Wniosek o wydanie lub sprostowanie świadectwa pracy — darmowy wzór do pobrania

Zobacz też: wzór świadectwa pracy dla pracodawcy, hasło świadectwo pracy i wpis czym jest świadectwo pracy.

Kiedy potrzebny jest wniosek o wydanie świadectwa pracy?

Zwykle nie jest potrzebny. Pracodawca wydaje świadectwo pracy z urzędu w dniu, w którym ustaje stosunek pracy (art. 97 § 1 KP). Jeśli z przyczyn obiektywnych nie może przekazać go pracownikowi ani osobie upoważnionej, w ciągu kolejnych 7 dni wysyła je pocztą albo doręcza w inny sposób. Wydania nie wolno uzależniać od zwrotu sprzętu czy rozliczenia pożyczki (art. 97 § 1³ KP).

Wniosek przydaje się w dwóch sytuacjach. Pierwsza: pracodawca nie wydał świadectwa w terminie, a pracownik potrzebuje go w urzędzie pracy albo u nowego pracodawcy. Pisemny wniosek z potwierdzeniem przyjęcia dokumentuje, że upomniał się o dokument. Druga sytuacja wynika wprost z przepisów i omawiamy ją niżej.

Świadectwo pracy przy kolejnej umowie z tym samym pracodawcą

Jeżeli pracownik zawiera z tym samym pracodawcą nową umowę w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniej, świadectwo pracy wydaje się wyłącznie na jego wniosek (art. 97 § 1¹ KP). Typowy przykład: umowa na okres próbny kończy się 31 marca, a 1 kwietnia zaczyna się umowa na czas określony.

Wniosek można złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej i w każdym czasie — także po latach. Może dotyczyć ostatniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów, za które świadectwa jeszcze nie wydano. Pracodawca ma na jego realizację 7 dni (art. 97 § 1² KP). Nasz wzór zawiera obie opcje do zaznaczenia oraz prośbę o dodatkowe informacje, które trafiają do świadectwa tylko na żądanie pracownika: wysokość i składniki wynagrodzenia oraz uzyskane kwalifikacje (art. 97 § 2 KP).

Co zrobić, gdy pracodawca nie wydaje świadectwa pracy?

1. Wniosek z potwierdzeniem odbioru — złóż go osobiście lub wyślij listem poleconym; zachowaj kopię z datą.
2. Skarga do inspekcji pracy — niewydanie świadectwa w terminie jest wykroczeniem (art. 282 § 1 pkt 3 KP). Od 8 lipca 2026 r. grzywna wynosi od 2000 do 60 000 zł.
3. Pozew do sądu pracy — o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa (art. 97¹ § 1 KP). Można go złożyć w każdym czasie przed przedawnieniem.
4. Odszkodowanie — gdy brak świadectwa utrudnił znalezienie pracy, przysługuje wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy, maksymalnie za 6 tygodni (art. 99 KP).

Jeżeli pracodawca już nie istnieje albo pozwanie go jest niemożliwe, sąd pracy może ustalić uprawnienie do otrzymania świadectwa (art. 97¹ § 2 KP). Dotyczy to na przykład spółek wykreślonych z rejestru.

Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy — kiedy i jak?

Pracownik może wnioskować o sprostowanie w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa (art. 97 § 2¹ KP). Termin liczy się od dnia, w którym dokument trafił do jego rąk. Najczęstsze błędy to:

• zły okres zatrudnienia lub wymiar czasu pracy,
• błędny tryb rozwiązania umowy, na przykład „wypowiedzenie przez pracownika” zamiast porozumienia stron,
• zaniżona lub zawyżona liczba dni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego,
• brak informacji o dniach opieki nad dzieckiem, zwolnieniu z powodu siły wyższej czy pracy zdalnej okazjonalnej, które rozporządzenie każe wpisać do świadectwa.

Wzór ma tabelę z czterema kolumnami: punkt świadectwa, obecna treść, treść prawidłowa i dowód. Dołącz kopie dokumentów, które potwierdzają poprawną wersję — umowy, aneksu, karty urlopowej czy wniosku urlopowego. Czy błąd w liczbie dni urlopu może mieć znaczenie? Nowy pracodawca na tej podstawie ustala urlop w bieżącym roku, a pomyłka w trybie rozwiązania umowy wpływa na prawo do zasiłku dla bezrobotnych.

Jak złożyć wniosek, żeby nie stracić terminu?

Przepisy nie narzucają formy wniosku o sprostowanie, a wniosek o wydanie świadectwa z art. 97 § 1¹ KP można złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej. Najbezpieczniej złożyć go osobiście w kadrach i poprosić o datę i podpis na kopii — wzór ma na to osobne pole. Przy wysyłce e-mailem zachowaj wiadomość i poproś o potwierdzenie odbioru.

Czternastodniowy termin na wniosek o sprostowanie jest krótki, dlatego świadectwo warto sprawdzić od razu po otrzymaniu. Jeżeli wysyłasz wniosek pocztą, nadaj go z zapasem, tak aby dotarł do pracodawcy przed upływem terminu. Świadectwo może odebrać także osoba upoważniona przez pracownika; upoważnienie przekazuje się pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej (§ 3 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).

Jak pracodawca rozpatruje wniosek o sprostowanie?

Pracodawca ma 7 dni od otrzymania wniosku (§ 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy). Jeżeli uwzględnia wniosek, w tym terminie wydaje nowe świadectwo, a poprzednie usuwa z akt osobowych i niszczy. Jeżeli odmawia, zawiadamia pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej.

Po otrzymaniu odmowy pracownik ma 14 dni na wystąpienie z żądaniem sprostowania do sądu pracy. Gdy pracodawca w ogóle nie odpowie, żądanie sprostowania również wnosi się do sądu pracy (art. 97 § 2¹ KP). Dlatego wzór zawiera sekcję potwierdzenia przyjęcia wniosku — data złożenia rozpoczyna bieg terminu odpowiedzi.

Skąd biorą się błędy w świadectwach pracy?

Większość danych w świadectwie pochodzi z ewidencji czasu pracy i kart urlopowych: liczba dni urlopu wykorzystanego w roku ustania zatrudnienia, dni opieki z art. 188 KP, dni pracy zdalnej okazjonalnej, godziny zwolnienia z powodu siły wyższej. Jeżeli te dane są prowadzone ręcznie, błąd pojawia się już na etapie ewidencji, a świadectwo go tylko powiela. Elektroniczna ewidencja czasu pracy sumuje nieobecności według rodzaju, więc przy wystawianiu świadectwa kadry korzystają z gotowego zestawienia zamiast liczyć dni z papierowych list.

Katarzyna Grzązek

Specjalista ds. marketingu

Specjalistka ds. marketingu, która koncentruje się na przekuwaniu „zawiłego” na „zrozumiałe”, dbając o to, by technologia w RCPonline miała ludzką twarz. Działa w szerokim spektrum marketingu – od treści po eventy – a w bezpośrednim kontakcie z klientem stawia na pełen profesjonalizm. W pracy łączy nieszablonowe pomysły z dbaniem o dobrego ducha zespołu, tworząc teksty proste, konkretne i pełne autentyczności.

LinkedIn

Zaktualizowano: 24 września 2026