Wniosek urlopowy drukowany, podpisywany przez pracownika, noszony do przełożonego, potem do kadr i wpinany do segregatora. Lista obecności podpisywana rano, bo tak było zawsze. Segregatory, których nikt nie otwiera, dopóki nie przyjdzie kontrola.
Papier nie jest wymogiem prawnym — jest przyzwyczajeniem. Przepisy dopuszczają prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej i traktują ją równoważnie z papierową. Ta strona pokazuje, co realnie da się przenieść, a co musi zostać.
Zestawienie obejmuje dokumenty związane z czasem pracy i nieobecnościami — nie całą dokumentację kadrową.
| Obszar | RCPonline system online | Bez systemu papier i segregatory |
|---|---|---|
| Wniosek urlopowy Obieg w systemie z datą i autorem każdej decyzji. | Tak | Nie |
| Limit urlopu widoczny dla pracownika Bez pytania kadr o pozostałe dni. | Tak | Nie |
| Zwolnienia lekarskie e-ZLA Import z ZUS zamiast ręcznego wprowadzania. | Automatycznie | Ręcznie |
| Obecność bez przepisywania list Odbicie trafia od razu na kartę ewidencji. | Tak | Nie |
| Dokumentacja za wskazany okres Na kontrolę albo na wniosek pracownika. | PDF od ręki | Przeszukiwanie segregatorów |
| Umowa o pracę i dokumenty wymagające podpisu Tych dokumentów system do ewidencji czasu pracy nie obejmuje. | Poza systemem | Tak |
Koszt papierologii rzadko widać w jednym miejscu. Rozkłada się na dziesiątki drobnych czynności, z których każda z osobna zajmuje minutę, a razem tworzą kilka dni pracy miesięcznie.
Pracownik drukuje, podpisuje, szuka przełożonego, przełożony podpisuje, dokument wędruje do kadr. Przy nieobecności któregokolwiek ogniwa proces staje na kilka dni, a pracownik nie wie, na jakim jest etapie.
Nie wszystko da się i nie wszystko warto digitalizować. Poniżej uczciwy podział — bez obiecywania, że papier zniknie z firmy całkowicie.
Przepisy nie narzucają formy prowadzenia ewidencji. Warunkiem jest wymagany zakres danych, zabezpieczenie przed zniszczeniem i możliwość wydania kopii pracownikowi — wszystkie trzy spełnia dokumentacja prowadzona w systemie.
Nie trzeba cyfryzować wszystkiego naraz. Najwięcej czasu odzyskasz, zaczynając od wniosków i list obecności.
Przez 14 dni sprawdzisz wnioski, ewidencję i raporty, bez karty płatniczej.
Ręcznie albo importem z pliku Excel, razem z danymi początkowymi urlopów.
Ustal, kto zatwierdza wnioski, i poproś zespół o składanie ich w panelu lub aplikacji.
Wybierz metodę rejestracji — przeglądarkę, aplikację albo czytnik przy wejściu.
Po skonfigurowaniu profilu ZUS zwolnienia trafiają do systemu same. Szczegóły omówisz na prezentacji.
Ponad 80% mniej błędów i 30 godzin oszczędności miesięcznie – jak Joule Polska zautomatyzowało ewidencję czasu pracy.
Przeczytaj całą historię„Wdrożenie systemu RCPonline było strzałem w 10! System pozwolił Nam na łatwe i intuicyjne zarządzanie czasem pracy pracowników ale przede wszystkim pozwolił usprawnić wiele procesów kadrowych.”
Sandra Nowak
Przejdź na biznes bez papieru i zyskaj pełną kontrolę nad czasem pracy. Odkryj, jak cyfrowe rozwiązania mogą zwiększyć efektywność Twojej firmy.
Czytaj dalej →
Katarzyna Gęstwa
Odkryj różnorodne formy potwierdzania obecności w pracy. Poznaj alternatywne metody dla list obecności, które poprawią zarządzanie i ewidencję czasu pracy w Twojej firmie.
Czytaj dalej →
Katarzyna Grzązek
Ewidencja czasu pracy to kluczowy proces dla każdego pracodawcy. Sprawdź jak poprawne zarządzanie czasem pracy wpływa na efektywność i oszczędności w firmie.
Czytaj dalej →Nie. Przepisy nie narzucają formy — dopuszczalna jest zarówno papierowa, jak i elektroniczna. Warunkiem jest, by dokumentacja zawierała wymagany zakres danych, była zabezpieczona przed zniszczeniem i uszkodzeniem oraz umożliwiała wydanie kopii pracownikowi. Postać elektroniczna spełnia te warunki, a dodatkowo zapisuje historię zmian, czego papier nie zapewnia.
Podpisywanie listy obecności nie jest wymogiem ustawowym — to praktyka zakładowa. Obowiązkiem jest prowadzenie ewidencji czasu pracy, a sposób potwierdzania obecności może być dowolny, w tym elektroniczny. Odbicie kartą, kodem QR albo w aplikacji spełnia tę funkcję i dodatkowo zapisuje dokładną godzinę, a nie tylko fakt obecności.
Wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego nie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Istotne jest, by pracodawca mógł wykazać, że urlopu udzielono i w jakim wymiarze. Elektroniczny obieg z zapisem daty i autora decyzji dokumentuje to lepiej niż podpisana kartka, która może zaginąć.
Prowadzenie akt osobowych w postaci elektronicznej jest dopuszczalne, ale wymaga spełnienia szczegółowych wymogów dotyczących systemu teleinformatycznego oraz przeniesienia dotychczasowej dokumentacji wraz z odpowiednim poinformowaniem pracowników. To odrębne przedsięwzięcie od wdrożenia ewidencji czasu pracy i warto rozdzielić te dwa projekty.
Nic — dokumentację sprzed wdrożenia przechowuje się w dotychczasowej formie przez wymagany okres. Przepisy nie wymagają, by cała dokumentacja miała jednolitą postać, więc nie trzeba skanować archiwum, żeby zacząć prowadzić nowe okresy elektronicznie.
Sama ewidencja i wnioski urlopowe uruchamiają się w kilka dni — najdłużej trwa zwykle uzgodnienie ścieżek akceptacji, czyli kto i w jakiej kolejności zatwierdza wnioski. Największym wyzwaniem nie jest technika, tylko przyzwyczajenie: przez pierwsze tygodnie część osób nadal przynosi kartki.
Sprawdź, jak wygląda system do rejestracji czasu pracy i przetestuj bezpłatnie wszystkie funkcje systemu jak ewidencja czy grafiki pracy online. Załóż konto testowe i korzystaj z naszych usług przez 14 dni bez żadnych zobowiązań. Do założenia konta nie wymagamy od Ciebie karty kredytowej.
Masz już konto? Zaloguj się do systemu RCP