Praca zdalna weszła do Kodeksu pracy wraz z zestawem obowiązków, o których łatwo zapomnieć, gdy zespół pracuje z domu od lat i wszystko wydaje się działać. Ewidencja czasu pracy jest wymagana tak samo jak przy pracy w biurze — zmienia się tylko sposób zbierania danych.
Największy problem organizacyjny to hybryda: część dni w biurze, część w domu, do tego limit dni pracy zdalnej okazjonalnej i rozliczenie kosztów. Prowadzenie tego w dwóch osobnych miejscach kończy się rozbieżnościami.
Porównanie dotyczy prowadzenia ewidencji przy pracy zdalnej i hybrydowej, a nie samych zasad pracy zdalnej.
| Obszar | RCPonline system online | Bez systemu osobne arkusze i maile |
|---|---|---|
| Dni zdalne i biurowe na jednej karcie Bez scalania dwóch rejestrów na koniec miesiąca. | Tak | Nie |
| Odbicie z domu bez czytnika W przeglądarce albo w aplikacji mobilnej. | Tak | Częściowo |
| Wniosek o pracę zdalną online Akceptacja przełożonego zmienia status w grafiku. | Tak | Częściowo |
| Licznik 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej Ostrzeżenie przed przekroczeniem limitu. | Tak | Nie |
| Podgląd, kto dziś pracuje zdalnie Status obecności całego zespołu na bieżąco. | Tak | Nie |
| Godziny pracy w domu z rejestracji Rozpoczęcie i zakończenie pracy zamiast deklaracji. | Tak | Z deklaracji |
Firmy, które wprowadziły pracę zdalną w praktyce, zwykle mają uporządkowaną stronę organizacyjną, a nieuporządkowaną formalną. Poniżej rzeczy, które sprawdza inspekcja i o które toczą się spory.
Warunki pracy zdalnej określa się w porozumieniu ze związkami, w regulaminie albo w porozumieniu z pracownikiem. Ustne ustalenia nie wystarczą, gdy dojdzie do sporu o godziny dostępności albo o zwrot kosztów.
Kluczowa decyzja przy hybrydzie brzmi: jeden rejestr czy dwa. Dwa zawsze się rozjadą, bo ktoś zapomni przenieść zmianę. Poniżej, jak wygląda prowadzenie tego w jednym miejscu.
Obie formy trafiają do tej samej ewidencji z rozróżnieniem miejsca wykonywania pracy. Nie trzeba scalać dwóch rejestrów na koniec miesiąca ani pilnować, która wersja jest aktualna.
Zasady pracy zdalnej ustalasz w porozumieniu lub regulaminie, a system przejmuje ich codzienne rozliczanie.
Przez 14 dni masz dostęp do wszystkich metod rejestracji, bez karty płatniczej.
Ręcznie albo importem z pliku Excel, z podziałem na grupy i zespoły.
Przeglądarka lub aplikacja w domu, czytnik w biurze — metody można łączyć.
Pracownik składa wniosek w aplikacji, a przełożony akceptuje go jednym kliknięciem.
Ustawienia limitów i dostępności omówisz z konsultantem. Wybierz termin.
Jak uczelnia osiągnęła 100% cyfryzacji Kadr i zaoszczędziła wiele godzin miesięcznie, eliminując ryzyko błędów w ewidencji czasu pracy.
Przeczytaj całą historię„System RCP pozwolił nam zlikwidować papierową ewidencję i zyskać pełną kontrolę nad czasem pracy. Wdrożenie przebiegło sprawnie i profesjonalnie. Zespół wsparcia szybko reagował na nasze potrzeby, a użytkownicy szybko przekonali się do nowego systemu.”
Katarzyna Gęstwa
Praca zdalna to nowoczesny sposób realizacji zadań, który zyskuje na popularności. Dowiedz się, jak prawidłowo rejestrować ten rodzaj pracy w swojej firmie i korzystać z jego zalet.
Czytaj dalej →
Sandra Nowak
Poznaj model pracy hybrydowej – jak go wdrożyć, jakie są obowiązki pracodawcy i jak efektywnie zarządzać czasem pracy w systemie hybrydowym.
Czytaj dalej →
Szymon Mojsak
Sprawdź, jak obliczyć ryczałt za pracę zdalną w 2026 r. Przykład kalkulacji, urlop i L4, PIT i ZUS. PIP wykryła nieprawidłowości w 66% kontroli pracy zdalnej.
Czytaj dalej →Tak. Obowiązek nie zależy od miejsca wykonywania pracy — karta ewidencji pracownika zdalnego musi zawierać ten sam zakres danych co karta pracownika biurowego. Praca zdalna nie jest też podstawą do przejścia na zadaniowy czas pracy; to odrębna decyzja wymagająca spełnienia własnych warunków.
Do 24 dni w roku kalendarzowym, udzielanych na wniosek pracownika. Nie wymaga to uzgodnienia zasad w regulaminie ani porozumieniu, ale pracodawca może odmówić. Limit jest roczny, więc warto ewidencjonować wykorzystane dni — bez rejestru łatwo go przekroczyć.
Koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także zapewnienie materiałów i narzędzi pracy. Rozliczenie może przyjąć formę ryczałtu, którego wysokość ustala się z uwzględnieniem norm zużycia i cen rynkowych. Ryczałt nie stanowi przychodu pracownika.
Zasadniczo tak, ale przy wnioskach niektórych grup — między innymi pracownic w ciąży, rodziców dzieci do czwartego roku życia oraz opiekunów osób z niepełnosprawnością — odmowa wymaga uzasadnienia i jest możliwa tylko wtedy, gdy praca zdalna nie jest możliwa ze względu na jej rodzaj lub organizację.
Pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy zdalnej, w tym w zakresie BHP i ochrony informacji, ale kontrola nie może naruszać prywatności pracownika ani osób z nim zamieszkujących. Ciągły monitoring ekranu czy obrazu z kamery jest w tym kontekście trudny do obronienia — rejestracja zdarzeń czasu pracy nie budzi takich wątpliwości.
Na tych samych zasadach co przy pracy stacjonarnej. Trudność polega na tym, że w domu granica między pracą a czasem wolnym się zaciera, a godziny ponad normę bywają wypracowywane bez polecenia. Dlatego warto ustalić godziny dostępności i rejestrować rozpoczęcie oraz zakończenie pracy — bez tego udowodnienie rzeczywistego wymiaru pracy jest trudne dla obu stron.
Sprawdź, jak wygląda system do rejestracji czasu pracy i przetestuj bezpłatnie wszystkie funkcje systemu jak ewidencja czy grafiki pracy online. Załóż konto testowe i korzystaj z naszych usług przez 14 dni bez żadnych zobowiązań. Do założenia konta nie wymagamy od Ciebie karty kredytowej.
Masz już konto? Zaloguj się do systemu RCP