Informacja o warunkach zatrudnienia — darmowy wzór

Nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy — nie od podpisania umowy, tylko od faktycznego dopuszczenia. Informacja o instytucji zabezpieczenia społecznego ma osobny, dłuższy termin: 30 dni (art. 29 § 3 Kodeksu pracy).

Tak. Art. 29 § 3 dopuszcza postać papierową albo elektroniczną. Przy formie elektronicznej informacja musi być dostępna dla pracownika do wydrukowania i przechowywania, a pracodawca zachowuje dowód jej przekazania lub otrzymania.

Nie. To dwa różne dokumenty. Umowa jest dwustronną czynnością prawną i wymaga zgody obu stron — określa rodzaj pracy, miejsce, wynagrodzenie i wymiar etatu. Informacja jest jednostronnym oświadczeniem pracodawcy i opisuje warunki wynikające z przepisów oraz regulaminów, których umowa nie zawiera.

Niepoinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia w wymaganym terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Inspektor Państwowej Inspekcji Pracy może nałożyć mandat, a w postępowaniu sądowym grozi grzywna. Braki w tym dokumencie należą do najczęściej stwierdzanych podczas kontroli.

Przy każdej zmianie któregokolwiek z opisanych warunków — niezwłocznie, nie później niż w dniu, w którym zmiana zaczyna obowiązywać. Typowe sytuacje: zmiana systemu czasu pracy, przekroczenie 10 lat stażu zmieniające wymiar urlopu z 20 na 26 dni, zmiana okresu wypowiedzenia albo składników wynagrodzenia.

Można wskazać odpowiednie przepisy prawa pracy i ubezpieczeń społecznych zamiast ich opisywania (art. 29 § 3¹). To krótsze, ale słabsze dowodowo — pracownik dostaje odesłanie zamiast odpowiedzi. Przy sporze łatwiej wykazać wykonanie obowiązku, gdy warunki są opisane wprost.

W części B akt osobowych pracownika, razem z dokumentami dotyczącymi nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. Przechowuje się ją przez cały okres wymagany dla akt osobowych — 10 lat dla zatrudnionych po 2018 roku, 50 lat dla wcześniejszych.

Nie w tym trybie — art. 29 § 3 Kodeksu pracy dotyczy stosunku pracy. Zleceniobiorca nie otrzymuje informacji o warunkach zatrudnienia, ale przy umowie zlecenia obowiązują odrębne wymogi, w tym potwierdzanie liczby godzin wykonania zlecenia przy minimalnej stawce godzinowej.

Podpis pracownika nie jest warunkiem skuteczności — informacja jest jednostronnym oświadczeniem pracodawcy. W praktyce jednak potwierdzenie odbioru jest jedynym dowodem wykonania obowiązku, dlatego warto odebrać podpis z datą albo zachować potwierdzenie wysyłki elektronicznej.

Na tej stronie udostępniamy darmowy wzór w formacie PDF do wydruku oraz DOCX i ODT do edycji. Wzór zawiera wszystkie 13 punktów wymaganych przez art. 29 § 3 Kodeksu pracy w formie tabeli do uzupełnienia.