Skorzystaj ze szczegółowej analizy czasu pracy i monitoruj bieżący status obecności w swojej firmie. Możesz dowolnie filtrować dane i przeglądać raporty w interesującym Cię zakresie czasu.
Dzięki temu możesz na bieżąco korygować nieprawidłowości i zwiększyć efektywność swoich pracowników.
Dodatkowo każdy raport możesz wyeksportować do formatów Excel, PDF i CSV lub wybranych systemów kadrowo-płacowych.
Ewidencja przestaje być miesięcznym przepisywaniem list obecności do arkusza. Każde zarejestrowane zdarzenie trafia od razu na kartę pracownika, a system zestawia je z zaplanowanym grafikiem i przepisami. To, co wcześniej zajmowało kadrom dwa dni przed wypłatą, dzieje się w tle przez cały miesiąc.
Wejścia, wyjścia, przerwy i wyjścia służbowe trafiają na kartę w momencie rejestracji — niezależnie od tego, czy pracownik odbił kartą, kodem QR, czy z telefonu. Nikt niczego nie przepisuje, więc nie ma miejsca na literówkę w godzinie ani na zgubioną kartkę z listy obecności.
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z art. 149 Kodeksu pracy i dotyczy każdego pracodawcy, niezależnie od wielkości firmy. Zakres danych, które karta musi zawierać, określa rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. RCPonline pilnuje obu tych rzeczy w tle.
Karta zawiera liczbę przepracowanych godzin wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny nadliczbowe, dni wolne z oznaczeniem tytułu, dyżury, urlopy, zwolnienia i pozostałe usprawiedliwione oraz nieusprawiedliwione nieobecności. Nie musisz weryfikować, czy czegoś nie brakuje.
Zobacz, co zmienia automatyczna ewidencja czasu pracy w porównaniu z metodami, które szybko zaczynają generować błędy i dodatkową pracę w kadrach.
| Obszar | RCPonline system online | Excel arkusz ręczny | Papier lista obecności | E-mail / SMS zgłoszenia ręczne |
|---|---|---|---|---|
| Bieżący status obecności Kto pracuje, kto jest na przerwie, urlopie lub poza firmą. | Tak | Nie | Nie | Częściowo |
| Automatyczna ewidencja czasu pracy Godziny wejścia, wyjścia, przerwy i zdarzenia bez ręcznego przepisywania. | Tak | Częściowo | Nie | Nie |
| Kontrola zgodności z Kodeksem Pracy Odpoczynki, nadgodziny, dni wolne i rozliczenia okresowe. | Tak | Częściowo | Nie | Nie |
| Raporty dla kadr i płac Gotowe zestawienia okresowe, karty czasu pracy i eksport danych. | Tak | Częściowo | Nie | Nie |
| Wnioski urlopowe i nieobecności Obieg akceptacji oraz automatyczna aktualizacja planu pracy. | Tak | Nie | Nie | Częściowo |
| Mniejsze ryzyko pomyłek Mniej przepisywania, brak gubienia kartek i łatwiejsza kontrola zmian. | Tak | Częściowo | Nie | Nie |
| Dostęp z dowolnego miejsca Panel online dla managerów, kadr i pracowników. | Tak | Częściowo | Nie | Częściowo |
| Historia zmian i przejrzystość Łatwiejsze wyjaśnianie korekt, nieobecności i rozbieżności. | Tak | Częściowo | Nie | Nie |
Ewidencja bywa poprawiana — pracownik zapomniał odbić wyjście, manager przeoczył wniosek, kadry znalazły rozbieżność. Problemem nie są same korekty, tylko brak wiedzy o tym, kto i kiedy je wprowadził. RCPonline zapisuje pełną historię zmian.
Zamiast pisać do kadr, pracownik zgłasza brakujące lub błędne zdarzenie bezpośrednio w panelu, podając uzasadnienie. Zgłoszenie trafia do przełożonego jako zadanie do rozpatrzenia, a nie jako kolejna wiadomość, która ginie w skrzynce.
Każda firma liczy czas pracy trochę inaczej — inaczej traktuje pięć minut spóźnienia, inaczej przedłużoną przerwę, inaczej wyjście kwadrans przed końcem zmiany. Zamiast dopasowywać firmę do systemu, ustawiasz reguły raz i ewidencja liczy się według nich.
Wybierasz, czy czas zaokrąglać do zaplanowanego harmonogramu, czy do stałych interwałów — na przykład pełnych piętnastu minut. Dzięki temu pojedyncze minuty nie kumulują się w nadgodziny, których nikt nie zlecił.
Urlopy i zwolnienia trafiają do ewidencji tą samą drogą co godziny pracy — zatwierdzony wniosek od razu nanosi się na kartę pracownika i pomniejsza jego limit. Nie musisz osobno pilnować, czy nieobecność została odnotowana w dokumentacji.
Cały obieg wniosków, limity urlopowe i plan urlopów całej firmy opisaliśmy szczegółowo na osobnej stronie modułu.
Nasz system to nie tylko sama rejestracja czasu pracy. Możesz również planować grafik pracownikom, zezwolić na elektroniczne wnioski urlopowe lub rozliczać wynagrodzenia pracowników.
Pozwól managerowi zaoszczędzić czas. Podanie kilku parametrów pozwoli wygenerować grafik zgodny z przepisami Kodeksu Pracy. Automatycznie powiadomisz pracowników o nowym grafiku.
Zautomatyzuj rozliczanie nadgodzin. Odpowiednie ustawienia pozwolą uniknąć kumulacji pojedynczych minut. Ograniczaj automatycznie liczbę nadgodzin i zaliczaj tylko te zatwierdzone przez przełożonych. Rozliczaj saldo nadgodzin przez odbiór lub wypłatę.
Uprość system wynagrodzeń. Płać za faktycznie przepracowane godziny oraz automatycznie obliczaj wynagrodzenie każdego z pracowników.
Udostępnij pracownikom ich konto w panelu i daj możliwość monitorowania swojego czasu pracy, składania wniosków urlopowych i rozliczania nadgodzin.
Bądź na bieżąco i otrzymuj raporty e-mailowe z podsumowaniem dnia, tygodnia lub miesiąca. Dzięki temu nie zapomnisz sprawdzić czy praca była zgodna z harmonogramem.
Udostępnij pracownikom możliwość komentowania i dodawania opisów do zdarzeń. Będą mogli podać powód wyjścia służbowego lub krótko opisać wykonaną pracę. Komentarze znajdą się w raportach.
Katarzyna Gęstwa
Jednym z ważniejszych obowiązków każdego pracodawcy jest ewidencja czasu pracy. Prawidłowo prowadzona może wyraźnie usprawnić działanie firmy. Oprócz tego pozwala zoptymalizować koszty zatrudnienia i ułatwić wykonywanie obowiązków pracownikom z działu HR. Z tego artykułu dowiesz się, na czym polega taka rejestracja.
Czytaj dalej →
Sandra Nowak
Dowiedz się, co powinna zawierać karta ewidencji czasu pracy i jak pomaga w monitorowaniu oraz spełnianiu wymagań przepisów prawa pracy.
Czytaj dalej →
Katarzyna Grzązek
Jak rozliczać nadgodziny w 2026 r.? Sprawdź, kiedy przysługuje dodatek 50%, a kiedy 100%. Dowiedz się, jak uniknąć kar PIP dzięki automatyzacji z systemem RCP!
Czytaj dalej →Tak. Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z art. 149 Kodeksu pracy i dotyczy każdego pracodawcy, bez względu na wielkość firmy, liczbę pracowników i rodzaj umowy o pracę. W przypadku pracowników objętych zadaniowym czasem pracy, pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy (art. 149 § 2 KP). Ewidencję w pozostałym zakresie, np. dni pracy, urlopów i innych nieobecności, prowadzi się jednak także dla nich.
Tak. Przepisy nie narzucają formy prowadzenia ewidencji — dopuszczalna jest zarówno papierowa, jak i elektroniczna, pod warunkiem że dokumentacja zawiera wymagany zakres danych, jest zabezpieczona przed zniszczeniem i uszkodzeniem oraz umożliwia wydanie kopii pracownikowi. System elektroniczny może dodatkowo zapisywać historię zmian, co ułatwia wykazanie rzetelności podczas kontroli; w RCPonline dostęp do logów zmian daje pakiet BIZNES.
Dokumentację związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy przechowuje się przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku okres ten może wynosić 50 lat, jeżeli pracodawca nie złożył raportu informacyjnego ZUS RIA. Obowiązek ten spoczywa na pracodawcy. W RCPonline dane pracowników zarchiwizowanych (archiwizacja w pakietach STANDARD i BIZNES) pozostają dostępne na koncie, a ewidencję za wskazany okres pobierzesz w PDF, XLS lub CSV i włączysz do własnego archiwum dokumentacji pracowniczej.
Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy albo prowadzenie jej w sposób nierzetelny stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i zagrożone jest grzywną od 2 000 do 60 000 zł (art. 281 § 1 KP, w brzmieniu obowiązującym od 8 lipca 2026 r.). Niezależnie od kary, brak ewidencji działa na niekorzyść pracodawcy w sporze sądowym o wynagrodzenie za nadgodziny — to pracodawca musi wykazać rzeczywisty czas pracy, a bez ewidencji sąd opiera się na twierdzeniach pracownika.
Przy umowie zlecenia nie prowadzi się ewidencji czasu pracy w rozumieniu Kodeksu pracy, ale ustawa o minimalnym wynagrodzeniu wymaga potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia. Dokumentację tę przechowuje się przez 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne. RCPonline pozwala rejestrować godziny zleceniobiorców na tych samych zasadach co pracowników etatowych i wygenerować z nich osobne zestawienie.
Nadgodziny rozliczasz na dwa sposoby: wypłatą dodatku albo odbiorem czasu wolnego. Dodatek wynosi 50% za nadgodziny w dni pracujące oraz 100% za nadgodziny w nocy, w niedziele i święta niebędące dniami pracy pracownika, w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę lub święto, a także za przekroczenie normy średniotygodniowej (art. 151¹ KP). Czas wolny udzielany na wniosek pracownika przysługuje w wymiarze 1:1, a udzielony bez wniosku — w wymiarze 1,5 godziny za każdą nadgodzinę, najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego (art. 151² KP). RCPonline na podstawie grafiku rozpoznaje, czy nadgodziny przypadły w dzień pracujący, w dzień wolny, czy w niedzielę lub święto, a przy każdej zatwierdzonej nadgodzinie wybierasz wypłatę albo odbiór — saldo pracownika aktualizuje się automatycznie.
W zależności od stażu pracy osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę przysługuje 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego w roku. U pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do wymiaru etatu. W RCPonline urlopy zliczają się automatycznie, a pracownicy na bieżąco widzą swoje limity urlopowe i dni wolne pozostałe do wykorzystania, bez dopytywania działu kadr.
System zbiera odbicia pracowników — kartą, kodem QR, w aplikacji mobilnej lub w przeglądarce — i na bieżąco zamienia je w karty ewidencji. Znika etap przepisywania godzin z list obecności do arkusza, na którym powstaje najwięcej pomyłek, a raporty czasu pracy stają się podstawą do planowania grafiku i naliczania wynagrodzeń. Pracodawca ma dokumentację gotową na kontrolę, a pracownik wgląd we własne godziny, nadgodziny i urlopy.