Koniec z papierologią w kadrach
Wniosek urlopowy drukowany, podpisywany przez pracownika, noszony do przełożonego, potem do kadr i wpinany do segregatora. Lista obecności podpisywana rano, bo tak było zawsze. Segregatory, których nikt nie otwiera, dopóki nie przyjdzie kontrola.
Papier nie jest wymogiem prawnym — jest przyzwyczajeniem. Przepisy dopuszczają prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej i traktują ją równoważnie z papierową. Ta strona pokazuje, co realnie da się przenieść, a co musi zostać.
Gdzie papier kosztuje najwięcej czasu
Koszt papierologii rzadko widać w jednym miejscu. Rozkłada się na dziesiątki drobnych czynności, z których każda z osobna zajmuje minutę, a razem tworzą kilka dni pracy miesięcznie.
Pracownik drukuje, podpisuje, szuka przełożonego, przełożony podpisuje, dokument wędruje do kadr. Przy nieobecności któregokolwiek ogniwa proces staje na kilka dni, a pracownik nie wie, na jakim jest etapie.
Co można przenieść, a co zostaje po staremu
Nie wszystko da się i nie wszystko warto digitalizować. Poniżej uczciwy podział — bez obiecywania, że papier zniknie z firmy całkowicie.
Przepisy nie narzucają formy prowadzenia ewidencji. Warunkiem jest wymagany zakres danych, zabezpieczenie przed zniszczeniem i możliwość wydania kopii pracownikowi — wszystkie trzy spełnia dokumentacja prowadzona w systemie.
Najczęściej zadawane pytania
Nie. Przepisy nie narzucają formy — dopuszczalna jest zarówno papierowa, jak i elektroniczna. Warunkiem jest, by dokumentacja zawierała wymagany zakres danych, była zabezpieczona przed zniszczeniem i uszkodzeniem oraz umożliwiała wydanie kopii pracownikowi. Postać elektroniczna spełnia te warunki, a dodatkowo zapisuje historię zmian, czego papier nie zapewnia.
Podpisywanie listy obecności nie jest wymogiem ustawowym — to praktyka zakładowa. Obowiązkiem jest prowadzenie ewidencji czasu pracy, a sposób potwierdzania obecności może być dowolny, w tym elektroniczny. Odbicie kartą, kodem QR albo w aplikacji spełnia tę funkcję i dodatkowo zapisuje dokładną godzinę, a nie tylko fakt obecności.
Wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego nie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Istotne jest, by pracodawca mógł wykazać, że urlopu udzielono i w jakim wymiarze. Elektroniczny obieg z zapisem daty i autora decyzji dokumentuje to lepiej niż podpisana kartka, która może zaginąć.
Prowadzenie akt osobowych w postaci elektronicznej jest dopuszczalne, ale wymaga spełnienia szczegółowych wymogów dotyczących systemu teleinformatycznego oraz przeniesienia dotychczasowej dokumentacji wraz z odpowiednim poinformowaniem pracowników. To odrębne przedsięwzięcie od wdrożenia ewidencji czasu pracy i warto rozdzielić te dwa projekty.
Nic — dokumentację sprzed wdrożenia przechowuje się w dotychczasowej formie przez wymagany okres. Przepisy nie wymagają, by cała dokumentacja miała jednolitą postać, więc nie trzeba skanować archiwum, żeby zacząć prowadzić nowe okresy elektronicznie.
Sama ewidencja i wnioski urlopowe uruchamiają się w kilka dni — najdłużej trwa zwykle uzgodnienie ścieżek akceptacji, czyli kto i w jakiej kolejności zatwierdza wnioski. Największym wyzwaniem nie jest technika, tylko przyzwyczajenie: przez pierwsze tygodnie część osób nadal przynosi kartki.
Wypróbuj za darmo przez 14 dni
Sprawdź, jak wygląda system do rejestracji czasu pracy i przetestuj bezpłatnie wszystkie funkcje systemu jak ewidencja czy grafiki pracy online. Załóż konto testowe i korzystaj z naszych usług przez 14 dni bez żadnych zobowiązań. Do założenia konta nie wymagamy od Ciebie karty kredytowej.
Przetestuj przez 14 dni za darmoMasz już konto? Zaloguj się do systemu RCP