Regulamin wynagradzania — darmowy wzór do pobrania

Zobacz też: wzór regulaminu pracy, w którym ustala się między innymi termin i miejsce wypłaty wynagrodzenia, oraz bezpłatny e-book Jawność wynagrodzeń 2026 z omówieniem dyrektywy 2023/970.

Kto musi mieć regulamin wynagradzania?

Regulamin wynagradzania jest obowiązkowy u pracodawcy, który zatrudnia co najmniej 50 pracowników nieobjętych zakładowym ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. Przepis mówi o liczbie pracowników, a nie o etatach, więc liczy się każda osoba zatrudniona na podstawie stosunku pracy, także w niepełnym wymiarze. Zleceniobiorców i osób współpracujących na B2B nie wlicza się do tego progu.

Liczba pracowników	Regulamin wynagradzania	Podstawa
50 i więcej	obowiązkowy, jeżeli nie działa układ zbiorowy pracy	art. 77² § 1 KP
20–49	obowiązkowy, gdy wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa	art. 77² § 1² KP
mniej niż 50	dobrowolny	art. 77² § 1¹ KP

Firma, która nie ma obowiązku ustalania regulaminu, opisuje warunki wynagradzania w umowach o pracę. Taki sposób działa przy kilku osobach, ale przy kilkunastu stanowiskach trudno wtedy wykazać, że podobna praca jest podobnie opłacana. Dlatego część mniejszych pracodawców wprowadza regulamin dobrowolnie — tym bardziej że od grudnia 2025 r. musi informować kandydatów o wynagrodzeniu jeszcze przed zatrudnieniem.

Co powinien zawierać regulamin wynagradzania?

Kodeks pracy nie podaje zamkniętej listy elementów regulaminu. Wymaga, aby regulamin ustalał warunki wynagradzania za pracę w sposób, który pozwala na tej podstawie określić indywidualne warunki umów o pracę (art. 77² § 3 KP). Może także obejmować inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania (art. 77² § 2 KP). W praktyce regulamin zawiera:

• tabelę kategorii zaszeregowania — przypisanie stanowisk do kategorii i widełki stawek wynagrodzenia zasadniczego,
• składniki wynagrodzenia — obowiązkowe (dodatek za nadgodziny, za pracę w porze nocnej) i dodatkowe (stażowy, funkcyjny, premia),
• zasady premiowania — mierzalne warunki nabycia premii regulaminowej i przesłanki jej obniżenia,
• inne świadczenia — odprawy, nagrody jubileuszowe, zasady rozliczania podróży służbowych,
• postanowienia końcowe — tryb zmian, uzgodnienie ze związkami i dzień wejścia w życie.

Termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia należą do regulaminu pracy (art. 104¹ § 1 pkt 5 KP). Nasz wzór powtarza je w § 7, żeby pracownik znalazł wszystkie zasady płacowe w jednym dokumencie. Jeśli firma ma już regulamin pracy, oba zapisy muszą być zgodne.

Jakie składniki wynagrodzenia są obowiązkowe?

Część składników wynika wprost z Kodeksu pracy i przysługuje niezależnie od treści regulaminu. Regulamin może je podwyższyć, ale nie może ich obniżyć ani pominąć.

Składnik	Minimalna wysokość	Podstawa
Wynagrodzenie zasadnicze (pełny etat)	nie mniej niż minimalne wynagrodzenie — 4806 zł brutto w 2026 r.	ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę
Dodatek za godziny nadliczbowe	100% w nocy, niedziele i święta niebędące dniami pracy, 50% w pozostałe dni	art. 151¹ § 1 KP
Dodatek za pracę w porze nocnej	20% stawki godzinowej z minimalnego wynagrodzenia	art. 151⁸ § 1 KP
Praca w niedzielę lub święto bez dnia wolnego	dodatek 100% za każdą godzinę	art. 151¹¹ § 2 i 3 KP
Odprawa emerytalna lub rentowa	jednomiesięczne wynagrodzenie	art. 92¹ KP

Szczegóły liczenia dodatków omawiamy we wpisach o rozliczaniu nadgodzin w 2026 r. i o dodatku za pracę w porze nocnej.

Premia regulaminowa czy uznaniowa — co wpisać do regulaminu?

Premia opisana w regulaminie z konkretnymi warunkami jest świadczeniem roszczeniowym. Jeżeli pracownik spełni warunki, może dochodzić jej wypłaty przed sądem pracy. Nagroda uznaniowa zależy od decyzji pracodawcy i nie daje takiego roszczenia, ale nazwa nie przesądza o charakterze świadczenia. Gdy „nagroda” ma w regulaminie mierzalne kryteria, sąd może uznać ją za premię.

Warunki premii powinny być jednakowe dla danej kategorii stanowisk i sprawdzalne — na przykład wykonanie planu sprzedaży albo brak nieusprawiedliwionych nieobecności. Różnice omawiamy we wpisie premia uznaniowa a regulaminowa.

Jak wprowadzić regulamin wynagradzania krok po kroku?

1. Inwentaryzacja stanowisk. Zbierz aktualne stawki i dodatki dla każdego stanowiska, z podziałem na płeć — to pokaże nieuzasadnione różnice.
2. Kategorie zaszeregowania. Pogrupuj stanowiska według kwalifikacji, odpowiedzialności, wysiłku i warunków pracy i przypisz każdej grupie widełki.
3. Projekt regulaminu. Uzupełnij wzór: składniki, premie, inne świadczenia i terminy wypłat.
4. Uzgodnienie. Jeżeli działa zakładowa organizacja związkowa, uzgodnij z nią treść regulaminu (art. 77² § 4 KP).
5. Ogłoszenie. Podaj regulamin do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w firmie — mailem, w intranecie albo na tablicy ogłoszeń. Regulamin wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni (art. 77² § 6 KP).
6. Umowy i informacje. Sprawdź, czy umowy o pracę i informacje o warunkach zatrudnienia nie są mniej korzystne niż regulamin.

Pracodawca ma też obowiązek udostępnić tekst regulaminu na żądanie pracownika. Wynika to z art. 18 ust. 1 ustawy o układach zbiorowych pracy, stosowanego do regulaminu wynagradzania od 13 grudnia 2025 r.

Regulamin wynagradzania a jawność wynagrodzeń

Od 24 grudnia 2025 r. obowiązuje art. 18³ca KP. Kandydat do pracy musi otrzymać informację o wynagrodzeniu — kwotę początkową albo przedział — opartą na obiektywnych, neutralnych kryteriach. Jeżeli u pracodawcy obowiązuje regulamin wynagradzania, kandydat otrzymuje także informację o jego odpowiednich postanowieniach. Przekazuje się ją w ogłoszeniu, przed rozmową kwalifikacyjną albo najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy. Pracodawca nie może też pytać o wynagrodzenie w obecnym i poprzednich stosunkach pracy (art. 22¹ § 1 pkt 6 KP).

To pierwszy etap wdrażania dyrektywy 2023/970. Dyrektywa przewiduje także prawo pracownika do informacji o średnich wynagrodzeniach, raportowanie luki płacowej i obowiązek oparcia struktury płac na obiektywnych kryteriach wartościowania pracy. Termin jej wdrożenia minął 7 czerwca 2026 r. Na dzień 24 września 2026 r. polska ustawa wdrażająca nie została przyjęta — projekt UC127 jest w Rządowym Procesie Legislacyjnym, a jego ostatnia wersja pochodzi z 4 maja 2026 r.

Dobrze skonstruowany regulamin wynagradzania ułatwia przygotowanie się na drugi etap. Tabela kategorii z kryteriami kwalifikacji, odpowiedzialności, wysiłku i warunków pracy to w praktyce uproszczone wartościowanie stanowisk. Całość zmian, wraz z listą kroków przygotowawczych, opisujemy w e-booku Jawność wynagrodzeń 2026 oraz we wpisie jawność wynagrodzeń — obowiązki pracodawcy.

Jak zmienić regulamin wynagradzania?

Regulamin zmienia się w trybie właściwym dla jego ustalenia: projekt, uzgodnienie ze związkami, podanie do wiadomości i dwa tygodnie na wejście w życie. Postanowienia korzystniejsze dla pracowników zastępują z mocy prawa dotychczasowe warunki umów o pracę. Mniej korzystne — na przykład likwidację dodatku — wprowadza się w drodze wypowiedzenia dotychczasowych warunków umowy o pracę (art. 77² § 5 KP w związku z art. 16 ust. 4–5 ustawy o układach zbiorowych pracy).

Wypowiedzenie zmieniające obejmuje okres wypowiedzenia zależny od stażu pracownika. Dopiero po jego upływie nowe, mniej korzystne warunki zaczynają obowiązywać. Po wypowiedzeniu warunków płacy pracownik podpisuje zwykle porozumienie zmieniające albo przyjmuje nowe warunki przez brak sprzeciwu.

Regulamin wynagradzania a fundusz socjalny

Pracodawca, który tworzy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych obowiązkowo, może w regulaminie wynagradzania ustalić inną wysokość odpisu albo postanowić, że fundusz nie będzie tworzony (art. 4 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Jeżeli w firmie nie działa zakładowa organizacja związkowa, takie postanowienie wymaga uzgodnienia z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów. Brzmienie to obowiązuje od 27 stycznia 2026 r. (Dz. U. z 2026 r. poz. 25). Pracodawca, który zatrudnia mniej niż 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty, ale co najmniej 50 pracowników, i nie tworzy funduszu ani nie wypłaca świadczenia urlopowego, zapisuje to w regulaminie wynagradzania (art. 3 ust. 3b ustawy).

Wynagrodzenie a ewidencja czasu pracy

Dodatki za nadgodziny, pracę w nocy i w niedziele liczy się na podstawie ewidencji czasu pracy. Błąd w ewidencji przenosi się wprost na listę płac i na wyliczenia listy płac. System elektronicznej ewidencji czasu pracy RCPonline rejestruje wejścia i wyjścia, wylicza godziny nocne i nadliczbowe, a raport miesięczny trafia do kadr bez przepisywania z papieru.

Regulamin wynagradzania — najczęściej zadawane pytania

Od ilu pracowników regulamin wynagradzania jest obowiązkowy?

Od 50 pracowników nieobjętych układem zbiorowym pracy (art. 77² § 1 KP). Pracodawca zatrudniający od 20 do 49 pracowników musi ustalić regulamin, jeżeli wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa. Firma zatrudniająca mniej niż 50 osób może wprowadzić regulamin dobrowolnie, na przykład po to, żeby uporządkować siatkę płac przed wdrożeniem przepisów o jawności wynagrodzeń.

Kiedy regulamin wynagradzania wchodzi w życie?

Po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy (art. 77² § 6 KP). Może to być wiadomość e-mail do wszystkich pracowników, publikacja w intranecie albo wywieszenie na tablicy ogłoszeń. Ten sam termin dotyczy każdej zmiany regulaminu.

Czy regulamin wynagradzania trzeba uzgodnić ze związkami zawodowymi?

Tak, jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa (art. 77² § 4 KP). Gdy związków nie ma, pracodawca ustala regulamin samodzielnie. Wyjątkiem są postanowienia o wysokości odpisu na fundusz socjalny lub nietworzeniu funduszu — te wymagają uzgodnienia z pracownikami wybranymi przez załogę (art. 4 ust. 3 ustawy o ZFŚS).

Czy regulamin wynagradzania może być mniej korzystny niż umowa o pracę?

Nie w tym sensie, że nie zmienia automatycznie umowy na niekorzyść pracownika. Postanowienia korzystniejsze zastępują warunki umowy z mocy prawa. Mniej korzystne wprowadza się wypowiedzeniem zmieniającym, z zachowaniem okresu wypowiedzenia (art. 77² § 5 KP w związku z art. 16 ust. 5 ustawy o układach zbiorowych pracy).

Czy regulamin wynagradzania musi zawierać tabelę stawek?

Przepisy nie nakazują tabeli wprost, ale regulamin ma umożliwiać określenie na jego podstawie indywidualnych warunków umów o pracę (art. 77² § 3 KP). Bez kategorii zaszeregowania i widełek stawek trudno to osiągnąć. Tabela ułatwia też wykazanie, że podobna praca jest podobnie wynagradzana, i przekazanie kandydatom informacji o przedziale wynagrodzenia.

Czy kandydat do pracy ma prawo zobaczyć regulamin wynagradzania?

Od 24 grudnia 2025 r. kandydat otrzymuje informację o wynagrodzeniu, jego początkowej wysokości lub przedziale oraz o odpowiednich postanowieniach regulaminu wynagradzania, jeżeli obowiązuje on u pracodawcy (art. 18³ca KP). Informację przekazuje się w ogłoszeniu, przed rozmową kwalifikacyjną albo przed nawiązaniem stosunku pracy, w postaci papierowej lub elektronicznej.

Czy dyrektywa o jawności wynagrodzeń już obowiązuje w Polsce?

Termin wdrożenia dyrektywy 2023/970 minął 7 czerwca 2026 r., ale na dzień 24 września 2026 r. polska ustawa wdrażająca nie została przyjęta. Obowiązuje pierwszy etap — art. 18³ca KP o informowaniu kandydatów i zakaz pytania o dotychczasowe zarobki. Raportowanie luki płacowej i prawo do informacji o średnich wynagrodzeniach czekają na ustawę.

Gdzie pobrać wzór regulaminu wynagradzania?

Na tej stronie udostępniamy bezpłatny wzór w DOCX do edycji i w PDF do wydruku. Zawiera tabelę kategorii zaszeregowania, zestawienie składników wynagrodzenia z podstawą prawną, paragraf o premii regulaminowej, postanowienia o równym wynagradzaniu, terminy wypłat i miejsce na uzgodnienie ze związkami zawodowymi.