Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z informacją dotyczącą monitoringu wizyjnego – darmowy wzór do pobrania

Czym jest oświadczenie o monitoringu wizyjnym i kiedy się je stosuje?

Oświadczenie o monitoringu wizyjnym to dokument, w którym pracownik potwierdza, że otrzymał i zapoznał się z informacją o zasadach funkcjonowania kamer w zakładzie pracy. Obowiązek jego stosowania wynika bezpośrednio z art. 22² Kodeksu pracy, który reguluje warunki prowadzenia monitoringu przez pracodawcę.

Aktualizacja 12 października 2026 r.: w pliku wzoru zastąpiono „maksymalnie do 90 dni” okresem nieprzekraczającym 3 miesięcy (art. 22² § 3 KP), dodano zakaz monitoringu pomieszczeń związkowych i wymóg zgody związku tylko dla pomieszczeń sanitarnych (art. 22² § 1¹ i § 2 KP); uwzględniono postać elektroniczną informacji (art. 22² § 8 KP w brzmieniu od 27.01.2026).

Przepis ten stanowi, że każdy pracownik musi otrzymać informację o monitoringu w postaci papierowej lub elektronicznej przed dopuszczeniem do pracy. Podpisane oświadczenie trafia do części B akt osobowych i stanowi dowód, że pracodawca dopełnił obowiązku informacyjnego. Bez tego dokumentu monitoring może zostać uznany za nielegalny, a pracodawca naraża się na konsekwencje ze strony Państwowej Inspekcji Pracy oraz Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dokument ten dotyczy wyłącznie monitoringu wizyjnego, czyli systemu kamer rejestrujących obraz. Jeżeli pracodawca kontroluje również pocztę elektroniczną lub stosuje lokalizację GPS, powinien przygotować odrębne oświadczenia dla każdego rodzaju nadzoru. Gotowy wzór oświadczenia o kontroli poczty znajdziesz w naszej bazie: oświadczenie o monitorowaniu poczty elektronicznej.

Jakie obowiązki ma pracodawca przy wprowadzaniu monitoringu wizyjnego?

Pracodawca musi przejść cztery etapy, zanim kamery zaczną nagrywać. Pominięcie któregokolwiek z nich sprawia, że cały system nadzoru działa niezgodnie z prawem. Oto pełna ścieżka wdrożenia monitoringu wizyjnego zgodnie z art. 22² KP:

1. Uregulowanie zasad w dokumentach wewnętrznych – cel, zakres oraz sposób prowadzenia monitoringu muszą zostać określone w regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub obwieszczeniu (jeśli pracodawca nie jest objęty dwoma pierwszymi).
2. Powiadomienie załogi z wyprzedzeniem – wszyscy pracownicy muszą dowiedzieć się o planowanym monitoringu co najmniej 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 22² § 7 KP).
3. Indywidualne poinformowanie nowych pracowników – każda osoba zatrudniana po wdrożeniu monitoringu musi otrzymać informację w postaci papierowej lub elektronicznej przed dopuszczeniem do pracy (art. 22² § 8 KP). Właśnie wtedy podpisuje oświadczenie o zapoznaniu się.
4. Oznaczenie monitorowanych stref – pomieszczenia i tereny objęte kamerami muszą być widocznie oznakowane (tabliczki, piktogramy) najpóźniej na jeden dzień przed uruchomieniem systemu.

Więcej o tym, co pracodawca może kontrolować kamerami, a czego nie wolno nagrywać, przeczytasz w artykule: Monitoring w firmie – co pracodawca może legalnie nagrywać?

Co powinna zawierać informacja o monitoringu przekazywana pracownikowi?

Dokument informacyjny, do którego odnosi się oświadczenie, musi precyzyjnie opisywać zasady funkcjonowania systemu kamer. Poniższa tabela przedstawia obowiązkowe elementy, które powinny znaleźć się w informacji o monitoringu wizyjnym:

Element informacji	Opis i wymagania
Cel monitoringu	Bezpieczeństwo pracowników, ochrona mienia, kontrola produkcji lub zachowanie tajemnicy informacji (art. 22² § 1 KP)
Zakres terytorialny	Wykaz pomieszczeń i stref objętych kamerami (np. hala produkcyjna, parking, korytarze)
Okres przechowywania nagrań	Maksymalnie 3 miesiące, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu – wtedy do czasu prawomocnego zakończenia sprawy
Osoby z dostępem do nagrań	Wskazanie stanowisk lub działów uprawnionych do przeglądania zapisów (np. dział ochrony, administrator systemu)
Liczba i rozmieszczenie kamer	Dokładna liczba urządzeń rejestrujących i ich lokalizacja na terenie zakładu
Podstawa prawna	Odwołanie do art. 22² Kodeksu pracy oraz do regulaminu pracy lub obwieszczenia

Czym różni się monitoring wizyjny od monitoringu poczty elektronicznej?

Pracodawcy często stosują jednocześnie kilka form nadzoru. Choć obie formy kontroli reguluje ten sam artykuł Kodeksu pracy, zasady ich prowadzenia znacząco się różnią. Poniższe zestawienie ułatwi zrozumienie kluczowych różnic:

Kryterium	Monitoring wizyjny	Monitoring poczty elektronicznej
Podstawa prawna	Art. 22² § 1–9 KP	Art. 22³ § 1–4 KP
Dopuszczalny cel	Bezpieczeństwo, ochrona mienia, kontrola produkcji, tajemnica informacji	Właściwa organizacja czasu pracy i pełne wykorzystanie narzędzi służbowych
Ograniczenia terytorialne	Bezwzględny zakaz w pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej; w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach i palarniach — tylko wyjątkowo (monitoring sanitariatów wymaga zgody związku lub przedstawicieli pracowników)	Brak ograniczeń terytorialnych – dotyczy narzędzi cyfrowych
Okres przechowywania danych	Maksymalnie 3 miesiące	Brak ustawowego limitu – stosuje się zasadę minimalizacji z RODO
Treść korespondencji prywatnej	Nie dotyczy	Pracodawca nie może naruszać tajemnicy korespondencji prywatnej

Jeśli w Twojej firmie obowiązują obie formy kontroli, pracownik powinien podpisać dwa odrębne oświadczenia. Wzór dokumentu dotyczącego poczty pobierzesz tutaj: oświadczenie o monitorowaniu poczty elektronicznej.

Gdzie przechowywać oświadczenie i jak długo je archiwizować?

Podpisane oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o monitoringu wizyjnym należy przechowywać w części B akt osobowych pracownika. Dokumenty te podlegają tym samym zasadom archiwizacji co pozostała dokumentacja pracownicza, czyli 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (dla umów zawartych po 1 stycznia 2019 roku).

Warto pamiętać, że samo oświadczenie potwierdza jedynie fakt zapoznania się z informacją. Nie zastępuje ono zgody na przetwarzanie danych osobowych w rozumieniu RODO. Monitoring wizyjny prowadzony jest na podstawie prawnie uzasadnionego interesu pracodawcy, a nie zgody pracownika. Jeżeli jednak potrzebujesz zgody na przetwarzanie danych w innym celu, skorzystaj ze wzoru: zgoda na przetwarzanie danych osobowych.

W razie kontroli PIP lub audytu UODO, brak podpisanego oświadczenia w aktach jest traktowany jako niedopełnienie obowiązku informacyjnego. Może to skutkować nakazem zaprzestania przetwarzania danych z kamer lub nałożeniem kary administracyjnej.

Jakie dane biometryczne mogą być powiązane z monitoringiem w zakładzie pracy?

Nowoczesne systemy kamer coraz częściej oferują funkcje rozpoznawania twarzy lub analizy zachowania. Pracodawca musi wiedzieć, że zastosowanie takich technologii wchodzi już w zakres przetwarzania danych biometrycznych, które podlega znacznie surowszym regulacjom. Art. 22¹b Kodeksu pracy dopuszcza przetwarzanie danych biometrycznych jedynie wtedy, gdy jest to niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji lub pomieszczeń.

Jeśli system monitoringu wizyjnego w Twojej firmie rejestruje dane pozwalające na identyfikację biometryczną, konieczne będzie przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych (DPIA). Więcej na ten temat przeczytasz w artykule: Przetwarzanie danych biometrycznych w miejscu pracy – co mówi RODO?

Jak wypełnić oświadczenie o monitoringu wizyjnym

Wzór zawiera informację o monitoringu wizyjnym, którą pracodawca przekazuje pracownikowi przed dopuszczeniem do pracy w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 22² § 8 KP), oraz potwierdzenie pracownika. Część pól trzeba dopasować do faktycznie działającego systemu kamer.

1. 1

   Wpisz miejscowość, datę i dane pracodawcy

   Na górze podaj miejscowość i datę przekazania informacji oraz nazwę i adres pracodawcy. Informację przekazuje się przed dopuszczeniem do pracy, więc data nie może być późniejsza niż pierwszy dzień pracy.

2. 2

   Sprawdź cel monitoringu

   Wzór podaje bezpieczeństwo pracowników i ochronę mienia. Jeśli regulamin pracy przewiduje też kontrolę produkcji albo ochronę tajemnicy informacji (art. 22² § 1 KP), dopisz te cele — informacja musi odpowiadać temu, co ustalono w regulaminie, układzie lub obwieszczeniu (§ 6).

3. 3

   Wpisz liczbę kamer i obszary objęte monitoringiem

   Podaj liczbę kamer i wymień obszary: np. halę produkcyjną, magazyn, parking, wejścia. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń udostępnionych związkom zawodowym, a sanitariatów, szatni, stołówek i palarni — tylko wyjątkowo i z technikami uniemożliwiającymi rozpoznanie osób (art. 22² § 1¹ i § 2 KP).

4. 4

   Popraw okres przechowywania nagrań

   Wpisz okres przechowywania nagrań ustawiony w rejestratorze. Kodeks pracy pozwala przechowywać je nie dłużej niż 3 miesiące od dnia nagrania, z przedłużeniem, gdy nagranie jest dowodem w postępowaniu (art. 22² § 3 i 4 KP). Po tym okresie nagrania z danymi osobowymi podlegają zniszczeniu (art. 22² § 5 KP).

5. 5

   Przekaż informację przed dopuszczeniem do pracy

   Wręcz oświadczenie razem z klauzulą informacyjną RODO. Pomieszczenia i teren monitorowany muszą być oznaczone znakami lub ogłoszeniami dźwiękowymi najpóźniej dzień przed uruchomieniem kamer (art. 22² § 9 KP).

6. 6

   Odbierz podpis pracownika i włóż oświadczenie do akt

   Pracownik wpisuje datę i podpisuje się pod zdaniem „zapoznałem/am się z informacją dotyczącą monitoringu”. Oświadczenie przechowuj w części B akt osobowych (§ 3 pkt 2 lit. f rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Najczęściej zadawane pytania

Czy pracodawca może zainstalować kamery w toalecie lub szatni?

Tylko w sytuacjach wyjątkowych, gdy jest to niezbędne do realizacji celu monitoringu i nie można go osiągnąć w inny sposób. Uprzednia zgoda zakładowej organizacji związkowej (a gdy związek nie działa – przedstawicieli pracowników) jest wymagana tylko przy monitoringu pomieszczeń sanitarnych; w szatni, stołówce i palarni zgoda nie jest wymagana, ale pozostałe warunki tak (art. 22² § 2 KP). Dodatkowo nagranie nie może obejmować wizerunku pracownika (np. stosuje się techniki anonimizacji obrazu).

Jak długo można przechowywać nagrania z monitoringu wizyjnego?

Zgodnie z art. 22² § 3 Kodeksu pracy, maksymalny okres przechowywania nagrań to 3 miesiące od dnia nagrania. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, gdy nagranie stanowi dowód w postępowaniu prawnym – wówczas termin wydłuża się do czasu prawomocnego zakończenia sprawy. Jeśli system nadpisuje nagrania wcześniej (np. po 7 lub 14 dniach), należy wpisać faktyczny okres w informacji dla pracownika.

Czy oświadczenie o monitoringu jest obowiązkowe dla każdego nowego pracownika?

Tak. Art. 22² § 8 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek przekazania informacji o monitoringu w postaci papierowej lub elektronicznej przed dopuszczeniem nowego pracownika do pracy. Podpisane oświadczenie stanowi potwierdzenie realizacji tego obowiązku i powinno trafić do części B akt osobowych.

Czym grozi brak oznaczenia stref monitorowanych?

Brak widocznych oznaczeń (tabliczek, piktogramów) w monitorowanych pomieszczeniach sprawia, że monitoring jest prowadzony niezgodnie z prawem. Pracownicy mogą zgłosić naruszenie do PIP lub UODO, a pracodawca ryzykuje nałożenie kary administracyjnej oraz roszczenia z tytułu naruszenia dóbr osobistych.

Czy pracownik może odmówić podpisania oświadczenia o monitoringu?

Pracownik nie wyraża zgody na monitoring – oświadczenie potwierdza jedynie fakt zapoznania się z informacją. W przypadku odmowy pracodawca powinien sporządzić notatkę służbową potwierdzającą przekazanie informacji w obecności świadka. Monitoring pozostaje legalny niezależnie od podpisu pracownika, o ile dopełniono pozostałych formalności.

Czy pracownik może poprosić o kopię nagrania z kamery?

Tak, na podstawie art. 15 RODO pracownik ma prawo dostępu do swoich danych osobowych, w tym do nagrań z monitoringu, na których jest widoczny. Pracodawca musi jednak zadbać o ochronę wizerunku innych osób uwidocznionych na nagraniu – zwykle wymaga to rozmazania lub zasłonięcia ich twarzy przed udostępnieniem kopii.

W jakiej formie należy przekazać informację o monitoringu?

Od 27 stycznia 2026 r. art. 22² § 8 Kodeksu pracy pozwala przekazać informację nowemu pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej (np. e-mailem lub w systemie kadrowym) — kwalifikowany podpis nie jest potrzebny. Pracodawca powinien jednak móc wykazać, że informację przekazał, dlatego warto zachować potwierdzenie zapoznania się (podpis na oświadczeniu albo potwierdzenie elektroniczne).

Czy trzeba aktualizować oświadczenie po zmianie liczby kamer?

Jeśli zmiana liczby kamer lub objęcie monitoringiem nowych pomieszczeń stanowi istotną modyfikację zasad monitoringu, pracodawca powinien zaktualizować informację w regulaminie pracy i ponownie poinformować pracowników. Nowe oświadczenie nie jest wymagane przez przepisy wprost, ale jest zalecaną praktyką dokumentacyjną.

Gdzie w aktach osobowych przechowywać oświadczenie o monitoringu?

Oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o monitoringu wizyjnym należy przechowywać w części B akt osobowych, razem z innymi dokumentami dotyczącymi przebiegu zatrudnienia. Dokumenty te archiwizuje się przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy (dla umów zawartych po 1 stycznia 2019 roku).

Czy monitoring wizyjny wymaga zgody pracownika na przetwarzanie danych?

Nie. Podstawą prawną przetwarzania danych z monitoringu wizyjnego jest prawnie uzasadniony interes pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w połączeniu z art. 22² Kodeksu pracy. Zgoda pracownika nie jest wymagana ani właściwą podstawą prawną w tym przypadku. Oświadczenie potwierdza jedynie zapoznanie się z informacją, a nie wyrażenie zgody.

Czy muszę wpisywać dokładną liczbę kamer?

Nie, przepisy nie wymagają podania liczby kamer. Art. 22² § 6 KP nakazuje określić w regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub obwieszczeniu cele, zakres i sposób zastosowania monitoringu, a art. 22² § 8 KP – przekazać te informacje pracownikowi na piśmie. „Zakres” najlepiej opisać przez wskazanie monitorowanych pomieszczeń i terenu, bo właśnie je trzeba oznaczyć znakami lub ogłoszeniami dźwiękowymi najpóźniej dzień przed uruchomieniem monitoringu (art. 22² § 9).