Raport obecności personelu medycznego do NFZ — gotowy plik XML CZPR
Od 1 listopada 2026 r. szpital co miesiąc przekazuje NFZ zestawienie obecności personelu z harmonogramu umowy. RCPonline zestawia wejścia i wyjścia z harmonogramem, pokazuje rozbieżności i generuje plik XML CZPR.
- Obowiązek od 1 listopada 2026
- Raport do 20. dnia miesiąca
- Obecne czytniki do podłączenia
- 1.11.2026obowiązek wchodzi w życie — liczy się każde wejście i wyjście
- do 20. dniamiesiąca następnego — przekazanie zestawienia do OW NFZ
- 20.12.2026termin pierwszego raportu, za listopad 2026 r.
Co zmienia się od 1 listopada 2026 r.
Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 25 sierpnia 2026 r. dodało do ogólnych warunków umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej § 6a. Fundusz chce na bieżąco sprawdzać, czy personel wykazany w harmonogramie rzeczywiście był obecny w miejscu udzielania świadczeń.
| Kogo dotyczy | Świadczeniodawców udzielających świadczeń w rodzaju leczenie szpitalne, we wszystkich zakresach umowy z NFZ. |
|---|---|
| Kogo obejmuje raport | Osoby wykonujące zawody medyczne, które udzielają tych świadczeń i są wskazane w harmonogramie z § 6 OWU. Przepis odwołuje się do harmonogramu, a nie do formy zatrudnienia, więc dotyczy także personelu na kontraktach. |
| Jakie dane | Dni oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia obecności w miejscu udzielania świadczeń (§ 6a ust. 2 OWU). |
| Termin | Do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu udzielania świadczeń. Pierwsze zestawienie, za listopad 2026 r., trzeba złożyć do 20 grudnia 2026 r. |
| Kanał | Serwisy internetowe lub usługi informatyczne NFZ, o których mowa w § 10 OWU. Strukturę danych opisuje komunikat XML CZPR, opublikowany w ramach interfejsu oddziałowego OW. |
| Co grozi | Niewykonanie obowiązku dopisano do § 30 ust. 1 pkt 1 OWU (lit. h). Kara umowna wynosi do 2% kwoty zobowiązania wynikającego z umowy za każde stwierdzone naruszenie. |
Podstawa: Dz.U. 2026 poz. 1137, § 1 pkt 1–2; ogólne warunki umów — t.j. Dz.U. 2026 poz. 712.
NFZ porówna obecność z harmonogramem. Ty zobaczysz rozbieżności wcześniej
Harmonogram mówi, kto miał być na oddziale. Zestawienie obecności pokazuje, kto rzeczywiście był. RCPonline zestawia jedno z drugim dla każdej osoby i każdego dnia.
Brak odbicia, dyżur bez wyjścia albo obecność w dwóch lokalizacjach naraz trafiają na listę do wyjaśnienia. Kadry poprawiają je przed wygenerowaniem pliku, a każda korekta zostaje w historii zmian.
| Osoba / dzień | Harmonogram | Obecność (RCP) | Status |
|---|---|---|---|
| Lekarz A · 3.11 | 07:00–15:00 | 06:52–15:06 | zgodne |
| Lekarz A · 3–4.11 | dyżur 15:00–08:00 | 15:06–08:04 | zgodne |
| Pielęgniarka B · 3.11 | 19:00–07:00 | 18:55 — brak wyjścia | do uzupełnienia |
| Lekarz C · 4.11 | 08:00–14:00 | brak odbić | do wyjaśnienia |
| Ratownik D · 5.11 | SOR 07:00–19:00 | 07:02–19:00, poradnia 12:00 | dwie lokalizacje |
Trzy obowiązki, jedna ewidencja
Szpital prowadzi ewidencję czasu pracy, rozlicza dyżury medyczne, a od listopada 2026 r. raportuje NFZ obecność personelu. Każdy z tych obowiązków ma inną podstawę i obejmuje trochę inną grupę osób, ale wszystkie opierają się na tych samych wejściach i wyjściach.
Normy i dyżury w podmiocie leczniczym →| Obowiązek | Podstawa | Kogo dotyczy |
|---|---|---|
| Ewidencja czasu pracy | art. 149 Kodeksu pracy, art. 96 ustawy o działalności leczniczej | pracownicy |
| Dyżur medyczny i odpoczynek | art. 95–97 ustawy o działalności leczniczej | pracownicy medyczni |
| Zestawienie obecności dla NFZ | § 6a ogólnych warunków umów (Dz.U. 2026 poz. 1137) | osoby z harmonogramu umowy, także na kontraktach |
Od odbicia karty do pliku dla NFZ w czterech krokach
Raport nie wymaga osobnego systemu. Powstaje z tych samych zdarzeń, z których kadry liczą czas pracy i dyżury.
-
Rejestracja obecności
Wejście i wyjście z czytnika RCPonline, z czytników i kart, które szpital już ma, albo z aplikacji z weryfikacją lokalizacji.
-
Przypisanie do miejsca
Każde zdarzenie trafia do oddziału, pracowni lub lokalizacji, w której udzielane są świadczenia. Dyżur przez północ liczy się jako jedna obecność.
-
Weryfikacja z harmonogramem
Raport rozbieżności wskazuje brakujące odbicia i obecność poza harmonogramem. Korekty zatwierdza kierownik, a system zapisuje, kto i kiedy je wprowadził.
-
Plik XML CZPR
Za wybrany miesiąc generujesz plik w strukturze komunikatu XML CZPR i przekazujesz go do oddziału wojewódzkiego NFZ w kanale, który wskazał oddział.
Masz już czytniki i karty? Nie musisz ich wymieniać
Podłączamy istniejące czytniki i karty
Zdarzenia z obecnych czytników trafiają do RCPonline. Personel odbija te same karty co dotąd, a kadry dostają ewidencję, raport rozbieżności i plik XML CZPR.
- analiza formatu danych z obecnych czytników
- przypisanie kart do osób z harmonogramu
- przypisanie czytników do miejsc udzielania świadczeń
Wdrażamy rejestrację od zera
Czytniki QR lub NFC przy wejściach na oddziały, karty albo aplikacja, konfiguracja struktury oddziałów i import kartoteki personelu z harmonogramu.
- czytniki RCPonline dobrane do liczby wejść
- import personelu z pliku harmonogramu
- szkolenie kadr i kierowników oddziałów
Zestawienie, które uwzględnia, jak pracuje szpital
Raport dla NFZ dotyczy tych samych ludzi i tych samych dyżurów, które kadry rozliczają co miesiąc.
Etaty i kontrakty w jednym raporcie
Harmonogram NFZ obejmuje lekarzy na umowie o pracę i na kontrakcie. Obie grupy rejestrują obecność tak samo, a rozliczasz je według osobnych zasad.
Dyżury przez północ
Obecność od 15:00 do 8:00 następnego dnia to jedno zdarzenie z datą rozpoczęcia, a nie dwa fragmenty do ręcznego sklejania.
Oddziały i lokalizacje
Czytnik przypisany do oddziału lub budynku wskazuje miejsce udzielania świadczeń. Kierownik oddziału widzi tylko swój zespół.
Identyfikacja osoby
Kartoteka przechowuje dane potrzebne do jednoznacznego wskazania osoby w raporcie. Dostęp do nich mają wyłącznie uprawnione role kadrowe.
Historia korekt
Każde uzupełnienie i zmiana odbicia ma autora, datę i powód. Przy kontroli NFZ odtworzysz, skąd wzięła się godzina w raporcie.
Korekty za poprzednie miesiące
Plik XML CZPR wygenerujesz ponownie za dowolny zamknięty miesiąc, jeśli oddział NFZ poprosi o korektę zestawienia.
Raport zawiera dane personelu. Dostęp do nich jest ograniczony
Szpital jest administratorem danych osobowych personelu, a RCPonline przetwarza je na podstawie umowy powierzenia. Zakres danych w kartotece ograniczamy do tego, czego wymaga ewidencja i zestawienie dla NFZ.
- dane identyfikujące osobę widzą wyłącznie uprawnione role kadrowe;
- kierownik oddziału widzi tylko godziny swojego zespołu;
- każde wygenerowanie pliku i każda korekta obecności zostają w historii zdarzeń.
Podczas konsultacji ustalamy z działem kadr i inspektorem ochrony danych zakres kartoteki, uprawnienia ról i sposób przekazania pliku do NFZ.
Placówki medyczne, które rejestrują obecność w RCPonline
SP ZOZ MSWiA Centrum Rehabilitacji w Górznie
Pełna kontrola nad danymi, 80% mniej korekt i spokój prawny – cyfryzacja ewidencji czasu pracy w Centrum Rehabilitacji w Górznie.
- Marnotrawstwo czasu i chaos dokumentów
- Brak kontroli w czasie rzeczywistym
Przeczytaj całą historię„System ułatwia w znacznym stopniu kontrolę nad obecnościami/nieobecnościami zarówno pracodawcy jak i samych pracowników. Jest bardzo przejrzysty.”
Czytniki NFC w placówce wielospecjalistycznej
Centrum Medyczne UNIMED
Czytniki NFC i elektroniczny obieg wniosków zamiast stosów papieru — jak wielospecjalistyczna placówka z Krakowa uporządkowała grafiki dyżurów i zyskała spokój przed kontrolą PIP.
- Stosy papierowej dokumentacji
- Trudne do rozliczenia harmonogramy
- Brak transparentności i niepotrzebny stres
Przeczytaj całą historię„RCPonline uporządkował nam ewidencję czasu pracy i obsługę nieobecności. Czytniki NFC oraz elektroniczny obieg wniosków ograniczyły liczbę ręcznych czynności i dały nam znacznie lepszy wgląd w dane.”
Te same dane trafiają do NFZ i do płac
Z jednej ewidencji powstaje plik XML CZPR dla NFZ i eksport godzin, dyżurów oraz nieobecności do programu kadrowo-płacowego. Danych nie przepisujesz dwa razy.
Sprawdzimy bezpłatnie, czy szpital jest gotowy na raport
Konsultacja jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje. Po zgłoszeniu umawiamy rozmowę z działem kadr i IT, na której przechodzimy przez osiem pytań:
- 01Czy obecne czytniki zapisują wejście i wyjście, a nie tylko otwarcie drzwi?
- 02Czy każde odbicie da się przypisać do osoby z harmonogramu NFZ?
- 03Czy miejsce odbicia odpowiada miejscu udzielania świadczeń?
- 04Czy personel na kontraktach rejestruje obecność tak samo jak etatowy?
- 05Czy dyżur przez północ zapisuje się jako jedna obecność?
- 06Kto wyjaśnia brakujące odbicia przed 20. dniem miesiąca?
- 07Z jakiego systemu powstanie plik XML CZPR i kto go przekaże do NFZ?
- 08Czy korekty obecności zostawiają ślad na wypadek kontroli?
Po rozmowie dostajesz odpowiedź na każde z nich: co zostaje, czego brakuje i jak zdążyć przed terminem raportu.
Najczęściej zadawane pytania
Obowiązek
Nie. § 6a ogólnych warunków umów obejmuje wyłącznie świadczenia w rodzaju leczenie szpitalne. Przychodnia, która nie realizuje umowy w tym rodzaju, nie przekazuje zestawienia obecności.
Tak, jeżeli są wskazani w harmonogramie zgłoszonym do umowy z NFZ. Przepis odwołuje się do harmonogramu z § 6 OWU, a nie do podstawy zatrudnienia.
Dni oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia obecności każdej osoby w miejscu udzielania świadczeń. Szczegółowe pola opisuje struktura komunikatu XML CZPR.
Do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu udzielania świadczeń. Pierwsze zestawienie, za listopad 2026 r., trzeba złożyć do 20 grudnia 2026 r.
Kara umowna do 2% kwoty zobowiązania wynikającego z umowy za każde stwierdzone naruszenie. Ten przypadek dopisano do § 30 ust. 1 pkt 1 OWU jako lit. h.
Obecność a czas pracy
Nie. Zestawienie dla NFZ dotyczy obecności w miejscu udzielania świadczeń, a ewidencja czasu pracy wynika z art. 149 Kodeksu pracy i ustawy o działalności leczniczej. W RCPonline oba dokumenty powstają z tych samych odbić, więc nie trzeba prowadzić dwóch rejestrów.
RCPonline
Nie zawsze. Jeżeli obecne czytniki zapisują wejście i wyjście konkretnej osoby, podłączamy je do RCPonline. Podczas bezpłatnej konsultacji sprawdzimy, czy tak jest w Twoim szpitalu.
Nie. RCPonline generuje plik w strukturze XML CZPR, a przekazuje go szpital, jako strona umowy z NFZ, w kanale wskazanym przez oddział wojewódzki.
Struktura komunikatu przeszła konsultacje w ramach interfejsu oddziałowego OW. Każdą nową wersję wdrażamy w eksporcie, a plik za zamknięty miesiąc można wygenerować ponownie.
Źródła
Stan prawny na 21 października 2026 r.
Szerszy kontekst — w tym projekt ustawy o limicie łącznego czasu pracy medyków — opisujemy we wpisie Nowe obowiązki szpitali: grafiki medyków w NFZ od listopada 2026.
- Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 25 sierpnia 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie ogólnych warunków umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej (Dz.U. 2026 poz. 1137)
- Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 8 września 2015 r. w sprawie ogólnych warunków umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej (t.j. Dz.U. 2026 poz. 712) — § 6, § 10, § 30
- Ministerstwo Zdrowia: komunikat dla świadczeniodawców o nowym obowiązku sprawozdawczym
Do raportu za listopad 2026 zostało niewiele czasu
Na bezpłatnej konsultacji sprawdzimy obecne czytniki i dane, zanim minie termin. Możesz też od razu przetestować RCPonline przez 14 dni.
- 14 dni za darmo
- Bez karty płatniczej
- Bez zobowiązań
Masz już konto? Zaloguj się do systemu RCP