Regulamin pracy zdalnej — darmowy wzór do pobrania

Regulamin czy porozumienie — co obowiązuje u ciebie

Kodeks pracy ustawia trzystopniową kaskadę. Warto wiedzieć, na którym stopniu stoi twoja firma, bo od tego zależy, jaki dokument trzeba przygotować.

1. Działa zakładowa organizacja związkowa → zasady pracy zdalnej ustala się w porozumieniu z nią.
2. Porozumienia nie zawarto w 30 dni od przedstawienia projektu → pracodawca wydaje regulamin, uwzględniając ustalenia poczynione dotąd ze związkami.
3. Organizacji związkowej nie ma → pracodawca wydaje regulamin po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy.

W praktyce w większości firm sektora MŚP obowiązuje wariant trzeci — regulamin po konsultacji z przedstawicielami. Konsultacja nie jest uzgodnieniem: pracodawca nie potrzebuje zgody, ale musi wykazać, że projekt przedstawił i dał czas na uwagi.

Praca zdalna jest dopuszczalna także wtedy, gdy żaden z tych dokumentów nie został przyjęty — wtedy zasady określa się w poleceniu albo w porozumieniu zawartym bezpośrednio z pracownikiem. To jednak rozwiązanie awaryjne: przy większej liczbie osób oznacza tyle wersji zasad, ilu pracowników.

Co musi zawierać regulamin pracy zdalnej

Art. 67²⁰ § 6 Kodeksu pracy wylicza obowiązkowe elementy:

• grupy pracowników objętych pracą zdalną,
• zasady pokrywania kosztów oraz ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu,
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika, w tym potwierdzania obecności na stanowisku,
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika,
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych narzędzi pracy.

Pominięcie któregokolwiek z tych punktów to najczęstszy błąd w regulaminach kopiowanych z internetu — zwykle brakuje ostatniego, o serwisie sprzętu, i przedostatniego, o ochronie informacji.

Ryczałt za pracę zdalną — jak go policzyć

Pracodawca ma obowiązek pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz zapewnić materiały i narzędzia pracy. Zamiast rozliczać faktury, można wypłacać ryczałt — i tak robi zdecydowana większość firm.

Wysokość ryczałtu ustala się z uwzględnieniem:

• norm zużycia materiałów i narzędzi pracy oraz ich udokumentowanych cen rynkowych,
• ilości materiałów zużytych na potrzeby pracodawcy i ich cen rynkowych,
• norm zużycia energii elektrycznej oraz kosztów usług telekomunikacyjnych.

Kodeks nie podaje kwoty. Ustala ją pracodawca, ale musi umieć wskazać sposób wyliczenia — to jest właśnie to, o co pyta kontrola. Ryczałt i ekwiwalent nie stanowią przychodu pracownika w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, więc nie podlegają PIT ani składkom.

Za dni nieobecności ryczałt zwykle obniża się proporcjonalnie — to zapis, który warto mieć w regulaminie, bo bez niego trudno go zastosować.

Wniosek o pracę zdalną, którego nie można odrzucić

Co do zasady praca zdalna wymaga uzgodnienia i pracownikowi nie przysługuje roszczenie. Od tej reguły jest jednak wyjątek: wniosek złożony przez osobę z katalogu w art. 67¹⁹ § 6 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany uwzględnić. Dotyczy to:

• pracownicy w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownika-rodzica dziecka z zaświadczeniem o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, powstałych w prenatalnym okresie rozwoju lub w czasie porodu, a także dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności lub o potrzebie kształcenia specjalnego.

Odmowa jest możliwa tylko wtedy, gdy praca zdalna nie jest możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Przyczynę trzeba podać w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od złożenia wniosku.

Praca zdalna okazjonalna — 24 dni i mniej formalności

Praca zdalna okazjonalna to osobna instytucja, nie „mniejsza wersja” pracy zdalnej. Limit wynosi 24 dni w roku kalendarzowym, jest taki sam niezależnie od wymiaru etatu i nie przechodzi na następny rok.

Do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się przepisów o:

• obowiązku pokrywania kosztów i wypłaty ryczałtu,
• obowiązku zapewnienia materiałów i narzędzi pracy,
• przeprowadzeniu kontroli BHP przed dopuszczeniem do pracy na zasadach ogólnych,
• uwzględnianiu jej przy określaniu zasad w porozumieniu lub regulaminie.

W praktyce to narzędzie na pojedyncze dni — dostawa mebli, wizyta serwisu, opieka nad dzieckiem w dniu wolnym od zajęć. Warto prowadzić prosty licznik wykorzystanych dni, bo przekroczenie limitu zmienia kwalifikację i uruchamia pełne obowiązki pracodawcy.

Ewidencja czasu pracy zdalnej

Praca zdalna nie zwalnia z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. Zmienia się tylko sposób potwierdzania obecności, który musi być opisany w regulaminie — logowanie do systemu, odbicie w aplikacji, zgłoszenie na komunikatorze. Ważne, żeby dawał się odtworzyć: przy sporze o nadgodziny albo przy kontroli PIP dowodem jest zapis, nie deklaracja.

Sposób potwierdzania obecności przy pracy zdalnej trzeba zgrać z tym, co zapisano w regulaminie pracy — te dwa dokumenty nie mogą mówić czegoś innego.

Powrót do pracy stacjonarnej

Jeżeli pracę zdalną uzgodniono w trakcie zatrudnienia, każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków. Strony ustalają termin, nie dłuższy niż 30 dni od otrzymania wniosku; przy braku porozumienia przywrócenie następuje po upływie tych 30 dni.

Jeżeli natomiast pracę zdalną uzgodniono przy zawarciu umowy o pracę, jednostronny wniosek nie wystarczy — przywrócenie wymaga zgody drugiej strony albo wypowiedzenia zmieniającego.

Dokumenty, które warto mieć komplet

• Regulamin pracy — sposób potwierdzania obecności musi być spójny z regulaminem pracy zdalnej.
• Karta ewidencji czasu pracy — obowiązek nie znika przy pracy zdalnej.
• Oświadczenie o monitorowaniu poczty elektronicznej — jeżeli kontrolujesz pracę przez narzędzia informatyczne.
• Zgoda na przetwarzanie danych — przy przetwarzaniu danych poza siedzibą firmy.

Praca zdalna — najczęstsze pytania

Czy regulamin pracy zdalnej jest obowiązkowy?

Sam regulamin nie jest obowiązkowy, ale określenie zasad pracy zdalnej — tak, jeżeli praca zdalna jest u pracodawcy wykonywana. Zasady ustala się w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a gdy takiej nie ma albo porozumienia nie zawarto w 30 dni — w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Ile dni pracy zdalnej okazjonalnej przysługuje w roku?

Do 24 dni w roku kalendarzowym. Limit jest taki sam niezależnie od wymiaru etatu i nie przechodzi na następny rok. Nie stosuje się do niej przepisów o zwrocie kosztów ani o ryczałcie.

Czy pracodawca musi płacić ryczałt za pracę zdalną?

Tak. Pracodawca ma obowiązek pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy zdalnej oraz zapewnić materiały i narzędzia. Obowiązek ten można spełnić przez wypłatę ryczałtu, którego wysokość ustala pracodawca na podstawie norm zużycia i cen rynkowych.

Czy ryczałt za pracę zdalną jest opodatkowany?

Nie. Ekwiwalent pieniężny i ryczałt wypłacane z tytułu pracy zdalnej nie stanowią przychodu pracownika w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, więc nie podlegają PIT ani składkom.

Czyj wniosek o pracę zdalną pracodawca musi uwzględnić?

Wniosek pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, pracownika opiekującego się osobą z orzeczeniem o niepełnosprawności oraz pracownika-rodzica dziecka z ciężką chorobą lub orzeczeniem o niepełnosprawności. Odmowa jest możliwa tylko ze względu na organizację lub rodzaj pracy i wymaga podania przyczyny w ciągu 7 dni roboczych.

Czy przy pracy zdalnej trzeba prowadzić ewidencję czasu pracy?

Tak. Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy nie zależy od miejsca jej wykonywania. Zmienia się tylko sposób potwierdzania obecności, który musi być opisany w regulaminie pracy zdalnej i spójny z regulaminem pracy.

Jak wrócić z pracy zdalnej do pracy w biurze?

Jeżeli pracę zdalną uzgodniono w trakcie zatrudnienia, każda ze stron może złożyć wiążący wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej. Strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków, nie dłuższy niż 30 dni od otrzymania wniosku. Gdy pracę zdalną uzgodniono przy zawarciu umowy, potrzebna jest zgoda obu stron albo wypowiedzenie zmieniające.

Czy pracodawca może skontrolować pracownika w domu?

Tak, w zakresie wykonywania pracy, BHP oraz ochrony informacji. Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu i w godzinach jego pracy. Nie może naruszać prywatności pracownika i innych domowników ani utrudniać korzystania z pomieszczeń zgodnie z ich przeznaczeniem.