Moduł delegacji

Pełny cykl wyjazdu służbowego — od zgłoszenia po rozliczenie. Bez chaosu w dokumentach.

Zamiast rozrzuconych maili, arkuszy i ręcznie wypełnianych PWS — jeden spójny proces w RCPonline.

Pracownik zgłasza delegację, menadżer zatwierdza PWS i koszty, a rozliczenie odbywa się na zasadzie: jeden koszt = jeden cykl akceptacji. Zaliczki, dieta delegacyjna, dokumentacja i sprzęt firmowy — wszystko w jednym miejscu.

Dla kogo jest moduł delegacji?

Każda rola w firmie korzysta z modułu w sposób dopasowany do swoich obowiązków.

Pracownicy

Zgłaszaj wyjazdy, dodawaj faktury i paragony, śledź status kosztów. Wszystko z poziomu przeglądarki lub aplikacji mobilnej.

Menadżerowie

Zatwierdzaj PWS, zaliczki i koszty. Widzisz wszystko, co czeka na decyzję, w jednym przejrzystym widoku.

Administratorzy

Konfiguruj stawki diet, prowadź katalog sprzętu firmowego i dostosuj moduł do polityki firmy.

Tworzenie i prowadzenie delegacji — jeden wniosek na cały wyjazd

Pracownik zgłasza wyjazd: wskazuje cel (np. „Warszawa — konferencja XYZ”), cel służbowy, daty wyjazdu i powrotu, środek transportu oraz uczestników.

• Wiele osób, jeden wniosek: Na jednej delegacji może być wielu pracowników — np. wspólny wyjazd na szkolenie.
• Kontrola nakładania się: System pilnuje, że uczestnicy nie mają nakładających się delegacji.
• Dane dodatkowe: Miejsce wyjazdu i powrotu, wnioskowana zaliczka, informacja o posiłkach zapewnionych — wpływa to na kalkulację diety.
• Wszystko w jednym miejscu zamiast w mailach i arkuszach.

Rozliczanie kosztów — każdy koszt ma osobny cykl akceptacji

Uczestnik delegacji dodaje załącznik: skan faktury lub paragon + kwotę + kategorię (nocleg, transport, wyżywienie, inne) + opcjonalny opis.

• Cykl akceptacji: Koszt na początku ma status Oczekuje. Manager widzi wszystkie oczekujące koszty w jednym widoku — zatwierdza lub odrzuca (przy odrzuceniu wymagany jest powód).
• Jasny podział ról: Pracownik dodaje, manager decyduje. Każdy koszt ma osobny cykl — brak masowego odrzucania całej delegacji.
• Powiadomienia e-mail: Manager dostaje informację o nowym koszcie; pracownik — potwierdzenie zatwierdzenia lub informację o odrzuceniu z powodem.
Więcej o zasadach rozliczania: jak rozliczyć podróż służbową.

Dokument PWS — automatycznie i zgodnie z rozporządzeniem MPiPS

Moduł generuje formalne Polecenie Wyjazdu Służbowego zgodne z wymogami prawnymi. Po zatwierdzeniu przez managera lub administratora delegacja otrzymuje unikalny numer (np. PWS/2026/0001) i można pobrać dokument w formacie PDF.

• Bez ręcznego wypełniania: Spełnienie wymogów prawnych w kilka kliknięć.
• Automatyczna numeracja: Per firma i rok — brak duplikatów.
• PDF do druku lub archiwum: Gotowy dokument od razu po zatwierdzeniu.

Zaliczki i dieta delegacyjna — automatyczne wyliczenia

Na etapie tworzenia delegacji można wskazać wnioskowaną kwotę zaliczki. Manager rejestruje faktyczną kwotę wypłaconej zaliczki i potwierdza datę wypłaty — pełna kontrola nad środkami na wyjazd.

• Dieta delegacyjna: System automatycznie liczy dietę na podstawie liczby dni delegacji, stawek firmowych oraz informacji o posiłkach zapewnionych (śniadania, obiady, kolacje).
• Konfiguracja stawek: Administrator może ustawić stawkę dzienną, odliczenia za posiłki oraz parametry dla noclegów. Brak konfiguracji = wartości domyślne wynikające z przepisów.
• Spójne wyliczenia bez ręcznych kalkulacji i błędów.

Sprzęt firmowy na delegację — rezerwacja, wydanie, zwrot

Administrator prowadzi katalog sprzętu firmy (np. laptopy, telefony, torby, samochody). Przy delegacji pracownik lub manager może zarezerwować konkretny sprzęt.

• Etapy rezerwacji: Rezerwacja → Wydanie (potwierdzenie odbioru) → Zwrot (z opcjonalnym komentarzem). Rezerwację można anulować tylko przed wydaniem.
• Kontrola nad sprzętem: Historia — kto, kiedy i na jaką delegację miał dany sprzęt.
• Unikanie konfliktów przy limitowanej liczbie urządzeń — wszystko widoczne w systemie.

Korzyści modułu delegacji

Zamień chaos dokumentów na uporządkowany proces.

100% online

Skończ z bezsensownymi wydrukami. Zgody, rachunki, rozliczenia — wszystko w chmurze.

Jasna współpraca

Zatwierdzone delegacje są widoczne od razu. Pełna transparentność dla zespołu.

Proste rozliczenia

Każdy koszt ma własny cykl akceptacji. Manager decyduje o każdym elemencie osobno.

Zgodność z przepisami

PWS zgodne z rozporządzeniem MPiPS. Automatyczna numeracja i gotowy dokument do archiwum.

Tradycyjna metoda a moduł delegacji RCPonline

Tradycyjna metoda (maile, papier, Excel)

Zgłoszenie: Maile, które giną w skrzynce, brak wspólnego widoku.
PWS: Ręczne wypełnianie formularzy, ryzyko błędów i duplikatów.
Koszty: Paragony w szufladzie, ręczne sumowanie, brak śladu akceptacji.
Dieta: Kalkulacje w Excelu, różne interpretacje stawek.

Moduł delegacji RCPonline

Zgłoszenie: Jeden wniosek na wyjazd, wielu uczestników, system pilnuje nakładania się.
PWS: Automatyczne generowanie PDF z numeracją zgodną z przepisami.
Koszty: Każdy koszt ma osobny cykl akceptacji, powiadomienia e-mail, przejrzystość.
Dieta: Automatyczne wyliczenia z uwzględnieniem posiłków zapewnionych.

Pytania i odpowiedzi

Nie. Delegacji nie można edytować po utworzeniu — można ją tylko anulować i utworzyć nową. Dzięki temu zachowujemy spójność danych i pełną historię.

Każdy koszt po dodaniu ma status „Oczekuje". Manager widzi wszystkie oczekujące koszty w jednym miejscu. Może zatwierdzić (z opcjonalnym komentarzem) lub odrzucić — przy odrzuceniu wymagany jest powód, który trafia do pracownika e-mailem. Zatwierdzone i odrzucone koszty są finalne.

Tak. Moduł generuje formalne Polecenie Wyjazdu Służbowego zgodne z wymogami prawnymi (rozporządzenie MPiPS). Po zatwierdzeniu delegacja otrzymuje unikalny numer (np. PWS/2026/0001) i można pobrać dokument w formacie PDF do druku lub archiwum.

Tak. Proces delegacji jest taki sam niezależnie od kraju — zgłoszenie, PWS, koszty, dieta. Administrator może skonfigurować stawki diet dla delegacji zagranicznych zgodnie z przepisami.

System automatycznie liczy dietę na podstawie liczby dni delegacji i stawek firmowych. Przy tworzeniu delegacji można wskazać, które posiłki (śniadania, obiady, kolacje) są zapewnione przez organizatora — wpływa to na automatyczne odliczenia. Administrator konfiguruje stawki i parametry; brak konfiguracji oznacza wartości domyślne z przepisów.

Tak. Administrator prowadzi katalog sprzętu firmy (laptopy, telefony, samochody itd.). Przy delegacji pracownik lub manager może zarezerwować konkretny sprzęt. Po zwrocie z wyjazdu zaznacza się fakt wydania i zwrotu — pełna historia i kontrola nad limitowanymi urządzeniami.

Poznaj system RCPonline

Inne