Czytnik czasu pracy na kartę czy kod QR – który wybrać?

Czytnik czasu pracy jest najprostszym sposobem na zebranie danych, których wymaga art. 149 § 1 Kodeksu pracy: pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy każdego pracownika, aby prawidłowo ustalić jego wynagrodzenie i inne świadczenia. O tym, czy odbicia przebiegają sprawnie i czy dane są wiarygodne, decyduje przede wszystkim nośnik identyfikatora. Na rynku dominują dwa rozwiązania: kod QR odczytywany kamerą i karta zbliżeniowa NFC. Różnią się szybkością, kosztem odtworzenia zgubionego identyfikatora oraz tym, czy pozwalają potwierdzić tożsamość osoby, która odbija.

W tym artykule wyjaśniamy, jak działają obie technologie i czym różnią się w codziennej rejestracji czasu pracy. Porównujemy je w tabeli, pokazujemy, w jakich branżach sprawdza się każdy wariant, i omawiamy foto-rejestrację jako odpowiedź na odbijanie za kolegę. Osobno opisujemy granice wyznaczone przez RODO i art. 22^1b Kodeksu pracy, które przesądzają, dlaczego odcisk palca nie jest dobrym pomysłem na ewidencję obecności.

Zapamiętaj:

• Karta NFC wygrywa tam, gdzie cała zmiana wchodzi w tym samym kwadransie — odbicie nie wymaga celowania.
• Kod QR wygrywa przy dużej rotacji — nowy identyfikator drukujesz sam, a pracownik może mieć kod w telefonie.
• Foto-rejestracja wiąże odbicie z osobą, a nie z samym identyfikatorem, bez wchodzenia w dane biometryczne.
• Odcisk palca do ewidencji obecności nie mieści się w przypadkach, w których Kodeks pracy dopuszcza przetwarzanie biometrii bez inicjatywy pracownika.

Jak działają kod QR i technologia NFC?

Kod QR (Quick Response) to dwuwymiarowy kod graficzny opracowany w latach 90. przez japońską firmę Denso Wave. Odczytuje się go optycznie, czyli kamerą telefonu, tabletu albo dedykowanego czytnika. Kod nie wymaga żadnej elektroniki po stronie pracownika, dlatego może być wydrukowany na plastikowej karcie, na kartce albo wyświetlony na ekranie smartfona. W rejestracji czasu pracy kod niesie identyfikator pracownika, a nie dane osobowe.

NFC (Near Field Communication) to komunikacja radiowa krótkiego zasięgu, działająca na częstotliwości 13,56 MHz. Karta albo brelok zawiera chip z anteną, który czytnik zasila polem elektromagnetycznym i odczytuje z odległości kilku centymetrów. Krótki zasięg jest zaletą: odczyt następuje dopiero po świadomym zbliżeniu karty, więc przypadkowe odbicie z kieszeni jest praktycznie wykluczone. Ta sama technologia działa w płatnościach zbliżeniowych, biletach komunikacji miejskiej i systemach kontroli dostępu.

W praktyce obie technologie zapisują to samo: kto, kiedy i jakie zdarzenie zarejestrował. Różnica leży w nośniku, w szybkości odbicia oraz w tym, co dzieje się po zgubieniu identyfikatora. Pełny przegląd sposobów rejestracji, w tym aplikacji, przeglądarki, e-maila i SMS, zebraliśmy na stronie o metodach rejestracji czasu pracy.

Czytnik QR w RCPonline: tani nośnik i foto-rejestracja

W RCPonline każdy pracownik może otrzymać indywidualny kod QR. Kod tworzysz przy zakładaniu profilu pracownika albo później, w zakładce z identyfikatorami, i w razie zgubienia generujesz go ponownie. Pracownik zbliża kod do przedniej kamery czytnika, a urządzenie zapisuje zdarzenie. Nowa osoba może odbić pierwszą zmianę tego samego dnia, w którym została dodana do systemu.

• Identyfikator bez kosztu odtworzenia — zgubiony kod drukujesz sam, bez zamawiania nowej karty i czekania na dostawę.
• Kod w telefonie — pracownik może okazać kod jako obraz na ekranie smartfona, więc nie trzeba wydawać niczego fizycznego.
• Foto-rejestracja — czytnik QR może zapisać zdjęcie w momencie odbicia i dołączyć je do zdarzenia w ewidencji. Usługa rozliczana jest osobno i można ją włączyć tylko dla wybranych osób lub lokalizacji.
• Własne urządzenie — rolę czytnika może pełnić smartfon lub tablet z Androidem w wersji 7.0 lub nowszej, ze sprawną przednią kamerą i zainstalowaną aplikacją.

Ograniczeniem kodu QR jest szybkość przy kolejce. Pracownik musi wyjąć kartę albo telefon i skierować kod w stronę kamery, co trwa dłużej niż przyłożenie karty. Przy kilkunastu osobach na zmianę różnica jest niezauważalna, przy kilkuset wchodzących w tym samym czasie zaczyna mieć znaczenie.

Czytnik NFC w RCPonline: najkrótsze odbicie przy dużym ruchu

Terminal NFC odczytuje karty i breloki zbliżeniowe działające w częstotliwości 13,56 MHz. Przyłożenie karty trwa ułamek sekundy i nie wymaga celowania, wyjmowania telefonu ani zdejmowania rękawic. Dlatego ten wariant wybierają przede wszystkim zakłady produkcyjne, magazyny i centra logistyczne, w których cała zmiana przechodzi przez jedno wejście w krótkim czasie.

• Karta albo brelok — oba nośniki można wydać pracownikom tymczasowym i odzyskać po zakończeniu współpracy.
• Personalizacja — karty można zamówić w wersji klasycznej albo z nadrukiem jedno- lub dwustronnym.
• Automatyczne sugerowanie zdarzenia — czytnik podpowiada kolejne zdarzenie na podstawie pory dnia, grafiku i ostatniej rejestracji, więc odbicie sprowadza się do jednego gestu.

Słabą stroną NFC jest koszt zgubionej karty: trzeba wydać nowy nośnik. Druga kwestia to brak potwierdzenia tożsamości. Karta potwierdza, że ktoś ją przyłożył, ale nie to, kto. Jeśli w zespole zdarza się odbijanie za kolegę, sam terminal NFC tego problemu nie rozwiąże.

QR czy NFC? Porównanie w tabeli

Oba czytniki zapisują zdarzenia w tej samej ewidencji, więc wybór nie musi być jednorazowy. Przy wątpliwościach warto uruchomić oba warianty na jednym dziale i sprawdzić je w praktyce. Aktualne ceny wynajmu i opłaty aktywacyjne znajdziesz w cenniku, a opis modeli, w tym wzmocnionego czytnika IP68 do pracy w pyle, wilgoci i chłodni, na stronie czytników RCP.

Foto-rejestracja zamiast biometrii: co mówią RODO i Kodeks pracy

Najczęstszy argument za czytnikiem linii papilarnych brzmi: karta nie wie, kto ją przyłożył, a palec tak. Problem leży w przepisach. Dane biometryczne służące do jednoznacznej identyfikacji osoby należą do szczególnych kategorii danych z art. 9 ust. 1 RODO. Kodeks pracy dopuszcza ich przetwarzanie w dwóch sytuacjach.

1. Zgoda z inicjatywy pracownika — art. 22^1b § 1 KP pozwala oprzeć przetwarzanie na zgodzie wyłącznie wtedy, gdy przekazanie danych następuje z inicjatywy pracownika lub kandydata. Brak zgody albo jej wycofanie nie może powodować negatywnych konsekwencji (art. 22^1a § 2 KP stosowany odpowiednio).
2. Kontrola dostępu — art. 22^1b § 2 KP dopuszcza przetwarzanie danych biometrycznych, gdy jest to niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Rejestracja wejścia do pracy nie jest kontrolą dostępu do szczególnie chronionych pomieszczeń. Pracodawca, który wprowadza odcisk palca jako jedyną metodę ewidencji, nie opiera się więc na inicjatywie pracownika i nie mieści się w drugim wyjątku. Do danych z art. 9 RODO mogą mieć dostęp wyłącznie osoby z pisemnym upoważnieniem pracodawcy (art. 22^1b § 3 KP), co dodatkowo komplikuje obsługę takiego systemu. Szerzej omawiamy to we wpisie o przetwarzaniu danych biometrycznych w miejscu pracy.

RCPonline nie oferuje czytników biometrycznych. Odpowiedzią na odbijanie za kolegę jest foto-rejestracja: czytnik zapisuje zdjęcie wyłącznie w momencie przyłożenia identyfikatora, bez nagrywania ciągłego i bez obserwacji stanowiska pracy. Zdjęcie jest widoczne przy konkretnym zdarzeniu w ewidencji, więc weryfikacja polega na otwarciu karty pracownika. Nadal jest to przetwarzanie danych osobowych, dlatego warto opisać je w regulaminie pracy lub obwieszczeniu, poinformować zespół i ocenić proporcjonalność. Praktyczny plan wdrożenia opisaliśmy w artykule o foto-rejestracji w miejscu pracy.

Jakie dane zapisuje czytnik RCP?

Czytnik nie służy wyłącznie do zapisu wejścia i wyjścia. Poza tymi dwoma zdarzeniami obsługuje przerwę, wyjście służbowe, wyjście prywatne i powrót. W ustawieniach decydujesz, czy wyjście służbowe i prywatne wliczają się do czasu pracy, a przerwa liczy się według reguł harmonogramu pracownika. Czas poszczególnych zdarzeń trafia do raportu w osobnych kolumnach.

• Komentarze do zdarzeń — pracownik może dopisać notatkę, np. powód wyjścia służbowego albo informację o awarii, która wydłużyła zmianę.
• Podgląd ostatnich zdarzeń — gdy pracownik nie jest pewien, czy odbił kartę, może sprawdzić ostatnie rejestracje.
• Indywidualna konfiguracja — dla każdego czytnika ustalasz czas aktywności urządzenia i godziny, w których określone zdarzenia są podpowiadane.
• Zdarzenie specjalne — dodatkowy typ zdarzenia, który można włączyć np. do osobnego mierzenia wyjść prywatnych.

Z odbić powstaje ewidencja czasu pracy, a z niej raporty godzin, nadgodzin i nieobecności. Sposób, w jaki dane z czytnika przekładają się na kartę ewidencji, opisuje strona o ewidencji czasu pracy.

Montaż, łączność i praca bez internetu

Czytniki RCPonline to urządzenia z łącznością Wi-Fi albo z kartą SIM. Nie wymagają okablowania, własnego serwera ani stałego adresu IP. Urządzenie mocujesz na ścianie albo stawiasz na podstawce, podłączasz do zasilania, a ono samo łączy się z serwerem. Wynajmowane czytniki pracują w trybie KIOSK, czyli wyłącznie jako rejestrator.

Brak zasięgu nie oznacza utraty danych. Czytnik działa offline i dosyła zapisane zdarzenia po odzyskaniu połączenia. Synchronizacja odbywa się zgodnie z konfiguracją urządzenia, domyślnie co 15 minut dla danych pobieranych z serwera. Firmy z istniejącą infrastrukturą mogą też połączyć rejestrację z kontrolą dostępu, m.in. z systemami Loxone i TTLock, albo podłączyć wybrane modele rejestratorów Anviz zamiast je wymieniać.

Jak wybrać czytnik dla swojej firmy?

Wybór warto zacząć od trzech pytań: ile osób odbija w tym samym czasie, jak często zmienia się skład zespołu i czy w firmie zdarzają się nadużycia przy odbiciach. Odpowiedzi zwykle wskazują jeden wariant.

1. Duży ruch na wejściu (produkcja, magazyn, logistyka) — terminal NFC z kartami lub brelokami.
2. Duża rotacja i praca tymczasowa (gastronomia, handel, agencje) — czytnik QR, bo identyfikator drukujesz sam.
3. Ryzyko odbijania za kolegę — czytnik QR z foto-rejestracją.
4. Trudne warunki (budowa, chłodnia, plac składowy) — czytnik w obudowie IP68.
5. Start bez inwestycji albo punkt tymczasowy — aplikacja na własnym smartfonie lub tablecie z Androidem.

Gdy pracownicy nie zaczynają dnia w jednym miejscu, lepiej sprawdzi się aplikacja mobilna z zapisem lokalizacji przy odbiciu, opisana na stronie o rozwiązaniach mobilnych. Porównanie czytników z aplikacją i panelem WWW znajdziesz także we wpisie czytniki, aplikacja czy panel WWW.

Podsumowanie

Wybór między QR a NFC nie dotyczy jakości ewidencji, tylko organizacji odbić. Oba czytniki zapisują te same zdarzenia w tej samej ewidencji, z której powstaje karta wymagana przez art. 149 Kodeksu pracy. Różnią się nośnikiem, szybkością i tym, czy pozwalają powiązać odbicie z konkretną osobą.

• Przy dużym ruchu na wejściu wybierz kartę NFC — to najkrótsze odbicie ze wszystkich metod.
• Przy dużej rotacji i ryzyku nadużyć wybierz kod QR z foto-rejestracją.
• Nie wprowadzaj odcisku palca do ewidencji obecności — art. 22^1b KP dopuszcza biometrię tylko z inicjatywy pracownika albo przy kontroli dostępu do szczególnie chronionych informacji i pomieszczeń.