Czas pracy to według art. 128 § 1 Kodeksu pracy czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Definicja mieści się w jednym zdaniu, ale nie rozstrzyga wielu codziennych sytuacji: przebierania się w odzież roboczą, szkolenia po godzinach, dojazdu do pierwszego klienta czy telefonu od przełożonego w trakcie dyżuru. Każda z nich przekłada się na wynagrodzenie, nadgodziny i odpoczynek, a nieprawidłowości w rozliczaniu czasu pracy od lat należą do naruszeń najczęściej wykrywanych przez Państwową Inspekcję Pracy.
W tym artykule zestawiamy czynności, które budzą wątpliwości w kadrach, i dla każdej wskazujemy podstawę rozstrzygnięcia: przepis Kodeksu pracy, stanowisko PIP, orzeczenie Sądu Najwyższego albo wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE. Dowiesz się, kiedy szkolenie trzeba wpisać do ewidencji jako nadgodziny, dlaczego o przebieraniu się powinien przesądzić regulamin pracy, jak TSUE ocenia przejazdy organizowane przez pracodawcę i co z tego wynika dla prowadzenia ewidencji czasu pracy.
Zapamiętaj:
- Obowiązkowe szkolenie odbyte poza normalnymi godzinami pracy wlicza się do czasu pracy (art. 9413 KP), a szkolenia BHP odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy (art. 2373 § 3 KP).
- Przepisy nie przesądzają, czy przebieranie się jest czasem pracy, a orzecznictwo SN jest podzielone, dlatego PIP zaleca uregulowanie tej kwestii w regulaminie pracy.
- Codzienny dojazd do stałego miejsca pracy nie jest czasem pracy, ale przejazd organizowany przez pracodawcę albo dojazd pracownika bez stałego miejsca pracy do pierwszego klienta już może nim być.
- Czas dyżuru wlicza się do czasu pracy tylko wtedy, gdy pracownik faktycznie wykonywał pracę (art. 1515 § 2 KP).
Jak Kodeks pracy definiuje czas pracy?
Kluczowe w definicji z art. 128 § 1 KP jest pozostawanie w dyspozycji pracodawcy, a nie samo wykonywanie zadań. Pracownik, który czeka przy maszynie na dostawę materiału, formalnie nie produkuje, ale jest gotowy do pracy w miejscu wskazanym przez pracodawcę, więc ten czas mu się wlicza. Z drugiej strony sama obecność na terenie zakładu nie wystarcza, jeżeli pracownik nie jest gotowy do podjęcia obowiązków, na przykład pije kawę przed rozpoczęciem zmiany.
Prawo unijne ujmuje to podobnie. Dyrektywa 2003/88/WE zna tylko dwie kategorie: czas pracy i okres odpoczynku, bez stanów pośrednich. Dlatego wyroki TSUE wydane na jej podstawie mają znaczenie dla polskich pracodawców, a polskie sądy powinny interpretować art. 128 KP w zgodzie z tą dyrektywą. Trybunał ocenia przede wszystkim, czy ograniczenia nałożone na pracownika istotnie wpływają na jego możliwość swobodnego dysponowania czasem.
Co na pewno wlicza się do czasu pracy, a co nie?
Część sytuacji rozstrzygają wprost przepisy Kodeksu pracy, więc nie ma tu miejsca na interpretację. Poniższa tabela zbiera najczęstsze przypadki, o które pytają kadry i kierownicy zmian.
| Sytuacja | Czy to czas pracy? | Podstawa |
|---|---|---|
| 15-minutowa przerwa przy dobowym wymiarze co najmniej 6 godzin | Tak | art. 134 KP |
| Przerwa do 60 minut wprowadzona na posiłek lub sprawy osobiste | Nie | art. 141 KP |
| Szkolenie BHP wstępne i okresowe | Tak | art. 2373 § 3 KP |
| Obowiązkowe szkolenie poza normalnymi godzinami pracy | Tak | art. 9413 KP |
| Dyżur, podczas którego pracownik nie wykonywał pracy | Nie (ale przysługuje rekompensata, poza dyżurem w domu) | art. 1515 KP |
| Badania okresowe i kontrolne w godzinach pracy | Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia | art. 229 § 3 KP |
| Codzienny dojazd z domu do stałego miejsca pracy | Nie | art. 128 KP, wyrok TSUE C-110/24 |
Więcej o rodzajach przerw i o tym, które z nich skracają dzień pracy, przeczytasz w artykule jakie przerwy przysługują pracownikowi. Pozostałe sytuacje wymagają dokładniejszej analizy, bo zależą od okoliczności albo od wewnętrznych przepisów firmy.
Czy szkolenie po godzinach pracy jest czasem pracy?
Od 26 kwietnia 2023 roku obowiązuje art. 9413 KP, dodany przy wdrażaniu dyrektywy o przejrzystych i przewidywalnych warunkach pracy. Przepis stanowi, że jeżeli obowiązek przeprowadzenia szkolenia niezbędnego do wykonywania określonej pracy wynika z układu zbiorowego, regulaminu, przepisów prawa, umowy o pracę albo z polecenia przełożonego, szkolenie odbywa się na koszt pracodawcy i w miarę możliwości w godzinach pracy. Czas szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy wlicza się do czasu pracy.
W praktyce oznacza to, że sobotnie szkolenie z obsługi nowego systemu, na które pracownik został skierowany poleceniem kierownika, trzeba wykazać w ewidencji. Jeżeli przekroczy obowiązującą pracownika normę dobową albo przeciętną tygodniową, powstają godziny nadliczbowe z dodatkiem albo czasem wolnym. Jeżeli szkolenie wypadnie w dniu wolnym wynikającym z pięciodniowego tygodnia pracy, pracownikowi należy się inny dzień wolny w okresie rozliczeniowym.
Przepis nie dotyczy szkoleń podejmowanych z inicjatywy pracownika, na przykład studiów podyplomowych, które regulują art. 1031 i następne KP. Tam pracodawca może udzielić urlopu szkoleniowego lub zwolnienia z części dnia pracy, ale czasu nauki po godzinach nie wlicza się do czasu pracy. Granicę wyznacza więc pytanie, czy szkolenie jest niezbędne do wykonywania pracy i czy wynika z obowiązku lub polecenia po stronie pracodawcy.
Podobnie ocenił to TSUE w wyroku z 28 października 2021 roku w sprawie C-909/19. Szkolenie zawodowe odbywane z inicjatywy pracodawcy stanowi czas pracy także wtedy, gdy toczy się poza zakładem i poza normalnym rozkładem czasu pracy.
Szkolenia BHP i badania lekarskie
Dla szkoleń BHP reguła jest jeszcze prostsza. Zgodnie z art. 2373 § 3 KP szkolenia przed dopuszczeniem do pracy oraz szkolenia okresowe odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Badania okresowe i kontrolne przeprowadza się natomiast w miarę możliwości w godzinach pracy, a za czas niewykonywania pracy z ich powodu pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (art. 229 § 3 KP). Szczegóły opisaliśmy w przewodniku po badaniach okresowych.
Czy przebieranie się w odzież roboczą to czas pracy?
To jedna z niewielu kwestii, w których nawet Sąd Najwyższy nie mówi jednym głosem. Państwowa Inspekcja Pracy zestawia dwa nurty orzecznictwa, które prowadzą do przeciwnych wniosków.
- Stanowisko dominujące — czas pracy zaczyna się z chwilą podjęcia czynności na stanowisku pracy, a samo przebywanie na terenie zakładu nie jest świadczeniem pracy (wyroki SN z 10 listopada 2009 r., II PK 51/09, oraz z 22 sierpnia 2019 r., I PK 96/18).
- Stanowisko mniej powszechne — czynności przygotowawcze są integralnie związane z pracą i należy je wliczać do czasu pracy (postanowienia SN z 11 lutego 2020 r., I PK 24/19, oraz z 28 maja 2020 r., I PK 73/19).
Ponieważ ustawa tego nie rozstrzyga, PIP wskazuje, że pracodawca powinien sam uregulować tę kwestię w regulaminie pracy albo innym akcie wewnętrznym. Może na przykład ustalić, czy czas pracy liczy się od odbicia karty przy wejściu, czy dopiero od stawienia się na stanowisku. Taki zapis nie daje jednak pełnej ochrony w sporze, gdy fakty przemawiają za wliczeniem czasu.
Mocniejsze argumenty za wliczeniem pojawiają się tam, gdzie odzież robocza lub ochronna jest wymagana przepisami BHP, względami sanitarnymi albo technologią produkcji. Pracownik zakładu spożywczego, który musi pobrać i założyć odzież przed wejściem na halę, wykonuje czynność wymaganą przez pracodawcę i niezbędną do dopuszczenia go do stanowiska. Jeśli takie przebieranie zajmuje codziennie kilkanaście minut, to w skali okresu rozliczeniowego chodzi o kilka godzin na osobę, co przy zespole liczącym kilkudziesięciu pracowników staje się realnym ryzykiem roszczeń o nadgodziny.
Kiedy dojazd do pracy wlicza się do czasu pracy?
Codzienny dojazd z domu do stałego miejsca pracy pozostaje czasem prywatnym pracownika. Inaczej wygląda sytuacja osób, które nie mają stałego miejsca pracy, oraz tych, które dojeżdżają na miejsce wykonywania zadań transportem zorganizowanym przez pracodawcę.
Pracownicy mobilni bez stałego miejsca pracy
W wyroku z 10 września 2015 roku w sprawie C-266/14 (Tyco) TSUE uznał, że gdy pracownicy nie mają stałego ani zwykłego miejsca pracy, czas codziennych przejazdów między domem a pierwszym i ostatnim klientem wskazanym przez pracodawcę stanowi czas pracy. Sprawa dotyczyła techników instalujących systemy zabezpieczeń, którzy po likwidacji biur regionalnych jeździli do klientów prosto z domu. Trybunał podkreślił, że przejazdy były nieodzownym elementem ich zadań, a trasy i kolejność wizyt ustalał pracodawca.
Transport organizowany przez pracodawcę
Kolejny krok Trybunał zrobił w wyroku z 9 października 2025 roku w sprawie C-110/24 (STAS-IV). Pracownicy dojeżdżali własnym transportem do bazy wskazanej przez pracodawcę, a stamtąd o ustalonej godzinie jechali firmowym pojazdem na teren, na którym wykonywali pracę. Pracodawca wliczał do czasu pracy tylko przejazd poranny, a TSUE orzekł, że czasem pracy jest również powrót do bazy, bo przejazd organizuje pracodawca, a pracownik nie może w tym czasie swobodnie dysponować sobą. Jak zauważa portalspozywczy.pl, wyrok nie obejmuje zwykłych dojazdów do stałego miejsca pracy.
Dla firm budowlanych, serwisowych i ogrodniczych, które zbierają ekipy w bazie i rozwożą je busem, to sygnał do przejrzenia ewidencji. Jeżeli czas pracy liczy się dopiero od przyjazdu na budowę, a pracownicy od godziny siedzą już w firmowym aucie, różnica może wracać w pozwach o wynagrodzenie za nadgodziny. Rozwiązaniem jest rejestrowanie wejścia w bazie, a nie na miejscu robót, na przykład aplikacją z lokalizacją GPS.
Jak rozliczać podróż służbową poza godzinami pracy?
Podróż służbowa ma w polskim orzecznictwie utrwalone zasady, które zebrała PIP. Czas podróży przypadający na normalne godziny pracy jest czasem pracy (wyroki SN z 27 października 1981 r., I PR 85/81, oraz z 23 czerwca 2005 r., II PK 265/04). Czas podróży poza tymi godzinami nie jest czasem pracy i nie generuje nadgodzin, a jego rekompensatą są należności z tytułu podróży służbowej, przede wszystkim dieta.
Od tej reguły są dwa ważne wyjątki. Pracownik, który sam prowadzi samochód na polecenie pracodawcy, wykonuje w tym czasie pracę, więc cały czas jazdy trzeba mu rozliczyć (wyrok SN z 4 kwietnia 1979 r., I PRN 30/79). Tak samo jest wtedy, gdy pracownik w pociągu przygotowuje prezentację lub prowadzi rozmowy z klientami na polecenie przełożonego. Więcej praktycznych przykładów znajdziesz w artykule o czasie pracy w podróży służbowej.
| Wariant podróży | Rozliczenie |
|---|---|
| Pasażer, podróż w godzinach pracy | Czas pracy |
| Pasażer, podróż poza godzinami pracy | Nie jest czasem pracy, przysługuje dieta |
| Pracownik prowadzi auto na polecenie pracodawcy | Czas pracy, także poza godzinami |
| Pracownik wykonuje zadania w trakcie podróży | Czas pracy, możliwe nadgodziny |
Czy dyżur i gotowość pod telefonem to czas pracy?
Kodeks pracy odpowiada na to wprost w art. 1515 § 2: czasu dyżuru nie wlicza się do czasu pracy, jeżeli podczas dyżuru pracownik nie wykonywał pracy. Za dyżur pełniony w zakładzie lub w innym wyznaczonym miejscu przysługuje czas wolny albo wynagrodzenie, natomiast dyżur pełniony w domu nie daje prawa do rekompensaty. Zasady rozliczania opisaliśmy w artykule o dyżurze pracowniczym.
Orzecznictwo TSUE wymaga jednak ostrożności przy dyżurach, które mocno ograniczają pracownika. W wyroku z 21 lutego 2018 roku w sprawie C-518/15 (Matzak) Trybunał uznał za czas pracy dyżur w domu strażaka, który musiał stawić się w remizie w ciągu 8 minut. W wyrokach z 9 marca 2021 roku w sprawach C-344/19 i C-580/19 doprecyzował, że dyżur poza zakładem jest czasem pracy wtedy, gdy nałożone ograniczenia obiektywnie i w bardzo dużym stopniu wpływają na możliwość zajmowania się własnymi sprawami. Krótki czas reakcji i częste wezwania przemawiają za uznaniem całego dyżuru za czas pracy.
Jak zapisać te zasady w firmie i w ewidencji?
Większości sporów o czas pracy można uniknąć, jeśli firma ustali reguły z wyprzedzeniem i konsekwentnie je stosuje. Skala kontroli nie maleje: według sprawozdania Głównego Inspektora Pracy za 2025 rok inspektorzy przeprowadzili ponad 57 tys. kontroli u ponad 46 tys. pracodawców i nałożyli 16 tys. mandatów na łączną kwotę 22 mln zł.
- Określ w regulaminie pracy moment rozpoczęcia pracy — wejście na teren zakładu, pobranie odzieży, stawienie się na stanowisku albo w bazie transportowej.
- Wskaż, które szkolenia są obowiązkowe i planuj je w godzinach pracy; jeśli to niemożliwe, z góry przewiduj rozliczenie nadgodzin lub czasu wolnego.
- Rozdziel w poleceniu wyjazdu rolę kierowcy i pasażera, bo od tego zależy sposób rozliczenia podróży.
- Opisz dyżury: miejsce, czas reakcji i sposób rejestrowania faktycznie wykonanej pracy.
- Zadbaj, by ewidencja odzwierciedlała faktyczny czas, a nie godziny z grafiku, i zawierała elementy opisane w artykule o prawidłowej karcie ewidencji czasu pracy.
TSUE w wyroku z 14 maja 2019 roku w sprawie C-55/18 (CCOO) wskazał, że pracodawca powinien stosować obiektywny, wiarygodny i dostępny system pomiaru dziennego czasu pracy każdego pracownika. Elektroniczna ewidencja czasu pracy, taka jak w RCPonline, pozwala oznaczać osobno szkolenia, przejazdy i dyżury, dzięki czemu kadry widzą, skąd biorą się nadgodziny, zanim zapyta o nie inspektor.
Podsumowanie
O tym, czy dana czynność jest czasem pracy, decyduje przede wszystkim to, czy pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy. Kodeks pracy przesądza kilka sytuacji wprost: obowiązkowe szkolenia i szkolenia BHP wlicza się do czasu pracy, przerwę z art. 141 KP i dyżur bez wykonywania pracy już nie. Przy podróżach służbowych obowiązuje utrwalona linia Sądu Najwyższego, a przy dojazdach i dyżurach coraz większe znaczenie mają wyroki TSUE, w tym wyrok z października 2025 roku o transporcie organizowanym przez pracodawcę.
Tam, gdzie przepisy milczą, jak przy przebieraniu się w odzież roboczą, ryzyko ogranicza jasny zapis w regulaminie pracy i rzetelna ewidencja. Przejrzyj więc regulamin, zasady szkoleń i organizację przejazdów, a następnie sprawdź, czy system ewidencji rejestruje czas od momentu, w którym pracownik faktycznie zaczyna być do dyspozycji firmy.
