Regulamin ZFŚS — darmowy wzór do pobrania

Zobacz też: regulamin pracy i regulamin wynagradzania, które przyda się przy decyzji o nietworzeniu funduszu.

Kto musi tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych?

Obowiązek ma pracodawca zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (art. 3 ust. 1 ustawy). Jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe tworzą fundusz bez względu na liczbę pracowników. Przy zatrudnieniu od 20 do mniej niż 50 etatów fundusz powstaje na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Pracodawcy poniżej 50 etatów mogą utworzyć fundusz dobrowolnie albo wypłacać świadczenie urlopowe. Jeśli nie są objęci układem zbiorowym ani nie muszą mieć regulaminu wynagradzania, o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczenia informują pracowników w pierwszym miesiącu roku (art. 3 ust. 3a ustawy).

Co powinien zawierać regulamin ZFŚS?

Ustawa wymaga określenia zasad i warunków korzystania ze świadczeń oraz zasad przeznaczania środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej (art. 8 ust. 2). Nasz wzór porządkuje te elementy w dziewięciu paragrafach:

• krąg osób uprawnionych, w tym członków rodziny i ewentualnie inne osoby,
• rodzaje działalności socjalnej z art. 2 pkt 1 ustawy i formy dofinansowania u pracodawcy,
• kryteria przyznawania świadczeń i tabelę dopłat zależnych od dochodu,
• tryb składania wniosków, wzór oświadczenia i sposób podejmowania decyzji,
• zasady pomocy na cele mieszkaniowe, udzielanej na podstawie umowy,
• zasady przetwarzania danych osobowych wnioskodawców.

Z kim uzgodnić regulamin ZFŚS?

Regulamin ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową (art. 8 ust. 2 ustawy w związku z ustawą o związkach zawodowych). Jeżeli organizacja nie działa, od 27 stycznia 2026 r. uzgodnienia dokonuje się z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów. Wcześniej ustawa mówiła o jednym pracowniku wybranym przez załogę, więc przy aktualizacji starych regulaminów warto sprawdzić, kto jest wskazany jako strona uzgodnienia.

Jak stosować kryterium socjalne?

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat zależą od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej (art. 8 ust. 1 ustawy). Oznacza to, że fundusz nie może działać jak dodatek wypłacany wszystkim po równo. Tabela dopłat w załączniku nr 2 pozwala wiązać wysokość świadczenia z dochodem na osobę w rodzinie, a kryteria sytuacji życiowej można uzupełnić o szczególne okoliczności.

Etap	Co robi pracodawca	Podstawa
Pozyskanie danych	przyjmuje oświadczenie i może żądać udokumentowania danych w niezbędnym zakresie	art. 8 ust. 1a
Dane o zdrowiu	dopuszcza tylko osoby z pisemnym upoważnieniem	art. 8 ust. 1b
Przechowywanie	trzyma dane przez okres niezbędny do przyznania świadczenia i dochodzenia roszczeń	art. 8 ust. 1c
Przegląd	co najmniej raz w roku sprawdza potrzebę dalszego przechowywania i usuwa zbędne dane	art. 8 ust. 1d

Ile wynosi odpis na ZFŚS i kiedy trzeba go przekazać?

Podstawą odpisu jest przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w roku poprzednim albo w drugim półroczu roku poprzedniego, jeśli było wyższe (art. 5 ust. 2 ustawy). W 2026 r. wyższa jest kwota z drugiego półrocza 2025 r., czyli 7848,60 zł. Dane na 2027 r. nie są jeszcze znane, bo Prezes GUS ogłasza je nie później niż do 20 lutego każdego roku (art. 5 ust. 7 ustawy).

Na rachunek funduszu trzeba przekazać co najmniej 75% odpisów do 31 maja, a całość do 30 września (art. 6 ust. 2 ustawy). Terminy i ostatnią ratę omawiamy we wpisie o drugiej racie odpisu na ZFŚS. Środki niewykorzystane w danym roku przechodzą na następny (art. 11 ustawy), a pracodawca, który nie wykonuje przepisów ustawy, podlega karze grzywny (art. 12a ustawy).

Regulamin ZFŚS — najczęściej zadawane pytania

Czy każda firma musi mieć regulamin ZFŚS?

Nie. Regulamin jest potrzebny, gdy pracodawca tworzy fundusz. Obowiązkowo robią to firmy zatrudniające co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na 1 stycznia oraz jednostki budżetowe. Przy 20–49 etatach fundusz tworzy się na wniosek organizacji związkowej, a mniejsi pracodawcy mogą utworzyć go dobrowolnie albo wypłacać świadczenie urlopowe.

Z kim trzeba uzgodnić regulamin ZFŚS?

Z zakładową organizacją związkową. Jeżeli u pracodawcy nie działa organizacja związkowa, regulamin uzgadnia się z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów. To brzmienie art. 8 ust. 2 ustawy obowiązuje od 27 stycznia 2026 r., dlatego przy zmianie starego regulaminu warto sprawdzić zapis o stronie uzgodnienia.

Ile wynosi odpis na ZFŚS w 2026 roku?

Odpis podstawowy na pracownika w normalnych warunkach wynosi 2943,23 zł, czyli 37,5% przeciętnego wynagrodzenia z drugiego półrocza 2025 r. (7848,60 zł). Przy pracach w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze stawka wynosi 50%, czyli 3924,30 zł. Kwoty na 2027 r. będą znane po ogłoszeniu danych przez Prezesa GUS, najpóźniej do 20 lutego.

Do kiedy trzeba przekazać środki na ZFŚS?

Co najmniej 75% odpisów podstawowych trzeba przekazać na rachunek funduszu do 31 maja, a pełną równowartość odpisów i zwiększeń do 30 września danego roku (art. 6 ust. 2 ustawy). Terminy te nie obowiązują pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy tworzą fundusz dobrowolnie (art. 6 ust. 2a).

Czy świadczenia z ZFŚS można przyznawać wszystkim po równo?

Nie. Art. 8 ust. 1 ustawy uzależnia przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Regulamin powinien zawierać kryteria, które pozwalają różnicować wsparcie, na przykład progi dochodu na osobę w rodzinie opisane w tabeli dopłat stanowiącej załącznik do wzoru.

Kto może korzystać z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych?

Pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści będący byłymi pracownikami i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyzna takie prawo w regulaminie (art. 2 pkt 5 ustawy). W regulaminie warto określić, kogo uznajesz za członka rodziny, bo ustawa nie zawiera tej definicji, a od niej zależy obliczanie dochodu na osobę.

Czy pracodawca może żądać zaświadczeń o dochodach?

Tak, ale tylko w niezbędnym zakresie. Dane udostępnia się w formie oświadczenia, a pracodawca może zażądać ich udokumentowania, na przykład zaświadczeniem o dochodach (art. 8 ust. 1a ustawy). Danych nie wolno przechowywać dłużej, niż jest to potrzebne do przyznania świadczenia i dochodzenia roszczeń, a co najmniej raz w roku trzeba dokonać ich przeglądu.

Czy środki z ZFŚS przechodzą na następny rok?

Tak. Środki Funduszu niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny (art. 11 ustawy). Muszą być gromadzone na odrębnym rachunku bankowym, a administruje nimi pracodawca (art. 10 i 12 ustawy). Przy planowaniu warto uwzględnić saldo z poprzedniego roku w rocznym planie rzeczowo-finansowym.