Wniosek o urlop okolicznościowy — darmowy wzór do pobrania

Zobacz też: wnioski o urlop wypoczynkowy, na żądanie i bezpłatny oraz wniosek o zwolnienie z powodu siły wyższej.

Czym jest urlop okolicznościowy?

Urlop okolicznościowy to potoczna nazwa zwolnienia od pracy, którego pracodawca musi udzielić przy określonych zdarzeniach rodzinnych. Kodeks pracy go nie wymienia. Katalog zdarzeń i liczbę dni określa § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.

Przepis mówi, że pracodawca „jest obowiązany zwolnić od pracy” pracownika. Jeżeli zdarzenie mieści się w katalogu i zostało wykazane, odmowa nie wchodzi w grę. Pracodawca może jedynie sprawdzić, czy zdarzenie rzeczywiście miało miejsce i kogo dotyczy. Więcej o samej instytucji piszemy w haśle urlop okolicznościowy oraz we wpisie czym jest i komu przysługuje urlop okolicznościowy.

Ile dni przysługuje przy ślubie, narodzinach i pogrzebie?

Rozporządzenie przewiduje dwa wymiary: 2 dni i 1 dzień. O wymiarze decyduje rodzaj zdarzenia i stopień pokrewieństwa, a nie staż pracy ani wymiar etatu.

Katalog jest zamknięty. Ślub rodzeństwa, narodziny wnuka czy pogrzeb wujka nie dają prawa do tego zwolnienia. W takich sytuacjach pracownik może skorzystać z urlopu na żądanie, zwykłego urlopu wypoczynkowego albo poprosić o dzień wolny odpracowywany w innym terminie. Szczegółowe przypadki pogrzebowe omawiamy we wpisie urlop okolicznościowy na pogrzeb, a ślubne — w tekście urlop okolicznościowy na ślub.

Kiedy wykorzystać urlop okolicznościowy?

Rozporządzenie nie wyznacza terminu, w którym trzeba wykorzystać wolne dni. Przyjmuje się, że zwolnienie ma związek ze zdarzeniem, więc powinno przypaść w jego bliskim sąsiedztwie — w dniu ślubu lub pogrzebu albo tuż przed nim czy po nim. Konkretne dni warto uzgodnić z przełożonym we wniosku — zwłaszcza przy pogrzebie w innym mieście, gdy potrzebny jest dzień na dojazd.

Wolnego nie da się „odłożyć” na urlop kilka miesięcy później. Dni urlopu okolicznościowego nie przechodzą też na kolejny rok i nie są wypłacane w formie ekwiwalentu. Gdy zdarzenie wypada w dzień wolny od pracy — na przykład ślub w sobotę przy pracy od poniedziałku do piątku — w praktyce udziela się zwolnienia w dniu pracy bezpośrednio przed zdarzeniem lub po nim. Przepis tej sytuacji wprost nie reguluje, więc zasady warto ustalić w regulaminie pracy.

Jak wypełnić wniosek o urlop okolicznościowy?

Wzór ma jedną stronę i składa się z trzech części: danych pracownika, przyczyny zwolnienia i decyzji pracodawcy. W praktyce wystarczy pięć kroków:

1. Metryczka. Wpisz miejscowość i datę, imię i nazwisko, stanowisko oraz nazwę pracodawcy albo przełożonego.
2. Termin. Podaj konkretne dni wolnego i ich liczbę — 1 albo 2.
3. Przyczyna. Zaznacz jedno zdarzenie w tabeli. Wymiar przy każdym z nich wynika wprost z rozporządzenia.
4. Dane zdarzenia. Wpisz datę zdarzenia i osobę, której dotyczy, ze stopniem pokrewieństwa.
5. Dokument. Zaznacz, czy dokument potwierdzający przedstawiasz do wglądu, czy dołączasz w kopii.

Wniosek składa się przed nieobecnością, jeżeli termin zdarzenia jest znany — tak jest przy ślubie. Przy zgonie wystarczy niezwłocznie zawiadomić pracodawcę, a formalności uzupełnić po powrocie. Rozporządzenie wymaga zawiadomienia najpóźniej w drugim dniu nieobecności (§ 2 ust. 2).

Jakie dokumenty może zażądać pracodawca?

Przepisy nie wskazują konkretnego dokumentu dla każdego zdarzenia. Pracodawca ma jednak prawo zweryfikować, czy zwolnienie się należy. Zwykle wystarcza odpis aktu stanu cywilnego: aktu małżeństwa, urodzenia albo zgonu. Przy pogrzebie często akceptuje się też zawiadomienie o pogrzebie lub zaświadczenie zakładu pogrzebowego.

Warto pamiętać o ograniczeniach wynikających z ochrony danych osobowych. Kopia aktu stanu cywilnego zawiera dane osób trzecich, dlatego coraz więcej firm poprzestaje na okazaniu dokumentu i odnotowaniu tego faktu we wniosku. Nasz wzór przewiduje obie możliwości — wystarczy skreślić niepotrzebną.

Jak liczy się wynagrodzenie za urlop okolicznościowy?

Za czas zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (§ 16 ust. 1 rozporządzenia). Liczy się je według zasad obowiązujących przy wynagrodzeniu urlopowym, z jedną różnicą: składniki zmienne ustala się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie (§ 5 ust. 1 rozporządzenia z 29 maja 1996 r.).

W praktyce pracownik ze stałą pensją miesięczną otrzymuje za te dni takie samo wynagrodzenie, jak gdyby pracował. Różnice pojawiają się przy premiach zależnych od wyników i dodatkach za pracę w nocy lub w nadgodzinach — wtedy kadry muszą ustalić średnią. Urlop okolicznościowy nie pomniejsza wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Urlop okolicznościowy w ewidencji czasu pracy

Zwolnienie z § 15 jest nieobecnością usprawiedliwioną i płatną. W karcie ewidencji czasu pracy oznacza się je odrębnym symbolem, a nie jako urlop wypoczynkowy. Pomyłka ma skutki: zaniżone saldo urlopu i błędnie policzone wynagrodzenie.

Przy kilkudziesięciu osobach ręczne pilnowanie takich nieobecności szybko przestaje działać. W systemie elektronicznych wniosków urlopowych pracownik wybiera rodzaj nieobecności z listy, przełożony zatwierdza wniosek, a dzień trafia do ewidencji czasu pracy z właściwym kodem — bez przepisywania z papieru.

Katarzyna Grzązek

Specjalista ds. marketingu

Specjalistka ds. marketingu, która koncentruje się na przekuwaniu „zawiłego” na „zrozumiałe”, dbając o to, by technologia w RCPonline miała ludzką twarz. Działa w szerokim spektrum marketingu – od treści po eventy – a w bezpośrednim kontakcie z klientem stawia na pełen profesjonalizm. W pracy łączy nieszablonowe pomysły z dbaniem o dobrego ducha zespołu, tworząc teksty proste, konkretne i pełne autentyczności.

LinkedIn

Zaktualizowano: 24 września 2026