Faktura bez VAT - darmowy wzór do pobrania

Czym jest faktura bez VAT i kto może ją wystawić?

Faktura bez VAT to dokument sprzedażowy, na którym nie wykazuje się podatku od towarów i usług. Kwota netto jest jednocześnie kwotą brutto, ponieważ wystawca korzysta ze zwolnienia podmiotowego (ze względu na obrót poniżej limitu) lub zwolnienia przedmiotowego (ze względu na rodzaj świadczonych usług). Prawo do wystawiania takiej faktury wynika bezpośrednio z art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług.

W praktyce fakturę bez VAT wystawiają najczęściej drobni przedsiębiorcy, osoby prowadzące działalność nierejestrowaną, a także podmioty wykonujące usługi zwolnione z VAT z mocy ustawy — np. usługi medyczne, edukacyjne czy finansowe. Warto pamiętać, że faktura bez VAT nie jest tym samym co rachunek — różnice wyjaśniamy w artykule faktura a rachunek — czym się różnią i kiedy je wystawiać.

Kiedy przysługuje zwolnienie podmiotowe z VAT w 2026 roku?

Zwolnienie podmiotowe z VAT dotyczy podatników, których wartość sprzedaży (bez podatku) nie przekroczyła ani w poprzednim, ani w bieżącym roku podatkowym 240 000 zł. Od 1 stycznia 2026 r. limit wzrósł z 200 000 zł do 240 000 zł; przedsiębiorca, którego sprzedaż w 2025 r. mieściła się między 200 000 a 240 000 zł, może w 2026 r. korzystać ze zwolnienia (art. 2 ustawy z 24 czerwca 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 896). Aby z niego korzystać, przedsiębiorca nie może prowadzić sprzedaży towarów lub usług wyłączonych ze zwolnienia (np. wyroby akcyzowe, nowe środki transportu, usługi prawnicze czy doradcze).

Jeśli w trakcie roku podatkowego wartość sprzedaży przekroczy 240 000 zł, zwolnienie traci moc począwszy od czynności, w wyniku której przekroczono limit. Od tej transakcji przedsiębiorca nalicza VAT i musi zarejestrować się jako czynny podatnik VAT. Szczegółowe zasady reguluje art. 113 ustawy o VAT.

Zwolnienie z VAT nie zwalnia z Krajowego Systemu e-Faktur. Od 1 kwietnia 2026 r. faktury dla innych przedsiębiorców wystawia się jako faktury ustrukturyzowane w KSeF także wtedy, gdy wystawca korzysta ze zwolnienia podmiotowego (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT). Do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF, jeśli łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowana fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł (art. 145m). Faktury dla konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności) nie muszą trafiać do KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4). Wzór do pobrania (PDF/DOCX) służy więc do faktur wystawianych poza KSeF.

Aktualizacja 12 października 2026 r.: poprawiono limit zwolnienia podmiotowego z VAT (240 000 zł od 1 stycznia 2026 r.) i dodano informację o obowiązku KSeF zgodnie z ustawą o VAT (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1263).

Jakie elementy musi zawierać faktura bez VAT?

Faktura wystawiana przez podatnika zwolnionego z VAT zawiera mniej elementów niż standardowa faktura VAT. Nie wykazuje się na niej stawki podatku, kwoty podatku ani numeru NIP nabywcy (chyba że nabywca tego zażąda). Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT obowiązkowe dane to:

Element faktury	Opis
Data wystawienia	Dzień, miesiąc i rok sporządzenia dokumentu
Numer kolejny	Unikalny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii
Dane sprzedawcy i nabywcy	Imiona i nazwiska lub nazwy firm oraz adresy obu stron
Nazwa towaru lub usługi	Dokładne określenie przedmiotu transakcji
Miara i ilość	Jednostka miary (szt., godz., kg) oraz liczba dostarczonych towarów lub zakres usług
Cena jednostkowa	Cena za jednostkę towaru lub usługi
Kwota należności ogółem	Suma do zapłaty — równa wartości netto (brak VAT)
Podstawa zwolnienia	Wskazanie przepisu ustawy lub dyrektywy, na mocy którego stosuje się zwolnienie (np. art. 113 ust. 1 ustawy o VAT)

Wskazanie podstawy prawnej zwolnienia jest obowiązkowe. Brak tego elementu może zostać zakwestionowany podczas kontroli skarbowej. Przy zwolnieniu podmiotowym powołujemy się na art. 113 ust. 1 lub ust. 9 ustawy o VAT, a przy zwolnieniu przedmiotowym — na odpowiedni punkt art. 43 ust. 1 ustawy.

Czym różni się faktura bez VAT od faktury VAT?

Podstawowa różnica polega na tym, że faktura bez VAT nie zawiera podatku, a jej wystawca nie jest czynnym podatnikiem VAT. Poniższa tabela przedstawia najważniejsze różnice między oboma dokumentami:

Cecha	Faktura VAT	Faktura bez VAT
Wystawca	Czynny podatnik VAT	Podmiot zwolniony z VAT
Stawka podatku	23%, 8%, 5%, 0%	Brak — pole „zw." lub niewykazywane
NIP nabywcy	Wymagany	Nieobowiązkowy (chyba że nabywca zażąda)
Kwota netto i brutto	Różne — brutto = netto + VAT	Tożsame — brak naliczonego podatku
Prawo do odliczenia VAT	Nabywca może odliczyć VAT naliczony	Nabywca nie odlicza VAT
Podstawa prawna	Art. 106e ust. 1 ustawy o VAT	Art. 106e ust. 1 + art. 113 lub art. 43 ustawy o VAT

Więcej o różnicach między dokumentami sprzedażowymi przeczytasz w poradniku faktura a rachunek — czym się różnią. Jeśli potrzebujesz wzoru faktury z naliczonym podatkiem, skorzystaj z naszego darmowego wzoru faktury VAT.

Jakie są najczęstsze błędy na fakturze bez VAT?

Nawet doświadczeni przedsiębiorcy popełniają błędy, które mogą skutkować problemami przy kontroli urzędu skarbowego. Oto najczęstsze z nich:

• Brak podstawy prawnej zwolnienia — na fakturze musi znaleźć się powołanie na konkretny przepis ustawy. Sam dopisek „zw." nie wystarczy.
• Wystawienie faktury bez VAT po przekroczeniu limitu 240 000 zł — od transakcji, która powoduje przekroczenie progu, podatnik musi naliczyć VAT.
• Błędna numeracja — numery faktur muszą być nadawane kolejno, bez luk i powtórzeń w obrębie danej serii.
• Niekompletne dane stron — pominięcie adresu sprzedawcy lub nabywcy dyskwalifikuje dokument jako fakturę w rozumieniu ustawy.
• Pomylenie zwolnienia podmiotowego z przedmiotowym — każde z nich ma inną podstawę prawną i inne warunki stosowania. Powołanie się na niewłaściwy przepis to formalny błąd.

W razie wykrycia błędu należy wystawić fakturę korygującą. Korekta powinna zawierać dane pierwotnej faktury oraz wskazanie, co zostało zmienione. Szczegółowe zasady korygowania dokumentów sprzedażowych opisuje portal biznes.gov.pl.

Jak długo i w jaki sposób przechowywać faktury bez VAT?

Faktury bez VAT — tak samo jak faktury VAT — należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego za dany rok. Mogą być archiwizowane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku formy elektronicznej przedsiębiorca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentu przez cały okres przechowywania.

Warto rozważyć elektroniczny obieg dokumentów — oszczędza miejsce i czas. Jeśli prowadzisz ewidencję czasu pracy, wypróbuj elektroniczną ewidencję RCPonline, która porządkuje dokumentację kadrową w jednym miejscu.

Jak wypełnić fakturę bez VAT

Wzór służy podatnikom zwolnionym z VAT podmiotowo (od 2026 r. przy sprzedaży do 240 000 zł rocznie, art. 113 ust. 1 ustawy o VAT) lub przedmiotowo. Od 1 kwietnia 2026 r. podatnicy wystawiają faktury co do zasady w Krajowym Systemie e-Faktur (art. 106ga ustawy o VAT). Papierowy lub PDF-owy wzór wykorzystasz m.in. przy sprzedaży dla konsumentów oraz — do 31 grudnia 2026 r. — gdy wartość sprzedaży brutto udokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł (art. 145m).

1. 1

   Wpisz daty i numer faktury

   Uzupełnij datę i miejscowość wystawienia oraz kolejny numer faktury w ramach przyjętej serii. Datę dostawy lub wykonania usługi i datę otrzymania zapłaty wpisz tylko wtedy, gdy różnią się od daty wystawienia (art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT).

2. 2

   Uzupełnij dane sprzedawcy i nabywcy

   Podaj imię i nazwisko lub nazwę oraz adres obu stron. Dopisz swój NIP, a jeśli nabywca jest przedsiębiorcą i posługuje się numerem NIP — również jego numer (art. 106e ust. 1 pkt 3–5).

3. 3

   Określ termin i formę płatności

   Wpisz termin zapłaty, formę płatności (gotówka lub przelew) oraz nazwę banku i numer rachunku. Ustawa tych pól nie wymaga, ale bez nich nabywca nie wie, jak i do kiedy zapłacić.

4. 4

   Opisz każdą pozycję sprzedaży

   Dla każdego towaru lub usługi podaj nazwę, jednostkę miary, liczbę, wartość jednostkową i wartość łączną. Wzór ma miejsce na dwie pozycje — przy większej liczbie skopiuj blok w wersji DOCX.

5. 5

   Wskaż podstawę prawną zwolnienia

   W polu „podstawa prawna zwolnienia” wpisz przepis, na podstawie którego nie naliczasz VAT, np. „art. 113 ust. 1 ustawy o VAT” przy zwolnieniu podmiotowym albo właściwy punkt art. 43 ust. 1 przy zwolnieniu przedmiotowym. Sam skrót „zw.” nie wystarczy (art. 106e ust. 1 pkt 19).

6. 6

   Podsumuj kwotę i przekaż fakturę

   W polu „Do zapłaty razem” wpisz sumę wartości pozycji — przy zwolnieniu jest ona jednocześnie kwotą netto i brutto. Uzupełnij, kto wystawił fakturę, i — przy fakturze papierowej — przygotuj dwa egzemplarze: jeden dla nabywcy, drugi do swojej dokumentacji (art. 106gc ust. 5).

Najczęściej zadawane pytania

Kto może wystawić fakturę bez VAT?

Fakturę bez VAT może wystawić przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia podmiotowego (sprzedaż nieprzekraczająca 240 000 zł rocznie) lub zwolnienia przedmiotowego (usługi zwolnione z VAT na mocy art. 43 ustawy o VAT, np. usługi medyczne, edukacyjne, finansowe). Prawo do wystawienia takiej faktury mają również osoby prowadzące działalność nierejestrowaną, ponieważ nie są podatnikami VAT.

Czy faktura bez VAT musi zawierać numer NIP?

NIP sprzedawcy powinien widnieć na fakturze, jeśli przedsiębiorca go posiada. Natomiast NIP nabywcy nie jest obowiązkowy na fakturze wystawianej przez podmiot zwolniony z VAT — chyba że nabywca wyraźnie tego zażąda. W praktyce wielu nabywców prosi o umieszczenie NIP-u dla potrzeb własnej księgowości.

Jaki limit obrotu obowiązuje dla zwolnienia z VAT w 2026 roku?

Limit zwolnienia podmiotowego z VAT w 2026 roku wynosi 240 000 zł wartości sprzedaży (bez podatku) — nie może zostać przekroczony ani w poprzednim, ani w bieżącym roku podatkowym (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT; do 2025 r. limit wynosił 200 000 zł). Do limitu nie wlicza się m.in. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, sprzedaży środków trwałych ani odpłatnego świadczenia usług zwolnionych przedmiotowo. Po przekroczeniu limitu przedsiębiorca musi zarejestrować się jako czynny podatnik VAT.

Co wpisać w polu „stawka VAT" na fakturze bez VAT?

Na fakturze bez VAT nie wypełnia się pól dotyczących stawki podatku, kwoty podatku ani podziału na wartość netto i brutto. Zamiast tego należy wskazać podstawę prawną zwolnienia — np. „Zwolniony podmiotowo na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług". Niektóre programy księgowe oznaczają to symbolem „zw.".

Czy nabywca może odliczyć VAT z faktury bez VAT?

Nie. Faktura bez VAT nie zawiera naliczonego podatku, więc nabywca nie ma możliwości odliczenia VAT. Może natomiast zaliczyć całą kwotę z faktury do kosztów uzyskania przychodu — pod warunkiem, że wydatek jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą i prawidłowo udokumentowany.

Czym różni się faktura bez VAT od rachunku?

Faktura bez VAT jest dokumentem wystawianym na podstawie ustawy o VAT przez podatnika zwolnionego z tego podatku. Rachunek natomiast wystawiają podmioty niebędące podatnikami VAT — na żądanie nabywcy. Oba dokumenty nie zawierają podatku, ale różnią się podstawą prawną i zakresem wymaganych danych. Szczegółowe porównanie znajdziesz w naszym artykule o różnicach między fakturą a rachunkiem.

Co się stanie, jeśli przekroczę limit 240 000 zł w trakcie roku?

Z chwilą przekroczenia limitu 240 000 zł sprzedaży (bez podatku) tracisz prawo do zwolnienia podmiotowego (art. 113 ust. 5 ustawy o VAT). Od transakcji, która spowodowała przekroczenie progu, musisz naliczyć VAT. W ciągu 7 dni od utraty zwolnienia należy złożyć formularz VAT-R w urzędzie skarbowym i rozpocząć wystawianie faktur VAT oraz składanie deklaracji JPK_V7.

Jak poprawić błąd na fakturze bez VAT?

Błąd na fakturze bez VAT koryguje się fakturą korygującą — tak samo jak w przypadku faktur VAT. Korekta musi zawierać dane pierwotnej faktury, wskazanie błędu oraz prawidłowe wartości. Nabywca może również wystawić notę korygującą, ale tylko w zakresie danych formalnych (np. nazwa, adres), a nie kwot czy przedmiotu sprzedaży.

Czy osoba prowadząca działalność nierejestrowaną wystawia fakturę bez VAT?

Tak. Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie jest podatnikiem VAT, więc wystawia fakturę bez VAT lub rachunek — w zależności od żądania nabywcy. Na fakturze zamiast NIP-u podaje numer PESEL. Limit przychodów z działalności nierejestrowanej w 2025 roku to 75% minimalnego wynagrodzenia miesięcznie.

Jak długo trzeba przechowywać faktury bez VAT?

Faktury bez VAT należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego za rok, którego dokumenty dotyczą. Mogą być archiwizowane w formie papierowej lub elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia autentyczności, integralności i czytelności przez cały okres przechowywania.

Jakie są konsekwencje błędnego wystawienia faktury bez VAT?

Najpoważniejszy błąd to wykazanie VAT na fakturze przez podatnika zwolnionego — wówczas musi on ten podatek zapłacić (art. 108 ust. 1 ustawy o VAT). Odwrotna sytuacja, czyli dalsze stosowanie zwolnienia po przekroczeniu limitu, oznacza zaległość podatkową, bo zwolnienie traci moc już od czynności, którą przekroczono limit (art. 113 ust. 5 ustawy o VAT). Niewystawienie faktury lub wystawienie jej w sposób wadliwy albo nierzetelny może być też czynem z art. 62 Kodeksu karnego skarbowego.

Czym różni się faktura proforma od faktury bez VAT?

Faktura bez VAT jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT, która dokumentuje sprzedaż zwolnioną z podatku, a proforma to jedynie oferta lub wezwanie do przedpłaty i fakturą nie jest. Faktura bez VAT musi zawierać dane wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, w tym wskazanie podstawy prawnej zwolnienia (pkt 19), i stanowi dowód księgowy u nabywcy. Proforma nie dokumentuje sprzedaży, nie trafia do ewidencji podatkowej i nie może zastąpić faktury.

Czy usługi dla firmy z zagranicy dokumentuje się fakturą bez VAT?

Nie jest to faktura bez VAT ze zwolnienia, lecz faktura dla usługi opodatkowanej poza Polską. Przy usługach dla zagranicznego przedsiębiorcy miejscem świadczenia jest co do zasady kraj jego siedziby (art. 28b ust. 1 ustawy o VAT), więc polskiego VAT się nie nalicza. Jeżeli podatek rozlicza nabywca, faktura powinna zawierać wyrazy „odwrotne obciążenie” (art. 106e ust. 1 pkt 18). Wystawienie faktury jest wtedy obowiązkowe (art. 106b ust. 1 pkt 1 w zw. z art. 106a pkt 2).