Zarządzanie projektami i zadaniami z czasem pracy
Zarządzanie projektami i zadaniami w RCPonline łączy tablicę Kanban, podzadania i zadania cykliczne z rejestracją czasu. Timer albo wpis od–do pokazuje, ile godzin pochłonęło zlecenie i jaki był koszt osobowy projektu.
- Usługa dodatkowa: 2 zł/os./mies.
- Kanban, lista i harmonogram
- Zestawienia do B+R i NCBR
Czym jest zarządzanie projektami i zadaniami?
Zarządzanie projektami i zadaniami to planowanie, przydzielanie i rozliczanie pracy zespołu — od pojedynczych zadań po wieloetapowe projekty — razem z czasem, który na nie poświęcono.
- 300+firm korzysta z RCPonline
- 15+ latna rynku ewidencji czasu pracy
- 6 metodrejestracji w jednym systemie
Mierz czas pracy na projektach i zadaniach - timer, sesje i raporty
Zamiast szacunków - faktyczny czas. RCPonline pozwala rejestrować czas przypisany do konkretnych zadań i projektów, nie tylko obecność.
Wpisz czas ręcznie (od-do) albo uruchom timer \"na żywo\" - wyniki są podsumowane przy każdym zadaniu.
Integracja z modułem RCP - czas liczony tylko przy aktywnym dniu pracy, w powiązaniu z ewidencją obecności.
Sprawdź, kto aktualnie pracuje nad czym, ile godzin dziś spędził na zadaniach i jaki jest rozkład czasu wg zadań i statusów.
wycena usług, rozliczenia z klientami, ulga B+R, projekty NCBR, audyty - dokumentacja gotowa w jednym miejscu.
Delegowanie zadań w RCPonline – szybkie przypisywanie i zarządzanie projektami
Karta zadania została zaprojektowana tak, byś spędzał w niej jak najmniej czasu, a przekazywał maksimum informacji.
Koniec z zapisywaniem plików na pulpicie! Robisz zrzut ekranu błędu lub inspiracji i wklejasz go bezpośrednio do opisu zadania skrótem klawiszowym.
Raport co poniedziałek? Przegląd auta co miesiąc? Ustaw to raz. System sam utworzy zadanie w odpowiednim terminie.
Załączaj dokumenty, instrukcje PDF i pliki bezpośrednio do zadania.
Duży projekt? Rozbij go na mniejsze podzadania, aby łatwiej monitorować postępy krok po kroku.
Zarządzanie zadaniami dla pracowników terenowych i mobilnych z GPS
Biuro to nie jedyne miejsce pracy. Zarządzaj serwisantami, handlowcami i ekipami budowlanymi.
Pracownik otrzymuje powiadomienie o nowym zleceniu prosto na telefon. Ma dostęp do wytycznych i załączników bez wizyty w biurze.
Odbicia z aplikacji mobilnej zapisują pozycję GPS, więc widzisz, gdzie pracownik rozpoczął i zakończył pracę. Funkcja działa w ramach płatnej usługi Lokalizacji.
Pracownicy mogą sami dodawać zgłoszenia i uwagi z terenu, co przyspiesza reakcję firmy na problemy.
Komunikacja w zespole i historia zmian zadań
Skończ z przerzucaniem się odpowiedzialnością i szukaniem ustaleń w mailach.
System rejestruje wszystko. Widzisz kto, kiedy i co zmienił w zadaniu. Masz pełną kontrolę nad przebiegiem prac.
Oznaczaj zadania tagami (np. #pilne, #serwis, #marketing) i nadawaj im kolory. Błyskawicznie filtruj widok, by widzieć tylko to, co ważne w danym momencie.
Pracownicy są na bieżąco informowani o nowych zadaniach i zmianach statusów, dzięki czemu nic nie umknie ich uwadze.
Zastosowania biznesowe – od kontroli kosztów po projekty NCBR
Ewidencja czasu na zadaniach otwiera drzwi do precyzyjnej wyceny, rozliczeń z klientami i ulg podatkowych.
Kontrola kosztów bez mikrozarządzania
Widzisz, na co idzie najwięcej czasu – widok managera pokazuje czas zespołu w czasie rzeczywistym. Pierwszy krok do optymalizacji zasobów.
Transparentność dla klientów
Raportowanie godzin pracy nad zleceniami buduje zaufanie i ułatwia rozliczenia. Ewidencja mówi sama za siebie.
Kontrole i audyty bez stresu
Ewidencja prowadzona na bieżąco, zgodnie z Kodeksem pracy. Dokumentacja gotowa na kontrolę urzędową.
Projekty NCBR i unijne
Szczegółowe śledzenie czasu przy projektach – zgodność z wymaganiami audytorów. Każda minuta przypisana do konkretnego działania.
Ulga B+R i koszty kwalifikowane
Wyodrębnienie czasu na działalność badawczo-rozwojową. Precyzyjne koszty kwalifikowane i większe bezpieczeństwo prawne.
Umowy zlecenie i o dzieło
Ewidencja czasu przypisana do zleceń – łatwe wykazanie zakresu i wartości wykonanej pracy.
Widok Kanban
Pracuj w sposób zorganizowany i efektywny dzięki widokowi Kanban. Zadania układają się w kolumny odpowiadające etapom pracy, a przeciągnięcie karty zmienia jej status — bez wypełniania formularza i bez osobnego raportowania postępu.
Ten sam zestaw zadań możesz oglądać w kilku układach, zależnie od tego, czego szukasz. Kanban odpowiada na pytanie, na jakim etapie stoi praca, lista sprawdza się przy przeglądaniu i filtrowaniu większej liczby pozycji, a harmonogram pokazuje rozłożenie zadań w czasie i obciążenie poszczególnych osób. Do każdego zadania podpina się zarejestrowany czas pracy, więc widok postępu i rozliczenie godzin korzystają z tych samych danych.
Dlaczego warto porzucić Excela i maile?
Tradycyjne metody (E-mail, Excel, Telefon)
- Delegowanie: Wysyłanie maili, które giną w spamie, lub dzwonienie do pracownika.
- Status: Konieczność dopytywania "Czy to zostało zrobione?".
- Historia: Rozproszone ustalenia, brak śladu kto i kiedy zmienił wytyczne.
- Pliki: Dokumenty na dyskach lokalnych, trudne do znalezienia.
Moduł Zadań w RCPonline
- Delegowanie: Przypisanie zadania jednym kliknięciem.
- Status: Podgląd postępów w czasie rzeczywistym (Do zrobienia / W trakcie / Zrobione).
- Historia: Pełny rejestr zmian. Widzisz kto, co i kiedy zmodyfikował w zadaniu.
- Pliki: Wszystkie załączniki i zdjęcia wklejone bezpośrednio w zadaniu (Ctrl+V).
Dokumentacja, która obroni się przy kontroli
Przy dofinansowaniach i uldze na działalność badawczo-rozwojową sama deklaracja, że zespół pracował nad projektem, nie wystarczy. Trzeba wykazać, ile godzin i kto poświęcił na prace kwalifikowane — a to wymaga ewidencji prowadzonej na bieżąco, nie odtwarzanej po fakcie.
Zestawienie pokazuje, ile czasu każdy pracownik przepracował na danym projekcie w wybranym okresie. Dane pochodzą z odbić, a nie z deklaracji uzupełnianych na koniec miesiąca, co ma znaczenie przy weryfikacji przez instytucję finansującą.
Ten sam pracownik zwykle łączy prace rozwojowe z bieżącą obsługą. Rozdzielenie tych aktywności na poziomie zadań pozwala wykazać wyłącznie tę część czasu, która faktycznie podlega rozliczeniu.
Godziny przełożone na stawki dają koszt osobowy projektu w ujęciu miesięcznym i narastającym. To podstawa zarówno do rozliczenia dofinansowania, jak i do zwykłej oceny rentowności zlecenia.
Instytucje rozliczające oczekują danych za konkretne okresy sprawozdawcze, rzadko pokrywające się z miesiącem kalendarzowym. Zakres dat wskazujesz sam, więc zestawienie da się dopasować do harmonogramu projektu.
Zmiany we wpisach zapisują się wraz z informacją, kto i kiedy je wprowadził. Przy kontroli to właśnie brak śladu po korektach bywa podważany, a nie sama ich obecność.
Godziny przypisane do konkretnej pracy
Sama informacja, że ktoś przepracował osiem godzin, nie mówi nic o rentowności. Dopiero rozbicie czasu na projekty pokazuje, które zlecenia zarabiają, a które trzeba przeliczyć na nowo.
Pracownik wybiera projekt w momencie rozpoczęcia pracy, z czytnika albo z aplikacji (od pakietu STANDARD). Czas rozkłada się na zlecenia automatycznie, bez prowadzenia równoległej ewidencji w arkuszu.
Zmiana zadania to jedno kliknięcie — system zamyka poprzedni wpis i otwiera nowy. Dzień pracy rozbija się na rzeczywiste bloki, a nie na szacunki uzupełniane wieczorem.
Przy dofinansowaniach kluczowe jest wykazanie, ile czasu poszczególne osoby poświęciły na prace kwalifikowane. Ewidencja projektowa daje zestawienie w układzie wymaganym przy rozliczaniu kosztów.
Zestawienie przepracowanych godzin z budżetem projektu pokazuje, czy zlecenie mieści się w założeniach. Odchylenie widać w trakcie realizacji, a nie po jej zakończeniu.
Przy pracownikach rozliczanych z efektów, a nie z godzin, moduł prowadzi rejestr zadań i ich statusów. Ewidencja nieobecności działa przy tym na zwykłych zasadach.
Pytania i odpowiedzi
Organizacja zadań
Tak. RCPonline umożliwia tworzenie podzadań w ramach jednego zadania głównego. Pozwala to śledzić postępy i odhaczać kolejne etapy realizacji.
Tak. Zadania możesz delegować zarówno do pojedynczych osób, jak i do całych zespołów, co ułatwia prowadzenie projektów grupowych.
Tak, widok Kanban jest interaktywny. Status zadania (np. z „Do zrobienia” na „W trakcie”) zmieniasz, przeciągając kartę zadania do odpowiedniej kolumny.
Jeśli masz obraz w schowku (np. po zrobieniu zrzutu ekranu), klikasz w pole opisu zadania i używasz skrótu Ctrl+V. Obraz pojawi się w treści zadania bez zapisywania pliku na dysku.
Czas pracy na zadaniach
Możesz wpisać czas ręcznie (od–do) lub uruchomić timer „na żywo”. Sesje pracy wymagają aktywnego dnia w systemie RCP — czas na zadaniach jest powiązany z ewidencją obecności.
To widok w menu Zadania, który pokazuje, kto aktualnie pracuje nad jakim zadaniem, ile godzin dziś spędził na zadaniach oraz jak rozkłada się czas według zadań i statusów.
Przepisy i rozliczenia
Nie w zakresie godzin. Przy zadaniowym czasie pracy nie ewidencjonuje się godzin pracy (art. 149 § 2 Kodeksu pracy), ale nadal prowadzi się ewidencję dni pracy, urlopów i nieobecności, a zadania trzeba ustalać tak, by dało się je wykonać w ramach norm czasu pracy (art. 140 KP). Rejestrowanie czasu na zadaniach w RCPonline przydaje się mimo to: pokazuje, czy wyznaczone zadania mieszczą się w normach, i jest podstawą dokumentacji przy uldze B+R, IP Box czy dofinansowaniach.
Przy uldze badawczo-rozwojowej i projektach dofinansowanych trzeba wykazać, kto i ile godzin poświęcił na prace kwalifikowane. Czas przypisujesz do zadań (np. analiza, projektowanie, testy), dzięki czemu oddzielasz prace kwalifikowane od bieżącej obsługi. Ewidencja prowadzona na bieżąco, z historią zmian we wpisach, jest wiarygodniejsza przy kontroli niż zestawienie odtwarzane po fakcie. Zakres wymaganej dokumentacji warto potwierdzić z doradcą podatkowym lub instytucją finansującą.
Tak. Zadania przypisujesz i czas rejestrujesz niezależnie od rodzaju umowy — dla pracowników na etacie, zleceniobiorców i współpracowników B2B. Przy umowach zlecenia i o dzieło szczegółowa ewidencja czasu przypisana do zlecenia pomaga wykazać zakres i wartość wykonanej pracy.
Sprawdź, jak łatwo zarządza się uporządkowaną firmą
Zastąp chaos uporządkowanym procesem. Przetestuj moduł Zadań i Projektów za darmo przez 14 dni.
- 14 dni za darmo
- Bez karty płatniczej
- Bez zobowiązań
Masz już konto? Zaloguj się do systemu RCP