi pracodawca.
Inicjatywa musi wyjść od pracownika, a nie od pracodawcy. PIP zwraca też uwagę, że o taką zgodę można wystąpić dopiero w trakcie zatrudnienia, a nie przed jego rozpoczęciem, więc nie da się uczynić jej warunkiem przyjęcia do pracy. Po uzyskaniu zgody stosuje się ogólne zasady Kodeksu pracy, łącznie z dodatkami za godziny nadliczbowe.
Jak ułożyć grafik pracownika z orzeczeniem?
Sztywny charakter norm sprawia, że grafik osoby z orzeczeniem trzeba układać inaczej niż grafik pozostałych pracowników. W systemie podstawowym nie ma z tym problemu, ale w systemie równoważnym nie wolno przedłużyć dniówki ponad 7 lub 8 godzin, nawet jeśli w innym dniu pracownik pracowałby krócej. Rozkład może natomiast obejmować soboty i niedziele, o ile zachowasz przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy.
Przy planowaniu zmian pamiętaj, że normę dobową liczy się w dobie pracowniczej, czyli w 24 godzinach od rozpoczęcia pracy. Pracownik, który w poniedziałek zaczyna o 12:00, a we wtorek o 8:00, przekroczy normę we wtorkowej części poniedziałkowej doby, jeśli łącznie przepracuje w niej więcej niż 7 godzin.
- Oznacz w systemie kadrowym pracowników z orzeczeniem i przypisz im właściwą normę dobową.
- Policz wymiar okresu rozliczeniowego według normy 7 albo 8 godzin i porównaj go z sumą godzin w grafiku.
- Sprawdź, czy żadna zmiana nie wchodzi w porę nocną obowiązującą w firmie.
- Zweryfikuj odstępy między zmianami pod kątem doby pracowniczej i 11-godzinnego odpoczynku.
- Zaplanuj zastępstwa tak, aby nagła nieobecność innej osoby nie wymuszała dłuższej zmiany.
Najwięcej błędów powstaje właśnie w punkcie piątym, gdy kierownik zmiany „na chwilę” prosi o zostanie po godzinach. W narzędziu do układania grafików, takim jak RCPonline, problemy z normami można wychwycić już na etapie planowania — analiza grafiku (w pakiecie BIZNES) ostrzega o naruszeniach, zanim zmiany trafią do ewidencji; skrócone normy osoby z niepełnosprawnością warto ustawić w jej harmonogramie.
Czy skrócony czas pracy obniża wynagrodzenie?
Nie obniża, bo art. 18 ust. 1 ustawy stanowi, że stosowanie norm z art. 15 nie powoduje obniżenia wynagrodzenia wypłacanego w stałej miesięcznej wysokości. Pracownik, który zarabiał 5 000 zł brutto przy normie 8-godzinnej, po przedstawieniu orzeczenia o umiarkowanym stopniu pracuje 7 godzin dziennie i nadal otrzymuje 5 000 zł brutto. Ten przykład podaje również PIP.
Przy wynagrodzeniu godzinowym stawka zasadnicza rośnie w takim stosunku, w jakim dotychczasowy wymiar pozostaje do nowej normy (art. 18 ust. 2). Stawka 30 zł za godzinę przy normie 8-godzinnej wzrasta więc do 34,29 zł (30 zł × 8 ÷ 7), dzięki czemu dzienny zarobek pozostaje na poziomie 240 zł. Zasady te dotyczą zarówno osób zatrudnionych już z orzeczeniem, jak i tych, które uzyskały je w trakcie pracy.
Jak prowadzić ewidencję i jakie kary grożą za błędy?
Ewidencja czasu pracy osoby z orzeczeniem nie różni się formalnie od ewidencji innych pracowników, ale powinna pozwalać na szybkie wykazanie, że normy zostały zachowane. W praktyce oznacza to zapis godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w każdej dobie, informację o stosowanej normie oraz brak pozycji w kolumnach pracy nocnej i nadliczbowej. Wymagane elementy karty opisaliśmy w artykule o prawidłowej karcie ewidencji czasu pracy, a elektroniczna ewidencja czasu pracy ułatwia wychwycenie przekroczeń przed zamknięciem miesiąca.
Przekroczenie norm albo zatrudnienie osoby z orzeczeniem w nocy lub w nadgodzinach bez podstawy z art. 16 jest naruszeniem przepisów o czasie pracy. Od 8 lipca 2026 r. art. 281 § 1 pkt 5 KP przewiduje za takie wykroczenie grzywnę od 2 000 do 60 000 zł. Inspektor pracy może też nałożyć mandat do 5 000 zł, a przy trzecim wykroczeniu w ciągu dwóch lat do 10 000 zł. O tym, jak dziś wygląda kontrola czasu pracy przez PIP, piszemy osobno.
Podsumowanie
Czas pracy osoby z niepełnosprawnością wyznaczają sztywne normy z ustawy o rehabilitacji: 7 godzin na dobę i 35 tygodniowo przy stopniu znacznym i umiarkowanym oraz 8 i 40 godzin przy stopniu lekkim. Do tego dochodzi płatna przerwa 15 minut, zakaz pracy w porze nocnej i w nadgodzinach oraz gwarancja, że krótszy czas pracy nie obniży pensji. Wyjątki są tylko dwa i nie zależą od decyzji pracodawcy.
Jeśli zatrudniasz osoby z orzeczeniem, uporządkuj trzy rzeczy:
- wprowadzaj właściwą normę do grafiku i ewidencji w dniu przedstawienia orzeczenia i pilnuj terminów jego ważności,
- licz wymiar okresu rozliczeniowego według normy 7 godzin (w 2027 r. jest to 1757 godzin przy pełnym etacie) i nie przedłużaj dniówek,
- sprawdzaj każdą zmianę pod kątem pory nocnej i nadgodzin, bo za naruszenia grozi grzywna od 2 000 do 60 000 zł.