Darmowy wzór do pobrania

Karta wynagrodzeń pracownika — darmowy wzór do pobrania

Darmowy wzór karty wynagrodzeń w PDF i DOCX: 12 miesięcy, składniki, potrącenia i kwota netto. Kiedy jest wymagana i jak długo ją przechowywać.

Szymon Mojsak · Ekspert automatyzacji procesów biznesowych
Aktualizacja:

Karta wynagrodzeń pracownika
Pobierz PDF Pobierz DOCX
Podgląd wzoru: Karta wynagrodzeń pracownika — darmowy wzór do pobrania
W skrócie

Karta wynagrodzeń to imienny dokument pokazujący wypłacone pracownikowi wynagrodzenie i inne świadczenia w poszczególnych miesiącach. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wymienia kartę lub listę wypłaconego wynagrodzenia wśród dokumentów prowadzonych oddzielnie dla każdego pracownika (§ 6 pkt 3), ale nie narzuca jej wzoru. Dokument przechowuje się przez okres zatrudnienia i co do zasady 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy.

Podstawa prawna

  • § 6 pkt 3 Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2026 r. poz. 474) Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek o wypłatę do rąk własnych. Zobacz w ISAP
  • art. 85 § 5 Kodeks pracy (Dz. U. z 2026 r. poz. 1245) Pracodawca na żądanie pracownika udostępnia do wglądu dokumenty, na których podstawie obliczono jego wynagrodzenie. Zobacz w ISAP
  • art. 86 § 3 Kodeks pracy (Dz. U. z 2026 r. poz. 1245) Wynagrodzenie wypłaca się na wskazany rachunek płatniczy, chyba że pracownik złoży wniosek o wypłatę do rąk własnych. Zobacz w ISAP
  • art. 94 pkt 9b Kodeks pracy (Dz. U. z 2026 r. poz. 1245) Dokumentację pracowniczą przechowuje się przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że przepisy odrębne przewidują okres dłuższy. Zobacz w ISAP

Stan prawny na 10 listopada 2026

Karta wynagrodzeń a lista płac

KwestiaKarta wynagrodzeńLista płac
Układjeden pracownik, kolejne miesiącejeden miesiąc, wielu pracowników
Podstawa§ 6 pkt 3 rozporządzenia (karta albo lista)§ 6 pkt 3 rozporządzenia (karta albo lista)
Zastosowaniehistoria wypłat pracownikarozliczenie wypłaty w miesiącu
Wzór urzędowybrakbrak

Zobacz też: wzór listy płac i wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Czy pracodawca musi prowadzić kartę wynagrodzeń?

Pracodawca musi dokumentować wypłacone wynagrodzenie, ale ma wybór formy. § 6 pkt 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej wymaga „karty (listy)” wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń, prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika. W praktyce można więc prowadzić imienną kartę albo listę, z której da się odtworzyć dane konkretnej osoby.

Przepisy nie określają obowiązkowego wyglądu dokumentu. Karta powinna jednak pokazywać składniki i potrącenia na tyle szczegółowo, by można było sprawdzić, jak obliczono wypłatę, ponieważ na żądanie pracownika pracodawca musi udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie obliczono jego wynagrodzenie (art. 85 § 5 KP).

Co powinna zawierać karta wynagrodzeń?

  • dane pracownika i pracodawcy oraz rok, którego dotyczy,
  • wynagrodzenie zasadnicze, premie, dodatki i wynagrodzenie za godziny nadliczbowe,
  • wynagrodzenie chorobowe i zasiłki oraz należności urlopowe,
  • wynagrodzenie brutto razem,
  • składki na ubezpieczenia społeczne pracownika i składkę zdrowotną,
  • zaliczkę na podatek dochodowy i inne potrącenia,
  • kwotę do wypłaty netto i datę wypłaty.

Nasz wzór układa te dane w 12 wierszy miesięcznych z podsumowaniem. Układ można zmienić w pliku DOCX, na przykład dodając kolumnę z dodatkiem funkcyjnym. Kwoty brutto i netto sprawdzisz w kalkulatorze wynagrodzeń.

Czym karta wynagrodzeń różni się od listy płac?

Lista płac pokazuje jeden miesiąc i wielu pracowników, a karta wynagrodzeń jednego pracownika w kolejnych miesiącach. Karta jest wygodna przy zaświadczeniach o zarobkach, rozliczaniu podstaw zasiłków i odpowiadaniu na pytania pracownika. Wiele firm prowadzi oba dokumenty albo generuje kartę z programu płacowego.

Jak długo przechowywać karty wynagrodzeń?

Karta jest częścią dokumentacji pracowniczej, więc przechowuje się ją przez okres zatrudnienia i co do zasady 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (art. 94 pkt 9b KP). Prowadzi się ją oddzielnie od akt osobowych. Porządek w aktach osobowych ułatwią nasze przekładki A–E.

Skąd brać dane do karty wynagrodzeń?

Podstawą są dokumenty płacowe i dane o czasie pracy, bo kwoty za nadgodziny lub pracę w nocy wynikają wprost z ewidencji. Karta ewidencji czasu pracy powinna więc zgadzać się z tym, co widać na karcie wynagrodzeń, a rozbieżności najłatwiej wychwycić przy comiesięcznym zamykaniu listy płac.

Policz to

Narzędzia są bezpłatne, liczą w przeglądarce i nie wymagają rejestracji.

Karta wynagrodzeń — najczęściej zadawane pytania

Obowiązkowe jest dokumentowanie wypłat, a rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wskazuje „kartę (listę)” wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń (§ 6 pkt 3). Pracodawca może więc prowadzić imienną kartę lub listę, jeśli pozwala ona odtworzyć dane konkretnego pracownika. Przepisy nie narzucają jednego wzoru tego dokumentu.

Przepisy nie określają listy obowiązkowych pól. W praktyce karta zawiera dane pracownika, składniki wynagrodzenia, potrącenia i kwotę netto z każdego miesiąca oraz datę wypłaty. Dzięki temu pracownik może sprawdzić sposób obliczenia wynagrodzenia, co ma znaczenie, gdy skorzysta z prawa do wglądu z art. 85 § 5 KP.

Lista płac przedstawia wypłaty wielu pracowników za jeden okres, a karta wynagrodzeń pokazuje jednego pracownika w ujęciu miesięcznym przez cały rok. Rozporządzenie dopuszcza oba warianty, a wiele firm prowadzi oba dokumenty, bo karta ułatwia wystawianie zaświadczeń o zarobkach i rozliczanie podstaw świadczeń.

Przez okres zatrudnienia i 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, jeżeli przepisy odrębne nie przewidują dłuższego okresu (art. 94 pkt 9b KP). Kartę przechowuje się oddzielnie od akt osobowych, razem z pozostałą dokumentacją dotyczącą stosunku pracy.

Tak. Na żądanie pracownika pracodawca jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie obliczono jego wynagrodzenie (art. 85 § 5 KP). Obejmuje to także kartę wynagrodzeń oraz dane niezbędne do sprawdzenia poszczególnych składników, na przykład godzin nadliczbowych.

Tak. Dokumentację pracowniczą można prowadzić i przechowywać w postaci elektronicznej, w systemie zapewniającym m.in. zabezpieczenie, integralność i możliwość wydruku (§ 9 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Program kadrowo-płacowy powinien pozwalać na odtworzenie historii wypłat każdego pracownika przez cały wymagany okres przechowywania.

Szymon Mojsak

Ekspert automatyzacji procesów biznesowych

Współwłaściciel RCPonline — systemu, z którego korzystają setki firm w Polsce do rejestracji czasu pracy i zarządzania grafikami. Na blogu dzielę się praktyczną wiedzą z pogranicza prawa pracy, HR i technologii, łącząc doświadczenie we wdrażaniu rozwiązań kadrowych z codzienną pracą nad produktem.

LinkedIn Strona WWW

Zaktualizowano: 10 listopada 2026

Nota redakcyjna: Wzór został przygotowany przez zespół RCPonline. Dokument ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przed użyciem dostosuj go do realiów swojej firmy, a w razie wątpliwości skonsultuj się z radcą prawnym lub inspektorem pracy.
Od wzoru do systemu

Elektroniczna ewidencja czasu pracy

Pracownicy odbijają się kartą, kodem QR albo w aplikacji, a karta ewidencji czasu pracy powstaje sama. Dokumenty kadrowe masz w jednym miejscu, gotowe na kontrolę PIP.

Zobacz ewidencję czasu pracy Wypróbuj za darmo przez 14 dni

Inne wzory dokumentów

Wszystkie materiały do pobrania

Kadry i Pracownicy

Pokaż wszystkie (33)

Umowy i Aneksy

Pokaż wszystkie (21)

Faktury i Finanse

Pokaż wszystkie (14)

Dokumenty i Wnioski

Pokaż wszystkie (26)

Najem i Nieruchomości

Pokaż wszystkie (7)

Kalkulatory i narzędzia

Pokaż wszystkie (30)

Ebooki i checklisty

Pokaż wszystkie (14)

Słowniczek pojęć HR

Wszystkie hasła