Rejestracja czasu pracy online z ewidencją gotową do rozliczenia

RCP to skrót od rejestracji czasu pracy, czyli zbierania informacji o czasie pracy pracowników: godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerwach, dniach wolnych, urlopach i innych nieobecnościach. Ewidencja czasu pracy to dokument, który z tych danych powstaje – karta pracownika za okres rozliczeniowy, której prowadzenia wymaga art. 149 Kodeksu pracy. Na jej podstawie kontroluje się zgodność planu pracy z przepisami, w tym zapewnienie odpoczynku dobowego, oraz rozlicza nadgodziny i nieobecności.

System RCPonline prowadzi ewidencję elektronicznie i pozwala w prosty sposób na rejestrowanie czasu pracy pracowników, rozliczanie nadgodzin, planowanie grafiku pracy oraz elektroniczne wnioski urlopowe.

Tak. Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z art. 149 Kodeksu pracy i dotyczy każdego pracodawcy, bez względu na wielkość firmy, liczbę pracowników i rodzaj umowy o pracę. Wyjątek jest węższy, niż się często przyjmuje: w przypadku pracowników objętych zadaniowym czasem pracy, pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy (art. 149 § 2 KP). Ewidencję w pozostałym zakresie, np. dni pracy, urlopów i innych nieobecności, prowadzi się także dla nich.

Zakres ewidencji określa § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Karta zawiera liczbę przepracowanych godzin wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę godzin w porze nocnej i godzin nadliczbowych, dni wolne z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, godziny dyżuru ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, rodzaj i wymiar zwolnień od pracy oraz usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności. Ewidencję prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika i udostępnia mu na jego żądanie.

Zobacz, co powinna zawierać karta ewidencji czasu pracy

Innymi sposobami rejestracji czasu pracy mogą być:

• Papierowe listy obecności: tradycyjna metoda, powszechnie stosowana przed wprowadzeniem systemów elektronicznych.
• Zgłaszanie rozpoczęcia i zakończenia pracy e-mailem lub na komunikatorze: pracownik wysyła krótką wiadomość do przełożonego.
• Tabela w Excelu: arkusz, w którym zlicza się przepracowane godziny, dni wolne i nadgodziny.
• Program do monitorowania czasu pracy komputera: śledzi aktywność użytkownika na komputerze i na tej podstawie rejestruje czas pracy.

Rejestracja czasu pracy online nie wymaga instalacji serwera, oprogramowania ani okablowania. Panel do ewidencji czasu pracy i zarządzania systemem działa w przeglądarce internetowej na komputerze, tablecie czy smartfonie, a czas pracy można rejestrować nie tylko czytnikiem RCP, ale też z komputera lub telefonu. Czytnik RCP łączy się z Internetem jak zwykły komputer, również bezprzewodowo, więc system można uruchomić bez prac instalacyjnych w firmie.

System przygotowuje raporty takie jak: Status obecności, Raport okresowy, Podsumowanie miesięczne, Nadgodziny, Ewidencja pracownika, Raport zdarzeń i Lista obecności. Możesz dostosować zakres danych w raportach tak, aby pokazywały to, czego rzeczywiście potrzebujesz. Więcej o zestawieniach przeczytasz na stronie raporty czasu pracy.

Czytniki RCP, aplikacja mobilna i panel WWW korzystają z połączenia internetowego. Osobną metodą jest rejestracja SMS-em, która działa zawsze — wystarczy zwykły telefon komórkowy i wiadomość o treści START lub STOP. Dostępna jest też rejestracja e-mailem, przydatna jako metoda zapasowa.

Poznaj wszystkie metody rejestracji czasu pracy

System zbiera w jednym miejscu dane o czasie pracy, obecności, nadgodzinach i urlopach, więc ewidencja nie wymaga przepisywania list obecności do arkusza, a raporty dla płac powstają z tych samych danych. Status obecności pokazuje na bieżąco, kto pracuje, kto jest na urlopie, a kto na zwolnieniu lekarskim, co ułatwia planowanie pracy i zastępstw. Pracownicy rejestrują czas czytnikiem, aplikacją mobilną lub w przeglądarce i sami sprawdzają swoje saldo godzin, urlopów i nadgodzin.

Zobacz korzyści systemu do rejestracji czasu pracy

Abonament zaczyna się od 4,50 zł netto za pracownika miesięcznie w pakiecie MINI (do 10 pracowników) przy płatności rocznej. Opłata zależy od limitu pracowników wybranego przy aktywacji konta — pracownicy zarchiwizowani nie wliczają się do limitu (archiwizacja jest dostępna w pakietach STANDARD i BIZNES). STANDARD dokłada m.in. drugą metodę rejestracji, pracę na projektach i przechodzenie nadgodzin między miesiącami, a BIZNES wszystkie metody rejestracji, dostęp do API i automatyczny import zwolnień z ZUS. Usługi dodatkowe, takie jak foto-rejestracja czy lokalizacja, rozliczane są osobno, a czytniki RCP zamawia się niezależnie od abonamentu — metody, które nie wymagają sprzętu (przeglądarka, aplikacja, e-mail, SMS), nie generują tego kosztu w ogóle.

Zobacz pełny cennik i porównaj pakiety

Konto testowe zakładasz samodzielnie i od razu możesz rejestrować czas pracy przez przeglądarkę, aplikację mobilną, e-mail lub SMS — bez instalacji oprogramowania, serwera i okablowania. Jeśli zdecydujesz się na czytniki, dostarczamy je skonfigurowane, gotowe do pracy po podłączeniu, więc czas wdrożenia wydłuża się głównie o czas dostawy. Przy starcie pomagamy skonfigurować system i przeszkolić pracowników.

Tak. Umowa powierzenia przetwarzania danych jest częścią regulaminu, połączenie z panelem jest szyfrowane, a dostęp do danych regulują poziomy uprawnień, więc kierownik widzi tylko to, czego potrzebuje do zarządzania swoim zespołem. System rejestruje zdarzenia czasu pracy, a nie aktywność pracownika na komputerze.