Faktura proforma — darmowe wzory pro forma do pobrania

Czym jest faktura proforma i dlaczego nie jest dokumentem księgowym?

Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym — to oferta handlowa w formie zbliżonej do faktury. Nie rodzi obowiązku podatkowego, nie stanowi podstawy do zapłaty podatku VAT ani podatku dochodowego i nie podlega ewidencji w księgach rachunkowych. Wystawienie proformy nie oznacza zawarcia transakcji — jest jedynie propozycją warunków przyszłej sprzedaży.

W praktyce gospodarczej faktura proforma pełni rolę wstępnego potwierdzenia ceny i zakresu dostawy. Kontrahent otrzymuje dokument informujący, ile zapłaci za towar lub usługę, w jakim terminie i na jakich warunkach. Na tej podstawie może podjąć decyzję o zakupie, wystąpić o dofinansowanie lub złożyć wniosek o kredyt. Faktura proforma jest szeroko stosowana zarówno w obrocie krajowym, jak i w handlu międzynarodowym — np. przy odprawach celnych. Mimo że dokument ten przypomina fakturę VAT, przepisy ustawy o VAT nie wspominają o nim wprost, co oznacza, że jego wystawianie opiera się wyłącznie na zwyczaju handlowym.

Jakie elementy powinna zawierać faktura proforma?

Dobra faktura proforma zawiera te same dane co faktura VAT, lecz z wyraźnym oznaczeniem „Proforma" lub „Faktura pro forma". Dzięki temu odbiorca od razu widzi, że dokument nie jest fakturą w rozumieniu przepisów podatkowych. Obowiązkowe elementy to:

• nagłówek „Faktura proforma" — jednoznaczne oznaczenie dokumentu,
• data i miejsce wystawienia,
• dane sprzedawcy — nazwa firmy, adres, NIP,
• dane nabywcy — nazwa, adres, NIP (jeśli firma),
• numer proformy — ułatwia identyfikację i archiwizację,
• nazwa towaru lub usługi — opis pozycji z jednostką miary i ilością,
• cena jednostkowa netto i wartość netto,
• stawka VAT, kwota VAT i wartość brutto,
• termin ważności oferty — ile dni nabywca ma na akceptację,
• numer rachunku bankowego do wpłaty zaliczki lub przedpłaty,
• podpis wystawcy (opcjonalnie, ale zalecany).

Warto również umieścić na proformie informację o terminie płatności i warunkach dostawy. Im bardziej szczegółowy dokument, tym mniejsze ryzyko nieporozumień z kontrahentem. Więcej o zasadach wystawiania dokumentów handlowych znajdziesz na portalu biznes.gov.pl.

Czym różni się faktura proforma od faktury VAT i faktury zaliczkowej?

To jedno z najczęstszych pytań przedsiębiorców. Kluczowa różnica polega na statusie prawnym: proforma jest ofertą, faktura VAT — dokumentem księgowym, a faktura zaliczkowa — potwierdzeniem otrzymania przedpłaty. Poniższa tabela zestawia najważniejsze cechy tych trzech dokumentów:

Cecha	Faktura proforma	Faktura VAT	Faktura zaliczkowa
Status prawny	Oferta handlowa	Dokument księgowy	Dokument księgowy
Obowiązek podatkowy	Nie powstaje	Tak — VAT i PIT/CIT	Tak — VAT od kwoty zaliczki
Ewidencja w KPiR / księgach	Nie	Tak	Tak
Prawo do odliczenia VAT	Nie	Tak	Tak
Kiedy wystawiana	Przed transakcją	Po dostawie / wykonaniu usługi	Po otrzymaniu zaliczki
Podstawa prawna	Zwyczaj handlowy	Art. 106a–106q ustawy o VAT	Art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT

Jeśli kontrahent wpłaci zaliczkę na podstawie proformy, sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał wpłatę (art. 106b ust. 1 pkt 4 i art. 106i ust. 2 ustawy o VAT) — nie „w ciągu 15 dni od wpłaty”. Faktury zaliczkowej nie wystawia się, jeśli dostawa lub usługa zostanie wykonana w tym samym miesiącu, w którym otrzymano zapłatę (art. 106b ust. 1a). Po zrealizowaniu całej dostawy wystawia się fakturę VAT końcową. Proforma sama w sobie nigdy nie zastąpi tych dokumentów.

Aktualizacja 12 października 2026 r.: poprawiono termin wystawienia faktury zaliczkowej (15. dzień miesiąca następującego po miesiącu otrzymania wpłaty) zgodnie z art. 106i ust. 2 ustawy o VAT.

Kiedy warto wystawić fakturę proforma?

Faktura proforma sprawdza się w kilku typowych scenariuszach biznesowych:

• Potwierdzenie warunków oferty — klient otrzymuje dokument z ceną, terminem i zakresem usług jeszcze przed podjęciem decyzji o zakupie.
• Podstawa do wpłaty zaliczki — proforma zawiera numer rachunku i kwotę do zapłaty, co ułatwia kontrahentowi dokonanie przelewu. Przy płatnościach powyżej 15 000 zł warto pamiętać o mechanizmie podzielonej płatności (split payment).
• Handel zagraniczny — w transakcjach międzynarodowych proforma służy jako dokument wymagany przez urząd celny lub bank przy akredytywie.
• Wnioski o dofinansowanie — instytucje finansujące często wymagają proformy jako dowodu planowanego zakupu.
• Zamówienia publiczne — zamawiający używają proformy do potwierdzenia ceny przed uruchomieniem procedury zakupowej.

Warto pamiętać, że proforma nie zobowiązuje nabywcy do zapłaty — to wyłącznie informacja o warunkach. Dopiero akceptacja oferty i wystawienie właściwej faktury tworzą zobowiązanie. Więcej o różnicach między dokumentami handlowymi znajdziesz w artykule faktura a rachunek — czym się różnią i kiedy je wystawiać.

Po akceptacji proformy i wpłacie zaliczki sprzedawca powinien niezwłocznie wystawić fakturę zaliczkową lub — jeśli płatność obejmuje całość — fakturę VAT. Proforma pozostaje w dokumentacji handlowej, ale nie trafia do ewidencji księgowej.

Czy faktura proforma rodzi obowiązek zapłaty?

Nie — faktura proforma nie jest wezwaniem do zapłaty ani dokumentem zobowiązującym nabywcę. Jest wyłącznie propozycją handlową, którą odbiorca może zaakceptować lub odrzucić. Otrzymanie proformy nie oznacza obowiązku uregulowania kwoty, a jej brak w ewidencji podatkowej potwierdza, że nie stanowi ona podstawy do dochodzenia roszczeń.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której strony wcześniej zawarły umowę lub zamówienie powołujące się na proformę — wówczas to umowa (nie proforma) stanowi podstawę zobowiązania. Jeśli kontrahent wpłaci środki na podstawie proformy, sprzedawca musi wystawić odpowiedni dokument księgowy — fakturę zaliczkową lub fakturę VAT — w ustawowym terminie.

Jak długo ważna jest faktura proforma i jak ją przechowywać?

Przepisy nie określają terminu ważności proformy — to strony ustalają go samodzielnie. W praktyce termin wynosi od 7 do 30 dni i powinien być wskazany na dokumencie. Po upływie tego okresu ceny mogą ulec zmianie, a oferta traci aktualność.

Ponieważ faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, nie podlega obowiązkowi przechowywania przez 5 lat wynikającemu z przepisów o VAT. Mimo to warto archiwizować proformy — szczególnie te, na podstawie których dokonano przedpłat — aby móc powiązać je z fakturami zaliczkowymi i końcowymi. Przechowywanie w formie elektronicznej (np. PDF na dysku lub w chmurze) jest w pełni wystarczające.

Jak wypełnić fakturę proforma

Proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT — to oferta lub wezwanie do przedpłaty, które nie trafia do ewidencji podatkowej ani do KSeF. Wzór w PDF i DOCX ma układ faktury, a arkusz Excel sam liczy wartości netto, VAT i brutto.

1. 1

   Wpisz numer i datę proformy

   Uzupełnij miejscowość i datę wystawienia oraz numer proformy. Stosuj numerację odrębną od faktur VAT, np. „PF 12/2026”, żeby dokumentów nie pomylić.

2. 2

   Uzupełnij dane sprzedawcy i nabywcy

   W polach „Sprzedawca” i „Nabywca” wpisz nazwę, adres i NIP każdej strony. Pełne dane nabywcy przydadzą się później przy wystawianiu faktury zaliczkowej lub końcowej.

3. 3

   Podaj planowaną datę sprzedaży i dane do płatności

   W polu daty sprzedaży lub wykonania usługi wpisz planowany termin realizacji. Uzupełnij sposób i termin płatności oraz nazwę banku i numer konta, na które kontrahent ma wpłacić należność.

4. 4

   Wypełnij tabelę pozycji

   Dla każdej pozycji podaj nazwę towaru lub usługi, jednostkę miary, ilość, cenę netto, wartość netto, stawkę VAT, kwotę VAT i wartość z VAT. W wierszu „RAZEM” zsumuj wartości — w arkuszu Excel sumy liczą się automatycznie.

5. 5

   Uzupełnij kwotę do zapłaty i termin ważności

   Wpisz kwotę do zapłaty cyfrowo i słownie, a pola „Zapłacono” i „Pozostało do zapłaty” wykorzystaj przy częściowej przedpłacie. W „Uwagach” podaj termin ważności oferty, zwykle od 7 do 30 dni — w arkuszu Excel służy do tego pole „Ważna do”.

6. 6

   Po wpłacie wystaw właściwą fakturę

   Proforma nie zastępuje faktury. Jeśli kontrahent zapłaci przed dostawą, wystaw fakturę zaliczkową najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania wpłaty (art. 106i ust. 2 ustawy o VAT), chyba że dostawa nastąpi w tym samym miesiącu (art. 106b ust. 1a).

Najczęściej zadawane pytania

Czy faktura proforma jest dokumentem księgowym?

Nie — faktura proforma nie jest dokumentem księgowym w rozumieniu ustawy o VAT ani ustawy o rachunkowości. Nie rodzi obowiązku podatkowego, nie stanowi podstawy do odliczenia VAT i nie podlega ewidencji w KPiR ani w księgach rachunkowych. Jest wyłącznie ofertą handlową, której forma przypomina fakturę VAT.

Czy na podstawie proformy można odliczyć VAT?

Nie. Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego przysługuje wyłącznie na podstawie faktury VAT lub faktury zaliczkowej — nigdy na podstawie proformy. Jeśli kontrahent wpłaci zaliczkę na podstawie proformy, sprzedawca musi wystawić fakturę zaliczkową, która dopiero uprawnia do odliczenia VAT.

Czym różni się faktura proforma od faktury VAT?

Faktura proforma to oferta handlowa — informuje o warunkach przyszłej transakcji, ale nie rodzi obowiązku podatkowego. Faktura VAT jest dokumentem księgowym potwierdzającym dokonaną sprzedaż, stanowiącym podstawę do rozliczenia podatku VAT i podatku dochodowego. Proforma nie zastępuje faktury VAT i nie może być ujmowana w ewidencji podatkowej.

Czy faktura proforma zobowiązuje do zapłaty?

Nie. Faktura proforma jest propozycją handlową i nie stanowi wezwania do zapłaty. Odbiorca proformy może ją zaakceptować lub odrzucić. Obowiązek zapłaty powstaje dopiero na podstawie umowy, zamówienia lub faktury VAT — nie na podstawie samej proformy.

Kiedy po wystawieniu proformy trzeba wystawić fakturę VAT?

Jeśli kontrahent wpłaci zaliczkę na podstawie proformy, sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał wpłatę (art. 106i ust. 2 ustawy o VAT), chyba że dostawa nastąpi w tym samym miesiącu co wpłata (art. 106b ust. 1a). Po zrealizowaniu całej dostawy lub wykonaniu usługi wystawia się fakturę VAT końcową — do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy.

Czy faktura proforma musi być numerowana?

Przepisy nie wymagają numerowania proform, ponieważ nie są one dokumentami księgowymi. Jednak w praktyce warto nadawać im kolejne numery — ułatwia to identyfikację dokumentu, korespondencję z kontrahentem i powiązanie proformy z późniejszą fakturą zaliczkową lub fakturą VAT.

Jak długo ważna jest faktura proforma?

Prawo nie określa terminu ważności proformy — ustalają go strony transakcji. Najczęściej wynosi od 7 do 30 dni i powinien być podany na dokumencie. Po upływie terminu oferta traci aktualność, a sprzedawca może zmienić cenę lub warunki dostawy.

Czy fakturę proforma można wystawić osobie fizycznej?

Tak. Faktura proforma może być wystawiona zarówno firmie, jak i osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. W przypadku osoby fizycznej zamiast NIP wpisuje się PESEL lub pozostawia pole puste. Proforma pełni wtedy funkcję oferty cenowej lub podstawy do wpłaty zaliczki.

Czy trzeba przechowywać faktury proforma?

Nie ma ustawowego obowiązku archiwizowania proform, ponieważ nie są dokumentami księgowymi. Warto jednak je przechowywać — szczególnie te, na podstawie których dokonano przedpłat — aby móc powiązać je z wystawionymi fakturami zaliczkowymi i końcowymi. Przechowywanie w formie elektronicznej (PDF) jest wystarczające.

Czy faktura proforma może zastąpić umowę?

Nie. Proforma jest ofertą handlową, a nie umową. Może stanowić załącznik do umowy lub podstawę do jej zawarcia, ale samodzielnie nie reguluje praw i obowiązków stron. Przy większych transakcjach zawsze warto sporządzić odrębną umowę określającą warunki współpracy, terminy i odpowiedzialność stron.

Czy wystawienie faktury proforma jest obowiązkowe?

Nie — żaden przepis nie nakazuje wystawiania proformy; to dobrowolny dokument handlowy. Ustawa o VAT określa, kiedy podatnik musi wystawić fakturę, np. przy sprzedaży innemu przedsiębiorcy lub po otrzymaniu zaliczki (art. 106b ust. 1 ustawy o VAT), a proforma żadnego z tych obowiązków nie spełnia. Jeżeli nabywca zapłaci na jej podstawie zaliczkę, sprzedawca wystawia fakturę zaliczkową najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wpłaty (art. 106i ust. 2).

Czy fakturę proforma można edytować lub anulować?

Tak — proforma nie jest fakturą, więc nie obowiązują jej zasady korygowania z art. 106j ustawy o VAT. Sprzedawca może wystawić nową proformę z poprawionymi danymi albo poinformować kontrahenta, że poprzednia wersja jest nieaktualna; warto przy tym numerować kolejne wersje dokumentu. Jeżeli jednak na podstawie proformy wpłynęła zaliczka i wystawiono fakturę zaliczkową, błędy w tej fakturze poprawia się już wyłącznie fakturą korygującą.

Czy fakturę proforma można wystawić elektronicznie lub w KSeF?

Proformę można przesłać elektronicznie w dowolnej postaci, np. jako PDF w e-mailu, bo jako dokument handlowy nie podlega wymogom dotyczącym faktur. Nie wystawia się jej jednak w KSeF — system służy do wystawiania faktur ustrukturyzowanych (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT), a dokument przesłany do KSeF staje się fakturą z nadanym numerem identyfikującym (art. 2 pkt 32a). Wysłanie proformy do KSeF groziłoby więc uznaniem jej za fakturę.

Jakie są konsekwencje wystawienia nieprawidłowej faktury proforma?

Sama błędna proforma nie wywołuje skutków podatkowych, bo nie jest fakturą, ale ryzyko pojawia się, gdy dokument wygląda jak faktura i wykazuje kwotę VAT. Jeżeli nie jest wyraźnie oznaczony jako proforma, może zostać uznany za fakturę, a zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT ten, kto wystawi fakturę z wykazanym podatkiem, musi go zapłacić. Dlatego tytuł „FAKTURA PROFORMA” powinien być widoczny na pierwszy rzut oka.