Wzór spisu z natury — nazywanego też remanentem lub inwentaryzacją — w formatach PDF, Excel i DOCX. Poniżej: w jakim terminie trzeba go sporządzić, jakie elementy są obowiązkowe, jak wycenić poszczególne składniki i jak ująć wynik remanentu w księdze przychodów i rozchodów.
Spis z natury — potocznie nazywany remanentem — to obowiązkowy dokument inwentaryzacyjny, w którym przedsiębiorca wykazuje rzeczywisty stan towarów, materiałów, wyrobów gotowych i półproduktów na określony dzień. Jego głównym celem jest skorygowanie danych w ewidencji księgowej tak, aby odpowiadały faktycznym zasobom firmy. Obowiązek sporządzenia spisu z natury wynika wprost z przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) oraz z rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Remanent wpływa bezpośrednio na ustalenie dochodu rocznego. Różnica pomiędzy wartością spisu na koniec roku a wartością spisu na początek roku koryguje koszty uzyskania przychodu. Jeśli stan magazynowy na 31 grudnia jest wyższy niż na 1 stycznia, dochód wzrasta — i odwrotnie. Dlatego rzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji jest kluczowe nie tylko z powodu wymogów formalnych, lecz przede wszystkim dla prawidłowego rozliczenia podatkowego.
Przepisy jasno wskazują sytuacje, w których podatnik prowadzący KPiR musi sporządzić remanent. Nie jest to jedynie kwestia końca roku — obowiązek ten pojawia się w kilku różnych okolicznościach. Poniższa tabela podsumowuje najważniejsze terminy:
| Sytuacja | Termin sporządzenia | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Koniec roku podatkowego | 31 grudnia | Rozporządzenie MF w sprawie KPiR |
| Początek roku podatkowego | 1 stycznia | Rozporządzenie MF w sprawie KPiR |
| Otwarcie działalności gospodarczej | Dzień rozpoczęcia działalności | Rozporządzenie MF w sprawie KPiR |
| Zamknięcie działalności gospodarczej | Dzień likwidacji | Art. 24 ust. 3a ustawy o PIT |
| Zmiana wspólnika lub proporcji udziałów | Dzień zmiany | Rozporządzenie MF w sprawie KPiR |
| Żądanie naczelnika urzędu skarbowego | Dzień wskazany w wezwaniu | Rozporządzenie MF w sprawie KPiR |
Warto pamiętać, że spis z natury na dzień 31 grudnia jest jednocześnie spisem na dzień 1 stycznia roku następnego — nie trzeba go sporządzać podwójnie. Podatnik musi jednak powiadomić naczelnika urzędu skarbowego o zamiarze sporządzenia spisu w terminie innym niż 31 grudnia lub 1 stycznia, co najmniej 7 dni przed planowaną datą. Szczegółowe informacje na temat obowiązków przedsiębiorcy znajdziesz na portalu biznes.gov.pl.
Prawidłowo sporządzony arkusz spisu z natury musi zawierać ściśle określone dane. Brak któregokolwiek z wymaganych elementów może skutkować zakwestionowaniem remanentu przez urząd skarbowy. Poniższa tabela przedstawia obowiązkowe składniki dokumentu:
| Element arkusza | Opis |
|---|---|
| Imię i nazwisko (nazwa firmy) | Dane właściciela lub nazwa przedsiębiorstwa |
| Data sporządzenia | Dzień, na który przeprowadzono inwentaryzację |
| Numer pozycji | Kolejna liczba porządkowa |
| Nazwa towaru lub materiału | Precyzyjne określenie asortymentu |
| Jednostka miary | Np. szt., kg, m, l |
| Ilość stwierdzona w trakcie spisu | Rzeczywista, fizycznie zliczona ilość |
| Cena za jednostkę | Cena zakupu lub nabycia albo cena rynkowa |
| Wartość pozycji | Iloczyn ilości i ceny jednostkowej |
| Łączna wartość spisu | Suma wartości wszystkich pozycji |
| Klauzula „Spis zakończono na pozycji nr..." | Potwierdzenie kompletności dokumentu |
| Podpisy osób sporządzających | Podpis właściciela i osób uczestniczących w spisie |
Nasz darmowy wzór arkusza spisu z natury w formacie PDF i DOCX zawiera wszystkie wymagane elementy — wystarczy uzupełnić go danymi Twojej firmy. Jeśli prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów, wartość remanentu wpisujesz w ostatniej pozycji KPiR za dany rok. Przydatny może okazać się nasz darmowy wzór księgi przychodów i rozchodów.
Spis z natury obejmuje wszystkie składniki majątku obrotowego związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Są to przede wszystkim:
Wycena powinna odbywać się według cen zakupu lub nabycia, a w przypadku wyrobów gotowych — według kosztów wytworzenia. Towary, które utraciły swoją wartość użytkową (np. przeterminowane), wycenia się według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, pomniejszonych o koszty sprzedaży. Zerowy spis z natury jest również dopuszczalny — wpisuje się wówczas wartość 0 zł, co oznacza, że na dany dzień firma nie posiada żadnych składników objętych remanentem.
Niesporządzenie remanentu na koniec roku podatkowego lub sporządzenie go w sposób nierzetelny wiąże się z poważnymi konsekwencjami. Przede wszystkim naczelnik urzędu skarbowego może sam oszacować wartość spisu z natury, co zwykle jest mniej korzystne dla podatnika niż realne dane.
Brak remanentu oznacza, że podatkowa księga przychodów i rozchodów może zostać uznana za nierzetelną. W takiej sytuacji organ podatkowy ustala dochód na podstawie dostępnych danych, a podatnik traci prawo do kwestionowania takiego szacunku. Ponadto za nierzetelne prowadzenie ksiąg grozi odpowiedzialność karnoskarbowa — grzywna może wynieść od jednej dziesiątej do dwudziestokrotności minimalnego wynagrodzenia.
Warto też pamiętać, że remanent wpływa na rozliczenie roczne PIT. Bez niego nie da się prawidłowo obliczyć kosztu uzyskania przychodu, a co za tym idzie — kwoty podatku do zapłaty. Dlatego terminowe i rzetelne sporządzenie spisu z natury leży w bezpośrednim interesie finansowym przedsiębiorcy.
Wartość remanentu bezpośrednio koryguje dochód roczny przedsiębiorcy prowadzącego podatkową księgę przychodów i rozchodów. Mechanizm jest prosty: dochód roczny to przychód minus koszty uzyskania przychodu, powiększone lub pomniejszone o różnicę remanentową.
Jeżeli wartość spisu z natury na koniec roku jest wyższa niż na początku roku, różnicę dolicza się do dochodu — oznacza to, że część zakupionych towarów nie została sprzedana, więc nie powinna obniżać podstawy opodatkowania. W sytuacji odwrotnej, gdy remanent końcowy jest niższy od początkowego, różnica pomniejsza dochód.
Przykład: firma miała remanent początkowy o wartości 20 000 zł, a remanent końcowy wyniósł 35 000 zł. Różnica 15 000 zł zwiększa dochód roczny. Gdyby remanent końcowy wyniósł 10 000 zł, różnica 10 000 zł pomniejszałaby dochód. Dlatego precyzyjne sporządzenie remanentu ma realny wpływ na kwotę podatku dochodowego do zapłaty. Więcej o prowadzeniu księgi i wpisywaniu remanentu przeczytasz w naszym wzorze KPiR.
Postaw na elektroniczną ewidencję czasu pracy i pozbądź się zbędnej papierologii. Wszystkie najważniejsze informacje wymagane przez kodeks znajdą się w jednym miejscu. Dzięki temu nie tylko zaoszczędzisz czas i pieniądze, a także w prosty sposób spełnisz obowiązek ewidencji.
Specjalista ds. marketingu
Specjalistka ds. marketingu, która koncentruje się na przekuwaniu „zawiłego” na „zrozumiałe”, dbając o to, by technologia w RCPonline miała ludzką twarz. Działa w szerokim spektrum marketingu – od treści po eventy – a w bezpośrednim kontakcie z klientem stawia na pełen profesjonalizm. W pracy łączy nieszablonowe pomysły z dbaniem o dobrego ducha zespołu, tworząc teksty proste, konkretne i pełne autentyczności.
Zaktualizowano: 21 kwiecień 2026
Podatnik prowadzący KPiR sporządza spis z natury na 1 stycznia, na koniec roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności, a także przy zmianie wspólnika lub proporcji udziałów, likwidacji działalności i utracie prawa do ryczałtu (§ 20 ust. 1 rozporządzenia w sprawie KPiR). Minimalną treść spisu określa § 21 ust. 2 tego rozporządzenia. Więcej o samym procesie: remanent — kluczowy proces inwentaryzacji dla firm.
Wpisz imię i nazwisko właściciela lub nazwę firmy, dzień, na który sporządzasz spis, rodzaj spisu (np. „na koniec roku podatkowego”, „likwidacja działalności”) i przedmiot spisu (towary handlowe, materiały, wyroby gotowe). Spis sporządzony na 31 grudnia wpisuje się do księgi także jako spis na 1 stycznia kolejnego roku (§ 20 ust. 2).
W polu „Spis rozpoczęto dnia … o godz. …” podaj moment rozpoczęcia liczenia. Przy dużym magazynie wyznacz strefy spisowe i osoby odpowiedzialne za każdą z nich, zanim zaczniesz.
Każda pozycja ma numer kolejny, szczegółową nazwę składnika, jednostkę miary i ilość faktycznie policzoną, zważoną lub zmierzoną — nie przepisaną z programu magazynowego. Towary obce znajdujące się w zakładzie ujmij tylko ilościowo, z informacją, do kogo należą; własne towary poza zakładem też spisz (§ 21 ust. 3).
Cenę w złotych i groszach ustal według ceny zakupu lub nabycia albo według ceny rynkowej, jeśli jest niższa; półwyroby i wyroby gotowe wycenia się według kosztu wytworzenia (§ 22 ust. 1). Wartość to iloczyn ilości i ceny; wyceny dokonaj najpóźniej 14 dni od zakończenia spisu (§ 22 ust. 7).
Wpisz datę i godzinę zakończenia oraz klauzulę „Spis zakończono na pozycji nr …” z numerem ostatniej pozycji — blokuje ona dopisywanie pozycji po zamknięciu. Podaj łączną wartość spisu w złotych.
Spis podpisują osoby, które go sporządziły, oraz właściciel zakładu (wspólnicy). Łączną wartość spisu wpisz do księgi (§ 22 ust. 6) — przyda się wzór księgi przychodów i rozchodów.
Tak, każdy podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) ma obowiązek sporządzenia spisu z natury na koniec roku podatkowego (31 grudnia) oraz na początek roku (1 stycznia). Obowiązek dotyczy również osób rozpoczynających lub kończących działalność gospodarczą. Nawet jeśli firma nie posiada żadnych towarów ani materiałów, należy sporządzić spis zerowy o wartości 0 zł.
Spis z natury obejmuje: towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby, wyroby gotowe własnej produkcji, braki oraz odpady. Remanentem objęte są wszystkie składniki majątku obrotowego związane z działalnością gospodarczą, które podatnik posiada na dzień sporządzenia spisu. Nie obejmuje natomiast środków trwałych ani wyposażenia.
Towary handlowe i materiały wycenia się według cen zakupu lub nabycia (cena netto, bez VAT — jeśli podatnik jest czynnym płatnikiem VAT). Wyroby gotowe własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia. Towary uszkodzone, przeterminowane lub o obniżonej wartości wycenia się według ceny rynkowej z dnia sporządzenia spisu, pomniejszonej o koszty sprzedaży.
Jeśli sporządzasz spis z natury w terminie innym niż 31 grudnia lub 1 stycznia (np. w związku z likwidacją działalności lub zmianą wspólnika), musisz powiadomić naczelnika urzędu skarbowego co najmniej 7 dni przed planowaną datą spisu. Przy standardowym remanencie na koniec i początek roku takie powiadomienie nie jest wymagane.
Brak spisu z natury może skutkować uznaniem KPiR za nierzetelną. Naczelnik urzędu skarbowego może samodzielnie oszacować wartość remanentu, co zwykle jest mniej korzystne dla podatnika. Ponadto za nierzetelne prowadzenie ksiąg podatkowych grozi odpowiedzialność karnoskarbowa — grzywna od jednej dziesiątej do dwudziestokrotności minimalnego wynagrodzenia.
Tak, spis zerowy jest całkowicie dopuszczalny i prawidłowy. Jeśli na dzień sporządzenia remanentu firma nie posiada żadnych towarów handlowych, materiałów, półwyrobów ani wyrobów gotowych, należy sporządzić arkusz spisu z natury, wpisując wartość 0 zł. Dokument musi zawierać datę, klauzulę zamknięcia i podpis właściciela.
Różnica między wartością remanentu na koniec i na początek roku koryguje dochód roczny. Jeśli remanent końcowy jest wyższy od początkowego, różnica zwiększa dochód (i podatek). Jeśli remanent końcowy jest niższy, różnica pomniejsza dochód. Dlatego rzetelne sporządzenie spisu ma bezpośredni wpływ na kwotę podatku PIT do zapłaty.
Arkusz spisu z natury powinien podpisać właściciel firmy (lub wspólnicy w przypadku spółki) oraz wszystkie osoby uczestniczące w inwentaryzacji. Podpisy potwierdzają, że spis został przeprowadzony rzetelnie. W przypadku jednoosobowej działalności wystarczy podpis właściciela.
Wartość spisu z natury wpisuje się jako ostatnią pozycję w podatkowej księdze przychodów i rozchodów za dany rok podatkowy. Remanent końcowy (31 grudnia) wpisuje się po ostatnim wpisie dotyczącym operacji gospodarczych. Remanent początkowy (1 stycznia) wpisuje się jako pierwszą pozycję nowego roku. Wartość ta nie jest kosztem ani przychodem — służy wyłącznie do korekty dochodu.
Arkusz spisu z natury, podobnie jak inne dokumenty podatkowe, należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że spis z natury sporządzony na 31 grudnia 2025 r. (rozliczenie PIT za 2025 r.) należy przechowywać do końca 2031 r.
Spis z natury sporządza się na 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego i na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku (§ 20 ust. 1 rozporządzenia w sprawie KPiR). Obowiązek powstaje też przy utracie prawa do ryczałtu w trakcie roku, zmianie wspólnika, zmianie proporcji udziałów wspólników oraz likwidacji działalności. Spis na 31 grudnia zastępuje spis na 1 stycznia następnego roku (§ 20 ust. 2), więc przy ciągłej działalności wystarcza jeden arkusz na przełom lat.
Poza obowiązkowymi terminami podatnik może sporządzać spis z natury częściej, np. na koniec każdego miesiąca – taki spis również wpisuje się do księgi (§ 20 ust. 3 rozporządzenia w sprawie KPiR). Miesięczny remanent pozwala ustalać dochód do zaliczek z uwzględnieniem zmiany stanu zapasów (art. 44 ust. 2 ustawy o PIT). Dodatkowy spis trzeba też sporządzić, gdy zarządzi go naczelnik urzędu skarbowego.
Arkusz musi zawierać co najmniej: imię i nazwisko właściciela lub nazwę firmy, datę sporządzenia, numer kolejny pozycji, szczegółowe określenie składników, jednostkę miary, ilość, cenę jednostkową, wartość pozycji, łączną wartość spisu, klauzulę „Spis zakończono na pozycji…” oraz podpis właściciela lub wspólników (§ 21 ust. 2 rozporządzenia w sprawie KPiR). Spis obejmuje też własne towary znajdujące się poza zakładem, a towary obce ujmuje się tylko ilościowo (§ 21 ust. 3).
Typowe błędy to pominięcie własnych towarów znajdujących się poza firmą, wycena według ceny zakupu, gdy cena rynkowa z dnia spisu jest niższa, brak klauzuli zamykającej i podpisu oraz spóźniona wycena. Rozporządzenie w sprawie KPiR wymaga ujęcia towarów poza zakładem (§ 21 ust. 3), wyceny według niższej z cen – zakupu lub rynkowej (§ 22 ust. 1) – i dokonania wyceny najpóźniej w ciągu 14 dni od zakończenia spisu (§ 22 ust. 7).
Załóż bezpłatne konto DEMO i testuj system przez dwa tygodnie całkowicie za darmo
Zarejestruj się