Strona główna

Informacja o warunkach zatrudnienia — darmowy wzór

Gotowy wzór informacji o warunkach zatrudnienia w PDF, DOCX i ODT — z pełną listą 13 punktów wymaganych przez art. 29 § 3 Kodeksu pracy. Poniżej: w jakim terminie trzeba ją przekazać, czego dokładnie musi dotyczyć i kiedy powstaje obowiązek aktualizacji.

W skrócie

Informacja o warunkach zatrudnienia to obowiązkowy dokument, który pracodawca przekazuje pracownikowi nie później niż w terminie 7 dni od dopuszczenia do pracy. Nie zastępuje umowy o pracę — uzupełnia ją o warunki, których umowa nie zawiera: normy czasu pracy, przerwy, odpoczynki, zasady nadgodzin i procedurę rozwiązania stosunku pracy.

Podstawa prawna

  • art. 29 § 3 Kodeks pracy Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej, nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia do pracy, o warunkach zatrudnienia wymienionych w pkt 1a–1k. Zobacz w ISAP
  • art. 29 § 3 pkt 2 Kodeks pracy O instytucji zabezpieczenia społecznego pracodawca informuje nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy. Zobacz w ISAP
  • art. 29 § 3¹ Kodeks pracy Poinformowanie może nastąpić przez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych. Zobacz w ISAP

Stan prawny na 26 sierpnia 2026

Terminy i forma

ElementWymóg
Termin — warunki zatrudnienia7 dni od dopuszczenia do pracy
Termin — zabezpieczenie społeczne30 dni od dopuszczenia do pracy
Formapapierowa albo elektroniczna
Zmiana warunkówniezwłocznie, nie później niż w dniu, w którym zmiana obowiązuje
Możliwe uproszczeniewskazanie przepisów zamiast opisu
Przechowywanieczęść B akt osobowych

Czego dokładnie musi dotyczyć informacja

Katalog jest zamknięty i po nowelizacji z 2023 roku znacznie dłuższy niż wcześniej. Pominięcie któregokolwiek punktu to brak formalny, który wychodzi przy kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

ZagadnienieUwaga praktyczna
Dobowa i tygodniowa norma czasu pracy8 i 40 godzin w systemie podstawowym
Dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracyWymiar bywa inny niż norma — np. 12 godzin w systemie równoważnym
Przerwy w pracy wliczane do czasu pracyOd 2023 roku przerwy są nawet trzy przy dłuższej dniówce
Dobowy i tygodniowy odpoczynek11 i 35 godzin
Zasady pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensatyDodatek 50% lub 100% albo czas wolny
Zasady przechodzenia ze zmiany na zmianęTylko przy pracy zmianowej
Zasady przemieszczania się między miejscami pracyDotyczy pracy w kilku lokalizacjach
Składniki wynagrodzenia i inne świadczeniaTakże świadczenia rzeczowe
Wymiar płatnego urlopu wypoczynkowego20 albo 26 dni
Procedura rozwiązania stosunku pracy i okres wypowiedzeniaWraz z terminem odwołania do sądu
Prawo do szkoleń zapewnianych przez pracodawcęJeśli takie występuje
Układ zbiorowy lub inne porozumienie zbioroweJeśli pracownik jest nim objęty
Instytucja zabezpieczenia społecznegoOsobny termin — 30 dni

To nie jest to samo co umowa o pracę

Najczęstsze nieporozumienie: informacja o warunkach zatrudnienia bywa mylona z umową albo traktowana jako jej powtórzenie. To dwa różne dokumenty o różnym charakterze.

Umowa jest dwustronną czynnością prawną — określa strony, rodzaj pracy, miejsce, wynagrodzenie i wymiar etatu, i wymaga zgody obu stron. Informacja jest jednostronnym oświadczeniem wiedzy pracodawcy — opisuje warunki wynikające z przepisów i regulaminów, których w umowie się nie zapisuje. Pracownik jej nie akceptuje, tylko potwierdza odbiór.

Wzór umowy znajdziesz osobno: darmowe wzory umowy o pracę.

Kiedy trzeba zaktualizować informację

Obowiązek aktualizacji powstaje przy każdej zmianie któregokolwiek z wymienionych warunków — i to niezwłocznie, nie później niż w dniu, w którym zmiana zaczyna obowiązywać. W praktyce najczęściej chodzi o:

  • zmianę systemu lub rozkładu czasu pracy — na przykład przejście na system równoważny,
  • przekroczenie 10 lat stażu, które zmienia wymiar urlopu z 20 na 26 dni,
  • zmianę stażu wpływającą na długość okresu wypowiedzenia,
  • wprowadzenie lub zmianę regulaminu pracy albo regulaminu wynagradzania,
  • zmianę składników wynagrodzenia.

Aktualizacja nie wymaga aneksu do umowy — to osobny dokument, przekazywany tak samo jak informacja pierwotna.

Wariant uproszczony: wskazanie przepisów

Art. 29 § 3¹ Kodeksu pracy dopuszcza zastąpienie opisu warunków wskazaniem odpowiednich przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Brzmi wygodnie, ale ma jedną wadę: pracownik dostaje odesłanie zamiast odpowiedzi, a przy sporze trudniej wykazać, że rzeczywiście został poinformowany.

Wariant opisowy — taki jak w naszym wzorze — jest dłuższy do wypełnienia, ale zamyka temat. Przy kontroli PIP wystarczy pokazać jeden dokument z podpisem pracownika.

Skąd wziąć dane o czasie pracy do informacji

Większość punktów dotyczy czasu pracy: normy, wymiar, przerwy, odpoczynki, nadgodziny, zasady przechodzenia ze zmiany na zmianę. Jeżeli w firmie działa kilka systemów czasu pracy albo pracownicy przechodzą między zespołami, ręczne pilnowanie, która wersja informacji jest aktualna dla której osoby, robi się zawodne.

W elektronicznej ewidencji czasu pracy system i rozkład są przypisane do pracownika, więc zmiana systemu jest widoczna od razu — razem z sygnałem, że informacja o warunkach zatrudnienia wymaga aktualizacji. Zobacz też grafiki online i pobierz wzór karty ewidencji czasu pracy.

Na przekazanie tej informacji pracodawca ma 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy. Pozostałe terminy — zgłoszenie do ZUS, umowa o prowadzenie PPK i założenie akt osobowych — zebraliśmy w przewodniku zatrudnienie pracownika krok po kroku.

Katarzyna Grzązek

Katarzyna Grzązek

Specjalista ds. marketingu

Specjalistka ds. marketingu, która koncentruje się na przekuwaniu „zawiłego” na „zrozumiałe”, dbając o to, by technologia w RCPonline miała ludzką twarz. Działa w szerokim spektrum marketingu – od treści po eventy – a w bezpośrednim kontakcie z klientem stawia na pełen profesjonalizm. W pracy łączy nieszablonowe pomysły z dbaniem o dobrego ducha zespołu, tworząc teksty proste, konkretne i pełne autentyczności.

LinkedIn

Zaktualizowano: 26 sierpień 2026

Nota redakcyjna: Wzór został przygotowany przez zespół RCPonline. Dokument ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przed użyciem dostosuj go do realiów swojej firmy, a w razie wątpliwości skonsultuj się z radcą prawnym lub inspektorem pracy.

Policz to

Narzędzia są bezpłatne, liczą w przeglądarce i nie wymagają rejestracji.

Informacja o warunkach zatrudnienia — pytania i odpowiedzi

Nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy — nie od podpisania umowy, tylko od faktycznego dopuszczenia. Informacja o instytucji zabezpieczenia społecznego ma osobny, dłuższy termin: 30 dni (art. 29 § 3 Kodeksu pracy).

Tak. Art. 29 § 3 dopuszcza postać papierową albo elektroniczną. Przy formie elektronicznej informacja musi być dostępna dla pracownika do wydrukowania i przechowywania, a pracodawca zachowuje dowód jej przekazania lub otrzymania.

Nie. To dwa różne dokumenty. Umowa jest dwustronną czynnością prawną i wymaga zgody obu stron — określa rodzaj pracy, miejsce, wynagrodzenie i wymiar etatu. Informacja jest jednostronnym oświadczeniem pracodawcy i opisuje warunki wynikające z przepisów oraz regulaminów, których umowa nie zawiera.

Niepoinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia w wymaganym terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Inspektor Państwowej Inspekcji Pracy może nałożyć mandat, a w postępowaniu sądowym grozi grzywna. Braki w tym dokumencie należą do najczęściej stwierdzanych podczas kontroli.

Przy każdej zmianie któregokolwiek z opisanych warunków — niezwłocznie, nie później niż w dniu, w którym zmiana zaczyna obowiązywać. Typowe sytuacje: zmiana systemu czasu pracy, przekroczenie 10 lat stażu zmieniające wymiar urlopu z 20 na 26 dni, zmiana okresu wypowiedzenia albo składników wynagrodzenia.

Można wskazać odpowiednie przepisy prawa pracy i ubezpieczeń społecznych zamiast ich opisywania (art. 29 § 3¹). To krótsze, ale słabsze dowodowo — pracownik dostaje odesłanie zamiast odpowiedzi. Przy sporze łatwiej wykazać wykonanie obowiązku, gdy warunki są opisane wprost.

W części B akt osobowych pracownika, razem z dokumentami dotyczącymi nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. Przechowuje się ją przez cały okres wymagany dla akt osobowych — 10 lat dla zatrudnionych po 2018 roku, 50 lat dla wcześniejszych.

Nie w tym trybie — art. 29 § 3 Kodeksu pracy dotyczy stosunku pracy. Zleceniobiorca nie otrzymuje informacji o warunkach zatrudnienia, ale przy umowie zlecenia obowiązują odrębne wymogi, w tym potwierdzanie liczby godzin wykonania zlecenia przy minimalnej stawce godzinowej.

Podpis pracownika nie jest warunkiem skuteczności — informacja jest jednostronnym oświadczeniem pracodawcy. W praktyce jednak potwierdzenie odbioru jest jedynym dowodem wykonania obowiązku, dlatego warto odebrać podpis z datą albo zachować potwierdzenie wysyłki elektronicznej.

Na tej stronie udostępniamy darmowy wzór w formacie PDF do wydruku oraz DOCX i ODT do edycji. Wzór zawiera wszystkie 13 punktów wymaganych przez art. 29 § 3 Kodeksu pracy w formie tabeli do uzupełnienia.

Darmowy wzór do pobrania

Informacja o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 KP)
Pobierz PDF Pobierz DOCX

Elektroniczna ewidencja czasu pracy

Postaw na elektroniczną ewidencję czasu pracy i pozbądź się zbędnej papierologii. Wszystkie najważniejsze informacje wymagane przez kodeks znajdą się w jednym miejscu. Dzięki temu nie tylko zaoszczędzisz czas i pieniądze, a także w prosty sposób spełnisz obowiązek ewidencji.

Wypróbuj całkowicie za darmo Umów się na bezpłatną prezentację
Załóż darmowe konto demonstracyjne systemu RCPonline

Darmowe materiały
do pobrania

Testuj przez 14 dni za darmo

Załóż bezpłatne konto DEMO i testuj system przez dwa tygodnie całkowicie za darmo

Zarejestruj się
RCPonline - Rejestracja czasu pracy przez Internet