Strona główna

Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z informacją dotyczącą monitoringu wizyjnego – darmowy wzór do pobrania

Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z informacją o monitoringu wizyjnym w firmie do pobrania w PDF i DOCX

Czym jest oświadczenie o monitoringu wizyjnym i kiedy się je stosuje?

Oświadczenie o monitoringu wizyjnym to dokument, w którym pracownik potwierdza, że otrzymał i zapoznał się z pisemną informacją o zasadach funkcjonowania kamer w zakładzie pracy. Obowiązek jego stosowania wynika bezpośrednio z art. 22² Kodeksu pracy, który reguluje warunki prowadzenia monitoringu przez pracodawcę.

Przepis ten stanowi, że każdy pracownik musi zostać poinformowany o monitoringu na piśmie przed dopuszczeniem do pracy. Podpisane oświadczenie trafia do części B akt osobowych i stanowi dowód, że pracodawca dopełnił obowiązku informacyjnego. Bez tego dokumentu monitoring może zostać uznany za nielegalny, a pracodawca naraża się na konsekwencje ze strony Państwowej Inspekcji Pracy oraz Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dokument ten dotyczy wyłącznie monitoringu wizyjnego, czyli systemu kamer rejestrujących obraz. Jeżeli pracodawca kontroluje również pocztę elektroniczną lub stosuje lokalizację GPS, powinien przygotować odrębne oświadczenia dla każdego rodzaju nadzoru. Gotowy wzór oświadczenia o kontroli poczty znajdziesz w naszej bazie: oświadczenie o monitorowaniu poczty elektronicznej.

Jakie obowiązki ma pracodawca przy wprowadzaniu monitoringu wizyjnego?

Pracodawca musi przejść cztery etapy, zanim kamery zaczną nagrywać. Pominięcie któregokolwiek z nich sprawia, że cały system nadzoru działa niezgodnie z prawem. Oto pełna ścieżka wdrożenia monitoringu wizyjnego zgodnie z art. 22² KP:

Uregulowanie zasad w dokumentach wewnętrznych – cel, zakres oraz sposób prowadzenia monitoringu muszą zostać określone w regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub obwieszczeniu (jeśli pracodawca nie jest objęty dwoma pierwszymi).
Powiadomienie załogi z wyprzedzeniem – wszyscy pracownicy muszą dowiedzieć się o planowanym monitoringu co najmniej 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Informacja powinna mieć formę pisemną.
Indywidualne poinformowanie nowych pracowników – każda osoba zatrudniana po wdrożeniu monitoringu musi otrzymać pisemną informację przed pierwszym dniem pracy. Właśnie wtedy podpisuje oświadczenie o zapoznaniu się.
Oznaczenie monitorowanych stref – pomieszczenia i tereny objęte kamerami muszą być widocznie oznakowane (tabliczki, piktogramy) najpóźniej na jeden dzień przed uruchomieniem systemu.

Więcej o tym, co pracodawca może kontrolować kamerami, a czego nie wolno nagrywać, przeczytasz w artykule: Monitoring w firmie – co pracodawca może legalnie nagrywać?

Co powinna zawierać informacja o monitoringu przekazywana pracownikowi?

Dokument informacyjny, do którego odnosi się oświadczenie, musi precyzyjnie opisywać zasady funkcjonowania systemu kamer. Poniższa tabela przedstawia obowiązkowe elementy, które powinny znaleźć się w informacji o monitoringu wizyjnym:

Element informacji	Opis i wymagania
Cel monitoringu	Bezpieczeństwo pracowników, ochrona mienia, kontrola produkcji lub zachowanie tajemnicy informacji (art. 22² § 1 KP)
Zakres terytorialny	Wykaz pomieszczeń i stref objętych kamerami (np. hala produkcyjna, parking, korytarze)
Okres przechowywania nagrań	Maksymalnie 3 miesiące, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu – wtedy do czasu prawomocnego zakończenia sprawy
Osoby z dostępem do nagrań	Wskazanie stanowisk lub działów uprawnionych do przeglądania zapisów (np. dział ochrony, administrator systemu)
Liczba i rozmieszczenie kamer	Dokładna liczba urządzeń rejestrujących i ich lokalizacja na terenie zakładu
Podstawa prawna	Odwołanie do art. 22² Kodeksu pracy oraz do regulaminu pracy lub obwieszczenia

Czym różni się monitoring wizyjny od monitoringu poczty elektronicznej?

Pracodawcy często stosują jednocześnie kilka form nadzoru. Choć obie formy kontroli reguluje ten sam artykuł Kodeksu pracy, zasady ich prowadzenia znacząco się różnią. Poniższe zestawienie ułatwi zrozumienie kluczowych różnic:

Kryterium	Monitoring wizyjny	Monitoring poczty elektronicznej
Podstawa prawna	Art. 22² § 1–9 KP	Art. 22³ § 1–4 KP
Dopuszczalny cel	Bezpieczeństwo, ochrona mienia, kontrola produkcji, tajemnica informacji	Właściwa organizacja czasu pracy i pełne wykorzystanie narzędzi służbowych
Ograniczenia terytorialne	Zakaz kamer w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach i pomieszczeniach związkowych (z wyjątkami)	Brak ograniczeń terytorialnych – dotyczy narzędzi cyfrowych
Okres przechowywania danych	Maksymalnie 3 miesiące	Brak ustawowego limitu – stosuje się zasadę minimalizacji z RODO
Treść korespondencji prywatnej	Nie dotyczy	Pracodawca nie może naruszać tajemnicy korespondencji prywatnej

Jeśli w Twojej firmie obowiązują obie formy kontroli, pracownik powinien podpisać dwa odrębne oświadczenia. Wzór dokumentu dotyczącego poczty pobierzesz tutaj: oświadczenie o monitorowaniu poczty elektronicznej.

Gdzie przechowywać oświadczenie i jak długo je archiwizować?

Podpisane oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o monitoringu wizyjnym należy przechowywać w części B akt osobowych pracownika. Dokumenty te podlegają tym samym zasadom archiwizacji co pozostała dokumentacja pracownicza, czyli 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (dla umów zawartych po 1 stycznia 2019 roku).

Warto pamiętać, że samo oświadczenie potwierdza jedynie fakt zapoznania się z informacją. Nie zastępuje ono zgody na przetwarzanie danych osobowych w rozumieniu RODO. Monitoring wizyjny prowadzony jest na podstawie prawnie uzasadnionego interesu pracodawcy, a nie zgody pracownika. Jeżeli jednak potrzebujesz zgody na przetwarzanie danych w innym celu, skorzystaj ze wzoru: zgoda na przetwarzanie danych osobowych.

W razie kontroli PIP lub audytu UODO, brak podpisanego oświadczenia w aktach jest traktowany jako niedopełnienie obowiązku informacyjnego. Może to skutkować nakazem zaprzestania przetwarzania danych z kamer lub nałożeniem kary administracyjnej.

Jakie dane biometryczne mogą być powiązane z monitoringiem w zakładzie pracy?

Nowoczesne systemy kamer coraz częściej oferują funkcje rozpoznawania twarzy lub analizy zachowania. Pracodawca musi wiedzieć, że zastosowanie takich technologii wchodzi już w zakres przetwarzania danych biometrycznych, które podlega znacznie surowszym regulacjom. Art. 22¹b Kodeksu pracy dopuszcza przetwarzanie danych biometrycznych jedynie wtedy, gdy jest to niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji lub pomieszczeń.

Jeśli system monitoringu wizyjnego w Twojej firmie rejestruje dane pozwalające na identyfikację biometryczną, konieczne będzie przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych (DPIA). Więcej na ten temat przeczytasz w artykule: Przetwarzanie danych biometrycznych w miejscu pracy – co mówi RODO?

Jak prawidłowo wypełnić oświadczenie o monitoringu wizyjnym?

Wypełnienie dokumentu zajmuje kilka minut, ale wymaga dokładności. W oświadczeniu należy wpisać następujące dane:

Dane pracownika – imię, nazwisko i stanowisko osoby składającej oświadczenie.
Dane pracodawcy – pełna nazwa firmy, adres siedziby i NIP.
Data zapoznania się z informacją – dzień, w którym pracownik faktycznie otrzymał i przeczytał dokument.
Podpis pracownika – własnoręczny podpis potwierdzający, że informacja została przyjęta do wiadomości.
Miejsce i data sporządzenia – lokalizacja i data złożenia oświadczenia.

Pobierz gotowy wzór w formacie PDF lub DOCX, uzupełnij wymagane pola i dołącz do akt osobowych. Dokument jest przygotowany zgodnie z aktualnymi wymogami art. 22² Kodeksu pracy i uwzględnia wytyczne UODO dotyczące informowania o monitoringu.

Katarzyna Grzązek

Specjalista ds. marketingu · Zaktualizowano: 21 kwiecień 2026

Najczęściej zadawane pytania

Instalacja kamer w pomieszczeniach takich jak toalety czy szatnie jest kwestią szczególnie wrażliwą, ponieważ wiąże się z naruszeniem prywatności pracowników. Zgodnie z art. 22(2) Kodeksu pracy, monitoring w miejscu pracy powinien być stosowany w sposób, który nie narusza godności i prywatności pracowników. Pracodawca ma prawo do wprowadzenia monitoringu w celu ochrony mienia oraz zapewnienia bezpieczeństwa, jednak miejsca takie jak toalety i szatnie powinny być traktowane jako strefy intymne. W wyjątkowych sytuacjach, takich jak zagrożenie dla bezpieczeństwa, monitoring może być dopuszczalny, ale tylko po spełnieniu określonych warunków.

Pracodawca musi uzyskać zgodę organizacji związkowej lub przedstawicieli pracowników, co jest zgodne z art. 36 Kodeksu pracy. Dodatkowo, pracodawca powinien wprowadzić odpowiednie regulacje dotyczące monitoringu, które powinny być jasno określone w regulaminie pracy lub innym dokumencie wewnętrznym. Należy również pamiętać o obowiązkach wynikających z RODO – pracodawca jest zobowiązany do informowania pracowników o celach i zakresie monitoringu, a także do zapewnienia odpowiednich środków ochrony danych osobowych. W praktyce oznacza to, że kamery w toaletach i szatniach powinny być zainstalowane tylko w wyjątkowych okolicznościach, z zachowaniem wszelkich procedur oraz poszanowaniem prywatności pracowników.

Brak odpowiedniego oznaczenia stref monitorowanych przez systemy wizyjne może prowadzić do wielu poważnych konsekwencji prawnych. Zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, każdy podmiot, który stosuje monitoring wizyjny, ma obowiązek informowania osób, które mogą być objęte monitoringiem, o tym fakcie. Oznaczenia, takie jak tabliczki informacyjne, powinny być widoczne i czytelne. Ich brak może skutkować uznaniem monitoringu za nielegalny, co z kolei może prowadzić do nałożenia kar przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP). Ponadto, pracownicy mogą dochodzić roszczeń z tytułu naruszenia dóbr osobistych, co może wiązać się z dodatkowymi kosztami dla pracodawcy. Warto również zauważyć, że zgodnie z art. 36 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek dbać o przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony prywatności pracowników. Niezastosowanie się do tych regulacji może prowadzić do konsekwencji nie tylko finansowych, ale także wizerunkowych, wpływając na zaufanie pracowników oraz klientów.

Tak, oświadczenie o monitoringu wizyjnym dla nowego pracownika jest obowiązkowe. Zgodnie z art. 222 § 8 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek przekazać informację o monitoringu wizyjnym na piśmie każdemu nowemu pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy. Pracownik musi być poinformowany o zakresie monitoringu, celach jego stosowania oraz o tym, w jaki sposób zostaną przetwarzane zebrane dane. Pracodawca powinien również wskazać podstawy prawne przetwarzania danych osobowych, zgodnie z przepisami RODO.

Brak takiego dokumentu w aktach osobowych pracownika stanowi uchybienie formalne, które może prowadzić do konsekwencji prawnych, w tym do sankcji ze strony organów inspekcji pracy. Oświadczenie to jest istotne nie tylko z punktu widzenia przepisów prawa pracy, ale także ochrony danych osobowych. Pracodawca powinien zadbać o to, aby pracownicy mieli pełną świadomość, że ich zachowanie jest monitorowane, co wpływa na ich prywatność oraz poczucie bezpieczeństwa w miejscu pracy.

Warto również pamiętać, że informacje te powinny być przekazane w sposób zrozumiały i przystępny, aby pracownik mógł w pełni zrozumieć zasady monitoringu oraz swoje prawa w tym zakresie.

Przechowywanie nagrań z monitoringu wizyjnego reguluje art. 22^2 Kodeksu pracy, który wskazuje, że dane osobowe, w tym nagrania, powinny być przechowywane przez okres nie dłuższy niż jest to konieczne do osiągnięcia celu, dla którego zostały zebrane. Standardowy okres przechowywania nagrań z monitoringu wizyjnego wynosi 3 miesiące. Po upływie tego terminu nagrania powinny być zniszczone, co oznacza ich nadpisanie lub fizyczne usunięcie, aby uniemożliwić dostęp do tych danych. Jednakże, jeśli nagrania stanowią dowód w postępowaniu prawnym, okres ich przechowywania ulega wydłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia sprawy. Warto również pamiętać, że zgodnie z RODO, administrator danych ma obowiązek informować pracowników o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, co powinno być zawarte w polityce prywatności oraz w oświadczeniu pracownika o zapoznaniu się z informacją dotyczącą monitoringu wizyjnego. Niezastosowanie się do tych przepisów może skutkować nałożeniem kar finansowych przez organy nadzoru.

Tak, wpisanie dokładnej liczby kamer w oświadczeniu pracownika o zapoznaniu się z informacją dotyczącą monitoringu wizyjnego jest dobrą praktyką, a w wielu przypadkach wręcz zalecane. Zgodnie z art. 22(2) Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek informować pracowników o zasadach stosowania monitoringu, a szczegółowe informacje, takie jak liczba kamer, mogą przyczynić się do większej przejrzystości tego procesu. Dzięki temu pracownicy będą mieli pełną wiedzę na temat skali nadzoru, co może wpłynąć na ich poczucie bezpieczeństwa oraz zaufanie do pracodawcy.

Warto także pamiętać, że zmiany w liczbie kamer powinny być na bieżąco aktualizowane w dokumentacji, aby uniknąć sytuacji, w której pracownicy mają nieaktualne informacje. Zgodnie z RODO, pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia przejrzystości w zakresie przetwarzania danych osobowych, co obejmuje również monitoring. Dlatego warto zadbać o to, aby informacje o monitoringu były jasne i dostępne dla wszystkich pracowników.

W przypadku, gdy nagrania z monitoringu wizyjnego nadpisują się po 7 dniach, należy zwrócić uwagę na przepisy zawarte w ustawie o ochronie danych osobowych oraz Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 22^2 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek informować pracowników o zasadach monitoringu, w tym o czasie przechowywania nagrań. Przepis ten wskazuje, że dane z monitoringu powinny być przechowywane przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące, co oznacza, że krótszy okres przechowywania, taki jak 7 dni, jest zgodny z prawem, pod warunkiem, że pracownicy zostaną o tym odpowiednio poinformowani.

W oświadczeniu pracownika o zapoznaniu się z informacją dotyczącą monitoringu wizyjnego, warto wpisać „7 dni”, aby jasno określić czas przechowywania nagrań. Ważne jest, aby pracodawca przestrzegał zasadności stosowania monitoringu oraz ograniczał dostęp do nagrań tylko do osób upoważnionych, co jest zgodne z zasadami ochrony danych osobowych wynikającymi z RODO. Wszelkie procedury związane z monitoringiem powinny być także zgodne z polityką prywatności firmy oraz regulaminem pracy, aby zapewnić transparentność i bezpieczeństwo danych osobowych pracowników.

Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z informacją dotyczącą monitoringu wizyjnego jest istotnym dokumentem, który powinien być przechowywany w odpowiedni sposób, aby zapewnić zgodność z przepisami prawa. Zgodnie z art. 94 pkt 9 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzenia akt osobowych pracowników, które powinny zawierać wszelkie istotne dokumenty związane z zatrudnieniem. Oświadczenie to powinno być umieszczone w części B akt osobowych, która jest dedykowana dokumentom związanym z przebiegiem zatrudnienia, w tym oświadczeniom, umowom i innym istotnym informacjom.

Przechowywanie oświadczenia w aktach osobowych jest również zgodne z zasadami ochrony danych osobowych, określonymi w RODO. Pracodawca powinien zapewnić odpowiednie zabezpieczenia, aby chronić te dokumenty przed nieuprawnionym dostępem. Warto również pamiętać, że dokumenty te powinny być przechowywane przez okres nie krótszy niż 10 lat po zakończeniu zatrudnienia, co wynika z art. 125 Kodeksu pracy. W związku z tym, właściwe zarządzanie dokumentacją pracowniczą, w tym oświadczeniami, jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami oraz ochrony praw pracowników.

Tak, pracownik ma prawo do dostępu do swoich danych osobowych na podstawie przepisów zawartych w RODO, co obejmuje również nagrania z monitoringu wizyjnego, na których jest widoczny. Zgodnie z art. 15 RODO, osoba, której dane dotyczą, ma prawo uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzane są jej dane osobowe, a jeśli tak, to ma prawo do dostępu do tych danych. W kontekście monitoringu wizyjnego, pracownik może złożyć wniosek o udostępnienie nagrania, które go dotyczy.

Jednakże, warto zaznaczyć, że udostępnienie takiego nagrania może być ograniczone, jeśli jego ujawnienie naruszałoby prywatność innych osób, które również mogą być widoczne na nagraniu. W takich przypadkach, pracodawca ma obowiązek zanonimizować dane osób trzecich, co może obejmować rozmazanie twarzy lub innych cech identyfikacyjnych, zanim nagranie zostanie udostępnione. Pracodawca powinien również pamiętać o spełnieniu wymogów dotyczących przechowywania danych osobowych, zgodnie z art. 5 RODO, co oznacza, że nagrania powinny być przechowywane przez ograniczony czas oraz w sposób zabezpieczający dane przed nieuprawnionym dostępem.

W związku z tym, pracownik ma prawo do wglądu w nagrania, jednakże procedura ta musi być przeprowadzona z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych oraz prywatności innych osób.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy

Postaw na elektroniczną ewidencję czasu pracy i pozbądź się zbędnej papierologii. Wszystkie najważniejsze informacje wymagane przez kodeks znajdą się w jednym miejscu. Dzięki temu nie tylko zaoszczędzisz czas i pieniądze, a także w prosty sposób spełnisz obowiązek ewidencji.

Wypróbuj całkowicie za darmo Umów się na bezpłatną prezentację

Darmowy wzór do pobrania

Pobierz darmowy materiał

Zapisz się do newslettera i pobierz materiał. Otrzymasz dostęp do ekskluzywnych treści i aktualności.

Adres email *

Imię (opcjonalnie)

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu otrzymywania newslettera zgodnie z Polityką Prywatności. *

Elektroniczna ewidencja czasu pracy

Skorzystaj ze szczegółowej analizy czasu pracy i monitoruj bieżący status obecności w swojej firmie. Możesz dowolnie filtrować dane i przeglądać raporty w interesującym Cię zakresie czasu.

Zakładam konto testowe

Załóż darmowe konto demonstracyjne systemu RCPonline

Testuj przez 14 dni za darmo

Załóż bezpłatne konto DEMO i testuj system przez dwa tygodnie całkowicie za darmo

Zarejestruj się

RCPonline - Rejestracja czasu pracy przez Internet

Poznaj system RCPonline

Inne

Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z informacją dotyczącą monitoringu wizyjnego – darmowy wzór do pobrania

Czym jest oświadczenie o monitoringu wizyjnym i kiedy się je stosuje?

Jakie obowiązki ma pracodawca przy wprowadzaniu monitoringu wizyjnego?

Co powinna zawierać informacja o monitoringu przekazywana pracownikowi?

Czym różni się monitoring wizyjny od monitoringu poczty elektronicznej?

Gdzie przechowywać oświadczenie i jak długo je archiwizować?

Jakie dane biometryczne mogą być powiązane z monitoringiem w zakładzie pracy?

Jak prawidłowo wypełnić oświadczenie o monitoringu wizyjnym?

Najczęściej zadawane pytania

Elektroniczna ewidencja czasu pracy

Darmowy wzór do pobrania

Pobierz darmowy materiał

Elektroniczna ewidencja czasu pracy

Darmowe materiały
do pobrania

Darmowe narzędzia

Darmowe ebooki
i checklisty

Testuj przez 14 dni za darmo

Rozwiązania RCP

Polecane wpisy

Linki

Materiały

Inne

Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z informacją dotyczącą monitoringu wizyjnego – darmowy wzór do pobrania

Czym jest oświadczenie o monitoringu wizyjnym i kiedy się je stosuje?

Jakie obowiązki ma pracodawca przy wprowadzaniu monitoringu wizyjnego?

Co powinna zawierać informacja o monitoringu przekazywana pracownikowi?

Czym różni się monitoring wizyjny od monitoringu poczty elektronicznej?

Gdzie przechowywać oświadczenie i jak długo je archiwizować?

Jakie dane biometryczne mogą być powiązane z monitoringiem w zakładzie pracy?

Jak prawidłowo wypełnić oświadczenie o monitoringu wizyjnym?

Najczęściej zadawane pytania

Elektroniczna ewidencja czasu pracy

Darmowy wzór do pobrania

Darmowe materiałydo pobrania

Darmowe narzędzia

Darmowe ebookii checklisty

Testuj przez 14 dni za darmo

Darmowe materiały
do pobrania

Darmowe ebooki
i checklisty