Spis z natury (remanent) — darmowe wzory do pobrania

Czym jest spis z natury i dlaczego każdy przedsiębiorca musi go znać?

Spis z natury — potocznie nazywany remanentem — to obowiązkowy dokument inwentaryzacyjny, w którym przedsiębiorca wykazuje rzeczywisty stan towarów, materiałów, wyrobów gotowych i półproduktów na określony dzień. Jego głównym celem jest skorygowanie danych w ewidencji księgowej tak, aby odpowiadały faktycznym zasobom firmy. Obowiązek sporządzenia spisu z natury wynika wprost z przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) oraz z rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. poz. 1299), które od 1 stycznia 2026 r. zastąpiło rozporządzenie z 2019 r.

Aktualizacja 12 października 2026 r.: podstawę prawną przeniesiono na rozporządzenie z 6 września 2025 r. (Dz.U. poz. 1299), usunięto nieistniejący obowiązek zawiadamiania urzędu skarbowego o terminie spisu, poprawiono zasady wyceny i podpisywania spisu; uzupełniono plik do pobrania i arkusz.

Remanent wpływa bezpośrednio na ustalenie dochodu rocznego. Różnica pomiędzy wartością spisu na koniec roku a wartością spisu na początek roku koryguje koszty uzyskania przychodu. Jeśli stan magazynowy na 31 grudnia jest wyższy niż na 1 stycznia, dochód wzrasta — i odwrotnie. Dlatego rzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji jest kluczowe nie tylko z powodu wymogów formalnych, lecz przede wszystkim dla prawidłowego rozliczenia podatkowego.

Kiedy sporządzenie spisu z natury jest obowiązkowe?

Przepisy jasno wskazują sytuacje, w których podatnik prowadzący KPiR musi sporządzić remanent. Nie jest to jedynie kwestia końca roku — obowiązek ten pojawia się w kilku różnych okolicznościach. Poniższa tabela podsumowuje najważniejsze terminy:

Sytuacja	Termin sporządzenia	Podstawa prawna
Koniec roku podatkowego	31 grudnia	§ 20 ust. 1 rozporządzenia (Dz.U. 2025 poz. 1299)
Początek roku podatkowego	1 stycznia (zastępuje go spis na 31 grudnia poprzedniego roku)	§ 20 ust. 1 i 2 rozporządzenia
Otwarcie działalności gospodarczej	Dzień rozpoczęcia działalności	§ 20 ust. 1 rozporządzenia
Zamknięcie działalności gospodarczej	Dzień likwidacji	§ 20 ust. 1 rozporządzenia; spis z natury jako wykaz składników majątku — art. 24 ust. 3a ustawy o PIT
Zmiana wspólnika lub proporcji udziałów	Dzień zmiany	§ 20 ust. 1 rozporządzenia
Utrata prawa do ryczałtu w trakcie roku	Dzień utraty prawa	§ 20 ust. 1 rozporządzenia
Zarządzenie naczelnika urzędu skarbowego (na podstawie odrębnych przepisów)	Dzień wskazany przez naczelnika	§ 20 ust. 3 rozporządzenia

Warto pamiętać, że spis z natury na dzień 31 grudnia jest jednocześnie spisem na dzień 1 stycznia roku następnego — nie trzeba go sporządzać podwójnie. Rozporządzenie z 2025 r. nie przewiduje obowiązku zawiadamiania naczelnika urzędu skarbowego o terminie spisu — nie zawierało go też rozporządzenie z 2019 r. Spis trzeba natomiast wycenić najpóźniej w ciągu 14 dni od jego zakończenia, a jego wartość wpisać do księgi (§ 22 ust. 6 i 7 rozporządzenia). Szczegółowe informacje na temat obowiązków przedsiębiorcy znajdziesz na portalu biznes.gov.pl.

Jakie elementy powinien zawierać arkusz spisu z natury?

Prawidłowo sporządzony arkusz spisu z natury musi zawierać co najmniej dane wymienione w § 21 ust. 2 rozporządzenia. Brak któregokolwiek z wymaganych elementów może skutkować zakwestionowaniem remanentu przez urząd skarbowy. Poniższa tabela przedstawia obowiązkowe składniki dokumentu:

Element arkusza	Opis
Imię i nazwisko (nazwa firmy)	Dane właściciela lub nazwa przedsiębiorstwa
Data sporządzenia spisu	Dzień, na który sporządzono spis
Numer pozycji	Kolejna liczba porządkowa
Nazwa towaru lub materiału	Precyzyjne określenie asortymentu
Jednostka miary	Np. szt., kg, m, l
Ilość stwierdzona w trakcie spisu	Rzeczywista, fizycznie zliczona ilość
Cena za jednostkę miary	W złotych i groszach — cena zakupu lub nabycia albo niższa cena rynkowa, koszt wytworzenia dla wyrobów własnych
Wartość pozycji	Iloczyn ilości i ceny jednostkowej
Łączna wartość spisu	Suma wartości wszystkich pozycji
Klauzula „Spis zakończono na pozycji nr..."	Potwierdzenie kompletności dokumentu
Podpis właściciela zakładu (wspólników)	Obowiązkowy; podpisy osób sporządzających spis są zalecane, ale rozporządzenie z 2025 r. ich nie wymaga

Nasz darmowy wzór arkusza spisu z natury w formacie PDF i DOCX zawiera wszystkie wymagane elementy — wystarczy uzupełnić go danymi Twojej firmy. Jeśli prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów, wartość remanentu wpisujesz w ostatniej pozycji KPiR za dany rok. Przydatny może okazać się nasz darmowy wzór księgi przychodów i rozchodów.

Co obejmuje spis z natury i jak wyceniać poszczególne składniki?

Spis z natury obejmuje wszystkie składniki majątku obrotowego związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Są to przede wszystkim:

• Towary handlowe — produkty zakupione w celu dalszej odsprzedaży w stanie nieprzetworzonym.
• Materiały podstawowe i pomocnicze — surowce przeznaczone do produkcji, w tym opakowania.
• Półwyroby — produkty w trakcie procesu produkcyjnego, niegotowe do sprzedaży.
• Wyroby gotowe — produkty własnej produkcji, gotowe do sprzedaży.
• Braki — wyroby własnej produkcji niespełniające wymagań technicznych, a także towary handlowe, które wskutek uszkodzenia lub zniszczenia w transporcie bądź magazynie częściowo utraciły wartość.
• Odpady — materiały, które w wyniku procesów technologicznych, zniszczenia lub uszkodzenia całkowicie utraciły pierwotną wartość użytkową (§ 2 pkt 1 lit. f i g rozporządzenia).

Materiały i towary handlowe wycenia się według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe; półwyroby, wyroby gotowe i braki własnej produkcji — według kosztów wytworzenia, a odpady użytkowe — według wartości z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania (§ 22 ust. 1 rozporządzenia). Przy wycenie niższej niż cena zakupu lub koszt wytworzenia przy pozycji podaje się także jednostkową cenę zakupu (nabycia) lub koszt wytworzenia (§ 22 ust. 8). Zerowy spis z natury jest również dopuszczalny — wpisuje się wówczas wartość 0 zł, co oznacza, że na dany dzień firma nie posiada żadnych składników objętych remanentem.

Jakie są konsekwencje braku spisu z natury?

Niesporządzenie remanentu na koniec roku podatkowego lub sporządzenie go w sposób nierzetelny wiąże się z poważnymi konsekwencjami. Przede wszystkim naczelnik urzędu skarbowego może sam oszacować wartość spisu z natury, co zwykle jest mniej korzystne dla podatnika niż realne dane.

Brak remanentu oznacza, że podatkowa księga przychodów i rozchodów może zostać uznana za nierzetelną. W takiej sytuacji organ podatkowy ustala dochód na podstawie dostępnych danych, a podatnik traci prawo do kwestionowania takiego szacunku. Ponadto za nierzetelne prowadzenie ksiąg grozi odpowiedzialność karnoskarbowa — grzywna może wynieść od jednej dziesiątej do dwudziestokrotności minimalnego wynagrodzenia.

Warto też pamiętać, że remanent wpływa na rozliczenie roczne PIT. Bez niego nie da się prawidłowo obliczyć kosztu uzyskania przychodu, a co za tym idzie — kwoty podatku do zapłaty. Dlatego terminowe i rzetelne sporządzenie spisu z natury leży w bezpośrednim interesie finansowym przedsiębiorcy.

Jak spis z natury wpływa na rozliczenie podatkowe w KPiR?

Wartość remanentu bezpośrednio koryguje dochód roczny przedsiębiorcy prowadzącego podatkową księgę przychodów i rozchodów. Mechanizm jest prosty: dochód roczny to przychód minus koszty uzyskania przychodu, powiększone lub pomniejszone o różnicę remanentową.

Jeżeli wartość spisu z natury na koniec roku jest wyższa niż na początku roku, różnicę dolicza się do dochodu — oznacza to, że część zakupionych towarów nie została sprzedana, więc nie powinna obniżać podstawy opodatkowania. W sytuacji odwrotnej, gdy remanent końcowy jest niższy od początkowego, różnica pomniejsza dochód.

Przykład: firma miała remanent początkowy o wartości 20 000 zł, a remanent końcowy wyniósł 35 000 zł. Różnica 15 000 zł zwiększa dochód roczny. Gdyby remanent końcowy wyniósł 10 000 zł, różnica 10 000 zł pomniejszałaby dochód. Dlatego precyzyjne sporządzenie remanentu ma realny wpływ na kwotę podatku dochodowego do zapłaty. Więcej o prowadzeniu księgi i wpisywaniu remanentu przeczytasz w naszym wzorze KPiR.

Jak wypełnić spis z natury

Podatnik prowadzący KPiR sporządza spis z natury na 1 stycznia, na koniec roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności, a także przy zmianie wspólnika lub proporcji udziałów, likwidacji działalności i utracie prawa do ryczałtu (§ 20 ust. 1 rozporządzenia w sprawie KPiR). Minimalną treść spisu określa § 21 ust. 2 tego rozporządzenia. Więcej o samym procesie: remanent — kluczowy proces inwentaryzacji dla firm.

1. 1

   Uzupełnij nagłówek spisu

   Wpisz imię i nazwisko właściciela lub nazwę firmy, dzień, na który sporządzasz spis, rodzaj spisu (np. „na koniec roku podatkowego”, „likwidacja działalności”) i przedmiot spisu (towary handlowe, materiały, wyroby gotowe). Spis sporządzony na 31 grudnia wpisuje się do księgi także jako spis na 1 stycznia kolejnego roku (§ 20 ust. 2).

2. 2

   Zanotuj datę i godzinę rozpoczęcia

   W polu „Spis rozpoczęto dnia … o godz. …” podaj moment rozpoczęcia liczenia. Przy dużym magazynie wyznacz strefy spisowe i osoby odpowiedzialne za każdą z nich, zanim zaczniesz.

3. 3

   Wpisz pozycje z ilością stwierdzoną w spisie

   Każda pozycja ma numer kolejny, szczegółową nazwę składnika, jednostkę miary i ilość faktycznie policzoną, zważoną lub zmierzoną — nie przepisaną z programu magazynowego. Towary obce znajdujące się w zakładzie ujmij tylko ilościowo, z informacją, do kogo należą; własne towary poza zakładem też spisz (§ 21 ust. 3).

4. 4

   Wyceń każdą pozycję

   Cenę w złotych i groszach ustal według ceny zakupu lub nabycia albo według ceny rynkowej, jeśli jest niższa; półwyroby i wyroby gotowe wycenia się według kosztu wytworzenia (§ 22 ust. 1). Wartość to iloczyn ilości i ceny; wyceny dokonaj najpóźniej 14 dni od zakończenia spisu (§ 22 ust. 7).

5. 5

   Zamknij spis klauzulą

   Wpisz datę i godzinę zakończenia oraz klauzulę „Spis zakończono na pozycji nr …” z numerem ostatniej pozycji — blokuje ona dopisywanie pozycji po zamknięciu. Podaj łączną wartość spisu w złotych.

6. 6

   Podpisz spis i wpisz jego wartość do KPiR

   Spis podpisuje właściciel zakładu (wspólnicy) — ten podpis jest obowiązkowy (§ 21 ust. 2); podpisy osób, które sporządziły spis, są zalecane. Łączną wartość spisu wpisz do księgi (§ 22 ust. 6) — przyda się wzór księgi przychodów i rozchodów.

Najczęściej zadawane pytania

Czy spis z natury jest obowiązkowy dla każdego przedsiębiorcy?

Tak, każdy podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) ma obowiązek sporządzenia spisu z natury na koniec roku podatkowego (31 grudnia) oraz na początek roku (1 stycznia). Obowiązek dotyczy również osób rozpoczynających lub kończących działalność gospodarczą. Nawet jeśli firma nie posiada żadnych towarów ani materiałów, należy sporządzić spis zerowy o wartości 0 zł.

Co wchodzi w skład spisu z natury?

Spis z natury obejmuje: towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby, wyroby gotowe własnej produkcji, braki oraz odpady. Remanentem objęte są wszystkie składniki majątku obrotowego związane z działalnością gospodarczą, które podatnik posiada na dzień sporządzenia spisu. Nie obejmuje natomiast środków trwałych ani wyposażenia.

Jak wyceniać towary w spisie z natury?

Towary handlowe i materiały wycenia się według cen zakupu lub nabycia (cena netto, bez VAT — jeśli podatnik jest czynnym płatnikiem VAT). Wyroby gotowe własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia. Jeżeli ceny rynkowe z dnia spisu są niższe od cen zakupu lub nabycia, stosuje się ceny rynkowe; odpady użytkowe wycenia się według wartości z oszacowania uwzględniającego ich przydatność (§ 22 ust. 1 rozporządzenia w sprawie KPiR). Wyceny dokonuje się najpóźniej w ciągu 14 dni od zakończenia spisu (§ 22 ust. 7).

Czy muszę informować urząd skarbowy o spisie z natury?

Nie. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR obowiązujące od 1 stycznia 2026 r. nie nakłada obowiązku zawiadamiania naczelnika urzędu skarbowego o terminie spisu z natury — także przy spisie na dzień likwidacji działalności czy zmiany wspólnika (§ 20–22 rozporządzenia, Dz.U. 2025 poz. 1299). Urząd poznaje wartość spisu z księgi, do której podatnik ją wpisuje (§ 22 ust. 6), a od 2026 r. — także z księgi przesyłanej jako plik JPK po zakończeniu roku (art. 24a ust. 1e ustawy o PIT).

Co się stanie, jeśli nie sporządzę spisu z natury?

Brak spisu z natury może skutkować uznaniem KPiR za nierzetelną. Naczelnik urzędu skarbowego może samodzielnie oszacować wartość remanentu, co zwykle jest mniej korzystne dla podatnika. Ponadto za nierzetelne prowadzenie ksiąg podatkowych grozi odpowiedzialność karnoskarbowa — grzywna od jednej dziesiątej do dwudziestokrotności minimalnego wynagrodzenia.

Czy mogę sporządzić spis z natury o wartości zerowej?

Tak, spis zerowy jest całkowicie dopuszczalny i prawidłowy. Jeśli na dzień sporządzenia remanentu firma nie posiada żadnych towarów handlowych, materiałów, półwyrobów ani wyrobów gotowych, należy sporządzić arkusz spisu z natury, wpisując wartość 0 zł. Dokument musi zawierać datę, klauzulę zamknięcia i podpis właściciela.

Jak spis z natury wpływa na wysokość podatku dochodowego?

Różnica między wartością remanentu na koniec i na początek roku koryguje dochód roczny. Jeśli remanent końcowy jest wyższy od początkowego, różnica zwiększa dochód (i podatek). Jeśli remanent końcowy jest niższy, różnica pomniejsza dochód. Dlatego rzetelne sporządzenie spisu ma bezpośredni wpływ na kwotę podatku PIT do zapłaty.

Kto powinien podpisać arkusz spisu z natury?

Obowiązkowy jest podpis właściciela zakładu, a w spółce — wspólników (§ 21 ust. 2 rozporządzenia w sprawie KPiR). Rozporządzenie z 2025 r. nie wymaga już, jak poprzednie z 2019 r., podpisów osób sporządzających spis, ale warto je zebrać — ułatwiają wykazanie rzetelności spisu przy kontroli.

Gdzie wpisać wartość remanentu w KPiR?

Wartość spisu z natury wpisuje się jako ostatnią pozycję w podatkowej księdze przychodów i rozchodów za dany rok podatkowy. Remanent końcowy (31 grudnia) wpisuje się po ostatnim wpisie dotyczącym operacji gospodarczych. Remanent początkowy (1 stycznia) wpisuje się jako pierwszą pozycję nowego roku. Wartość ta nie jest kosztem ani przychodem — służy wyłącznie do korekty dochodu.

Jak długo należy przechowywać spis z natury?

Arkusz spisu z natury, podobnie jak inne dokumenty podatkowe, należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że spis z natury sporządzony na 31 grudnia 2025 r. (rozliczenie PIT za 2025 r.) należy przechowywać do końca 2031 r.

Kiedy należy przeprowadzić spis z natury?

Spis z natury sporządza się na 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego i na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku (§ 20 ust. 1 rozporządzenia w sprawie KPiR). Obowiązek powstaje też przy utracie prawa do ryczałtu w trakcie roku, zmianie wspólnika, zmianie proporcji udziałów wspólników oraz likwidacji działalności. Spis na 31 grudnia zastępuje spis na 1 stycznia następnego roku (§ 20 ust. 2), więc przy ciągłej działalności wystarcza jeden arkusz na przełom lat.

Jak często można przeprowadzać spis z natury?

Poza obowiązkowymi terminami podatnik może sporządzać spis z natury częściej, np. na koniec każdego miesiąca – taki spis również wpisuje się do księgi (§ 20 ust. 3 rozporządzenia w sprawie KPiR). Miesięczny remanent pozwala ustalać dochód do zaliczek z uwzględnieniem zmiany stanu zapasów (art. 44 ust. 2 ustawy o PIT). Dodatkowy spis trzeba też sporządzić, gdy zarządzi go naczelnik urzędu skarbowego.

Jakie dane musi zawierać arkusz spisu z natury?

Arkusz musi zawierać co najmniej: imię i nazwisko właściciela lub nazwę firmy, datę sporządzenia, numer kolejny pozycji, szczegółowe określenie składników, jednostkę miary, ilość, cenę jednostkową, wartość pozycji, łączną wartość spisu, klauzulę „Spis zakończono na pozycji…” oraz podpis właściciela lub wspólników (§ 21 ust. 2 rozporządzenia w sprawie KPiR). Spis obejmuje też własne towary znajdujące się poza zakładem, a towary obce ujmuje się tylko ilościowo (§ 21 ust. 3).

Jakie są najczęstsze błędy popełniane podczas spisu z natury?

Typowe błędy to pominięcie własnych towarów znajdujących się poza firmą, wycena według ceny zakupu, gdy cena rynkowa z dnia spisu jest niższa, brak klauzuli zamykającej i podpisu oraz spóźniona wycena. Rozporządzenie w sprawie KPiR wymaga ujęcia towarów poza zakładem (§ 21 ust. 3), wyceny według niższej z cen – zakupu lub rynkowej (§ 22 ust. 1) – i dokonania wyceny najpóźniej w ciągu 14 dni od zakończenia spisu (§ 22 ust. 7).