Centrum Medyczne UNIMED
Czytniki NFC i elektroniczny obieg wniosków zamiast stosów papieru — jak wielospecjalistyczna placówka z Krakowa uporządkowała grafiki dyżurów i zyskała spokój przed kontrolą PIP.
- Ochrona zdrowia
- 80+ pracowników
- Kraków
- ISO 9001:2015 · ISO 27001:2022
Centrum Medyczne UNIMED w liczbach
„RCPonline uporządkował nam ewidencję czasu pracy i obsługę nieobecności. Czytniki NFC oraz elektroniczny obieg wniosków ograniczyły liczbę ręcznych czynności i dały nam znacznie lepszy wgląd w dane. Doceniam również sprawne wsparcie techniczne - kiedy pojawiały się kwestie wymagające wyjaśnienia, mogliśmy je szybko rozwiązać. Po kilku latach korzystania z systemu jest on po prostu stałym elementem organizacji pracy w CM UNIMED."
O firmie
Centrum Medyczne UNIMED to wiodąca, wielospecjalistyczna placówka medyczna świadcząca usługi w Krakowie i okolicach. Zespół tworzy ponad 70 lekarzy i specjalistów zapewniających opiekę w ramach POZ, medycyny specjalistycznej oraz zdrowia psychicznego. Organizując pracę w wielu lokalizacjach i utrzymując standardy ISO 9001:2015 oraz ISO 27001:2022, UNIMED stawia na rozwiązania organizacyjne, które zapewniają ciągłość opieki medycznej przez 7 dni w tygodniu.
- ISO 9001:2015
- ISO 27001:2022
Wyzwania przed wdrożeniem systemu RCPonline
Stosy papierowej dokumentacji
Ręczne zbieranie i archiwizowanie papierowych list obecności, wniosków urlopowych oraz delegacji pochłaniało regularny czas Działu Kadr i Księgowości każdego miesiąca.
Trudne do rozliczenia harmonogramy
Nietypowe grafiki specjalistów medycznych, dyżury, odpracowania i zmianowość były wysoce podatne na błędy przy ręcznym wyliczaniu.
Brak transparentności i niepotrzebny stres
Uzgadnianie spóźnień, niejasności urlopowych i zapomnianych podpisów wymagało ciągłych wyjaśnień z pracownikami i obciążało weryfikację listy płac.
Potrzeba bezpieczeństwa prawnego
Zarząd potrzebował pewności, że ewidencja jest zgodna z Kodeksem pracy oraz RODO, aby wyeliminować ryzyko pomyłek podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
Co zmieniło się w codziennej pracy
- Papierowe listy obecności, wnioski urlopowe i delegacje zbierane oraz archiwizowane ręcznie
- Dyżury, odpracowania i zmianowość wyliczane ręcznie, z ryzykiem pomyłki
- Spóźnienia i niejasności urlopowe wyjaśniane indywidualnie z pracownikiem
- Niepewność, czy ewidencja obroni się podczas kontroli PIP
- Rejestracja kartą NFC przy wejściu albo przez panel przeglądarkowy
- Grafiki, dyżury i odpracowania rozliczane przez system
- Kalendarz nieobecności całego zespołu widoczny w czasie rzeczywistym
- Ewidencja prowadzona zgodnie z Kodeksem pracy i RODO
Rozwiązanie: cyfrowy ekosystem NFC i WWW
Centrum Medyczne UNIMED zdecydowało się na przejście na cyfrową rejestrację czasu pracy w RCPonline. Wdrożenie objęło uruchomienie systemu, konfigurację urządzeń oraz wydanie spersonalizowanych kart pracowniczych.
- Karta NFC
- Panel WWW
Czytniki NFC oraz panel WWW
Pracownicy rejestrują wejścia i wyjścia zbliżeniową kartą NFC albo przez panel przeglądarkowy, co pokrywa zarówno pracę w placówce, jak i scenariusze nietypowe.
Elektroniczny obieg wniosków urlopowych
Papierowe formularze zastąpiło cyfrowe zgłaszanie i akceptowanie absencji, dostępne dla pracownika i przełożonego w jednym miejscu.
Automatyczny kalendarz urlopowy
Podgląd nieobecności całego zespołu w czasie rzeczywistym wyraźnie ułatwił planowanie dyżurów i zastępstw w placówce pracującej 7 dni w tygodniu.
Kontrola obecności na żywo
Kadra zarządzająca zyskała bieżący wgląd w rzeczywisty czas pracy oraz statusy obecności pracowników.
Dedykowane wsparcie techniczne
Zespół RCPonline pomagał na etapie wdrożenia, sprawnie rozwiązując pierwsze kwestie konfiguracji logowania i czytników.
Podsumowanie
Wdrożenie RCPonline w Centrum Medycznym UNIMED pokazało, że nowoczesna opieka zdrowotna wymaga równie nowoczesnych narzędzi zarządczych. Zastąpienie papieru cyfrowym ekosystemem NFC i WWW dało placówce kontrolę nad ewidencją, transparentność rozliczeń i zaufanie pracowników. Po kilku latach eksploatacji system stał się stałym elementem organizacji pracy.
Zobacz inne historie klientów
Chcesz osiągnąć podobne rezultaty?
Pokażemy na Twoich grafikach, jak RCPonline poradzi sobie z ewidencją w Twojej organizacji.