Księga przychodów i rozchodów - darmowy wzór do pobrania

Czym jest księga przychodów i rozchodów i do czego służy?

Księga przychodów i rozchodów (KPiR) to uproszczona forma ewidencji podatkowej, w której przedsiębiorca zapisuje wszystkie przychody i koszty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Na podstawie tych wpisów oblicza się dochód, a następnie wysokość należnego podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT). KPiR jest obowiązkowa dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, wspólników spółek cywilnych, jawnych i partnerskich, którzy rozliczają się według skali podatkowej (12% i 32%) lub podatku liniowego (19%).

Obowiązek prowadzenia KPiR dotyczy podatników, których przychody netto ze sprzedaży w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyły równowartości 2 000 000 EUR. Po przekroczeniu tego progu przedsiębiorca musi przejść na pełne księgi rachunkowe. Przeliczenia limitu dokonuje się według średniego kursu NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedniego. Szczegółowe zasady określa ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Kto ma obowiązek prowadzenia KPiR w 2026 roku?

Obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów spoczywa na osobach fizycznych osiągających przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej, które wybrały opodatkowanie na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym. Dotyczy to również przedsiębiorstw w spadku kontynuujących działalność po śmierci właściciela. Warto podkreślić, że przedsiębiorcy, którzy wybrali ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, prowadzą odrębną ewidencję przychodów, a nie KPiR.

Od 2026 r. księgę co do zasady prowadzi się przy użyciu programu komputerowego i po zakończeniu roku przesyła do urzędu skarbowego w postaci pliku JPK, w terminie złożenia zeznania rocznego (art. 24a ust. 1e ustawy o PIT). Po raz pierwszy obowiązek dotyczy księgi za 2026 r. u podatników przesyłających ewidencję JPK_VAT, a pozostałych podatników — za 2027 r. (art. 66 ust. 1 ustawy z 29 października 2021 r., Dz.U. poz. 2105, w brzmieniu z Dz.U. 2023 poz. 1059). Przedsiębiorca może też zlecić prowadzenie księgi biuru rachunkowemu, co jest częstym wyborem wśród osób zakładających jednoosobową działalność gospodarczą.

Jakie kolumny zawiera KPiR i co się w nich zapisuje?

Aktualizacja 12 października 2026 r.: opis kolumn i plik do pobrania dostosowano do 19-kolumnowego wzoru księgi z rozporządzenia z 6 września 2025 r. (Dz.U. poz. 1299) oraz uzupełniono informację o obowiązku prowadzenia księgi w programie komputerowym (art. 24a ust. 1e ustawy o PIT).

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje wzór księgi z rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. poz. 1299). Ma on 19 kolumn — w porównaniu z poprzednim wzorem doszły kolumna na numer faktury w KSeF oraz kolumna na identyfikator podatkowy kontrahenta, a numeracja pozostałych kolumn przesunęła się o dwie pozycje. Poniższa tabela przedstawia strukturę KPiR według załącznika do rozporządzenia:

Po zakończeniu miesiąca sumuje się kolumny 9–16. Przy zapisach wynikających z zestawienia sprzedaży, ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych albo ewidencji sprzedaży prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących kolumn 3–7 nie wypełnia się (pkt 1 objaśnień do wzoru księgi). Na stronie biznes.gov.pl znajdziesz dodatkowe wytyczne dotyczące prowadzenia KPiR.

Czym się różni KPiR od ryczałtu i karty podatkowej?

Wybór formy opodatkowania wpływa bezpośrednio na sposób prowadzenia ewidencji. Poniższe zestawienie porównuje trzy najpopularniejsze formy opodatkowania dostępne dla przedsiębiorców w Polsce:

KPiR jest jedyną formą ewidencji, która pozwala na odliczanie kosztów uzyskania przychodu. Oznacza to, że podatek płacisz wyłącznie od dochodu (przychód minus koszty), a nie od całego przychodu. Dla firm, które ponoszą znaczne wydatki na materiały, usługi czy wynagrodzenia, prowadzenie księgi jest zazwyczaj najbardziej opłacalnym rozwiązaniem.

Kiedy należy założyć KPiR i jak prawidłowo ją prowadzić?

Księgę przychodów i rozchodów zakłada się na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej w trakcie roku. Przychody udokumentowane fakturami lub raportami fiskalnymi wpisuje się najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu ich uzyskania, a przychody z dowodu wewnętrznego — raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym (§ 11 ust. 2 i 3 rozporządzenia).

Każdy wpis w księdze musi być udokumentowany odpowiednim dowodem księgowym: fakturą VAT, fakturą bez VAT, rachunkiem, dowodem wewnętrznym lub innym dokumentem potwierdzającym operację gospodarczą. Na koniec każdego miesiąca przedsiębiorca podsumowuje kolumny i oblicza dochód narastająco od początku roku. Po zakończeniu roku podatkowego księga zostaje zamknięta, a zebrane dane stanowią podstawę do złożenia zeznania rocznego PIT-36 lub PIT-36L.

Jakie są najczęstsze błędy przy prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów?

Prowadzenie KPiR wymaga systematyczności i znajomości przepisów podatkowych. Do najczęstszych błędów popełnianych przez przedsiębiorców należą:

• Nieterminowe dokonywanie wpisów — wpisy powinny być uzupełniane na bieżąco, a nie zbiorczo na koniec miesiąca. Brak terminowości może skutkować uznaniem księgi za nierzetelną.
• Brak dokumentów źródłowych — każda operacja musi mieć odpowiedni dowód księgowy. Sama nota wewnętrzna nie wystarczy, gdy wymagana jest faktura.
• Niewłaściwe kwalifikowanie kosztów — zaliczanie do kosztów wydatków niezwiązanych z działalnością, np. zakupów prywatnych, jest częstą przyczyną korekt podczas kontroli skarbowej.
• Pomijanie przychodów — każdy przychód ze sprzedaży, także ten otrzymany w formie barteru czy kompensaty, musi zostać zaewidencjonowany.
• Błędy w podsumowaniach miesięcznych — nieprawidłowe sumowanie kolumn prowadzi do błędnego obliczenia zaliczki na podatek dochodowy.

W przypadku pomyłki w KPiR błąd koryguje się przez skreślenie dotychczasowej treści, wpisanie poprawnego zapisu i opatrzenie korekty datą oraz podpisem osoby dokonującej zmiany. Alternatywnie można wprowadzić zapis korygujący ze stosownym opisem w kolumnie uwag.

Gdzie pobrać darmowy wzór KPiR w formacie PDF i DOCX?

Na tej stronie udostępniamy bezpłatny wzór księgi przychodów i rozchodów gotowy do pobrania w formacie PDF oraz DOCX. Szablon odwzorowuje 19-kolumnowy wzór księgi z rozporządzenia z 6 września 2025 r. (Dz.U. poz. 1299), obowiązujący od 1 stycznia 2026 r. Ponieważ od 2026 r. księgę co do zasady prowadzi się w programie komputerowym i przesyła jako plik JPK, wzór służy przede wszystkim jako materiał pomocniczy — do zrozumienia struktury księgi, sprawdzenia wydruku z programu lub prowadzenia ewidencji przez podatników, których obowiązek prowadzenia księgi w programie obejmie dopiero od 2027 r.

Jak wypełnić księgę przychodów i rozchodów

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a wzór księgi ma 19 kolumn — doszły numer faktury w KSeF i identyfikator podatkowy kontrahenta. Kroki podają numerację kolumn według obecnego wzoru; pobrany plik ma ten sam, 19-kolumnowy układ.

1. 1

   Załóż księgę i uzupełnij nagłówek

   Księgę zakładasz na 1 stycznia albo na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku (§ 19 rozporządzenia). Wpisz imię i nazwisko lub firmę, adres, rodzaj działalności oraz miesiąc i rok, a księgę prowadzoną odręcznie zbroszuruj i ponumeruj jej karty (§ 5).

2. 2

   Wpisz dane dowodu i kontrahenta

   W kolumnach 1 i 2 podaj liczbę porządkową i datę zdarzenia wynikającą z dowodu. W kolumnie 3 wpisz numer faktury w KSeF, w kolumnie 4 — numer innego dowodu, a w kolumnie 5 identyfikator podatkowy kontrahenta; jeśli go podasz, kolumn 6 i 7 z nazwą i adresem nie wypełniasz.

3. 3

   Opisz zdarzenie gospodarcze

   W kolumnie 8 zwięźle określ rodzaj przychodu lub wydatku, np. „sprzedaż usług”, „zakup materiałów” albo „czynsz za lokal”. Podstawą każdego zapisu jest dowód księgowy — faktura, rachunek lub inny dowód spełniający wymogi rozporządzenia (§ 6 ust. 3).

4. 4

   Zaksięguj przychody

   Przychody ze sprzedaży towarów i usług wpisuj w kolumnie 9, pozostałe przychody, np. z odpłatnego zbycia składników majątku lub otrzymanych kar umownych, w kolumnie 10, a ich sumę w kolumnie 11. Zapisy na podstawie faktur robisz najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodu (§ 11 ust. 2).

5. 5

   Zaksięguj wydatki

   Zakup towarów handlowych i materiałów wpisuj w kolumnie 12, koszty uboczne zakupu, np. transport i ubezpieczenie w drodze, w kolumnie 13, a wynagrodzenia brutto pracowników i zleceniobiorców w kolumnie 14. Pozostałe wydatki — czynsz, media, paliwo, składki pracodawcy — trafiają do kolumny 15, a suma kolumn 14 i 15 do kolumny 16.

6. 6

   Wypełnij kolumny dodatkowe i podsumuj miesiąc

   Kolumna 17 jest wolna, kolumna 18 służy do kosztów działalności badawczo-rozwojowej, a 19 — do uwag. Po zakończeniu miesiąca zsumuj kolumny 9–16; błędny zapis w księdze papierowej skreśl tak, by pozostał czytelny, wpisz poprawny oraz datę i podpis (§ 6 ust. 2).

Najczęściej zadawane pytania

Czym dokładnie jest KPiR i kto musi ją prowadzić?

Księga przychodów i rozchodów (KPiR) to uproszczona ewidencja podatkowa, w której zapisuje się przychody i koszty działalności gospodarczej. Obowiązek jej prowadzenia mają osoby fizyczne rozliczające podatek na zasadach ogólnych (skala 12% i 32%) lub podatkiem liniowym (19%), których przychody netto w poprzednim roku nie przekroczyły równowartości 2 mln EUR. Dotyczy to jednoosobowych działalności oraz wspólników spółek cywilnych, jawnych i partnerskich.

Jaki jest limit przychodów uprawniający do prowadzenia KPiR w 2026 roku?

Limit wynosi 2 000 000 EUR przychodów netto ze sprzedaży w poprzednim roku podatkowym. Przeliczenia na złote dokonuje się według średniego kursu NBP ogłoszonego na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedniego. Po przekroczeniu tego progu przedsiębiorca jest zobowiązany do przejścia na pełne księgi rachunkowe od nowego roku podatkowego.

Czy mogę prowadzić KPiR samodzielnie bez księgowej?

Tak, przepisy nie wymagają zlecania prowadzenia księgi biuru rachunkowemu. Przedsiębiorca może prowadzić KPiR samodzielnie — od 2026 r. co do zasady w programie komputerowym, z obowiązkiem przesłania księgi jako pliku JPK po zakończeniu roku (art. 24a ust. 1e ustawy o PIT). Wymaga to jednak znajomości zasad kwalifikowania kosztów, terminów dokonywania wpisów i przepisów podatkowych. Wiele osób korzysta z programów księgowych, które automatyzują obliczenia i zmniejszają ryzyko błędów.

Ile kolumn ma KPiR i jakie dane się w nich zapisuje?

Od 1 stycznia 2026 r. KPiR ma 19 kolumn (załącznik do rozporządzenia z 6 września 2025 r., Dz.U. poz. 1299). Kolumny 1–8 to liczba porządkowa, data zdarzenia, numer faktury w KSeF, numer innego dowodu, identyfikator podatkowy, nazwa i adres kontrahenta oraz opis zdarzenia. Kolumny 9–11 obejmują przychody (sprzedaż, pozostałe przychody, razem), kolumny 12–16 wydatki (zakup towarów i materiałów, koszty uboczne zakupu, wynagrodzenia, pozostałe wydatki, razem). Kolumna 17 jest wolna, 18 służy do kosztów działalności badawczo-rozwojowej, a 19 — do uwag.

Kiedy należy założyć księgę przychodów i rozchodów?

KPiR zakłada się na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej w ciągu roku. Od 2018 roku nie trzeba już zgłaszać faktu prowadzenia KPiR do urzędu skarbowego. Jeśli księgę prowadzi biuro rachunkowe, zapisy muszą być uzupełniane do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

Czym się różni KPiR od ryczałtu ewidencjonowanego?

Podstawowa różnica polega na możliwości odliczania kosztów. W KPiR podatek płaci się od dochodu (przychód minus koszty), natomiast w ryczałcie od pełnej kwoty przychodu. KPiR jest lepsza dla firm z wysokimi kosztami działalności. Ryczałt sprawdza się w firmach usługowych o niskich wydatkach, ale wyklucza odliczanie kosztów uzyskania przychodu.

Jak poprawić błąd w księdze przychodów i rozchodów?

Błąd w KPiR koryguje się na dwa sposoby. Pierwszy to skreślenie błędnej treści, wpisanie prawidłowych danych i opatrzenie korekty datą oraz podpisem. Drugi to wprowadzenie odrębnego zapisu korygującego z opisem w kolumnie uwag. W formie elektronicznej stosuje się zapis korygujący. Korekta powinna być dokonana niezwłocznie po wykryciu pomyłki.

Jak długo trzeba przechowywać KPiR i dokumenty księgowe?

Księgę przychodów i rozchodów oraz wszystkie związane z nią dokumenty księgowe (faktury, rachunki, dowody wewnętrzne) należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Na przykład dokumenty za 2026 rok należy archiwizować do końca 2032 roku. Dotyczy to zarówno formy papierowej, jak i elektronicznej.

Jakie wydatki mogę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w KPiR?

Do kosztów uzyskania przychodu zalicza się wydatki poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Należą do nich m.in.: zakup towarów i materiałów, koszty usług (księgowość, internet, telefon), czynsz za lokal, wynagrodzenia, składki ZUS, paliwo i eksploatacja pojazdu firmowego, amortyzacja środków trwałych oraz wydatki na reklamę.

Gdzie pobrać darmowy wzór KPiR?

Darmowy wzór księgi przychodów i rozchodów w formacie PDF oraz DOCX możesz pobrać na tej stronie. Szablon odwzorowuje 19-kolumnowy wzór z rozporządzenia z 6 września 2025 r. (Dz.U. poz. 1299), obowiązujący od 2026 r. Wystarczy kliknąć przycisk pobierania powyżej, otworzyć plik w edytorze tekstu lub wydrukować i uzupełnić danymi dotyczącymi Twojej działalności gospodarczej.

Czy KPiR trzeba prowadzić w formie elektronicznej?

Tak — od 1 stycznia 2026 r. podatnicy prowadzący KPiR są co do zasady obowiązani prowadzić ją przy użyciu programów komputerowych i po zakończeniu roku przesłać ją urzędowi skarbowemu jako plik JPK w terminie złożenia zeznania rocznego (art. 24a ust. 1e ustawy o PIT). Obowiązek obejmuje też ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Minister finansów może zwolnić z niego wybrane grupy podatników (art. 24a ust. 8), a nowy wzór księgi określa rozporządzenie z 6 września 2025 r..

Kiedy należy zamknąć KPiR?

KPiR zamyka się na koniec roku podatkowego oraz przy likwidacji działalności. Podatnik sporządza wtedy spis z natury i wpisuje go do księgi (§ 20 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR), wycenia go najpóźniej w ciągu 14 dni od zakończenia spisu (§ 22 ust. 7), sumuje zapisy i ustala dochód według objaśnień do wzoru księgi. Następnie przesyła księgę w formie pliku JPK do urzędu skarbowego w terminie złożenia zeznania rocznego (art. 24a ust. 1e ustawy o PIT).

Jakie przychody należy ewidencjonować w KPiR?

W KPiR wpisuje się przychody z działalności gospodarczej, czyli kwoty należne, nawet jeśli nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane (art. 14 ust. 1 ustawy o PIT). Przychody ze sprzedaży towarów i usług trafiają do kolumny 9, a pozostałe — np. ze zbycia składników majątku czy otrzymanych kar umownych — do kolumny 10. Przychodem nie są m.in. zaliczki na poczet dostaw wykonywanych w następnych okresach ani otrzymane pożyczki (art. 14 ust. 3 pkt 1).

Jakie dokumenty są potrzebne do prowadzenia KPiR?

Zapisy w KPiR dokonuje się na podstawie dowodów księgowych: faktur, faktur VAT RR, rachunków i dokumentów celnych, a także not księgowych oraz dowodów opłat pocztowych i bankowych (§ 6 ust. 3 i § 7 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR). Dowody wewnętrzne są dopuszczalne tylko w przypadkach wskazanych w § 8, np. przy rozliczaniu diet z podróży służbowych czy części opłat za media przypadającej na działalność. Przy fakturach z KSeF w kolumnie 3 wpisuje się ich numer KSeF.

Jak często należy dokonywać wpisów w KPiR?

Przychody udokumentowane fakturami i raportami fiskalnymi wpisuje się najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu ich uzyskania (§ 11 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR). Przychody z dowodu wewnętrznego ujmuje się raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym (§ 11 ust. 3). Po zakończeniu każdego miesiąca sumuje się kolumny 9–16, co pozwala obliczyć zaliczkę na podatek.

Czy można zmienić formę prowadzenia księgowości?

Tak — przejście z KPiR na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wymaga złożenia oświadczenia do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód w roku (art. 9 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym). Dokonany wybór obowiązuje także w kolejnych latach, dopóki podatnik go nie zmieni (art. 9 ust. 1b). Po przekroczeniu progu przychodów określonego w przepisach o rachunkowości trzeba natomiast przejść z KPiR na księgi rachunkowe (art. 24a ust. 4 ustawy o PIT).