Case study
Joule Polska sp. z o.o.
„Wdrożenie systemu RCPonline było strzałem w 10! System pozwolił Nam na łatwe i intuicyjne zarządzanie czasem pracy pracowników."
„Wdrożenie systemu RCPonline było strzałem w 10! System pozwolił Nam na łatwe i intuicyjne zarządzanie czasem pracy pracowników ale przede wszystkim pozwolił usprawnić wiele procesów kadrowych. Dzięki RCP czas poświęcony na rozliczaniu godzin, składaniu wniosków urlopowych i tworzeniu grafików skrócił się do absolutnego minimum."
Joanna Palińska
Specjalista ds. Administracji i HR Joule Polska Sp. z o.o.Joule Polska sp. z o.o.
Dystrybucja
+40
Czytniki NFC
O firmie
Joule Polska to wiodący europejski producent i dystrybutor wysokiej jakości zasobników ze stali nierdzewnej, pomp ciepła oraz systemów ogrzewania podłogowego. Firma zatrudnia blisko 50 pracowników, operując z centrum dystrybucyjnego we Wrocławiu. W produkcji Joule stawia na najwyższą jakość, niezawodne materiały i nowoczesne technologie. W dążeniu do transparentności i nowoczesności, ten sam wysoki standard firma postanowiła przenieść na swoje wewnętrzne procesy administracyjne i zarządzanie zespołem.
Wyzwania: Kiedy biurokracja hamuje rozwój
Papierologia i chaos
Żmudne, ręczne zbieranie i archiwizowanie stosów list obecności, wniosków urlopowych i delegacji. Zamykanie okresu rozliczeniowego pochłaniało nawet do 30 godzin miesięcznie – niemal cały roboczy tydzień.
Stres i lawina błędów
Rozliczanie skomplikowanych grafików, zmian i odpracowań było niezwykle podatne na błędy, co wymuszało częste korekty i generowało stres przed wypłatami.
Brak transparentności
Wyjaśnianie spóźnień czy „zapomnianych odbić" z pracownikami było trudne. Brakowało szybkiego wglądu w to, kto aktualnie pracuje w terenie.
Rozwiązanie: Cyfrowa rewolucja krok po kroku
Firma potrzebowała narzędzia, które nie tylko zdejmie z nich ciężar papierologii, ale też będzie wizytówką nowoczesnego przedsiębiorstwa. Wybór padł na kompletne środowisko RCPonline. Zamiast skomplikowanych procedur, wprowadzono płynne, zautomatyzowane procesy. Początki wymagały chwili skupienia ze strony kadry zarządzającej systemem, aby dobrze poznać architekturę narzędzia, ale samo wdrożenie załogi poszło niezwykle gładko – po zaledwie paru tygodniach nowa rzeczywistość stała się dla zespołu w pełni naturalna.
Kluczowe elementy wdrożenia
Rejestratory NFC w biurze i magazynie
Firma wyposażyła przestrzenie biurowe i magazynowe w nowoczesne rejestratory NFC, co ujednoliciło sposób odnotowywania wejść i wyjść dla wszystkich pracowników.
Cyfrowe wnioski i panel samoobsługowy
Wdrożono cyfrowe wnioski urlopowe oraz samoobsługowy panel WWW dla zespołu, co uprościło obieg dokumentów i odciążyło Dział Kadr.
Automatyczne grafiki i raporty
System przejął tworzenie grafików i generowanie raportów, eliminując ręczne liczenie i przenoszenie danych.
Ostrzeżenia zgodne z Kodeksem Pracy
System został wyposażony w automatyczne ostrzeżenia o niezgodnościach z Kodeksem Pracy – np. brak przerw czy przekroczone normy – co zwiększa bezpieczeństwo prawne firmy.
Korzyści z wdrożenia: Mniej stresu, więcej czasu
Zaledwie ułamek dawnych pomyłek
Dzięki temu, że system wziął matematykę na siebie, liczba błędnych wyliczeń i koniecznych poprawek spadła o imponujące 80%.
Rozliczenia szybsze o połowę
Procesy, które wcześniej zajmowały dział kadr długie dni, teraz zamykane są w mniej niż połowę tego czasu.
Pewność w razie audytu
Wbudowane mechanizmy strażnicze sprawiły, że firma czuje się całkowicie bezpiecznie i ze spokojem może podejść do ewentualnych kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
Transparentność, która buduje zaufanie
Pracownicy mają stały dostęp do własnego panelu i wirtualnego kalendarza zespołu – nie muszą pytać o dni wolne ani nadgodziny, co znacząco podniosło ich komfort pracy.
Szybkie decyzje menedżerskie
Bieżący wgląd w to, kto jest w firmie („na żywo"), pozwala przełożonym błyskawicznie reagować na nieprzewidziane absencje i lepiej zarządzać rotacją na zmianach.
Podsumowanie
Dla Joule Polska przejście ze starych, manualnych metod na inteligentne zarządzanie czasem z RCPonline okazało się potężnym ułatwieniem. Wyeliminowanie setek papierowych dokumentów i automatyzacja rozliczeń to nie tylko oszczędność pieniędzy, ale przede wszystkim spokój i możliwość skupienia się na faktycznym rozwoju biznesu, a nie na gaszeniu administracyjnych pożarów.
Chcesz osiągnąć podobne rezultaty?
Umów się na bezpłatną prezentację systemu RCPonline