Pracownik składa wniosek urlopowy w przeglądarce lub aplikacji i od razu widzi swoją pulę. Po akceptacji elektroniczne wnioski urlopowe same trafiają na kartę ewidencji, pomniejszają limit i aktualizują grafik.
Czym jest wniosek urlopowy?
Wniosek urlopowy to prośba pracownika o udzielenie urlopu w określonym terminie; Kodeks pracy nie narzuca jego formy, a pracodawca udziela urlopu zgodnie z planem urlopów albo — gdy planu nie ustala — po porozumieniu z pracownikiem (art. 163 KP).
Przenieś do systemu planowanie, składanie oraz rozpatrywanie wniosków urlopowych w Twojej firmie.
Koniec z telefonami, SMSami oraz wiadomościami o różnych porach! Teraz wszystkim możesz zarządzać bezpośrednio ze swojego telefonu z powiadomieniami w czasie rzeczywistym i podglądem pełnego planu urlopów całej firmy.
Zaplanuj kalendarz urlopów dla swojego zespołu albo daj dostęp swoim pracownikom, aby mogli sami zgłaszać wnioski urlopowe za pośrednictwem dowolnej przeglądarki internetowej dla komputerów, tabletów i smartfonów. Wybierz spośród 40+ predefiniowanych rodzajów dni dostępnych w naszym systemie. Znajdziesz tam między innymi wnioski o: urlop wypoczynkowy, urlop "na żądanie", urlop okolicznościowy, urlop bezpłatny, urlop macierzyński, zwolnienie lekarskie itd.
Dane z portalu ZUS możesz importować do systemu RCP z pliku (we wszystkich pakietach) bądź za pomocą automatycznego importu zwolnień (w pakiecie BIZNES). Wystarczy skonfigurować swój profil ZUS i zwolnienia zaczną automatycznie zaciągać się do systemu.
Oszczędzaj czas poświęcony na ręczne sprawdzanie powodów nieobecności pracowników.
Zdefiniuj co chcesz zrobić z nadgodzinami pracownika. Możesz zlecić ich wypłatę bądź pozwolić wybrać nadgodziny w celu zaliczenia ich na poczet wcześniejszego wyjścia z pracy.
Automatyczny odbiór nadgodzin
Możesz również ustawić automatyczny odbiór nadgodzin (od pakietu STANDARD), który uzupełni niedopracowane minuty pracownika z wypracowanych nadgodzin.
Stwórz własną ścieżkę akceptacji wniosków urlopowych (wieloetapowa akceptacja — w pakiecie BIZNES). Zdecyduj, kto rozpatruje wnioski i w jakiej kolejności — sam przełożony, przełożony i kadry, czy dodatkowy poziom dla wybranych działów. Schemat przypisujesz pracownikom, więc może różnić się między zespołami, a wybrane rodzaje nieobecności mogą automatycznie pomijać dany poziom.
Zdefiniujesz też warunki automatycznego przekazania wniosku dalej: co ma się stać, gdy osoba akceptująca jest sama na urlopie albo w terenie, i po jakim czasie wniosek bez decyzji przejdzie do kolejnej osoby. To dwa najczęstsze miejsca, w których obieg wniosków staje w miejscu.
Usprawnij obieg dokumentów w Twoim przedsiębiorstwie.
Zdefiniuj wymiar urlopu pracownika i udostępnij możliwość składania wniosków o urlop w godzinach lub w pełnych dniach. Wymiar godzinowy przydaje się przy wizycie u lekarza albo sprawie urzędowej, na którą nie trzeba brać całego dnia — a przy pracownikach zatrudnionych w niepełnym wymiarze bywa jedynym sensownym rozliczeniem.
Wymiar urlopu ustawiasz w bilansie pracownika, a system przenosi go na kolejne lata i odejmuje wykorzystane dni i godziny; pracownik widzi pozostałą pulę w swoim panelu. Zatwierdzony wniosek od razu trafia na kartę ewidencji i pomniejsza limit, więc nie trzeba prowadzić osobnego zestawienia wykorzystanych dni ani odpowiadać na pytania o stan urlopu na koniec roku.
Szymon Mojsak
Dni stają się coraz dłuższe a za oknem robi się coraz cieplej. Wiele osób planuje urlop i letnie wycieczki. Urlop wypoczynkowy to jeden z przywilejów osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Pracodawca który nie przestrzega tego przepisu musi pamiętać, że może grozić mu nawet kara grzywny.
Czytaj dalej →
Katarzyna Gęstwa
Nieprzewidziane sytuacje życiowe zdarzają się każdemu pracownikowi. Jednym z praw osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę jest możliwość skorzystania z urlopu na żądanie. Zatem pozostaje nam odpowiedzieć sobie na pytanie czym tak dokładnie jest urlop na żądanie i komu on przysługuje.
Czytaj dalej →
Sandra Nowak
Urlop 2026: Kompletny kalendarz długich weekendów. Wyliczenia dni pracy i symulacje urlopowe. Sprawdź, jak optymalnie wykorzystać swoje dni wolne.
Czytaj dalej →Wniosek urlopowy przechodzi zwykle przez kilka rąk, a proces zatrzymuje się zawsze w tym samym miejscu — przy osobie, której akurat nie ma. Poniżej cały cykl, od złożenia do zapisu w ewidencji.
Wniosek wypełnia się w przeglądarce lub w aplikacji mobilnej — bez drukowania i bez szukania przełożonego po korytarzu. Przy składaniu pracownik widzi swój pozostały limit, więc nie wnioskuje o dni, których już nie ma.
Pracownik może dopisać uzasadnienie albo dołączyć dokument (załączniki przez Dysk Google — w pakiecie BIZNES) — na przykład przy urlopie okolicznościowym, gdzie wymagane jest wskazanie okoliczności. Wszystko zostaje przy wniosku, zamiast krążyć osobnym mailem.
Osoba akceptująca dostaje powiadomienie i rozpatruje wniosek z panelu albo z telefonu. Pracownik od razu widzi status i ewentualny komentarz do decyzji — nie musi dopytywać, na jakim etapie jest sprawa.
Zatwierdzony wniosek automatycznie trafia na kartę ewidencji czasu pracy i pomniejsza pulę pracownika. Znika etap ręcznego przenoszenia nieobecności do zestawienia, na którym najczęściej powstają rozbieżności.
W małej firmie wystarczy jedna osoba akceptująca. W organizacji z kilkoma szczeblami i oddziałami jedna ścieżka dla wszystkich kończy się tym, że wnioski trafiają do niewłaściwych osób albo utykają.
Ścieżka może obejmować więcej niż jedną osobę — na przykład bezpośredniego przełożonego, a po nim dział kadr. Wniosek przechodzi do kolejnego etapu dopiero po decyzji poprzedniego, a historia decyzji zostaje przy wniosku. Wieloetapowa akceptacja jest dostępna w pakiecie BIZNES.
Schemat akceptacji przypisujesz pracownikom, więc wniosek pracownika produkcji może iść inną ścieżką niż wniosek z biura. Dla wybranych rodzajów nieobecności ustawisz, że wniosek automatycznie pomija dany poziom i trafia do kolejnej osoby.
Gdy przełożony sam jest nieobecny, wniosek może po ustalonym czasie automatycznie przejść do osoby z kolejnego poziomu schematu. To najczęstszy punkt, w którym obieg staje na kilka dni — i najprostszy do wyeliminowania.
Cykliczny raport e-mail przypomina każdemu przełożonemu o wnioskach czekających na jego decyzję (raporty e-mail — od pakietu STANDARD). Miesiąc nie zamyka się z kilkunastoma nierozpatrzonymi zgłoszeniami, o których wszyscy zapomnieli.
Każda decyzja zapisuje się wraz z autorem i datą, a wnioski z zamkniętych okresów można zablokować przed edycją. Przy sporze o wykorzystany urlop liczy się nie samo rozstrzygnięcie, tylko możliwość odtworzenia, jak do niego doszło.
Naliczanie urlopu wygląda inaczej przy pełnym etacie, inaczej przy części etatu i jeszcze inaczej w roku, w którym pracownik został zatrudniony. Ręczne przeliczanie tych przypadków to najczęstsze źródło błędów w dokumentacji urlopowej.
Podstawowy wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 albo 26 dni, w zależności od stażu pracy liczonego łącznie z okresami nauki. Wymiar wpisujesz w bilansie pracownika, a system przenosi ustawioną wartość na kolejne lata.
Przy zatrudnieniu lub odejściu w trakcie roku jednym przyciskiem przeliczysz wymiar proporcjonalnie do okresu pracy, a przy pierwszej pracy system nalicza urlop po 1/12 za każdy przepracowany miesiąc. To wyliczenie robione ręcznie bywa źródłem rozbieżności, które wychodzą dopiero przy ekwiwalencie.
Niewykorzystane dni przechodzą na kolejny rok i są prezentowane osobno od bieżącej puli. Pracownik i kadry widzą, ile dni pochodzi z zaległości — a to one przepadają jako pierwsze i to o nich najczęściej się zapomina.
Osobne pule prowadzone są dla urlopu na żądanie, zwolnienia z tytułu opieki nad dzieckiem, urlopu opiekuńczego i zwolnienia z powodu siły wyższej. Każdy ma własny wymiar i własne zasady rozliczania — system pilnuje ich niezależnie.
Można zablokować składanie wniosków o dni powyżej dostępnego limitu oraz ukryć przed pracownikami rodzaje dni, z których nie powinni korzystać. Kalendarz urlopowy pokazuje przy tym, kto z zespołu jest już nieobecny w danym terminie.
Każdy widzi w panelu swoją pulę, wykorzystane dni i wnioski czekające na decyzję. Pytania o stan urlopu przestają trafiać do kadr, a rozbieżności wychodzą w trakcie roku, a nie w grudniu.
Decyzja o urlopie rzadko dotyczy jednej osoby — zwykle chodzi o to, czy zespół utrzyma obsadę. Bez wspólnego kalendarza tę informację trzeba składać z kilku źródeł, a i tak zwykle za późno.
Urlopy, zwolnienia i pozostałe nieobecności widoczne są w jednym widoku, z rozróżnieniem typów. Przełożony rozpatrujący wniosek od razu widzi, kto jeszcze z zespołu jest nieobecny w tym terminie.
Widok można zawęzić do działu, oddziału albo projektu. Przy większej organizacji to jedyny sposób, żeby kalendarz pozostał czytelny i nadawał się do planowania obsady.
Dni ustawowo wolne uwzględniane są przy wyliczaniu długości urlopu, więc wniosek obejmujący święto nie pomniejsza puli o ten dzień. Przy planowaniu długich weekendów eliminuje to typowy błąd w rozliczeniu.
Zestawienie pokazuje pulę, dni wykorzystane i pozostałe dla każdego pracownika. Przygotowanie planu urlopów albo oszacowanie rezerwy na ekwiwalent nie wymaga wtedy zbierania danych od kierowników.
Nieobecności trafiają do pliku razem z godzinami pracy, w formacie przyjmowanym przez Comarch Optima, Enova365, Symfonię i pozostałe obsługiwane programy. Dział płac pracuje na jednym źródle danych.
Historia wniosków wraz z decyzjami — kto, kiedy i z jakim uzasadnieniem — pozostaje dostępna na koncie i możesz ją wyeksportować. Przy sporze o wykorzystany urlop masz komplet zapisów zamiast rekonstrukcji z korespondencji.
Nie wszystkie nieobecności rozlicza się tak samo — różnią się limitem, wynagrodzeniem i tym, czy pracodawca może odmówić. System zna te różnice i pilnuje ich za Ciebie.
Podstawowy urlop w wymiarze 20 albo 26 dni, zależnie od stażu pracy, proporcjonalnie do wymiaru etatu. Limit nalicza się automatycznie, a pracownik widzi w panelu, ile dni mu zostało — bez pytania kadr.
Aby zatwierdzić wniosek urlopowy, należy mieć odpowiednie uprawnienia w systemie RCPonline. Uprawnienia te przyznawane są przez administratora systemu. Osoby z uprawnieniami mogą przeglądać, akceptować lub odrzucać wnioski urlopowe pracowników podległych im hierarchicznie.
Wniosek urlopowy może być akceptowany przez więcej niż jedną osobę, jeśli jest to zgodne z polityką firmy. W RCPonline można ustawić schemat akceptacji wniosków, który określa, kto i w jakiej kolejności musi zaakceptować wniosek. Aby skorzystać z tej funkcjonalności, należy wejść w menu Konfiguracja - Ustawienia - Ustawienia Wniosków włączyć "Włącz wielopoziomową akceptację wniosków". Schematów można utworzyć dowolną ilość określając poziomy oraz warunki ich przekazywania
Tak, menadżer otrzymuje powiadomienie o wnioskach czekających na jego akceptację na panelu www. Dodatkowo takie powiadomienie może otrzymywać również na swoją skrzynkę e-mail.
Kodeks pracy gwarantuje prawo do urlopu wypoczynkowego. Długość urlopu zależy od stażu pracy pracownika - pracownikowi przysługuje 20 dni urlopu, jeżeli jego staż pracy wynosi mniej niż 10 lat, a 26 dni urlopu, jeżeli staż pracy wynosi 10 lat lub więcej.
Wnioski urlopowe pracowników, podobnie jak inne dokumenty pracownicze należy przechowywać przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Program do ewidencji urlopów porządkuje zarządzanie wnioskami i nieobecnościami, a dokumentację potrzebną do archiwum pobierzesz z niego w formie pliku.
Kodeks pracy pozwala na udzielenie pracownikowi do 4 dni urlopu na żądanie w ciągu roku kalendarzowego. Urlop na żądanie jest udzielany na wniosek pracownika i nie wymaga zgody pracodawcy.
System RCPonline pozwala na szybkie składanie i akceptowanie wniosków o różne rodzaje urlopów za pośrednictwem dowolnej przeglądarki internetowej. System automatycznie aktualizuje kalendarz urlopów, umożliwiając wygodne planowanie urlopów i śledzenie limitów urlopowych.
Na wniosek pracownika urlopu może być podzielony na części. Natomiast jedna część urlopu powinna trwać minimum 14 dni. Pozostała część urlopu może być podzielona według własnego uznania. Dzięki elektronicznym wnioskom urlopowym w systemie RCPonline pracownik może mieć stałą kontrolę nad limitami dni wolnych przysługujących pracownikom.
Praca zdalna wprowadza elastyczność w planowaniu urlopów, co może ułatwiać pracownikom organizację czasu wolnego. Dzięki możliwości pracy z dowolnego miejsca, osoby mogą wydłużać weekendy lub łączyć urlop z pracą, co wpływa na sposób, w jaki planują swoje dni wolne. Pracodawcy muszą zatem bardziej elastycznie podchodzić do harmonogramowania urlopów, biorąc pod uwagę zdalny charakter pracy. Może to prowadzić do większej potrzeby koordynacji w zespołach, aby zapewnić ciągłość pracy podczas nieobecności pracowników. Ostatecznie, zmiany w planowaniu urlopów mogą przyczynić się do lepszej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.
Elektroniczny obieg wniosków urlopowych znacząco usprawnia proces zarządzania urlopami w dziale kadr, eliminując konieczność papierowej dokumentacji. Umożliwia szybkie i łatwe składanie wniosków przez pracowników, co przyspiesza cały proces zatwierdzania. Dzięki elektronicznemu systemowi możliwe jest łatwe śledzenie statusu wniosków oraz generowanie raportów, co zwiększa przejrzystość działań. Automatyzacja procesów pozwala na redukcję błędów ludzkich oraz oszczędność czasu, co przekłada się na efektywność pracy zespołu. Wreszcie, poprawia to komunikację między pracownikami a działem kadr, co sprzyja lepszemu zarządzaniu zasobami ludzkimi.