Wypowiedzenie zmieniające — darmowy wzór do pobrania

Zobacz też: porozumienie zmieniające, gdy pracownik zgadza się na zmianę, oraz wypowiedzenie umowy o pracę, gdy zatrudnienie ma się zakończyć.

Kiedy pracodawca składa wypowiedzenie zmieniające?

Wypowiedzenie zmieniające stosuje się wtedy, gdy pracodawca chce zmienić warunki wynikające z umowy o pracę, a pracownik nie podpisał porozumienia lub aneksu. Dotyczy to na przykład obniżenia wynagrodzenia, zmiany stanowiska, wymiaru etatu albo miejsca wykonywania pracy. W odróżnieniu od porozumienia pismo działa bez zgody pracownika, ale nowe warunki zaczynają obowiązywać dopiero po upływie okresu wypowiedzenia.

Celem nie jest zakończenie współpracy, tylko jej kontynuacja na innych zasadach. Jeżeli jednak pracownik odmówi, umowa rozwiązuje się tak, jakby wypowiedziano ją w całości. Dlatego przed wysłaniem pisma trzeba przyjąć, że odejście tej osoby jest realnym skutkiem decyzji.

Co musi zawierać wypowiedzenie zmieniające?

1. Dane stron i umowy. Pracodawca, pracownik, data zawarcia i rodzaj umowy.
2. Okres wypowiedzenia i data jego upływu. Wpisanie konkretnej daty ogranicza spory o koniec okresu.
3. Nowe warunki. Art. 42 § 2 KP wymaga ich zaproponowania na piśmie. Sformułowanie „wynagrodzenie według nowej siatki” jest zbyt ogólne, dlatego wzór ma kolumny dotychczasowych i proponowanych warunków oraz dzień wejścia zmian w życie.
4. Przyczyna. Art. 30 § 4 KP stosuje się odpowiednio, więc przyczynę podaje się przy umowie na czas nieokreślony i określony.
5. Pouczenie o terminie odmowy. Bez niego pracownik może odmówić aż do końca okresu wypowiedzenia.
6. Pouczenie o odwołaniu. Trzeba wskazać sąd pracy i termin 21 dni.
7. Podpis i potwierdzenie odbioru. Pracownik potwierdza datę otrzymania, bo od niej liczy się termin odwołania.

Jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, pracodawca zawiadamia ją wcześniej o zamiarze wypowiedzenia i podaje przyczynę. Organizacja ma 5 dni na zgłoszenie umotywowanych zastrzeżeń (art. 38 KP), a decyzję podejmuje pracodawca.

Jak obliczyć połowę okresu wypowiedzenia?

Połowę liczy się od pierwszego dnia okresu wypowiedzenia do jego ostatniego dnia. Okres trzymiesięczny biegnący od 1 lipca do 30 września obejmuje 92 dni, więc jego połowa upływa 15 sierpnia. Datę warto wpisać wprost do pouczenia, co ułatwia prowadzenie kadr i rozmowę z pracownikiem.

Staż u pracodawcy	Okres wypowiedzenia (art. 36 § 1 KP)
krócej niż 6 miesięcy	2 tygodnie
co najmniej 6 miesięcy	1 miesiąc
co najmniej 3 lata	3 miesiące

Okres liczony w tygodniach kończy się w sobotę, a liczony w miesiącach w ostatnim dniu miesiąca (art. 30 § 2¹ KP). Długość okresu sprawdzisz w kalkulatorze okresu wypowiedzenia, a staż w kalkulatorze stażu pracy.

Co się dzieje, gdy pracownik odmówi?

Umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia (art. 42 § 3 KP). Pracownik składa oświadczenie o odmowie przed upływem połowy tego okresu, a jeżeli pismo pracodawcy nie zawierało pouczenia, może to zrobić do jego końca. Milczenie przy prawidłowym pouczeniu oznacza zgodę, więc po upływie okresu wypowiedzenia obowiązują nowe warunki. Wzór oświadczenia o odmowie znajdziesz w zestawie do pobrania.

Odmowa i odwołanie są niezależne. Pracownik może odmówić przyjęcia warunków i wnieść odwołanie do sądu pracy, a może też je przyjąć i zakwestionować samo wypowiedzenie. Na odwołanie ma 21 dni od doręczenia pisma (art. 264 § 1 KP).

Odprawa może przysługiwać, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników, a przyczyny niedotyczące pracowników są wyłącznym powodem rozwiązania stosunku pracy (art. 10 ust. 1 ustawy z 13 marca 2003 r., Dz. U. z 2026 r. poz. 1195). Odmowa nie przesądza więc o odprawie, trzeba ocenić powód zmiany warunków.

Komu nie można wypowiedzieć warunków pracy?

Przepisy o wypowiedzeniu umowy stosuje się odpowiednio, więc ograniczenia ochronne obowiązują także tutaj. Pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do wieku emerytalnego, można wypowiedzieć warunki tylko w dwóch sytuacjach z art. 43 KP: przy wprowadzeniu nowych zasad wynagradzania dla ogółu pracowników lub ich grupy albo przy stwierdzonej orzeczeniem utracie zdolności do pracy lub niezawinionej utracie uprawnień.

Co do zasady wypowiedzenia nie składa się też w czasie urlopu pracownika ani innej usprawiedliwionej nieobecności (art. 41 KP). Grupy objęte ochroną opisujemy przy wzorach wypowiedzenia umowy o pracę.

Kiedy wypowiedzenie zmieniające nie jest potrzebne?

Art. 42 § 4 KP pozwala powierzyć pracownikowi inną pracę niż określona w umowie na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym. Musi to być uzasadnione potrzebami pracodawcy, nie może obniżać wynagrodzenia i musi odpowiadać kwalifikacjom pracownika. Wszystkie warunki muszą być spełnione łącznie.

Wypowiedzenie nie jest też konieczne, gdy strony podpiszą porozumienie zmieniające. Wtedy zmiana następuje w uzgodnionym terminie, bez okresu wypowiedzenia.

Wypowiedzenie zmieniające — najczęściej zadawane pytania

Co to jest wypowiedzenie zmieniające?

To pismo pracodawcy wypowiadające dotychczasowe warunki pracy lub płacy i proponujące nowe, oparte na art. 42 Kodeksu pracy. Działa bez zgody pracownika, ale nowe warunki obowiązują dopiero po upływie okresu wypowiedzenia. Jeśli pracownik je odrzuci, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem tego okresu, dlatego pismo musi zawierać pouczenie o terminie odmowy.

Do kiedy pracownik może odmówić przyjęcia nowych warunków?

Przed upływem połowy okresu wypowiedzenia, jeżeli pismo zawierało pouczenie. Gdy pouczenia nie ma, pracownik może złożyć oświadczenie o odmowie do końca okresu wypowiedzenia (art. 42 § 3 KP). Brak odmowy w terminie oznacza zgodę na zaproponowane warunki. Datę upływu połowy okresu warto wpisać wprost do pisma, żeby uniknąć sporów o jej obliczenie.

Czy w wypowiedzeniu zmieniającym trzeba podać przyczynę?

Tak, przy umowie na czas nieokreślony i przy umowie na czas określony, bo art. 30 § 4 KP stosuje się odpowiednio do wypowiedzenia warunków. Przyczyna musi być konkretna i rzeczywista. Wskazanie ogólnej formuły, takiej jak „reorganizacja”, bez opisu, czego dotyczy zmiana u danego pracownika, naraża pracodawcę na zakwestionowanie pisma w sądzie pracy.

Co się dzieje, gdy pracownik nie zareaguje na wypowiedzenie zmieniające?

Jeżeli pismo zawierało pouczenie, a pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złożył oświadczenia o odmowie, uznaje się, że przyjął nowe warunki (art. 42 § 3 KP). Po upływie okresu wypowiedzenia pracuje już na zmienionych zasadach. Pracodawca nie musi w takim przypadku zawierać dodatkowego aneksu, choć warto zaktualizować informację o warunkach zatrudnienia.

Czy pracownik może odwołać się od wypowiedzenia zmieniającego?

Tak. Odwołanie wnosi się do sądu pracy w ciągu 21 dni od doręczenia pisma (art. 264 § 1 KP) i można je złożyć niezależnie od decyzji o przyjęciu nowych warunków. Pismo pracodawcy powinno zawierać pouczenie o tym prawie (art. 30 § 5 KP). Termin biegnie od dnia doręczenia, dlatego ważne jest potwierdzenie odbioru dokumentu.

Czy przy wypowiedzeniu zmieniającym obowiązuje okres wypowiedzenia?

Tak. Stosuje się okresy z art. 36 § 1 KP: 2 tygodnie przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc po co najmniej 6 miesiącach oraz 3 miesiące po co najmniej 3 latach pracy u danego pracodawcy. Nowe warunki zaczynają obowiązywać dopiero następnego dnia po upływie tego okresu.

Czy trzeba konsultować wypowiedzenie zmieniające ze związkami zawodowymi?

Tak, jeśli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, a umowa jest zawarta na czas określony lub nieokreślony. Pracodawca zawiadamia ją o zamiarze wypowiedzenia i podaje przyczynę, a organizacja może w ciągu 5 dni zgłosić umotywowane zastrzeżenia (art. 38 KP). Ostateczną decyzję podejmuje pracodawca po rozpatrzeniu jej stanowiska.

Czym różni się wypowiedzenie zmieniające od porozumienia zmieniającego?

Wypowiedzenie jest jednostronne i wymaga okresu wypowiedzenia, przyczyny oraz pouczenia. Porozumienie jest zgodną decyzją obu stron i może wejść w życie w dowolnym uzgodnionym terminie. Jeżeli pracownik zgadza się na zmianę, prostsze jest porozumienie, a wypowiedzenie stosuje się, gdy tej zgody nie ma. Oba dokumenty znajdziesz na naszej stronie.