Polecenie Wyjazdu Służbowego - darmowy wzór do pobrania

Czym jest polecenie wyjazdu służbowego i kiedy jest wymagane?

Polecenie wyjazdu służbowego to dokument, którym pracodawca kieruje pracownika do wykonywania zadań poza stałym miejscem pracy. Stanowi formalną podstawę delegacji — bez niego pracownik nie ma prawa do diety (45 zł za dobę podróży krajowej) ani zwrotu kosztów przejazdu, noclegu czy komunikacji miejskiej. Obowiązek wypłaty tych świadczeń wynika z art. 77⁵ Kodeksu pracy, a szczegółowe stawki określa rozporządzenie Ministra Pracy z 29 stycznia 2013 r. (zmienione w 2023 r.).

W praktyce polecenie wyjazdu służbowego wystawia się przed każdą podróżą — zarówno jednodniową, jak i wielodniową. Dokument sporządza bezpośredni przełożony lub dział kadr, a pracownik potwierdza zapoznanie się z warunkami delegacji. Polecenie pełni dwie funkcje: upoważnia pracownika do wyjazdu i jest podstawą rozliczenia kosztów po powrocie. Warto prowadzić rejestr delegacji powiązany z ewidencją czasu pracy, ponieważ czas podróży służbowej wpływa na rozliczenie godzin pracy.

Jakie elementy musi zawierać polecenie wyjazdu służbowego?

Przepisy nie narzucają jednego obowiązkowego wzoru, ale kompletne polecenie wyjazdu służbowego powinno zawierać następujące elementy:

Element	Opis / przykład
Numer polecenia	Unikalny identyfikator, np. PW/04/2026
Dane pracownika	Imię, nazwisko, stanowisko, dział
Cel wyjazdu	Konkretne zadanie, np. „udział w targach XYZ"
Miejsce delegacji	Miasto lub kraj docelowy
Termin podróży	Data i godzina wyjazdu oraz planowanego powrotu
Środek transportu	Pociąg, samolot, samochód służbowy lub prywatny
Wysokość zaliczki	Kwota wypłacona przed wyjazdem na pokrycie kosztów
Podpis pracodawcy	Osoba upoważniona do wydania polecenia

Polecenie wyjazdu służbowego powinno być podpisane i przekazane pracownikowi przed rozpoczęciem podróży. Kopia dokumentu trafia do akt osobowych pracownika — część B dokumentacji pracowniczej. W wielu firmach polecenie zawiera także sekcję rozliczeniową, wypełnianą po powrocie z delegacji.

Ile wynosi dieta i jakie koszty zwraca pracodawca?

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową na podstawie polecenia wyjazdu przysługuje dieta na pokrycie kosztów wyżywienia oraz zwrot udokumentowanych wydatków. Aktualna stawka diety krajowej wynosi 45 zł za dobę podróży. Wysokość diety zależy od czasu trwania delegacji:

• Podróż jednodniowa krótsza niż 8 godzin: dieta nie przysługuje,
• Podróż od 8 do 12 godzin: 50% diety = 22,50 zł,
• Podróż powyżej 12 godzin: 100% diety = 45 zł.

Te progi dotyczą podróży trwającej nie dłużej niż dobę. Gdy delegacja trwa dłużej niż dobę, za każdą pełną dobę przysługuje cała dieta, a za niepełną, rozpoczętą dobę — 50% diety do 8 godzin i 100% powyżej 8 godzin (§ 7 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych).

Aktualizacja 12 października 2026 r.: poprawiono zasady diety za podróż krótszą niż 8 godzin zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych oraz wiek dziecka w art. 178 § 2 Kodeksu pracy.

Oprócz diety pracodawca zwraca koszty:

• Przejazdy: bilety kolejowe, autobusowe, lotnicze; przy użyciu samochodu prywatnego — stawka kilometrowa (1,15 zł/km dla pojazdów o pojemności powyżej 900 cm³),
• Noclegi: zwrot wg rachunku hotelowego lub ryczałt 67,50 zł za nocleg (150% diety), gdy brak faktury,
• Komunikacja miejska: ryczałt 9 zł za dobę (20% diety) lub zwrot wg biletów,
• Inne udokumentowane wydatki: opłaty parkingowe, za bagaż, za przejazd autostradą.

Więcej o zasadach naliczania diet i obowiązkach pracodawcy znajdziesz w artykule: dieta za delegację — co musisz wiedzieć.

Jakie są stawki diet zagranicznych — porównanie z krajową?

Stawki diet zagranicznych różnią się znacząco w zależności od kraju docelowego. Poniżej porównanie diety krajowej z pięcioma najczęstszymi kierunkami delegacji zagranicznych:

Kraj	Dieta za dobę	Limit na nocleg
Polska (krajowa)	45 zł	67,50 zł (ryczałt)
Niemcy	49 EUR	150 EUR
Francja	50 EUR	180 EUR
Wielka Brytania	35 GBP	200 GBP
Czechy	41 EUR	120 EUR
USA	59 USD	200 USD

Pełen wykaz stawek diet zagranicznych znajdziesz w artykule: diety zagraniczne i krajowe 2025/2026 — ile wynoszą. Stawki obowiązują zarówno pracowników sfery budżetowej, jak i prywatnej — o ile wewnętrzne regulacje firmy nie ustalają korzystniejszych warunków.

Dietę pomniejsza się, jeśli pracodawca zapewnił wyżywienie: śniadanie obniża dietę o 25% (11,25 zł), obiad o 50% (22,50 zł), kolacja o 25% (11,25 zł). Szczegółowy opis procedury rozliczeniowej: jak rozliczyć podróż służbową. Prawidłowo wypełniona karta ewidencji czasu pracy ułatwia weryfikację czasu delegacji.

Kiedy pracownik może odmówić wyjazdu służbowego?

Co do zasady pracownik nie może odmówić podróży służbowej — jest to polecenie pracodawcy w ramach stosunku pracy. Odmowa bez uzasadnionej przyczyny może skutkować karą porządkową, a w skrajnych przypadkach wypowiedzeniem umowy. Istnieją jednak ustawowe wyjątki, w których pracownik ma prawo odmówić:

• Pracownica w ciąży — nie może być delegowana poza stałe miejsce pracy bez swojej zgody (art. 178 § 1 KP),
• Pracownik wychowujący dziecko do ukończenia 8. roku życia — delegowanie wymaga zgody pracownika (art. 178 § 2 KP),
• Pracownik z orzeczeniem o niepełnosprawności — jeśli lekarz wyda stosowne zaświadczenie.

Pracodawca powinien uwzględnić te ograniczenia już na etapie wystawiania polecenia wyjazdu. Więcej o zasadach delegacji: dieta za delegację — zasady rozliczania. Kontrolę przestrzegania praw pracownika prowadzi Państwowa Inspekcja Pracy.

Jak wypełnić polecenie wyjazdu służbowego

Druk ma dwie części: polecenie wyjazdu z wnioskiem o zaliczkę oraz rachunek kosztów podróży, rozliczany po powrocie. Należności z tytułu podróży służbowej przysługują na podstawie art. 77⁵ KP; jeśli regulamin wynagradzania lub umowa o pracę ich nie określa, stosuje się rozporządzenie z 29 stycznia 2013 r., a dieta nie może być niższa niż krajowa (45 zł).

1. 1

   Wypełnij polecenie przed wyjazdem

   Wpisz numer i datę polecenia, imię i nazwisko, stanowisko, miejscowość docelową, termin „od–do”, cel wyjazdu i środek lokomocji. Środek transportu określa pracodawca; samochodem prywatnym pracownik jedzie na swój wniosek, za zgodą pracodawcy (§ 3 ust. 1 i 3 rozporządzenia). Pracownicy w ciąży ani pracownika wychowującego dziecko do 8 lat nie wolno delegować bez ich zgody (art. 178 KP).

2. 2

   Podpisz polecenie jako wysyłający

   Polecenie podpisuje osoba upoważniona do delegowania pracowników, z datą i pieczątką firmy w polu „Pieczątka wysyłającego”. Obok zostaje miejsce na potwierdzenie pobytu służbowego w miejscu delegacji.

3. 3

   Uzupełnij wniosek o zaliczkę

   Pracownik wpisuje kwotę zaliczki liczbowo i słownie; pracodawca przyznaje ją na wniosek, według wstępnej kalkulacji kosztów (§ 11 rozporządzenia). Przy odbiorze pracownik kwituje zaliczkę i wpisuje termin jej rozliczenia; nierozliczoną kwotę można potrącić z wynagrodzenia (art. 87 § 1 pkt 3 KP). Pola klasyfikacji budżetowej (część, dział, rozdział) wypełniają tylko jednostki sfery budżetowej.

4. 4

   Wpisz przebieg podróży w rachunku kosztów

   Dla każdego odcinka podaj miejscowość, datę i godzinę wyjazdu i przyjazdu, środek lokomocji oraz koszt przejazdu. Godziny decydują o diecie: przy podróży do doby poniżej 8 godzin dieta nie przysługuje, od 8 do 12 godzin — 50%, ponad 12 godzin — 100% (§ 7 ust. 2). Przy samochodzie prywatnym podaj liczbę kilometrów i stawkę za 1 km.

5. 5

   Rozlicz diety, noclegi i inne wydatki

   Wpisz należne diety pomniejszone o zapewnione posiłki, noclegi według rachunków albo ryczałt, ryczałty za dojazdy i inne wydatki według załączników — np. parking czy opłaty za autostradę (§ 4 i § 7 ust. 4). Podaj liczbę załączonych dowodów i sumę ogółem.

6. 6

   Złóż rachunek w ciągu 14 dni

   Pracownik rozlicza koszty nie później niż 14 dni od zakończenia podróży i dołącza rachunki, faktury i bilety; gdy dokumentu nie ma, składa pisemne oświadczenie o wydatku (§ 5 ust. 1 i 2). W polach „Pobrano zaliczkę” i „Do wypłaty – zwrotu” wylicza różnicę, a potem wpisuje datę i podpis.

7. 7

   Sprawdź i zatwierdź rozliczenie

   Rachunek sprawdza się pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym, a osoba uprawniona zatwierdza kwotę do wypłaty lub zwrotu. Na końcu pracownik kwituje odbiór należności albo zwraca nadwyżkę zaliczki.

Najczęściej zadawane pytania

Czy polecenie wyjazdu służbowego jest obowiązkowe?

Tak — polecenie wyjazdu służbowego jest dokumentem formalnie kierującym pracownika w delegację. Bez niego pracownik nie ma podstawy prawnej do żądania zwrotu kosztów podróży, diety (45 zł/dobę) ani ryczałtu za nocleg (67,50 zł). Dokument stanowi również podstawę do rozliczenia zaliczki i jest dowodem w razie kontroli PIP lub ZUS.

Ile wynosi dieta za podróż służbową krajową w 2026 roku?

Dieta krajowa wynosi 45 zł za pełną dobę podróży (powyżej 12 godzin). Za delegację trwającą od 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety, czyli 22,50 zł, a przy podróży jednodniowej krótszej niż 8 godzin dieta nie przysługuje (§ 7 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Dieta jest zwolniona z PIT i składek ZUS do wysokości ustawowej. Jeśli pracodawca zapewnił wyżywienie, dietę pomniejsza się: śniadanie o 25% (11,25 zł), obiad o 50% (22,50 zł), kolacja o 25%.

Kto wystawia polecenie wyjazdu służbowego?

Polecenie wyjazdu służbowego wystawia pracodawca — w praktyce bezpośredni przełożony pracownika lub dział kadr na jego polecenie. Dokument musi być podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania pracodawcy i przekazany pracownikowi przed rozpoczęciem podróży. Kopia trafia do akt osobowych pracownika w części B dokumentacji pracowniczej.

W jakim terminie pracownik musi rozliczyć delegację?

Pracownik ma 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej na złożenie rozliczenia kosztów. Do rozliczenia dołącza bilety, faktury za noclegi, paragony i ewidencję przebiegu pojazdu (przy użyciu samochodu prywatnego). Jeśli koszty przekroczyły wypłaconą zaliczkę, pracodawca zwraca różnicę; jeśli zaliczka była wyższa — pracownik zwraca nadwyżkę.

Ile wynosi ryczałt za nocleg podczas delegacji krajowej?

Ryczałt za nocleg przysługuje, gdy pracownik nie przedstawił rachunku hotelowego — wynosi 150% diety, czyli 67,50 zł za jedną noc. Ryczałt nie przysługuje, jeśli pracodawca zapewnił bezpłatny nocleg lub podróż trwa krócej niż 6 godzin nocnych (między 21:00 a 7:00). Zwrot wg rachunku hotelowego nie może natomiast przekraczać 900 zł za dobę (20-krotność diety).

Czy pracownik może odmówić wyjazdu służbowego?

Co do zasady nie — podróż służbowa to polecenie pracodawcy i odmowa może skutkować karą porządkową. Wyjątki: pracownica w ciąży nie może być delegowana bez swojej zgody (art. 178 § 1 KP), pracownik wychowujący dziecko do ukończenia 8. roku życia również musi wyrazić zgodę (art. 178 § 2 KP). Odmowa w tych przypadkach jest w pełni legalna i nie może powodować negatywnych konsekwencji.

Czy dieta za delegację jest opodatkowana?

Nie — dieta krajowa do kwoty 45 zł za dobę jest zwolniona z podatku dochodowego PIT oraz ze składek ZUS. Zwolnienie obejmuje również ryczałty za nocleg i komunikację miejską w ustawowych limitach. Jeśli jednak pracodawca wypłaca diety wyższe niż wynikające z rozporządzenia, nadwyżka ponad 45 zł stanowi przychód pracownika i podlega opodatkowaniu.

Jakie dokumenty dołączyć do rozliczenia podróży służbowej?

Do rozliczenia delegacji należy dołączyć: bilety za przejazdy (kolejowe, autobusowe, lotnicze), rachunki lub faktury za noclegi, paragony za inne wydatki (parking, autostrada), ewidencję przebiegu pojazdu przy użyciu samochodu prywatnego oraz polecenie wyjazdu służbowego z wypełnioną sekcją rozliczeniową. Oryginały dokumentów stanowią podstawę zwrotu kosztów.

Czy za podróż samochodem prywatnym przysługuje zwrot kosztów?

Tak — jeśli pracodawca wyrazi zgodę na użycie samochodu prywatnego (odnotowane w poleceniu wyjazdu). Zwrot naliczany jest jako stawka kilometrowa: 1,15 zł/km dla pojazdów o pojemności silnika powyżej 900 cm³ i 0,89 zł/km dla mniejszych. Pracownik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu z trasą, liczbą kilometrów i datami. Stawki obowiązują od 17 stycznia 2023 r.

Gdzie pobrać darmowy wzór polecenia wyjazdu służbowego?

Na tej stronie udostępniamy darmowy wzór polecenia wyjazdu służbowego w formatach PDF i DOCX. Wzór zawiera wszystkie niezbędne elementy: dane pracownika, cel i miejsce delegacji, termin, środek transportu, wysokość zaliczki oraz sekcję rozliczeniową. Wystarczy pobrać, uzupełnić danymi firmy i wydrukować lub przechowywać w formie elektronicznej.

Co zrobić, jeśli pracodawca nie zwraca kosztów wyjazdu służbowego?

Pracownik może dochodzić zwrotu przed sądem pracy, bo należności na pokrycie kosztów podróży służbowej przysługują mu z mocy art. 77⁵ § 1 KP. Najpierw warto wezwać pracodawcę na piśmie do zapłaty, dołączając rozliczenie i rachunki. Roszczenie przedawnia się po 3 latach od wymagalności (art. 291 § 1 KP). Pracodawca prywatny może ustalić własne zasady, ale dieta nie może być niższa niż krajowa (45 zł), a bez takich zapisów stosuje się rozporządzenie (art. 77⁵ § 3–5).