• E-book
  • PDF
  • Wydanie 2025
  • Bezpłatnie

Akta osobowe 2.0: przejście na elektroniczną dokumentację (e-akta)

Przewodnik po elektronicznej dokumentacji pracowniczej: zasady konwersji z podpisem kwalifikowanym, wymogi RODO, okresy przechowywania, struktura części A–E i miejsce danych z ewidencji czasu pracy w e-aktach.

  • 18 stron w formacie PDF
  • ok. 18 min czytania
  • listopad 2025 wydanie
  • 7 rozdziałów w spisie treści
Pobierz za darmo Zajrzyj do środka

Bez opłat i bez karty. Podajesz adres e-mail, zapisujesz się do newslettera RCPonline, a plik PDF pobiera się od razu.

Okładka: Akta osobowe 2.0: Przejście na Elektroniczną Dokumentację (e-Akta)
W środku

Czego się dowiesz

Choć e-Akta eliminują konieczność wieloletniego archiwizowania papierowych teczek, nieprawidłowe wdrożenie generuje poważne ryzyko prawne i technologiczne. E-book analizuje, jak zintegrować prawo (RODO, integralność) z technologią (bezpieczne systemy).

Zasada konwersji

Co musi zawierać skan, żeby miał moc oryginału, i dlaczego bez kwalifikowanego podpisu nie jest prawnie wiążący.

RODO i kontrola dostępu

Szyfrowanie, kopie zapasowe i obowiązkowe logowanie każdego dostępu do akt osobowych.

10 lat czy 50 lat

Kiedy okres przechowywania skraca się do 10 lat i jaką rolę odgrywają ZUS OSW oraz ZUS RIA.

Struktura części A–E

Które dokumenty trafiają do poszczególnych części i dlaczego nie wolno dzielić części na papier i e-akta.

Ewidencja czasu pracy w e-aktach

Jak archiwizować miesięczne zestawienia nadgodzin, urlopów i absencji jako dowód rozliczeń.

Wdrożenie w 5 krokach

Plan dla HR i IT oraz lista tego, co sprawdzi PIP i ZUS podczas kontroli e-akt.

Podgląd

Zajrzyj do środka

Tak wyglądają strony e-booka. Pełną treść — 18 stron — dostaniesz w pliku PDF.

  • Strona 2 e-booka „Akta osobowe 2.0: Przejście na Elektroniczną Dokumentację (e-Akta)” (fragment)
    Strona 2 z 18
  • Strona 6 e-booka „Akta osobowe 2.0: Przejście na Elektroniczną Dokumentację (e-Akta)” (fragment)
    Strona 6 z 18
  • Strona 10 e-booka „Akta osobowe 2.0: Przejście na Elektroniczną Dokumentację (e-Akta)” (fragment)
    Strona 10 z 18
Pobierz pełną wersję (18 stron)
Spis treści

Rozdział po rozdziale

7 rozdziałów na 18 stronach. Poniżej pełny spis treści z numerami stron w pliku PDF.

Pobierz za darmo

  1. Wstęp

    str. 3
  2. Rozdział 1

    Fundamenty cyfryzacji i zasada konwersji

    • Podstawa prawna i data zmian: co na temat e-akt mówi Kodeks pracy
    • Kiedy i jak przejść na e-akta? Rola oświadczenia pracodawcy
    • Konwersja dokumentacji: co musi zawierać skan, aby był prawnie wiążący?
    • Wymóg autentyczności i integralności danych: rola podpisu kwalifikowanego
    str. 4
  3. Rozdział 2

    RODO, archiwizacja i kontrola dostępu

    • Wytyczne RODO w kontekście dokumentacji elektronicznej
    • Okresy przechowywania: 10 lat vs. 50 lat i obowiązek informacyjny RODO
    • Prawo pracownika do dostępu do e-akt
    str. 6
  4. Rozdział 3

    Struktura e-akt: prawidłowe prowadzenie części A, B, C, D i E

    • Zasady przenoszenia dokumentów do formatu elektronicznego
    • Prawne wyzwanie: gromadzenie danych z ewidencji czasu pracy w aktach
    • Ewidencja czasu pracy w aktach osobowych
    str. 8
  5. Rozdział 4

    Holistyczna cyfryzacja: jak połączyć RCP z dokumentacją kadrową

    • Nadgodziny, absencje, urlopy – dlaczego muszą być dowodem w e-aktach
    • Ryzyko rozdzielnych systemów: błędy, dublowanie i niezgodność prawna
    • RCPonline jako element strategii compliance
    • Praktyka: jak załączyć dowody z RCPonline do właściwych części e-akt
    str. 10
  6. Rozdział 5

    Wdrożenie i kontrole zewnętrzne

    • 5 kluczowych kroków dla HR i IT
    • Audyt systemu: co musi sprawdzić PIP i ZUS podczas kontroli e-akt
    • Konsekwencje: kary za nieprawidłowe prowadzenie e-akt
    str. 12
  7. Rozdział 6

    Najczęściej zadawane pytania i wnioski

    • Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
    • Wnioski: e-akta i RCPonline – przyszłość HR bez ryzyka
    • Kolejne kroki – holistyczna cyfryzacja z RCPonline
    str. 14
W skrócie

Najważniejsze wnioski z e-booka

  1. Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci papierowej lub elektronicznej. Wybór formy jest jego jednostronną decyzją i nie wymaga zgody pracownika ani porozumienia ze związkami zawodowymi.

    str. 5

  2. Skan dokumentu papierowego uzyskuje moc prawną dopiero po opatrzeniu go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo osoby upoważnionej. Podpis potwierdza zgodność odwzorowania z papierowym oryginałem.

    str. 6

  3. Dokumentację pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku przechowuje się 10 lat, pod warunkiem złożenia raportu informacyjnego ZUS RIA w ciągu 12 miesięcy od ustania zatrudnienia. Bez tego raportu okres przechowywania wynosi 50 lat.

    str. 8

  4. Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 roku okres 50 lat można skrócić do 10 lat. Pracodawca składa w tym celu oświadczenie ZUS OSW i raporty ZUS RIA za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie.

    str. 8

  5. Akta osobowe, zarówno papierowe, jak i elektroniczne, dzielą się na pięć części: A, B, C, D i E. Dokumenty w każdej części muszą być numerowane i przechowywane w porządku chronologicznym.

    str. 10
Dla kogo

Komu ten e-book przyda się najbardziej

Kadry i płace

Prowadzą akta osobowe i przygotowują konwersję dokumentacji papierowej, a potem okazują e-akta podczas kontroli PIP i ZUS.

Dział IT

Odpowiada za szyfrowanie, kopie zapasowe, logowanie dostępu i integrację systemu kadrowego z ewidencją czasu pracy.

Zarząd i właściciele firm

Podejmują formalną decyzję o przejściu na e-akta i odpowiadają za ryzyko kar PIP oraz PUODO.

Fragment e-booka

„Prowadzenie e-Akt jest nie tylko postępem technologicznym, ale przede wszystkim strategią bezpieczeństwa prawnego. Udowodnienie autentyczności, integralności i chronologii dokumentów w trakcie kontroli PIP czy ZUS jest niemożliwe bez spełnienia restrykcyjnych wymogów prawnych i technologicznych.”

Akta osobowe 2.0: Przejście na Elektroniczną Dokumentację (e-Akta) Rozdział 6. Wnioski: e-akta i RCPonline
Kto to przygotował

Autor i źródła

Katarzyna Grzązek
Autorka e-booka Katarzyna Grzązek Specjalista ds. marketingu, RCPonline

Specjalistka ds. marketingu, która koncentruje się na przekuwaniu „zawiłego” na „zrozumiałe”, dbając o to, by technologia w RCPonline miała ludzką twarz. Działa w szerokim spektrum marketingu – od treści po eventy – a w bezpośrednim kontakcie z klientem stawia na pełen profesjonalizm. W pracy łączy nieszablonowe pomysły z dbaniem o dobrego ducha zespołu, tworząc teksty proste, konkretne i pełne autentyczności.

Profil na LinkedIn (otwiera się w nowej karcie)
Opublikowano
listopad 2025
Objętość
18 stron, 333 kB
Format
PDF, język polski

Podstawy prawne omówione w e-booku

  • Kodeks pracy (art. 94 pkt 9a)
  • Rozporządzenie MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
  • RODO – rozporządzenie (UE) 2016/679

Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W indywidualnych sprawach skonsultuj się z radcą prawnym lub inspektorem pracy.

Na skróty

Powiązane wzory, kalkulatory i artykuły

Okładka: Akta osobowe 2.0: Przejście na Elektroniczną Dokumentację (e-Akta)
Bezpłatny PDF

Akta osobowe 2.0: Przejście na Elektroniczną Dokumentację (e-Akta)

18 stron · ok. 18 min czytania · wydanie: listopad 2025 · 333 kB

Pobierz za darmo

Administratorem danych osobowych jest RCPONLINE Sp. z o.o. Adres e-mail wykorzystujemy do wysyłki newslettera, na który zapisujesz się przy pobraniu; zgodę możesz wycofać w każdej chwili. Plik pobiera się od razu po zatwierdzeniu formularza. Szczegóły w Polityce prywatności.

Biblioteka

Inne bezpłatne e-booki

  • Kontrola PIP w firmie: jak się przygotować
    • E-book
    • PDF

    Kontrola PIP w firmie: jak się przygotować

    Darmowy ebook o kontroli PIP: nowe uprawnienia inspektora od 8 lipca 2026, grzywny do 60 000 zł, lista dokumentów, terminy odwołań i checklista audytu wewnętrznego.

    Pobierz za darmo
  • Jawność wynagrodzeń 2026: Pobierz pełny przewodnik po Dyrektywie 2023/970
    • E-book
    • PDF

    Jawność wynagrodzeń 2026: Pobierz pełny przewodnik po Dyrektywie 2023/970

    Pobierz darmowy ebook o jawności wynagrodzeń 2026. Kompleksowy przewodnik po Dyrektywie UE 2023/970 o transparentności płac zgodny z Kodeksem Pracy.

    Pobierz za darmo
  • Zarządzanie czasem pracy: architektura efektywności
    • E-book
    • PDF

    Zarządzanie czasem pracy: architektura efektywności

    Pobierz darmowy ebook o zarządzaniu czasem pracy: przepisy, ewidencja, grafiki, praca zdalna, nadgodziny, metody produktywności i audyt organizacji.

    Pobierz za darmo
Wszystkie e-booki i checklisty

Najczęściej zadawane pytania

O temacie e-booka

Tak. Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci papierowej lub elektronicznej. Decyzja należy wyłącznie do pracodawcy i nie wymaga zgody pracownika. Przejście na e-akta jest prawem, a nie obowiązkiem pracodawcy.

Nie. Pracodawca może prowadzić elektroniczne akta osobowe tylko dla części pracowników, a dla pozostałych zachować wersję papierową. Nie wolno jednak dzielić akt jednego pracownika na część papierową i elektroniczną, więc przy e-aktach wszystkie części A–E danej osoby są prowadzone elektronicznie.

Tak. Konwersja dokumentów papierowych na elektroniczne wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej pracodawcy albo osoby przez niego upoważnionej. Skan musi być czytelnym i kompletnym odwzorowaniem oryginału. Dopiero podpis nadaje skanom moc prawną.

Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania wynosi 10 lat, jeśli pracodawca złoży raport ZUS RIA w ciągu 12 miesięcy od ustania zatrudnienia. Dla pracowników zatrudnionych wcześniej albo tych, za których nie złożono raportu ZUS RIA, okres wynosi 50 lat.

Tak. Każdy pracownik ma prawo wglądu do swojej dokumentacji niezależnie od jej formatu. Na wniosek pracownika pracodawca wydaje odpis lub kopię dokumentacji albo jej części w formie papierowej lub elektronicznej, a pierwszą kopię wydaje nieodpłatnie.

Pobieranie i format

Tak. Za plik nic nie płacisz. Przy pobraniu podajesz adres e-mail i zapisujesz się do newslettera RCPonline — to jedyny warunek.

Kliknij „Pobierz za darmo”, wpisz adres e-mail, zaznacz zgodę i zatwierdź formularz. Pobieranie pliku PDF zaczyna się od razu w przeglądarce — nie trzeba czekać na wiadomość e-mail.

To plik PDF (18 stron, 333 kB). Otworzysz go w przeglądarce, na telefonie i w każdym czytniku PDF, a także wydrukujesz.

Aktualna wersja pliku jest zawsze dostępna na tej stronie (wydanie: listopad 2025). Jeśli przepisy się zmienią, zweryfikuj szczegóły w aktualnym brzmieniu ustaw.

Newsletter RCPonline to nowe materiały do pobrania oraz informacje o zmianach w prawie pracy i ewidencji czasu pracy. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili. Zasady przetwarzania danych opisuje Polityka prywatności.
Od wiedzy do systemu

Przepisy w PDF, ewidencja w RCPonline

RCPonline prowadzi ewidencję czasu pracy, urlopy i grafiki zgodnie z Kodeksem pracy, z historią zmian i raportami gotowymi do okazania. Sprawdź system na własnych danych przez 14 dni.

Testuj 14 dni za darmo Umów bezpłatną prezentację

Darmowe materiały do pobrania

Zobacz wszystkie materiały →

Wzory dla kadr i płac

Pokaż wszystkie wzory kadrowe (24)

Wzory umów i dokumentów firmowych

Pokaż wszystkie wzory (22)

E-booki i przewodniki

Pokaż wszystkie e-booki (20)