Karta urlopowa — darmowe wzory kart i kartoteki urlopowej

Szukasz samego wniosku o urlop? Pobierz darmowe wzory wniosków urlopowych — wypoczynkowy, na żądanie, bezpłatny i okolicznościowy.

Planujesz urlopy na cały rok? Pobierz wzór rocznego planu urlopów w Excelu.

Czym jest karta urlopowa i do czego służy?

Karta urlopowa to wewnętrzny dokument kadrowy, na którym pracodawca rejestruje wszystkie udzielone pracownikowi urlopy w danym roku kalendarzowym. Pełni funkcję zbiorczego rejestru -- w jednym miejscu widać daty rozpoczęcia i zakończenia każdego urlopu, jego rodzaj oraz liczbę wykorzystanych dni.

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r., które wyodrębniło dokumentację urlopową jako osobną część akt osobowych (obok ewidencji czasu pracy). Zgodnie z art. 154¹ Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany udzielić urlopu w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo -- a karta urlopowa pozwala to łatwo kontrolować.

Nie należy mylić karty urlopowej z wnioskiem urlopowym. Wniosek składa pracownik, prosząc o konkretny termin wolnego. Karta urlopowa to natomiast dokument prowadzony przez dział kadr lub bezpośredniego przełożonego, w którym odnotowuje się już zatwierdzone nieobecności. Więcej o samym urlopie przeczytasz w artykule Urlop wypoczynkowy -- kiedy i komu przysługuje?

Co powinna zawierać prawidłowa karta urlopowa?

Przepisy nie narzucają jednego obowiązkowego szablonu, ale praktyka kadrowa i orzecznictwo PIP wskazują na elementy, które powinny się znaleźć w każdej karcie:

• imię i nazwisko pracownika oraz numer ewidencyjny (jeśli firma go stosuje),
• stanowisko i dział,
• pełna nazwa pracodawcy z adresem siedziby,
• rok kalendarzowy, którego karta dotyczy,
• wymiar urlopu przysługującego w danym roku (20 lub 26 dni),
• liczba dni urlopu przeniesionego z poprzedniego roku (zaległy),
• daty rozpoczęcia i zakończenia każdego urlopu,
• rodzaj urlopu (wypoczynkowy, na żądanie, okolicznościowy, bezpłatny),
• bieżące saldo dni pozostałych do wykorzystania,
• podpis osoby udzielającej urlopu.

Jeżeli oprócz karty urlopowej chcesz prowadzić pełną dokumentację czasu pracy, pobierz również nasz darmowy wzór karty ewidencji czasu pracy.

Ile dni urlopu przysługuje pracownikowi w 2026 roku?

Wymiar urlopu wypoczynkowego w Polsce reguluje art. 154 Kodeksu pracy. Zależy on od łącznego stażu pracy, do którego wlicza się również okresy nauki (np. ukończenie studiów wyższych dodaje 8 lat).

Staż pracy	Wymiar urlopu rocznego	Przykład
Poniżej 10 lat	20 dni roboczych	Absolwent studiów (8 lat) + 1 rok pracy = 9 lat stażu
10 lat i więcej	26 dni roboczych	Absolwent studiów (8 lat) + 2 lata pracy = 10 lat stażu

Pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy urlop przysługuje proporcjonalnie (np. na pół etatu przy stażu 10+ lat to 13 dni). Szczegółowe zasady obliczania opisujemy w poradniku Od kiedy 26 dni urlopu?

Czy prowadzenie karty urlopowej jest obowiązkowe?

Nie -- żaden przepis Kodeksu pracy ani rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej nie wymaga prowadzenia karty urlopowej jako osobnego formularza. Obowiązkowe jest natomiast przechowywanie dokumentów związanych z udzielaniem urlopu (wnioski, decyzje, plan urlopów) przez cały okres zatrudnienia i 10 lat po jego zakończeniu, zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy.

W praktyce wiele firm i tak prowadzi karty urlopowe, bo ułatwiają one kontrolę salda dni wolnych, planowanie zastępstw i przygotowanie do ewentualnej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Inspektorzy PIP podczas kontroli sprawdzają m.in., czy urlop zaległy został udzielony do 30 września kolejnego roku (art. 168 KP) -- aktualna karta urlopowa pozwala to udowodnić w kilka sekund.

Jakie rodzaje urlopów odnotowuje się na karcie?

Na karcie urlopowej można rejestrować każdy typ nieobecności urlopowej. Poniższa tabela zestawia najpopularniejsze rodzaje urlopów, z którymi spotykają się działy kadr:

Rodzaj urlopu	Podstawa prawna	Wymiar / zasady
Wypoczynkowy	art. 152-173 KP	20 lub 26 dni rocznie; udzielany w dni robocze
Na żądanie	art. 1672 KP	4 dni w roku (wchodzą w pulę wypoczynkowego)
Okolicznościowy	Rozp. MPiPS z 15.05.1996	1-2 dni (ślub, narodziny dziecka, zgon bliskiego)
Bezpłatny	art. 174 KP	Bez limitu; okres nie wlicza się do stażu
Macierzyński / rodzicielski	art. 180-1832 KP	20-37 tyg. macierzyński + do 41 tyg. rodzicielski

Urlop na żądanie bywa źródłem nieporozumień między pracownikiem a pracodawcą. Szczegóły dotyczące tego uprawnienia znajdziesz w artykule Urlop na żądanie -- czym jest i komu przysługuje?

Jeśli Twoja firma zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę, przydatny będzie też nasz darmowy wzór umowy o pracę, który możesz pobrać w formacie PDF lub DOCX.

Czy kartę urlopową można prowadzić elektronicznie?

Tak. Od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja pracownicza może być prowadzona w formie elektronicznej na równi z papierową (art. 94⁸ KP). Oznacza to, że karta urlopowa zapisana w systemie komputerowym ma taką samą moc prawną jak wydrukowany formularz -- pod warunkiem, że jest opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy.

W praktyce coraz więcej firm rezygnuje z papierowych kart na rzecz systemów do zarządzania urlopami. Elektroniczny obieg wniosków eliminuje ręczne wpisywanie dat, automatycznie przelicza saldo dni i wysyła powiadomienia do przełożonych. Więcej o takim rozwiązaniu przeczytasz na stronie elektroniczne wnioski urlopowe.

Jak długo trzeba przechowywać kartę urlopową?

Dokumentację związaną z urlopami przechowuje się przez cały okres zatrudnienia pracownika, a po jego zakończeniu -- przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł lub został rozwiązany. Zasadę tę wprowadziła ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych. Wcześniej okres ten wynosił 50 lat.

Dotyczy to zarówno kart urlopowych, jak i wniosków urlopowych, decyzji o udzieleniu lub odmowie urlopu oraz planów urlopów. Po upływie okresu przechowywania pracodawca ma obowiązek zniszczyć dokumentację w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

Jak wypełnić kartę urlopową

Karta urlopowa w PDF i DOCX dokumentuje pojedynczy urlop, a kartoteka w Excelu zbiera urlopy wszystkich pracowników z całego roku. Dokumenty związane z urlopem wypoczynkowym pracodawca przechowuje w dokumentacji prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika (§ 6 pkt 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

1. 1

   Uzupełnij nagłówek karty

   Wpisz nazwę jednostki organizacyjnej, czyli działu lub firmy, oraz miejscowość i datę sporządzenia karty. Następnie podaj imię i nazwisko pracownika oraz jego stanowisko.

2. 2

   Określ rodzaj urlopu

   W polu „korzysta z urlopu” wpisz rodzaj: wypoczynkowy, na żądanie, okolicznościowy, bezpłatny lub inny. Urlop na żądanie to najwyżej 4 dni w roku kalendarzowym z puli urlopu wypoczynkowego (art. 167² KP).

3. 3

   Wpisz okres i liczbę dni urlopu

   Podaj pierwszy i ostatni dzień urlopu oraz łączną liczbę dni. Urlopu wypoczynkowego udziela się tylko w dni, które są dla pracownika dniami pracy według jego rozkładu czasu pracy (art. 154² KP), dlatego dni wolnych i świąt nie wliczasz.

4. 4

   Podpiszcie kartę

   Kartę podpisują pracownik oraz pracodawca lub przełożony upoważniony do udzielania urlopów, każdy z datą. Podpis pracodawcy potwierdza udzielenie urlopu we wskazanym terminie.

5. 5

   Prowadź roczną kartotekę w Excelu

   W kartotece wpisz rok i pracodawcę, a dla każdego pracownika wymiar urlopu — 20 dni przy stażu krótszym niż 10 lat i 26 dni przy co najmniej 10 latach (art. 154 § 1 KP) — oraz urlop zaległy. W kolumnach miesięcy I–XII notuj wykorzystane dni, a arkusz policzy, ile zostało.

6. 6

   Pilnuj terminu urlopu zaległego

   Urlopu niewykorzystanego w danym roku trzeba udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 KP). Sprawdzaj saldo w kartotece z wyprzedzeniem, żeby zaplanować brakujące dni przed tym terminem.

Najczęściej zadawane pytania

Czy muszę prowadzić kartę urlopową dla każdego pracownika?

Nie -- Kodeks pracy nie nakłada obowiązku prowadzenia karty urlopowej jako osobnego dokumentu. Obowiązkowe jest natomiast przechowywanie dokumentów związanych z udzielaniem urlopu (wnioski, decyzje, plan urlopów) w aktach osobowych pracownika, zgodnie z art. 94 pkt 9a KP. Mimo braku obowiązku, prowadzenie karty ułatwia kontrolę salda 20 lub 26 dni przysługującego urlopu i przygotowanie do kontroli PIP.

Jak długo powinienem przechowywać kartę urlopową?

Dokumentację urlopową przechowuje się przez cały okres zatrudnienia, a po jego zakończeniu -- przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Zasadę tę wprowadziła ustawa z 10 stycznia 2018 r. o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych (wcześniej obowiązywał okres 50 lat). Dotyczy to kart urlopowych, wniosków, decyzji i planów urlopów.

Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego?

Tak, ale tylko w uzasadnionych przypadkach. Zgodnie z art. 164 § 2 KP pracodawca może przesunąć termin urlopu, jeśli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Nie może jednak całkowicie odmówić udzielenia urlopu w danym roku -- urlop zaległy musi być udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku (art. 168 KP). Odmowa nie powinna wynikać z braków formalnych na karcie urlopowej.

Czy kartę urlopową można prowadzić w formie elektronicznej?

Tak. Od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja pracownicza może być prowadzona elektronicznie na równi z papierową, zgodnie z art. 94⁸ KP. Warunek: dokumenty elektroniczne muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Systemy takie jak elektroniczne wnioski urlopowe automatycznie przeliczają saldo dni i generują kartę urlopową bez ręcznych obliczeń.

Ile dni urlopu na żądanie przysługuje pracownikowi?

Pracownikowi przysługują 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym, zgodnie z art. 167² KP. Dni te nie są dodatkową pulą -- wchodzą w skład wymiaru urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni). Pracownik zgłasza urlop na żądanie najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, a pracodawca co do zasady ma obowiązek go udzielić. Każdy taki urlop powinien być odnotowany na karcie urlopowej.

Czy niewykorzystany urlop przepada?

Urlop wypoczynkowy nie przepada z końcem roku -- przechodzi jako urlop zaległy na rok następny. Pracodawca musi go udzielić do 30 września kolejnego roku (art. 168 KP). Roszczenie o urlop przedawnia się po 3 latach od dnia, w którym stało się wymagalne (art. 291 KP). Natomiast niewykorzystane dni urlopu na żądanie (z puli 4 dni) przechodzą na następny rok jako zwykły urlop wypoczynkowy, tracąc charakter „na żądanie".

Czym różni się karta urlopowa od wniosku urlopowego?

Wniosek urlopowy to dokument składany przez pracownika z prośbą o udzielenie urlopu w konkretnym terminie. Karta urlopowa to natomiast zbiorczy rejestr prowadzony przez pracodawcę (dział kadr lub przełożonego), na którym odnotowuje się wszystkie zatwierdzone urlopy danego pracownika w ciągu roku. Wniosek inicjuje proces, a karta dokumentuje jego wynik -- oba powinny być przechowywane w aktach osobowych.

Jakie rodzaje urlopów odnotowuje się na karcie urlopowej?

Na karcie urlopowej rejestruje się wszystkie typy urlopów: wypoczynkowy (20 lub 26 dni, art. 154 KP), na żądanie (4 dni z puli wypoczynkowego, art. 167² KP), okolicznościowy (1-2 dni na ślub, narodziny dziecka lub zgon bliskiego), bezpłatny (art. 174 KP, bez limitu czasowego), a także macierzyński, rodzicielski i ojcowski. Każdy wpis powinien zawierać daty, rodzaj urlopu i liczbę wykorzystanych dni roboczych.

Co zrobić w przypadku nagłej potrzeby urlopu?

W nagłych sytuacjach pracownik może skorzystać z urlopu na żądanie (art. 167² KP), zgłaszając go najpóźniej w dniu rozpoczęcia nieobecności. Zgłoszenie może nastąpić telefonicznie, mailowo lub SMS-em -- przepisy nie narzucają formy. Pracownik ma prawo do 4 takich dni w roku. Przełożony powinien odnotować urlop na karcie urlopowej i zaktualizować saldo pozostałych dni wypoczynkowych.

Czy plan urlopów zastępuje kartę urlopową?

Nie. Plan urlopów (art. 163 KP) to dokument sporządzany na początku roku, w którym pracodawca ustala terminy urlopów dla wszystkich pracowników. Karta urlopowa to natomiast bieżący rejestr faktycznie udzielonych urlopów. Plan może się zmieniać w trakcie roku (przesunięcia, odwołania z urlopu), dlatego karta urlopowa daje bardziej aktualny obraz wykorzystanego i pozostałego urlopu niż sam plan.

Czy karta urlopowa musi być zatwierdzona przez kierownika?

Nie — Kodeks pracy nie wymaga zatwierdzania karty urlopowej, bo to wewnętrzny rejestr pracodawcy, a nie dokument przewidziany w przepisach. Zatwierdza się sam urlop: jego termin ustala pracodawca w planie urlopów albo po porozumieniu z pracownikiem (art. 163 KP). W imieniu pracodawcy może to zrobić kierownik lub inna osoba wyznaczona do czynności z zakresu prawa pracy (art. 3¹ KP). Dokumenty urlopowe należą do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (§ 6 pkt 2 rozporządzenia).

Czy można zmienić termin urlopu po jego zatwierdzeniu?

Tak, ale tylko w sytuacjach przewidzianych w Kodeksie pracy. Pracownik może wnioskować o przesunięcie z ważnych przyczyn, a pracodawca może przesunąć urlop z powodu szczególnych potrzeb, gdy nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 KP). Choroba lub urlop macierzyński uniemożliwiające rozpoczęcie urlopu obligują pracodawcę do jego przesunięcia (art. 165 KP). Odwołanie z trwającego urlopu jest możliwe tylko w nieprzewidzianych okolicznościach i na koszt pracodawcy (art. 167 KP).

Jak odwołać się od odmowy udzielenia urlopu?

Kodeks pracy nie przewiduje formalnego odwołania od decyzji o terminie urlopu, ale pracownik nie jest bezbronny. Nieudzielenie przysługującego urlopu wypoczynkowego wbrew obowiązkowi jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 2000 do 60 000 zł (art. 282 § 1 pkt 2 KP), więc sprawę można zgłosić do Państwowej Inspekcji Pracy. Po ustaniu zatrudnienia niewykorzystany urlop zamienia się w ekwiwalent pieniężny (art. 171 KP), którego można dochodzić w sądzie pracy w ciągu 3 lat (art. 291 § 1 KP).

Postaw na wygodne planowanie urlopów

Wprowadź całkowitą automatyzację wszelkich procesów związanych z planowaniem, składaniem oraz rozpatrywaniem wniosków urlopowych jakie mogą wystąpić w Twojej firmie.

Koniec z telefonami, SMSami oraz wiadomościami o różnych porach! Teraz wszystkim możesz zarządzać bezpośrednio ze swojego telefonu z powiadomieniami w czasie rzeczywistym i podglądem pełnego planu urlopów całej firmy.

Poznaj elektroniczne wnioski urlopowe