Case study
HR Work Force sp. z o.o.
„Papierowe listy obecności nie dawały nam bieżącej kontroli obecności, w szczególności w oddziałach w innych miastach. System elektroniczny dał nam taką możliwość."
„Papierowe listy obecności nie dawały nam bieżącej kontroli obecności, w szczególności w oddziałach w innych miastach. System elektroniczny dał nam taką możliwość."
HR Work Force sp. z o.o.
HR
+35
Aplikacje z kodem QR
O firmie
HR WORK FORCE to profesjonalna agencja świadcząca zaawansowane usługi z zakresu pracy tymczasowej oraz outsourcingu personalnego. Firma na co dzień współpracuje z rynkowymi liderami – zarówno w Polsce, jak i na arenie międzynarodowej – wspierając ich w pozyskiwaniu talentów, obniżaniu rotacji kadr i optymalizacji kosztów zatrudnienia. Działając w oparciu o filozofię win-win, HR WORK FORCE udowadnia, że nowoczesny biznes opiera się na partnerstwie i efektywności. Jako eksperci od optymalizacji procesów HR u swoich klientów, doskonale wiedzieli, że aby utrzymać najwyższy standard usług, muszą zadbać o równie nowoczesne i bezbłędne narzędzia do zarządzania czasem pracy we własnych strukturach.
Wyzwania: Brak wiedzy o tym, co dzieje się poza centralą
Całkowity brak kontroli
Dla firmy z oddziałami w różnych miastach i zespołami pracującymi poza głównym biurem tradycyjna ewidencja czasu pracy przestała zdawać egzamin. Największym problemem był całkowity brak kontroli nad pracą terenową i oddziałową.
Opóźnienia w informacjach
Poleganie na papierowych listach obecności oznaczało, że centrala dowiadywała się o ewentualnych spóźnieniach czy absencjach z ogromnym opóźnieniem – często dopiero pod koniec miesiąca, gdy spływały dokumenty.
Brak transparentności
Menedżerowie nie mieli żadnego bieżącego wglądu w rzeczywisty czas pracy swoich zespołów poza biurem. Brakowało transparentności.
Rozwiązanie: Elastyczność sprzętowa i żelazna weryfikacja
Zamiast inwestować w kosztowną, sztywną infrastrukturę, firma HR WORK FORCE wykorzystała elastyczność systemu RCPonline. Wdrożono rozwiązanie oparte na aplikacji skanującej zainstalowanej na własnych urządzeniach mobilnych firmy. Sam proces przejścia z papieru na aplikację przebiegł szybko, sprawnie i bez najmniejszych problemów technicznych.
Kluczowe funkcje wdrożenia
Rejestracja za pomocą kodów QR
Szybkie i intuicyjne „odbijanie się" pracowników przy użyciu smartfonów.
Fotorejestracja
System podczas skanowania kodu QR wykonuje zdjęcie pracownikowi. Natychmiast wyeliminowało ryzyko nadużyć i dało 100% pewności, że w danym oddziale zarejestrowała się właściwa osoba.
Monitorowanie na żywo
Uruchomienie centralnego panelu WWW, do którego natychmiast spływają wszystkie dane z każdego oddziału w Polsce.
Korzyści z wdrożenia: Transparentność i spokój
Bieżący podgląd sytuacji
Menedżerowie i dział HR wiedzą w czasie rzeczywistym, kto i w którym oddziale rozpoczął pracę. Koniec z „niewidzialnymi" pracownikami.
Wyeliminowanie nadużyć
Połączenie kodów QR z fotorejestracją sprawiło, że proces ewidencji jest w pełni uszczelniony.
Skalowalność i oszczędność
Wykorzystanie własnych urządzeń z aplikacją RCPonline udowadnia, że system łatwo wdrożyć w każdym, nawet najbardziej odległym punkcie czy na placu budowy.
Pełne bezpieczeństwo prawne
Dzięki rzetelnie prowadzonej ewidencji w czasie rzeczywistym firma czuje pełen spokój i jest zawsze gotowa na ewentualną kontrolę Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).
Podsumowanie
Zarządzanie oddziałami w różnych miastach to logistyczne wyzwanie, w którym nie ma miejsca na domysły. Dla HR Work Force sp. z o.o. zastąpienie papierowych list inteligentną aplikacją z fotorejestracją było kluczem do odzyskania pełnej transparentności. System RCPonline udowodnił, że bez względu na to, gdzie znajdują się Twoi pracownicy, możesz mieć ich czas pracy w pełni nadzorowany – prosto ze swojego biura.
Zarządzasz pracownikami w terenie lub masz oddziały w innych miastach?
Poznaj system, który łączy rozproszone zespoły w jednym, wygodnym panelu. Zarezerwuj darmową prezentację systemu.