Wniosek o pracę zdalną — darmowy wzór do pobrania

Zobacz też: regulamin pracy zdalnej — w tym samym komplecie co wnioski — oraz hasło praca zdalna.

Kto może złożyć wniosek o pracę zdalną?

Każdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę. Kodeks pracy przewiduje dwa momenty uzgodnienia pracy zdalnej: przy zawieraniu umowy albo w trakcie zatrudnienia (art. 67¹⁹ § 1 KP). W drugim przypadku inicjatywa może wyjść od pracodawcy albo od pracownika — wtedy potrzebny jest wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej.

Pracę zdalną można wykonywać całkowicie albo częściowo, czyli w modelu hybrydowym. Miejsce pracy wskazuje pracownik, ale każdorazowo uzgadnia je z pracodawcą. Nie musi to być adres zamieszkania — ważne, żeby w tym miejscu dało się zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy. O organizacji pracy mieszanej piszemy we wpisie praca hybrydowa — jak ją wdrożyć.

Kiedy wniosek o pracę zdalną jest wiążący?

Dla większości pracowników wniosek to prośba, którą pracodawca może odrzucić. Kodeks pracy wyróżnia jednak grupy, których wniosek pracodawca musi uwzględnić (art. 67¹⁹ § 6 KP):

• pracownica w ciąży,
• pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• pracownik sprawujący opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownik — rodzic dziecka z zaświadczeniem z ustawy „Za życiem” albo dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności, opinią o wczesnym wspomaganiu rozwoju lub orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego (art. 142¹ § 1 pkt 2 i 3 KP) — także po ukończeniu przez dziecko 18 lat.

Pracodawca może odmówić tylko wtedy, gdy praca zdalna nie jest możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy. O przyczynie odmowy informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od złożenia wniosku. Szczegóły sytuacji rodziców opisujemy we wpisie praca zdalna rodzica dziecka do lat 4.

Co zawiera wzór wniosku o pracę zdalną?

Wzór ma dwie strony i odpowiada na pytania, które pracodawca i tak zadałby przy rozpatrywaniu wniosku:

1. Dane pracownika i pracodawcy — imię i nazwisko, stanowisko, dział.
2. Wymiar pracy zdalnej — całkowita albo hybrydowa, z liczbą i wskazaniem dni tygodnia.
3. Miejsce i okres — adres wykonywania pracy, data rozpoczęcia i zakończenia albo „na czas nieokreślony”.
4. Uzasadnienie — nieobowiązkowe, ale ułatwia decyzję.
5. Wniosek wiążący — pola do zaznaczenia dla grup z art. 67¹⁹ § 6 KP.
6. Oświadczenia pracownika — o warunkach lokalowych i technicznych, zapoznaniu się z oceną ryzyka i zasadami BHP, bezpiecznym stanowisku oraz ochronie danych.

Oświadczenia z punktu 6 nie są formalnością. Bez nich pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy zdalnej (art. 67³¹ § 6 i 7 KP). Umieszczenie ich we wniosku skraca drogę — po akceptacji nie trzeba zbierać osobnych dokumentów.

Praca zdalna okazjonalna — osobny wniosek na 24 dni

Praca zdalna okazjonalna to tryb na pojedyncze dni: wizytę technika w domu, chorobę dziecka, która nie wymaga zwolnienia, albo dzień z dala od biura. Pracownik może z niej korzystać do 24 dni w roku kalendarzowym, a limit nie zależy od wymiaru etatu i nie przechodzi na kolejny rok.

Do pracy okazjonalnej nie stosuje się przepisów o kosztach, ryczałcie i obowiązkowych oświadczeniach przed dopuszczeniem do pracy zdalnej (art. 67³³ § 2 KP). Kontrola odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem. Pracodawca nie ma jednak obowiązku zgody — ten wniosek nigdy nie jest wiążący. Różnice obu trybów omawiamy we wpisie praca zdalna a praca zdalna okazjonalna. Drugi plik w pakiecie do pobrania to właśnie wniosek okazjonalny, z tabelą dni i licznikiem wykorzystanego limitu.

Co musi mieć pracodawca, zanim zgodzi się na pracę zdalną?

Pracę zdalną w trybie art. 67¹⁹ wykonuje się według zasad określonych w porozumieniu ze związkami zawodowymi albo w regulaminie. Jeżeli u pracodawcy nie ma porozumienia ani regulaminu, zasady ustala się w poleceniu albo w porozumieniu z pracownikiem. Pracodawca potrzebuje też oceny ryzyka zawodowego dla stanowisk pracy zdalnej i informacji o zasadach BHP.

Po uwzględnieniu wniosku pracodawca przekazuje pracownikowi — najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy zdalnej — informację o jednostce organizacyjnej i osobie odpowiedzialnej za współpracę oraz kontrolę (art. 67²¹ § 2 KP). Gotowy regulamin z omówieniem ryczałtu pobierzesz ze strony regulamin pracy zdalnej — wzór.

Jak zakończyć pracę zdalną?

Jeżeli praca zdalna została uzgodniona w trakcie zatrudnienia, każda ze stron może złożyć wiążący wniosek o powrót do poprzednich warunków (art. 67²² § 1 KP). Strony ustalają termin powrotu, nie dłuższy niż 30 dni od otrzymania wniosku. Bez porozumienia powrót następuje następnego dnia po upływie tych 30 dni.

Wobec pracowników z grup chronionych pracodawca może złożyć taki wniosek tylko wtedy, gdy dalsza praca zdalna nie jest możliwa z przyczyn organizacyjnych lub ze względu na rodzaj pracy. Odmowa zgody na pracę zdalną, złożenie wniosku przez pracownika chronionego ani zakończenie pracy zdalnej nie mogą być przyczyną wypowiedzenia umowy (art. 67²³ KP).

Ewidencja czasu pracy zdalnej

Praca zdalna nie zwalnia z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. Pracodawca musi wiedzieć, kiedy pracownik zaczął i skończył pracę, a przy pracy okazjonalnej — ile dni z limitu 24 już wykorzystano. Papierowe zestawienia słabo się tu sprawdzają, bo dokument musi krążyć między domem a biurem.

W RCPonline pracownik rejestruje start i koniec pracy z przeglądarki lub telefonu, dni pracy zdalnej trafiają do grafiku, a licznik pracy okazjonalnej aktualizuje się sam. Jak to wygląda w praktyce, opisujemy we wpisie czym jest praca zdalna i jak ją rejestrować.

Katarzyna Grzązek

Specjalista ds. marketingu

Specjalistka ds. marketingu, która koncentruje się na przekuwaniu „zawiłego” na „zrozumiałe”, dbając o to, by technologia w RCPonline miała ludzką twarz. Działa w szerokim spektrum marketingu – od treści po eventy – a w bezpośrednim kontakcie z klientem stawia na pełen profesjonalizm. W pracy łączy nieszablonowe pomysły z dbaniem o dobrego ducha zespołu, tworząc teksty proste, konkretne i pełne autentyczności.

LinkedIn

Zaktualizowano: 24 września 2026