Raporty czasu pracy
Raport czasu pracy to zestawienie danych z ewidencji czasu pracy — godzin przepracowanych, nadgodzin i nieobecności — którą pracodawca prowadzi dla każdego pracownika do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia (art. 149 § 1 KP).
RCPonline automatyzuje tworzenie kluczowych raportów i przygotowuje gotowe dane dla działu płac. Zyskujesz wgląd w efektywność zespołu i precyzyjnie rozliczasz nadgodziny.
Generuj raporty ewidencji czasu pracy
System przekształca zarejestrowane zdarzenia w gotowe karty ewidencji, zgodne z zakresem danych wymaganym przez rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej.
Nie na samym generowaniu raportu, tylko na usunięciu etapu, na którym powstaje najwięcej pomyłek: przepisywania godzin z list obecności do arkusza, a potem z arkusza do programu płacowego. Przy każdym przepisaniu istnieje szansa na literówkę, a przy kilkudziesięciu pracownikach pojawia się ona praktycznie co miesiąc.
Karta zawiera liczbę przepracowanych godzin wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny nadliczbowe, dni wolne z oznaczeniem tytułu, dyżury, urlopy i pozostałe nieobecności. Nie trzeba sprawdzać, czy czegoś nie brakuje.
Okres wskazujesz sam, więc zestawienie dopasujesz zarówno do miesiąca kalendarzowego, jak i do dłuższego okresu rozliczeniowego czy korekty za miesiące wsteczne.
Raporty są gotowe do przekazania do Comarch Optima, Enova365, Symfonii i pozostałych obsługiwanych programów, w formacie, który przyjmą bez ręcznych poprawek. Alternatywnie pobierzesz je w XLS, PDF albo CSV.
Siedem raportów, które pokrywają cały miesiąc
Nie musisz budować zestawień od zera ani eksportować surowych danych do arkusza. Każdy raport odpowiada na inne pytanie i jest gotowy do wygenerowania w dowolnym zakresie dat.
Bieżący widok całej firmy: kto pracuje, kto jest na przerwie, kto wyszedł służbowo, a kogo nie ma. Odpowiada na pytanie zadawane najczęściej — czy dana osoba jest teraz dostępna.
Karta jednej osoby za wybrany okres, z godzinami wejścia i wyjścia, przerwami, nadgodzinami i nieobecnościami. To ten dokument okazuje się inspektorowi PIP i wydaje pracownikowi na jego wniosek.
Zestawienie zbiorcze dla całej firmy lub wybranego działu za dowolny zakres dat. Pokazuje sumy godzin przepracowanych, nadliczbowych i nieobecności w jednej tabeli, gotowej do przekazania do płac.
Domknięcie okresu rozliczeniowego: bilans godzin względem wymiaru, saldo nadgodzin i wykorzystane dni wolne. Punkt wyjścia do naliczenia wynagrodzeń.
Nadgodziny rozbite na dni pracujące, dni wolne oraz niedziele i święta, z przypisanym dodatkiem 50% albo 100%. Osobno pokazuje godziny do wypłaty i godziny do odbioru.
Chronologiczny zapis wszystkich odbić: wejść, wyjść, przerw i wyjść służbowych, wraz z metodą rejestracji i lokalizacją. Używany przy wyjaśnianiu rozbieżności w konkretnym dniu.
Klasyczne zestawienie obecności w układzie dni i pracowników, znane z papierowych list. Przydaje się tam, gdzie wewnętrzna procedura wciąż wymaga takiego dokumentu.
Raport trafia tam, gdzie jest potrzebny
Wygenerowanie raportu to połowa pracy — druga połowa to dostarczenie go właściwej osobie we właściwym formacie. Tę część system bierze na siebie.
Każdy raport pobierzesz w formacie, który przyjmie odbiorca — XLS do dalszej obróbki, PDF do archiwum i kontroli, CSV do wczytania w innym systemie.
Ustawiasz raz, kto ma dostawać jakie podsumowanie i jak często — dziennie, tygodniowo czy na koniec miesiąca. Manager dostaje zestawienie swojego zespołu bez logowania się do panelu. Raporty e-mail są dostępne od pakietu STANDARD.
Wybierasz, które dane mają znaleźć się w raporcie, i zapisujesz układ jako szablon. Kadry, płace i zarząd dostają to samo źródło danych w trzech różnych widokach.
Raport zawężasz do działu, oddziału, projektu albo pojedynczego pracownika. Manager widzi wyłącznie swój zespół, bez dostępu do danych całej firmy.
Odejście pracownika nie usuwa jego historii. Raporty za okresy wsteczne obejmują również osoby, które już nie pracują, więc komplet ewidencji do archiwum prowadzonego przez firmę pobierzesz także po zakończeniu współpracy.
Raporty nadgodzin i nieobecności
Nadgodziny to najtrudniejszy do policzenia element ewidencji, bo ta sama godzina pracy może być warta dodatku 50%, 100% albo nic — w zależności od tego, kiedy wypadła i co przewidywał grafik. System rozstrzyga to automatycznie:
– rozpoznawane na podstawie grafiku i przypisywane do właściwej kategorii, osobno dla dni pracujących, dni wolnych oraz niedziel i świąt.
– naliczane bez ręcznego rozdzielania godzin, wraz z rozróżnieniem godzin do wypłaty i przeznaczonych do odbioru.
– 1:1 przy odbiorze na wniosek pracownika, 1,5:1 przy udzieleniu z inicjatywy pracodawcy, do końca okresu rozliczeniowego.
– ustawiasz limit (np. 150 godzin), a system sumuje nadgodziny z wniosków pracownika w roku i blokuje wniosek, który by go przekroczył.
– urlopy, zwolnienia, dni na żądanie i nieobecności nieusprawiedliwione z podziałem na tytuły wymagane w karcie ewidencji.
Analiza czasu pracy na projektach i lokalizacjach
Dopiero rozbicie czasu na projekty i lokalizacje pokazuje, które zlecenia zarabiają, a które trzeba przeliczyć na nowo przy kolejnej wycenie. Praca na projektach i lokalizacjach jest dostępna od pakietu STANDARD.
Jeśli pracownicy wskazują przy odbiciu projekt albo obiekt, raport zestawia przepracowane godziny i wynikający z nich koszt w ujęciu miesięcznym oraz narastającym od początku realizacji.
Porównanie z założeniami pokazuje przekroczenie budżetu godzin wtedy, gdy można jeszcze zareagować — przesunąć zasoby albo renegocjować zakres. Po zakończeniu prac zostaje wyłącznie wyciągnięcie wniosków na przyszłość.
Przy uldze na działalność badawczo-rozwojową oraz przy projektach finansowanych ze środków zewnętrznych trzeba wykazać, ile czasu poszczególne osoby poświęciły na prace kwalifikowane. Raport daje zestawienie godzin poszczególnych osób na projekcie, które jest podstawą takiego wykazu.
Godziny pochodzą z rejestracji prowadzonej na bieżąco, a nie z zestawień uzupełnianych po fakcie. To właśnie bywa przedmiotem weryfikacji przez instytucję rozliczającą — i najczęstszym powodem zakwestionowania kosztów.
Monitoruj aktualny status obecności (w czasie rzeczywistym)
Błyskawicznie sprawdź, kto jest aktualnie w biurze, na pracy zdalnej, w delegacji lub na urlopie. Widok obejmuje całą firmę i aktualizuje się w momencie każdego odbicia, więc nie wymaga odświeżania ani dopytywania kierowników o stan obsady.
Przy pracownikach rejestrujących czas z aplikacji mobilnej widoczna jest dodatkowo lokalizacja zapisana przy ostatnim zdarzeniu (usługa Lokalizacja — płatny dodatek: 1 zł / pracownik miesięcznie) oraz projekt, który wskazali (od pakietu STANDARD). Daje to odpowiedź nie tylko na pytanie, czy ktoś pracuje, ale też gdzie i nad czym.
W praktyce ten widok najczęściej otwiera się przed przydzieleniem pilnego zlecenia albo umówieniem spotkania — po to, żeby nie planować pracy komuś, kto tego dnia jest nieobecny.
Najczęściej zadawane pytania
Co pokazują raporty
Karta ewidencji generowana przez system zawiera zakres danych wymagany przez rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej: liczbę przepracowanych godzin z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny w porze nocnej i nadliczbowe, dni wolne z oznaczeniem tytułu, dyżury, urlopy i pozostałe nieobecności. Poprawność ewidencji zależy przy tym od danych — prawidłowo ustawionego grafiku, systemu czasu pracy i rzetelnych odbić — dlatego warto sprawdzić konfigurację przy wdrożeniu.
Nadgodziny i pracę w porze nocnej system wylicza z odbić i zaplanowanego grafiku, według przepisów i ustawionych przez Ciebie reguł rozliczania. Delegacje rozlicza osobny moduł delegacji — na podstawie danych wpisanych do delegacji, a nie odbić. Raport Nadgodziny rozbija je na dni pracujące, dni wolne oraz niedziele i święta, z dodatkiem 50% albo 100%, i osobno pokazuje godziny do wypłaty i do odbioru.
Tak. Raporty uwzględniają czas pracy rejestrowany w aplikacji mobilnej, a z usługą Lokalizacja (GPS) również miejsce rejestracji. Czas pracy poza biurem trafia do tych samych zestawień co odbicia z czytników.
Eksport i wysyłka
Karty ewidencji, nadgodziny (w tym dyżury i pracę w dni wolne), nieobecności (urlopy, zwolnienia lekarskie) oraz spóźnienia. Raporty przygotujesz w formacie dla obsługiwanych programów kadrowo-płacowych albo pobierzesz jako plik do wczytania w innym systemie.
Każdy raport pobierzesz w XLS do dalszej obróbki, w PDF do druku, archiwum i na potrzeby kontroli oraz w CSV do wczytania w innym systemie. Wybór formatu nie zmienia zakresu danych — różni się wyłącznie sposób ich zapisu. Zakres dat wskazujesz sam, więc raport miesięczny czy zestawienie za dłuższy okres rozliczeniowy generujesz tak samo.
Tak, w pakietach STANDARD i BIZNES. Ustawiasz raz, kto ma dostawać jakie podsumowanie i z jaką częstotliwością — dziennie, tygodniowo albo na koniec miesiąca. Manager otrzymuje zestawienie swojego zespołu na e-mail, bez logowania się do panelu i bez proszenia o nie działu kadr.
Dostęp i archiwum
Tak. Raport „Status obecności” pokazuje na bieżąco, kto aktualnie pracuje, jest na przerwie, wyszedł służbowo, pracuje zdalnie albo jest na urlopie, co ułatwia codzienną koordynację zespołu.
Nie, jeśli tak ustawisz uprawnienia. Zakres raportu można ograniczyć do działu, oddziału albo projektu, więc przełożony pracuje wyłącznie na danych swojego zespołu. Pełny widok pozostaje po stronie kadr i osób z odpowiednim uprawnieniem.
Tak. Pracownika, który odszedł, archiwizujesz (w pakietach STANDARD i BIZNES), a jego historia zostaje na koncie — raporty za okresy wsteczne obejmują również osoby zarchiwizowane. Dzięki temu pobierzesz komplet ewidencji także po zakończeniu współpracy i włączysz go do archiwum dokumentacji pracowniczej, które firma prowadzi zgodnie z przepisami.