Strona główna

Kwestionariusz Osobowy Dla Pracownika - darmowy wzór do pobrania

Formularz z danymi do uzupełnienia na biurku obok długopisu

Czym jest kwestionariusz osobowy i do czego służy?

Kwestionariusz osobowy to formularz, w którym osoba zatrudniana podaje dane niezbędne do zgłoszenia do ZUS, naliczenia wynagrodzenia i prowadzenia akt osobowych. Obowiązek jego stosowania wynika z art. 22¹ Kodeksu pracy, który od nowelizacji w 2019 roku precyzyjnie rozdziela informacje zbierane na etapie rekrutacji od tych wymaganych dopiero po podpisaniu umowy.

W praktyce funkcjonują dwa odrębne formularze:

Kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie — wypełniany podczas rekrutacji, zawiera ograniczony zestaw danych (imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie).
Kwestionariusz dla pracownika — wypełniany po podpisaniu umowy, rozszerzony o PESEL, adres zamieszkania, numer konta bankowego i ewentualnie dane członków rodziny.

Aktualizacja 12 października 2026 r.: plik do pobrania zawierał wyłącznie kwestionariusz kandydata (a plik .docx był w rzeczywistości dokumentem .doc). Nowy wzór ma dwie części: A — dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (art. 22¹ § 1 i 2 KP), B — dla pracownika (art. 22¹ § 3–5 KP).

Jeśli dopiero przygotowujesz dokumentację dla nowej osoby w zespole, sprawdź nasz poradnik o formalnościach przy zatrudnieniu, gdzie omawiamy pełną listę wymaganych dokumentów.

Jakie dane można zbierać od kandydata, a jakie dopiero od pracownika?

Art. 22¹ § 1 i § 3 Kodeksu pracy dzieli dane na dwie grupy. Pracodawca, który żąda informacji spoza ustawowego katalogu, naraża się na zarzut naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych. Poniższa tabela pokazuje, co dokładnie można zbierać na poszczególnych etapach:

Kategoria danych	Od kandydata (art. 22¹ § 1)	Od pracownika (art. 22¹ § 3)
Imię (imiona) i nazwisko	Tak	Tak
Data urodzenia	Tak	Tak
Dane kontaktowe (telefon, e-mail)	Tak	Tak
Wykształcenie	Tak — jeśli wymagane na stanowisku	Tak
Przebieg dotychczasowego zatrudnienia	Tak — jeśli wymagane na stanowisku	Tak
Adres zamieszkania	Nie	Tak
Numer PESEL (lub rodzaj i numer dokumentu tożsamości)	Nie	Tak
Numer rachunku płatniczego	Nie	Tak — jeśli wypłata przelewem
Dane dzieci i członków rodziny	Nie	Tak — jeśli pracownik korzysta z uprawnień rodzicielskich

Pamiętaj, że sam kwestionariusz stanowi jeden z elementów teczki osobowej. Komplet dokumentów wymaganych przy nawiązaniu stosunku pracy opisujemy w artykule jak zatrudnić nowego pracownika krok po kroku.

Czy pracownik musi wypełnić kwestionariusz osobowy?

Tak — obowiązek podania danych wymienionych w art. 22¹ KP spoczywa na pracowniku. Odmowa przekazania informacji takich jak PESEL czy adres zamieszkania może uniemożliwić pracodawcy zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych (termin to 7 dni od daty zatrudnienia), naliczenie zaliczki na podatek dochodowy czy wydanie świadectwa pracy po zakończeniu współpracy.

Dane dotyczące dzieci i członków rodziny nie są bezwzględnie wymagane. Pracownik podaje je wyłącznie wtedy, gdy zamierza korzystać z uprawnień rodzicielskich — np. z 2 dni (16 godzin) opieki na dziecko do lat 14 na podstawie art. 188 KP lub ze zgłoszenia członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego.

Czego pracodawca nie może żądać w kwestionariuszu?

Przepisy RODO (art. 9 ust. 1) oraz Kodeks pracy zakazują zbierania danych wykraczających poza ustawowy katalog. Konkretnie pracodawca nie ma prawa pytać o:

Wyznanie, orientację seksualną, poglądy polityczne — to szczególne kategorie danych osobowych objęte zakazem przetwarzania (art. 9 RODO).
Stan zdrowia — jedynym dopuszczalnym narzędziem jest skierowanie na badania medycyny pracy. Więcej o granicach zbierania danych biometrycznych znajdziesz w naszym artykule o przetwarzaniu danych biometrycznych a RODO.
Plany rodzinne — pytanie o ciążę lub zamiar posiadania dzieci stanowi dyskryminację w rozumieniu art. 18^3a KP.
Karalność — chyba że obowiązek taki wynika z odrębnej ustawy (np. Karta Nauczyciela, ustawa o pracownikach samorządowych).
Zdjęcie — nie należy do katalogu z art. 22¹ KP. Można je pozyskać wyłącznie za dobrowolną zgodą i gdy uzasadnia to charakter pracy (np. identyfikatory w strefach kontrolowanego dostępu).
Numer PESEL na etapie rekrutacji — ten identyfikator można zbierać dopiero po nawiązaniu stosunku pracy.

Żądanie danych spoza katalogu ustawowego może skutkować postępowaniem ze strony Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Administracyjna kara pieniężna sięga do 20 mln EUR lub 4 % rocznego globalnego obrotu przedsiębiorstwa — w zależności od tego, która kwota jest wyższa (art. 83 ust. 5 RODO).

Jak długo trzeba przechowywać kwestionariusz osobowy?

Kwestionariusz trafia do akt osobowych pracownika — część A (dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie) lub część B (dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia). Okres przechowywania zależy od daty zatrudnienia:

10 lat — dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. (liczone od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał).
50 lat — dla osób zatrudnionych przed tą datą (liczone od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy).

Przez cały okres archiwizacji pracodawca musi zapewnić poufność, integralność i dostępność dokumentów — zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Szczegółowe wytyczne dotyczące zabezpieczenia akt opisuje UODO, a zasady kontroli przestrzegania prawa pracy egzekwuje Państwowa Inspekcja Pracy.

Gdzie w aktach osobowych umieścić kwestionariusz?

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej dzieli akta na cztery części (A, B, C, D). Kwestionariusz osobowy kandydata należy do części A, natomiast kwestionariusz pracownika — do części B.

Każdy dokument w teczce musi być ponumerowany i opisany w wykazie. Jeśli prowadzisz akta elektronicznie, pliki powinny być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy (§ 10 ust. 1 rozporządzenia). Obok kwestionariusza w części B umieszcza się m.in. umowę o pracę, zakres obowiązków i oświadczenia dotyczące zapoznania się z regulaminem pracy.

Jak prawidłowo wypełnić kwestionariusz — najczęstsze błędy

Błędy w kwestionariuszu generują problemy na dalszych etapach — od niepoprawnego zgłoszenia ZUS po kłopoty z wystawieniem PIT-11. Oto sytuacje, które powtarzają się najczęściej:

Brak podpisu i daty — kwestionariusz bez podpisu nie ma waloru oświadczenia. Pracownik powinien go podpisać własnoręcznie (lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym przy e-aktach).
Nieaktualny adres zamieszkania — zmiana adresu po wypełnieniu formularza wymaga złożenia aktualizacji. Pracodawca nie może domyślnie korzystać z adresu zameldowania.
Puste pole numeru konta — jeśli pracownik nie poda rachunku płatniczego i nie złoży pisemnego wniosku o wypłatę gotówkową, pracodawca nie ma podstawy do realizacji przelewu wynagrodzenia (art. 86 § 3 KP).
Zbieranie danych nadmiarowych — np. pytanie o nazwisko rodowe matki, stan cywilny lub grupę krwi. Każde pole w formularzu musi mieć podstawę prawną; dane zbierane „na zapas" naruszają zasadę minimalizacji danych z art. 5 ust. 1 lit. c RODO.
Brak klauzuli informacyjnej — wraz z kwestionariuszem pracownik powinien otrzymać informację o administratorze danych, celu przetwarzania, podstawie prawnej i przysługujących mu prawach (art. 13 RODO).

Kwestionariusz wypełnia się zwykle pierwszego dnia pracy, razem z pozostałymi dokumentami trafiającymi do akt osobowych. Kolejność wszystkich formalności opisaliśmy w przewodniku zatrudnienie pracownika krok po kroku.

Katarzyna Grzązek

Specjalista ds. marketingu

Specjalistka ds. marketingu, która koncentruje się na przekuwaniu „zawiłego” na „zrozumiałe”, dbając o to, by technologia w RCPonline miała ludzką twarz. Działa w szerokim spektrum marketingu – od treści po eventy – a w bezpośrednim kontakcie z klientem stawia na pełen profesjonalizm. W pracy łączy nieszablonowe pomysły z dbaniem o dobrego ducha zespołu, tworząc teksty proste, konkretne i pełne autentyczności.

Zaktualizowano: 12 października 2026

Nota redakcyjna: Wzór został przygotowany przez zespół RCPonline. Dokument ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przed użyciem dostosuj go do realiów swojej firmy, a w razie wątpliwości skonsultuj się z radcą prawnym lub inspektorem pracy.

Jak wypełnić kwestionariusz osobowy

Plik do pobrania ma dwie części. Część A to kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie — tylko dane, których pracodawca może żądać od kandydata (art. 22¹ § 1 i 2 KP). Część B to kwestionariusz dla pracownika z danymi zbieranymi po zawarciu umowy: adresem zamieszkania, numerem PESEL, numerem rachunku i danymi członków rodziny, gdy są potrzebne do korzystania z uprawnień (art. 22¹ § 3 KP).

Część A: podaj imię, nazwisko i datę urodzenia

W punktach 1 i 2 części A kandydat wpisuje imię lub imiona, nazwisko oraz datę urodzenia. Tych danych pracodawca może żądać od każdej osoby ubiegającej się o pracę.
Wpisz dane kontaktowe

W punkcie 3 kandydat sam wskazuje sposób kontaktu — numer telefonu, adres e-mail lub adres do korespondencji. Pracodawca nie może na tym etapie wymagać adresu zamieszkania.
Uzupełnij wykształcenie i kwalifikacje

W punktach 4 i 5 podaj nazwę szkoły i rok jej ukończenia, zawód, specjalność i tytuły oraz kursy czy studia podyplomowe. Pracodawca może żądać tych danych tylko wtedy, gdy są niezbędne do pracy danego rodzaju lub na danym stanowisku (art. 22¹ § 2 KP).
Opisz przebieg zatrudnienia

W punkcie 6 wymień okresy zatrudnienia u kolejnych pracodawców i zajmowane stanowiska. Nie wpisuj wynagrodzenia — informacje o płacy w obecnym i poprzednich stosunkach pracy są wyłączone z danych, których pracodawca może żądać (art. 22¹ § 1 pkt 6 KP).
Część B: dane zatrudnionego pracownika

Po zawarciu umowy pracownik wpisuje adres zamieszkania i numer PESEL (a gdy go nie ma — rodzaj i numer dokumentu tożsamości), numer rachunku płatniczego (chyba że złożył wniosek o wypłatę do rąk własnych) oraz wykształcenie i przebieg zatrudnienia, jeżeli nie podawał ich w rekrutacji (art. 22¹ § 3 pkt 1, 2, 4 i 5 KP).
Część B: dane członków rodziny tylko przy uprawnieniach

Punkt 6 (dzieci i najbliższa rodzina) wypełnia się tylko wtedy, gdy dane są konieczne do korzystania ze szczególnych uprawnień w prawie pracy, np. zwolnienia na opiekę nad dzieckiem (art. 22¹ § 3 pkt 3 KP).
Część B: wypełnij punkt 7 tylko w razie potrzeby

W części A nie ma pola na inne dane. W części B pole „Inne dane osobowe pracownika” (pkt 7) dotyczy danych, których podanie jest niezbędne do realizacji uprawnienia lub obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 22¹ § 4 KP), np. gdy odrębna ustawa wymaga informacji o niekaralności. W pozostałych przypadkach zostaw je puste.
Podpisz oświadczenie

Każdą część podpisuje osoba, której dane dotyczą, z miejscowością i datą — udostępnienie danych następuje w formie jej oświadczenia (art. 22¹ § 5 KP). Kwestionariusz kandydata, który zostanie zatrudniony, trafia do części A akt osobowych, a kwestionariusz pracownika — do części B (§ 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Najczęściej zadawane pytania

Tak. Art. 22¹ Kodeksu pracy zobowiązuje pracownika do podania danych niezbędnych do nawiązania stosunku pracy — m.in. numeru PESEL, adresu zamieszkania i numeru konta bankowego. Bez tych informacji pracodawca nie może zgłosić osoby do ZUS w ciągu ustawowych 7 dni ani prawidłowo naliczyć wynagrodzenia i zaliczki na PIT.

Kwestionariusz dla kandydata (art. 22¹ § 1 KP) obejmuje ograniczony zakres: imię, nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe oraz opcjonalnie wykształcenie i przebieg zatrudnienia. Kwestionariusz dla pracownika (art. 22¹ § 3 KP) rozszerza ten katalog o adres zamieszkania, PESEL, numer rachunku płatniczego i dane członków rodziny, jeśli pracownik korzysta z uprawnień rodzicielskich.

Nie. Numer PESEL należy do katalogu danych zbieranych dopiero po nawiązaniu stosunku pracy (art. 22¹ § 3 KP). Żądanie go od kandydata stanowi naruszenie zasady minimalizacji danych z art. 5 ust. 1 lit. c RODO i może skutkować postępowaniem Prezesa UODO, który jest uprawniony do nałożenia kary administracyjnej do 20 mln EUR.

Nie. Informacje o stanie zdrowia, wyznaniu, orientacji seksualnej, poglądach politycznych i planach rodzinnych to dane wrażliwe chronione przez art. 9 RODO. Pracodawca weryfikuje zdolność do pracy wyłącznie poprzez skierowanie na badania medycyny pracy. Pytanie o ciążę lub zamiar posiadania dzieci jest dyskryminacją w rozumieniu art. 18^3a KP.

Nie. Art. 22¹ § 1 pkt 3 KP mówi o „danych kontaktowych wskazanych przez taką osobę” — to pracownik decyduje, jakie dane kontaktowe udostępnia. Można podać wyłącznie adres e-mail, o ile zapewni on skuteczną komunikację. Pracodawca nie ma podstawy prawnej, by żądać konkretnie numeru telefonu komórkowego.

Kwestionariusz jest częścią akt osobowych. Dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania wynosi 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał. Dla zatrudnionych przed tą datą obowiązuje okres 50 lat od dnia zakończenia pracy. Przez cały ten czas pracodawca odpowiada za poufność i integralność dokumentów zgodnie z RODO.

Kwestionariusz kandydata trafia do części A akt osobowych (dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie), a kwestionariusz pracownika — do części B (dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu stosunku pracy). Podział wynika z rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Tak. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej. Kwestionariusz w formie cyfrowej musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy (§ 10 ust. 1 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej). Zmiana formy z papierowej na elektroniczną wymaga poinformowania pracowników.

Zbieranie nadmiarowych danych narusza zasadę minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c RODO. Prezes UODO może nałożyć administracyjną karę pieniężną do 20 mln EUR lub 4 % rocznego globalnego obrotu. Dodatkowo Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) może wydać wystąpienie lub nałożyć mandat za naruszenie przepisów prawa pracy do 5 000 zł, a w postępowaniu sądowym grzywna sięga 60 000 zł.

Nie jest to bezwzględnie wymagane. Dane dzieci i członków rodziny podaje się tylko wtedy, gdy pracownik chce skorzystać z konkretnych uprawnień — np. 2 dni (16 godzin) opieki na dziecko do lat 14 (art. 188 KP), zgłoszenia dziecka do ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS lub urlopu wychowawczego. Brak tych danych oznacza rezygnację z wymienionych świadczeń.

Nie — wizerunku nie ma w katalogu danych, których pracodawca może żądać od kandydata lub pracownika (art. 22¹ § 1 i 3 KP). Zdjęcie może być przetwarzane wyłącznie na podstawie dobrowolnej zgody tej osoby (art. 22^1a § 1 KP), a brak zgody lub jej wycofanie nie może prowadzić do niekorzystnego traktowania, w tym odmowy zatrudnienia (§ 2). Wyjątkiem jest sytuacja, gdy podanie danych jest niezbędne do spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 22¹ § 4 KP).

Darmowy wzór do pobrania

Pobierz darmowy materiał

Zapisz się do newslettera i pobierz materiał. Otrzymasz dostęp do ekskluzywnych treści i aktualności.

Adres email *

Imię (opcjonalnie)

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu otrzymywania newslettera zgodnie z Polityką Prywatności. *

Elektroniczna ewidencja czasu pracy

Skorzystaj ze szczegółowej analizy czasu pracy i monitoruj bieżący status obecności w swojej firmie. Możesz dowolnie filtrować dane i przeglądać raporty w interesującym Cię zakresie czasu.

Zakładam konto testowe

Elektroniczna ewidencja czasu pracy

Postaw na elektroniczną ewidencję czasu pracy i pozbądź się zbędnej papierologii. Wszystkie najważniejsze informacje wymagane przez kodeks znajdą się w jednym miejscu. Dzięki temu nie tylko zaoszczędzisz czas i pieniądze, a także w prosty sposób spełnisz obowiązek ewidencji.

Wypróbuj całkowicie za darmo Umów się na bezpłatną prezentację

Załóż darmowe konto demonstracyjne systemu RCPonline

Testuj przez 14 dni za darmo

Załóż bezpłatne konto DEMO i testuj system przez dwa tygodnie całkowicie za darmo

Zarejestruj się

RCPonline - Rejestracja czasu pracy przez Internet

Kwestionariusz Osobowy Dla Pracownika - darmowy wzór do pobrania

Czym jest kwestionariusz osobowy i do czego służy?

Jakie dane można zbierać od kandydata, a jakie dopiero od pracownika?

Czy pracownik musi wypełnić kwestionariusz osobowy?

Czego pracodawca nie może żądać w kwestionariuszu?

Jak długo trzeba przechowywać kwestionariusz osobowy?

Gdzie w aktach osobowych umieścić kwestionariusz?

Jak prawidłowo wypełnić kwestionariusz — najczęstsze błędy

Katarzyna Grzązek

Jak wypełnić kwestionariusz osobowy

Część A: podaj imię, nazwisko i datę urodzenia

Wpisz dane kontaktowe

Uzupełnij wykształcenie i kwalifikacje

Opisz przebieg zatrudnienia

Część B: dane zatrudnionego pracownika

Część B: dane członków rodziny tylko przy uprawnieniach

Część B: wypełnij punkt 7 tylko w razie potrzeby

Podpisz oświadczenie

Najczęściej zadawane pytania

Darmowy wzór do pobrania

Pobierz darmowy materiał

Elektroniczna ewidencja czasu pracy

Elektroniczna ewidencja czasu pracy

Darmowe materiały
do pobrania

Darmowe narzędzia

Darmowe ebooki
i checklisty

Testuj przez 14 dni za darmo

Kwestionariusz Osobowy Dla Pracownika - darmowy wzór do pobrania

Czym jest kwestionariusz osobowy i do czego służy?

Jakie dane można zbierać od kandydata, a jakie dopiero od pracownika?

Czy pracownik musi wypełnić kwestionariusz osobowy?

Czego pracodawca nie może żądać w kwestionariuszu?

Jak długo trzeba przechowywać kwestionariusz osobowy?

Gdzie w aktach osobowych umieścić kwestionariusz?

Jak prawidłowo wypełnić kwestionariusz — najczęstsze błędy

Katarzyna Grzązek

Jak wypełnić kwestionariusz osobowy

Część A: podaj imię, nazwisko i datę urodzenia

Wpisz dane kontaktowe

Uzupełnij wykształcenie i kwalifikacje

Opisz przebieg zatrudnienia

Część B: dane zatrudnionego pracownika

Część B: dane członków rodziny tylko przy uprawnieniach

Część B: wypełnij punkt 7 tylko w razie potrzeby

Podpisz oświadczenie

Najczęściej zadawane pytania

Darmowy wzór do pobrania

Elektroniczna ewidencja czasu pracy

Darmowe materiałydo pobrania

Darmowe narzędzia

Darmowe ebookii checklisty

Testuj przez 14 dni za darmo

Darmowe materiały
do pobrania

Darmowe ebooki
i checklisty