Agencje ochrony, firmy sprzątające i usługodawcy facility management mają wspólną cechę: ich pracownicy prawie nigdy nie pracują w siedzibie pracodawcy. Pełnią służbę albo sprzątają w obiektach klientów — biurowcach, magazynach, szpitalach, osiedlach — często w kilkudziesięciu lokalizacjach naraz.
Na tej stronie wyjaśniamy, jak prowadzić ewidencję w takim modelu: od systemu równoważnego z dobą do 24 godzin przy ochronie osób i mienia, przez przerywany czas pracy przy sprzątaniu, po rejestrację z lokalizacją i raporty godzin dla każdego obiektu.
Koordynator firmy ochroniarskiej albo sprzątającej rzadko widzi swoich ludzi osobiście. O tym, czy zmiana została obsadzona, dowiaduje się z telefonu, a o godzinach — z list podpisywanych w obiekcie i dowożonych pod koniec miesiąca.
Do tego dochodzą rozliczenia z klientem. Umowa często przewiduje określoną liczbę roboczogodzin w obiekcie, a spór o to, czy ktoś był na miejscu, rozstrzyga ten, kto ma wiarygodny zapis czasu i miejsca.
Funkcje, z których w ochronie i usługach porządkowych korzysta się najczęściej
Odbicie z telefonu z zapisem miejsca, w którym pracownik rozpoczął zmianę. Usługa Lokalizacja: płatny dodatek: 1 zł / pracownik miesięcznie.
Odbicia spoza wyznaczonego obszaru odrzucasz albo oznaczasz do weryfikacji.
Pracownik wskazuje obiekt przy odbiciu, raport zestawia godziny (od pakietu STANDARD), a koszt — w pakiecie BIZNES.
Służby przedłużone zaplanujesz w grafiku, a analiza grafiku (w pakiecie BIZNES) sygnalizuje naruszenia odpoczynku.
Zdjęcie przy odbiciu potwierdza, kto faktycznie przyszedł na zmianę.
Status obecności albo zestawienie spóźnień może codziennie trafiać na e-mail koordynatora.
Przy pracy rozproszonej po obiektach klientów ewidencja musi odpowiadać na trzy pytania: kto był na miejscu, jak długo i w którym obiekcie. Odpowiedź potrzebna jest zarówno do wypłaty, jak i do rozliczenia z klientem.
Tam, gdzie klient udostępnia miejsce, sprawdza się czytnik albo tablet z Androidem przy wejściu. Przy obiektach rotacyjnych i patrolach — aplikacja mobilna z zapisem lokalizacji, a jako alternatywna metoda odbicia — SMS z dowolnego telefonu. Wszystkie metody trafiają do tej samej ewidencji.
Obszary rejestracji wyznaczasz na mapie wokół obiektów. Odbicie spoza obszaru możesz odrzucić albo oznaczyć do weryfikacji, więc wiesz, czy zmianę rozpoczęto na miejscu, a nie w drodze. Zakres przetwarzania danych o lokalizacji trzeba wcześniej określić wobec pracowników na piśmie.
Jeśli pracownik wskazuje przy odbiciu obiekt, raport zestawia przepracowane godziny i wynikający z nich koszt w ujęciu miesięcznym. Pokazuje to, które kontrakty się bilansują, a które trzeba przeliczyć przy kolejnej wycenie. Praca na projektach i lokalizacjach: od pakietu STANDARD, koszt i budżet projektu: w pakiecie BIZNES.
Przy grupach interwencyjnych i patrolach mobilnych aplikacja z usługą Lokalizacja PREMIUM (płatny dodatek: 3 zł / pracownik miesięcznie) zapisuje trasę w czasie pracy. Postoje pokazują, ile trwała wizyta w obiekcie, a ile dojazd. Poza zarejestrowaną zmianą lokalizacja nie jest zbierana.
Grafik pozwala zaplanować służby przedłużone do 24 godzin. Analiza grafiku (w pakiecie BIZNES) sygnalizuje kolizje z odpoczynkiem dobowym i tygodniowym już przy układaniu grafiku, a rozstrzygnięcie pozostaje po stronie osoby planującej służby.
W ochronie i sprzątaniu część osób pracuje na umowie zlecenia. Ich godziny rejestrujesz tak samo jak czas etatowców, a raport dla zleceniobiorców generujesz osobno — jako potwierdzenie liczby godzin do wypłaty.
Do pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób można stosować system równoważnego czasu pracy, w którym dobowy wymiar wolno przedłużyć do 24 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca (art. 137 Kodeksu pracy). Okres ten można wydłużyć do 3 miesięcy w szczególnie uzasadnionych przypadkach. Bezpośrednio po każdej służbie w przedłużonym wymiarze pracownikowi przysługuje odpoczynek co najmniej równy liczbie przepracowanych godzin (art. 137 w zw. z art. 135 § 2 i art. 136 § 2). Przy dozorze urządzeń lub częściowym pozostawaniu w pogotowiu do pracy dopuszczalne jest przedłużenie doby do 16 godzin (art. 136 § 1).
Praca w niedziele i święta przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób jest dozwolona (art. 151¹⁰ pkt 7), ale za pracę w niedzielę pracodawca zapewnia inny dzień wolny w okresie 6 dni kalendarzowych przed nią lub po niej, a za święto — w okresie rozliczeniowym (art. 151¹¹). W usługach porządkowych, gdzie sprząta się przed otwarciem i po zamknięciu obiektu, stosuje się często przerywany system czasu pracy: jedna przerwa w ciągu doby, nie dłuższa niż 5 godzin, niewliczana do czasu pracy, ale płatna w wysokości połowy wynagrodzenia za czas przestoju (art. 139 § 1). System ten wprowadza się w układzie zbiorowym albo w porozumieniu z organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników.
Przepisy o systemach czasu pracy dotyczą pracowników. Osobom na umowie zlecenia przysługuje co najmniej minimalna stawka godzinowa (art. 8a ustawy o minimalnym wynagrodzeniu), a strony określają w umowie sposób potwierdzania liczby godzin (art. 8b). Dokumenty potwierdzające liczbę godzin przechowuje się przez 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne (art. 8c).
Gdy pracownicy są rozproszeni po obiektach, papierowa lista nie odpowiada ani na pytanie, kto był na miejscu, ani ile godzin przypada na dany kontrakt.
| Obszar | Bez systemu lista w obiekcie, telefon | Z RCPonline ewidencja z odbić |
|---|---|---|
| Czy zmiana jest obsadzona Wiedza koordynatora o nieobecności. | Telefon od klienta | Status obecności na e-mail |
| Obecność w obiekcie Potwierdzenie miejsca rozpoczęcia pracy. | Podpis na liście | Odbicie w obszarze na mapie |
| Godziny per kontrakt Rozliczenie z klientem i rentowność. | Szacunek z grafiku | Raport godzin per obiekt |
| Odpoczynek między służbami 11 godzin odpoczynku dobowego i 35 godzin tygodniowego. | Sprawdzany po fakcie | Ostrzeżenie w grafiku (w pakiecie BIZNES) |
| Dane do płac Etatowcy i zleceniobiorcy z wielu obiektów. | Listy dowożone na koniec miesiąca | Eksport do programu płacowego |
Sandra Nowak
Równoważny czas pracy: limity 12, 16 i 24 godzin, okres rozliczeniowy do 4 miesięcy i godzinowe rozliczanie urlopu przy zmianach dwunastogodzinnych.
Czytaj dalej →
Sandra Nowak
Zarządzaj obecnością pracowników dzięki rejestracji czasu pracy online z lokalizacją GPS. Odkryj, jak to innowacyjne rozwiązanie usprawnia ewidencję czasu pracy.
Czytaj dalej →
Szymon Mojsak
Przerywany system czasu pracy: sprawdź, jak go wprowadzić, ile może trwać przerwa, jak ją wynagrodzić i kogo nie wolno zatrudniać w tym systemie bez zgody.
Czytaj dalej →Tak, jeśli pracodawca stosuje wobec niego system równoważnego czasu pracy z art. 137 Kodeksu pracy, przewidziany dla pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób. Okres rozliczeniowy wynosi wtedy do 1 miesiąca, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach do 3 miesięcy.
Bezpośrednio po każdej służbie w przedłużonym wymiarze przysługuje odpoczynek co najmniej równy liczbie przepracowanych godzin — po 24 godzinach pracy jest to co najmniej 24 godziny. Wynika to z art. 136 § 2 Kodeksu pracy, który stosuje się odpowiednio na podstawie art. 137.
Nie w sensie prawnym, bo systemy czasu pracy z Kodeksu pracy dotyczą pracowników. Przy umowie zlecenia liczy się minimalna stawka godzinowa i potwierdzenie liczby godzin w sposób określony w umowie (art. 8a–8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu). Rzetelna rejestracja godzin jest tu tak samo potrzebna.
Rozkład przewiduje najwyżej jedną przerwę w ciągu doby, trwającą nie dłużej niż 5 godzin — na przykład sprzątanie rano przed otwarciem biura i wieczorem po jego zamknięciu. Przerwy nie wlicza się do czasu pracy, ale pracownik dostaje za nią połowę wynagrodzenia należnego za czas przestoju (art. 139 § 1 Kodeksu pracy).
Jeśli klient udostępnia miejsce przy wejściu, sprawdza się czytnik albo tablet z Androidem. Przy obiektach, w których nie da się nic zamontować, pracownik odbija się w aplikacji mobilnej z zapisem lokalizacji. Obie metody zasilają tę samą ewidencję.
Tak. Wokół obiektu wyznaczasz obszar na mapie, a odbicia spoza niego możesz odrzucać albo oznaczać do weryfikacji. Decyzję, czy zaliczyć taki czas pracy, podejmuje przełożony.
Czytniki wysyłają dane w odstępach ustawionych w konfiguracji urządzenia, a gdy chwilowo zabraknie internetu, zaległe zdarzenia są dosyłane po powrocie połączenia. Niezależnie od tego pracownik może odbić się SMS-em — to alternatywna metoda rejestracji, działająca na dowolnym telefonie.
Pracownik wskazuje obiekt przy odbiciu, a raport zestawia godziny przepracowane w każdym obiekcie (od pakietu STANDARD) oraz wynikający z nich koszt (w pakiecie BIZNES). Raport eksportujesz do XLS, PDF albo CSV i możesz dołączyć go do rozliczenia z klientem.
Tak. Pracowników dzielisz na grupy według obiektów lub regionów i ograniczasz widoczność między nimi. Koordynator dostaje rolę menedżera zespołu, a centrala zachowuje pełny widok.
Załóż konto testowe, wyznacz obszary wokół kilku obiektów i sprawdź, jak odbicia z telefonu trafiają do ewidencji. Przez 14 dni korzystasz z funkcji pakietu BIZNES, bez karty płatniczej.
Masz już konto? Zaloguj się do systemu RCP