Darmowy wzór do pobrania

Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania — darmowy wzór do pobrania

Darmowy protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania w PDF i DOCX. Stan lokalu, liczniki, wyposażenie i kaucja. Co wpisać i kiedy protokół jest obowiązkowy.

Szymon Mojsak · Ekspert automatyzacji procesów biznesowych
Aktualizacja: 10 listopada 2026

Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania

W skrócie

Protokół zdawczo-odbiorczy opisuje stan mieszkania w dniu wydania i zwrotu. Przy zwykłym najmie lokalu mieszkalnego strony sporządzają go przed wydaniem lokalu najemcy, określając stan techniczny i stopień zużycia instalacji i urządzeń, a protokół jest podstawą rozliczeń przy zwrocie (art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów). Przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym ten przepis nie obowiązuje, ale protokół nadal jest najlepszym dowodem stanu lokalu.

Podstawa prawna

art. 6c Ustawa o ochronie praw lokatorów (Dz. U. z 2023 r. poz. 725 ze zm.) Protokół określający stan techniczny i stopień zużycia instalacji i urządzeń, sporządzany przed wydaniem lokalu. Zobacz w ISAP
art. 6 ust. 4, art. 19a ust. 5, art. 19f ust. 6 Ustawa o ochronie praw lokatorów (Dz. U. z 2023 r. poz. 725 ze zm.) Zwrot kaucji w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu po potrąceniu należności. Zobacz w ISAP
art. 19e, art. 19j Ustawa o ochronie praw lokatorów (Dz. U. z 2023 r. poz. 725 ze zm.) Przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym art. 6c nie należy do przepisów stosowanych. Zobacz w ISAP
art. 662 § 1, art. 675 Kodeks cywilny (Dz. U. z 2026 r. poz. 795) Wydanie rzeczy w stanie przydatnym, zwrot w stanie niepogorszonym i domniemanie dobrego stanu rzeczy wydanej. Zobacz w ISAP

Stan prawny na 10 listopada 2026

Protokół przy różnych rodzajach najmu

Rodzaj najmu	Protokół przy wydaniu	Maksymalna kaucja
Zwykły najem lokalu mieszkalnego	wymagany (art. 6c)	12-krotność miesięcznego czynszu
Najem okazjonalny	nie wynika z art. 6c, zalecany	6-krotność miesięcznego czynszu
Najem instytucjonalny	nie wynika z art. 6c, zalecany	6-krotność miesięcznego czynszu

Zobacz też: wzory umowy najmu, aneks do umowy najmu i wypowiedzenie umowy najmu.

Czym jest protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania?

To dokument podpisywany przez wynajmującego i najemcę przy przekazaniu lokalu, w którym strony opisują stan mieszkania, liczniki i wyposażenie. Przy zwykłym najmie art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów nakazuje sporządzić protokół przed wydaniem lokalu i przesądza, że jest on podstawą rozliczeń przy jego zwrocie. Ten sam wzór służy też przy zwrocie mieszkania, wtedy zaznaczasz odpowiednie pole w nagłówku.

Czy protokół jest obowiązkowy?

Przy zwykłym najmie lokalu mieszkalnego tak, ponieważ art. 6c mówi wprost o sporządzeniu protokołu. Przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym ustawa stosuje jedynie wskazane przepisy, a art. 6c do nich nie należy (art. 19e i 19j). Brak protokołu nie unieważnia umowy, ale utrudnia rozliczenie, bo do oceny stanu lokalu pozostają zeznania, zdjęcia i korespondencja.

Znaczenie protokołu najlepiej widać przy domniemaniu z art. 675 § 3 KC: rzecz uważa się za wydaną najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku. Najemca, który nie opisał istniejących usterek, ma trudniejszą drogę, aby wykazać, że powstały one przed jego wprowadzeniem się.

Co powinien zawierać protokół?

Dane stron, adres lokalu i datę umowy najmu.
Stan techniczny i stopień zużycia ścian, podłóg, okien, drzwi, instalacji, urządzeń sanitarnych, kuchni i ogrzewania.
Stany liczników z numerami i datą odczytu.
Listę wyposażenia z ilością i stanem.
Liczbę kluczy i pilotów.
Rozliczenie przy zwrocie: uszkodzenia, potrącenia, kwotę kaucji do zwrotu.
Podpisy obu stron, najlepiej także zdjęcia jako załącznik.

Warto opisywać stan konkretnie. „Rysa ok. 20 cm na panelu przy oknie” jest lepsze niż „stan dobry”, bo pozwala porównać opis przy wydaniu i zwrocie.

Co różni zużycie od uszkodzenia?

Najemca odpowiada za zwrot rzeczy w stanie niepogorszonym, ale nie ponosi odpowiedzialności za zużycie będące następstwem prawidłowego używania (art. 675 § 1 KC). Wytarta podłoga po kilku latach to zwykle zużycie, a pęknięta płyta indukcyjna już uszkodzenie, jeśli wynika z niewłaściwego używania. Przy zwykłym najmie zakres napraw i obowiązek odnowienia lokalu po zakończeniu najmu określają też art. 6b i 6e ustawy.

Sytuacja przy zwrocie	Kto ponosi koszt	Podstawa
Normalne zużycie wynikające z prawidłowego używania	wynajmujący, chyba że umowa lub przepisy stanowią inaczej	art. 675 § 1 KC
Uszkodzenie spowodowane przez najemcę	najemca	art. 675 § 1 KC
Niezapłacony czynsz lub opłaty w dniu opróżnienia	potrącenie z kaucji	art. 6 ust. 1 i 4 ustawy

Kiedy i w jaki sposób rozliczyć kaucję?

Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu (art. 6 ust. 4 ustawy). Taki sam miesięczny termin obowiązuje przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym. Potrącenie warto wpisać do protokołu z kwotami i przyczyną. Jeżeli najemca nie zgadza się z wyliczeniem, zapisuje to w uwagach i podpisuje protokół z zastrzeżeniem.

Jak przeprowadzić odbiór mieszkania krok po kroku?

Przejdźcie razem przez wszystkie pomieszczenia i sprawdźcie działanie urządzeń: krany, odpływy, ogrzewanie, gniazdka, okna i zamki. Spiszcie liczniki z datą odczytu i zróbcie zdjęcia, które zapiszecie jako załącznik. Podpisany protokół sporządźcie w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron, a przy zwrocie zestawcie go z pierwszym protokołem, wiersz po wierszu.

Czy protokół jest potrzebny przy umowie dzierżawy lub lokalu użytkowym?

Art. 6c dotyczy najmu lokali mieszkalnych, ale podobny dokument jest przydatny przy każdej umowie, w której rzecz wraca do właściciela. Do najmu lokalu użytkowego i umowy dzierżawy stosuje się art. 675 KC (przy dzierżawie odpowiednio, przez art. 694 KC), a w dzierżawie także obowiązek zwrotu w stanie wynikającym z prawidłowej gospodarki (art. 705 KC).

Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania — najczęściej zadawane pytania

Przy zwykłym najmie lokalu mieszkalnego tak: strony sporządzają protokół przed wydaniem lokalu najemcy (art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów). Przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym art. 6c nie jest stosowany, ale protokół pozostaje najlepszym dowodem stanu mieszkania przy zwrocie i rozliczeniu kaucji.

Sporządzają go wspólnie wynajmujący i najemca (art. 6c ustawy) i podpisują obie strony. Może go wypełnić jedna z nich, ale drugi podpis potwierdza zgodę co do opisanego stanu. Gdy strony się różnią, zastrzeżenia wpisuje się w uwagach, zamiast rezygnować z podpisu.

Podpis jest potrzebny, aby protokół stanowił zgodne oświadczenie obu stron. Jeśli najemca nie zgadza się z opisem, powinien wpisać uwagi i dopiero wtedy podpisać dokument. Odmowa podpisu nie zwalnia z obowiązków najmu, ale oznacza, że stan lokalu trzeba będzie udowadniać innymi dowodami.

Domniemywa się, że rzecz była wydana najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku (art. 675 § 3 KC). Najemca musiałby wykazać, że usterki istniały wcześniej, a wynajmujący, że powstały w czasie najmu. Pomagają zdjęcia, wiadomości i protokoły częściowe, ale pełny protokół z dnia wydania jest znacznie pewniejszy.

Miesiąc od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności wynajmującego (art. 6 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów). Ten sam termin obowiązuje przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym. Sporne potrącenia najlepiej zapisać w protokole z kwotą i uzasadnieniem.

Przepisy tego nie wymagają, jednak zdjęcia z datą ułatwiają porównanie stanu lokalu przy zwrocie. Warto objąć nimi liczniki, istniejące uszkodzenia i wyposażenie, a w protokole wpisać, że stanowią załącznik. Pliki powinny mieć obie strony.

Art. 6c wymienia instalacje i urządzenia, a stany liczników pozwalają rozliczyć media do dnia przekazania. Wzór ma osobną tabelę na numer licznika, stan i datę odczytu prądu, gazu, wody oraz ciepła. Po zwrocie lokalu odczyt końcowy ułatwi rozliczenie z dostawcami i wynajmującym.

Szymon Mojsak

Ekspert automatyzacji procesów biznesowych

Współwłaściciel RCPonline — systemu, z którego korzystają setki firm w Polsce do rejestracji czasu pracy i zarządzania grafikami. Na blogu dzielę się praktyczną wiedzą z pogranicza prawa pracy, HR i technologii, łącząc doświadczenie we wdrażaniu rozwiązań kadrowych z codzienną pracą nad produktem.

LinkedIn Strona WWW

Zaktualizowano: 10 listopada 2026

Nota redakcyjna: Wzór został przygotowany przez zespół RCPonline. Dokument ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przed użyciem dostosuj go do realiów swojej firmy, a w razie wątpliwości skonsultuj się z radcą prawnym lub inspektorem pracy.

Od wzoru do systemu

Elektroniczna ewidencja czasu pracy

Pracownicy odbijają się kartą, kodem QR albo w aplikacji, a karta ewidencji czasu pracy powstaje sama. Dokumenty kadrowe masz w jednym miejscu, gotowe na kontrolę PIP.

Zobacz ewidencję czasu pracy Wypróbuj za darmo przez 14 dni

Inne wzory dokumentów

Wszystkie materiały do pobrania

Kadry i Pracownicy

Pokaż wszystkie (34)

Faktury i Finanse

Pokaż wszystkie (14)

Dokumenty i Wnioski

Pokaż wszystkie (26)