Ewidencja godzin na umowie zlecenie 2026: obowiązki i kary

Potwierdzanie liczby godzin wykonania zlecenia to odrębny obowiązek ustawowy, który nie wynika z Kodeksu pracy, lecz z art. 8b ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Obowiązuje każdego zleceniodawcę rozliczającego umowę objętą minimalną stawką godzinową, niezależnie od wielkości firmy i liczby zawartych umów. W 2026 roku stawka ta wynosi 31,40 zł brutto, a od 1 stycznia 2027 r. ma wzrosnąć do 32,30 zł. Rok 2026 dołożył do tego dwa czynniki, które zmieniają wagę tej dokumentacji: nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy od 8 lipca oraz zaliczanie okresów zlecenia do stażu pracy.

W tym artykule wyjaśniamy, kogo obowiązek dotyczy, a kogo omijają wyłączenia z art. 8d ustawy. Pokazujemy, jak zapisać sposób potwierdzania godzin w umowie, co zrobić przy umowie ustnej, jak długo przechowywać dokumenty i jakie kary grożą za zaniżoną stawkę. Osobno omawiamy związek ewidencji z reformą PIP oraz z nowymi zasadami ustalania stażu pracy.

Zapamiętaj:

• Sposób potwierdzania liczby godzin strony określają w umowie — to wymóg art. 8b ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.
• Minimalna stawka godzinowa wynosi 31,40 zł brutto w 2026 r. i 32,30 zł brutto od 1 stycznia 2027 r.
• Dokumenty potwierdzające liczbę godzin przechowuje się przez 3 lata od dnia wymagalności wynagrodzenia.
• Wypłata stawki niższej niż minimalna to wykroczenie zagrożone grzywną od 1000 do 30 000 zł.
• Od 8 lipca 2026 r. inspektor pracy może decyzją administracyjną stwierdzić istnienie stosunku pracy — zapisy o godzinach są w takiej sprawie materiałem dowodowym.

Na czym polega obowiązek potwierdzania liczby godzin na zleceniu?

Zgodnie z art. 8b ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę strony umowy zlecenia albo umowy o świadczenie usług określają w niej sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Ustawa nie narzuca wzoru dokumentu ani formy papierowej. Dopuszczalne jest zestawienie w arkuszu kalkulacyjnym, wiadomość e-mail, rejestr wejść i wyjść, protokół odbioru usług albo zapis w systemie kadrowym. Liczy się jedno: dokumentacja ma pozwalać jednoznacznie ustalić liczbę godzin i należną za nie kwotę.

To nie jest ewidencja czasu pracy w rozumieniu art. 149 Kodeksu pracy. Zleceniobiorca nie jest pracownikiem, więc nie dotyczą go normy czasu pracy, nadgodziny ani doba pracownicza. Cel przepisu jest węższy i sprowadza się do kontroli jednej rzeczy — czy wynagrodzenie za każdą godzinę osiągnęło ustawowe minimum. Różnice względem dokumentacji pracowniczej opisaliśmy szerzej we wpisie o tym, czym jest ewidencja czasu pracy i jakie wymogi obowiązują w 2026 roku.

Ile wynosi minimalna stawka godzinowa w 2026 i 2027 roku?

Kwoty na 2026 rok określa rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2025 r., opublikowane w Dzienniku Ustaw 15 września 2025 r. Stawki na 2027 rok wynikają z projektu rozporządzenia skierowanego do Rządowego Centrum Legislacji 7 września 2026 r. — akt musi zostać ogłoszony do 15 września 2026 r., bo taki termin wyznacza ustawa.

Stawka godzinowa rośnie o 0,90 zł, czyli o około 3 procent. Przy zleceniu rozliczanym na 160 godzin miesięcznie różnica wynosi 144 zł brutto na jedną osobę. Kontekst wzrostu płacy minimalnej i pochodnych świadczeń zebraliśmy we wpisie o tym, ile wyniesie płaca minimalna w 2027 roku. Według Zielonej Linii, serwisu prowadzonego przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, stawka 31,40 zł brutto odpowiada około 25,36 zł netto przy pełnym oskładkowaniu.

Kto musi prowadzić ewidencję, a kogo obejmują wyłączenia?

Obowiązek dotyczy umów zlecenia z art. 734 Kodeksu cywilnego i umów o świadczenie usług z art. 750 Kodeksu cywilnego, gdy przyjmującym zlecenie jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej albo osoba prowadząca jednoosobową działalność bez zatrudniania pracowników i zleceniobiorców. Umowa o dzieło jest poza zakresem ustawy, ponieważ rozlicza się ją za rezultat, a nie za staranne działanie.

Art. 8d ustawy wyłącza stosowanie przepisów o minimalnej stawce i o ewidencji w kilku przypadkach:

• umowy, w których zleceniobiorca sam decyduje o miejscu i czasie wykonania, a wynagrodzenie ma charakter wyłącznie prowizyjny — obie przesłanki muszą wystąpić łącznie;
• umowy dotyczące usług opiekuńczych i bytowych świadczonych w rodzinnych domach pomocy;
• umowy związane z pieczą zastępczą, prowadzeniem rodzinnego domu dziecka i funkcją rodziny pomocowej, gdy usługa trwa nieprzerwanie dłużej niż dobę;
• umowy o opiekę nad grupą osób podczas wypoczynku trwającego nieprzerwanie dłużej niż dobę;
• umowy o opiekę domową nad osobą niepełnosprawną, przewlekle chorą lub w podeszłym wieku, gdy opiekun zamieszkuje z podopiecznym, a usługa trwa dłużej niż dobę.

Warunek „dłużej niż doba" oznacza 24 kolejne godziny liczone od momentu rozpoczęcia świadczenia usługi. Wyłączenie prowizyjne bywa nadużywane. Sam zapis o prowizji nie wystarczy, jeśli zleceniodawca narzuca grafik albo miejsce wykonania — wtedy stawka minimalna i obowiązek dokumentacyjny obowiązują normalnie.

Jak ustalić sposób potwierdzania godzin w umowie?

Najprostszym rozwiązaniem jest krótki paragraf wskazujący narzędzie i termin. Przykład: „Zleceniobiorca przekazuje zleceniodawcy zestawienie liczby godzin wykonania zlecenia w formie dokumentowej, na adres e-mail wskazany w § 1, do 3. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym". Taki zapis rozstrzyga, kto dokumentuje, czym i do kiedy.

Co, gdy strony nie zapisały tego w umowie

Ustawa przewiduje wariant zapasowy. Jeżeli strony nie określiły sposobu potwierdzania, zleceniobiorca przedkłada informację o liczbie godzin w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia. Informacja może mieć formę pisemną, elektroniczną albo dokumentową. Zleceniodawca nie może odmówić jej przyjęcia, a brak reakcji nie zwalnia go z obowiązku wypłaty co najmniej minimalnej stawki.

Umowa zawarta ustnie

Zlecenie nie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, więc ustne uzgodnienie jest ważne. Ustawa nakłada jednak dodatkowy obowiązek: przed rozpoczęciem wykonania zlecenia zleceniodawca musi potwierdzić zleceniobiorcy ustalenia co do sposobu potwierdzania godzin w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej. Wystarczy wiadomość e-mail albo SMS z opisem zasad. Podstawy konstrukcji samej umowy przypominamy we wpisie o tym, czym jest umowa zlecenie i co powinna zawierać.

Jak długo przechowywać dokumentację i w jakiej formie?

Dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin oraz same zestawienia godzin przechowuje się przez 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne. Termin biegnie od wymagalności wypłaty, nie od daty zawarcia umowy ani od jej zakończenia. Przy umowie rocznej rozliczanej miesięcznie oznacza to dwanaście osobnych terminów przedawnienia dokumentacji.

Forma elektroniczna jest w pełni dopuszczalna. Warunek praktyczny jest jeden: zapisy muszą dać się odtworzyć i okazać podczas kontroli. Skan podpisanego zestawienia, eksport z systemu rejestracji czasu pracy albo archiwum korespondencji spełniają ten wymóg, o ile nie da się ich zmienić bez śladu. Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej i zleceniowej różnią się od siebie, co opisaliśmy we wpisie o dokumentacji pracowniczej w 2026 roku.

Jakie kary grożą za brak ewidencji i zaniżoną stawkę?

Art. 8e ustawy przewiduje grzywnę od 1000 do 30 000 zł dla przedsiębiorcy albo osoby działającej w jego imieniu, która wypłaca wynagrodzenie za każdą godzinę w wysokości niższej niż obowiązująca minimalna stawka godzinowa. Sprawy rozpoznaje się w trybie Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia. Brak dokumentacji nie jest odrębnym wykroczeniem, ale w praktyce prowadzi do tego samego skutku — bez zestawienia godzin zleceniodawca nie udowodni, że stawka została dotrzymana.

Skala nieprawidłowości jest znacząca. Z danych Państwowej Inspekcji Pracy za 2024 rok wynika, że inspektorzy przeprowadzili ponad 15 tysięcy kontroli dotyczących wynagrodzeń, z czego połowa objęła firmy zatrudniające mniej niż dziewięć osób. W ponad 3,5 tysiąca przypadków stwierdzono naruszenia przy stawce godzinowej, a 3,9 tysiąca osób odzyskało zaniżone wynagrodzenie na łączną kwotę 13,3 mln zł.

Inspekcja wskazuje powtarzalne przyczyny naruszeń: błędy rachunkowe, niezrozumienie przepisów, zaniedbania oraz świadome zaniżanie liczby wykazanych godzin. Ten ostatni mechanizm jest najbardziej ryzykowny, bo poza grzywną rodzi zaległość składkową wobec ZUS.

Dlaczego ewidencja godzin ma znaczenie po reformie PIP z 8 lipca 2026 roku?

Od 8 lipca 2026 r. okręgowy inspektor pracy może wydać decyzję administracyjną stwierdzającą istnienie stosunku pracy, jeżeli praca jest wykonywana w warunkach z art. 22 Kodeksu pracy, a strony zawarły umowę cywilnoprawną. Państwowa Inspekcja Pracy wymienia sześć cech stosunku pracy branych pod uwagę: dobrowolność, osobiste świadczenie, ciągłość, podporządkowanie, odpłatność i ryzyko po stronie zatrudniającego. Od decyzji przysługuje odwołanie do sądu pracy. Nowelizacja wprowadza też kontrole zdalne oraz instytucję interpretacji indywidualnej Głównego Inspektora Pracy, której wydanie kosztuje 40 zł.

Dla dokumentacji godzin ma to konkretną konsekwencję. Zestawienia, które pokazują stałe godziny, sztywny grafik i rozliczanie dnia po dniu, są argumentem za podporządkowaniem. Zapisy odzwierciedlające swobodę wykonawcy działają w drugą stronę. Warto więc, żeby ewidencja odpowiadała rzeczywistemu przebiegowi współpracy, a nie kopiowała harmonogramu etatowego. Kryteria oceny opisaliśmy szerzej we wpisie o tym, kiedy PIP uzna samozatrudnienie za etat.

Jak zlecenia wpływają na staż pracy pracownika?

Od 2026 roku do stażu pracy wlicza się okresy wykonywania umowy zlecenia, umowy agencyjnej, prowadzenia działalności gospodarczej, korzystania z ulgi na start oraz pracy za granicą. Zmiana działa etapami: w sferze publicznej od 1 stycznia 2026 r., a u pracodawców prywatnych od 1 maja 2026 r. Nowe okresy potwierdza zaświadczenie wydane przez ZUS, a na złożenie dokumentów pracownik ma 24 miesiące.

Skutki są wymierne: wcześniejsze prawo do 26 dni urlopu, dłuższy okres wypowiedzenia, wyższa odprawa, a w sferze budżetowej także dodatek stażowy i nagroda jubileuszowa. Nowe zasady omawiamy we wpisie o nowelizacji Kodeksu pracy dotyczącej stażu. Dla zleceniodawcy oznacza to, że dokumentacja zlecenia zyskała drugiego adresata. Poza kontrolą stawki służy dziś także potwierdzeniu okresu współpracy, o które były zleceniobiorca może poprosić po latach.

Jak zorganizować potwierdzanie godzin w praktyce?

Papierowa lista sprawdza się przy kilku umowach. Przy kilkunastu zaczyna generować błędy, a przy pracy rozproszonej przestaje być weryfikowalna. Poniższa kolejność działań porządkuje proces niezależnie od użytego narzędzia.

1. Przejrzyj aktywne umowy i sprawdź, czy każda zawiera zapis o sposobie potwierdzania godzin.
2. Ustal jeden termin przekazywania zestawień, wspólny dla wszystkich zleceniobiorców.
3. Wskaż kanał: formularz, system albo skrzynkę e-mail przypisaną do rozliczeń.
4. Zweryfikuj, czy iloraz wynagrodzenia i liczby godzin nie schodzi poniżej stawki ustawowej.
5. Zarchiwizuj zestawienia w podziale na miesiące, z zachowaniem trzyletniego terminu.

Gdy zleceniobiorcy pracują w terenie albo na zmiany, ręczne zbieranie zestawień przestaje wystarczać. Rejestracja przez aplikację, kod QR albo kartę zbiera znaczniki wejść i wyjść automatycznie, a zestawienie miesięczne powstaje z gotowych danych — tak działa między innymi RCPonline. Niezależnie od narzędzia liczy się to, żeby zapis powstawał na bieżąco. Zestawienie odtwarzane z pamięci po zakończeniu miesiąca jest najczęstszym źródłem rozbieżności w sporze.

Co zmieni nowa ustawa o minimalnym wynagrodzeniu?

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało projekt nowej ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, wdrażający dyrektywę 2022/2041 o adekwatnych wynagrodzeniach minimalnych. Według analizy Grant Thornton projekt zakłada trzy zmiany istotne dla zleceniodawców.

• Przy umowach trwających dłużej niż miesiąc wynagrodzenie wynikające ze stawki minimalnej ma być wypłacane nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca kalendarzowego.
• Grzywna ma wzrosnąć z przedziału 1000–30 000 zł do 1500–45 000 zł.
• Sankcją objęte ma być nie tylko zaniżenie stawki, lecz także całkowity brak wypłaty wynagrodzenia.

Projekt przewiduje również stopniowe wyłączanie kolejnych składników z podstawy minimalnego wynagrodzenia: dodatków funkcyjnych, potem pozostałych dodatków, a na końcu premii i nagród. Ta część dotyczy jednak umów o pracę, nie zleceń. Dla zleceniodawcy najważniejsze pozostają termin wypłaty i wyższa sankcja.

Podsumowanie

Obowiązek potwierdzania liczby godzin na zleceniu jest prosty w treści i łatwy do zaniedbania. Ustawa wymaga zapisu w umowie, zestawienia przed wypłatą i archiwum przez 3 lata od wymagalności wynagrodzenia. Trzy zdarzenia 2026 roku podnoszą stawkę tej rutyny: wzrost stawki godzinowej do 31,40 zł, a od stycznia do 32,30 zł, nowe uprawnienie PIP do stwierdzania stosunku pracy oraz zaliczanie zleceń do stażu pracy.

• Sprawdź, czy każda aktywna umowa zawiera zapis o sposobie potwierdzania godzin — jego brak uruchamia wariant ustawowy, który działa na korzyść zleceniobiorcy.
• Zweryfikuj wynagrodzenia pod kątem stawki 32,30 zł brutto, zanim rozliczysz styczeń 2027 roku.
• Traktuj zestawienia godzin jak dowód w dwóch sprawach naraz: kontroli stawki i oceny charakteru zatrudnienia.