Kalkulator kosztów pracodawcy 2026

Co składa się na koszt zatrudnienia

Kwota brutto z umowy to dopiero punkt wyjścia. Pracodawca dopłaca do niej własne składki i wpłaty, których pracownik nie widzi na pasku jako potrąceń:

• ubezpieczenia emerytalne i rentowe, finansowane częściowo przez pracownika, częściowo przez firmę,
• ubezpieczenie wypadkowe, finansowane w całości przez pracodawcę,
• Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i FGŚP,
• wpłatę do PPK, jeżeli pracownik uczestniczy w programie.

Kiedy pracodawca płaci mniej

Składkę na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy opłaca się tylko wtedy, gdy podstawa w przeliczeniu na miesiąc wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie. Kalkulator pomija ją automatycznie, gdy brutto jest niższe, na przykład przy niepełnym etacie.

Zwolnienie z Funduszu Pracy i FGŚP obejmuje kobiety od 55. i mężczyzn od 60. roku życia. Przez 12 miesięcy od zatrudnienia składek tych nie płaci się także za osoby po 50. roku życia, które w ciągu 30 dni przed zatrudnieniem były zarejestrowane jako bezrobotne.

Po przekroczeniu rocznego limitu podstawy składek firma przestaje płacić część emerytalną i rentową. W 2026 r. limit ten wynosi 282 600 zł. Wynik roczny w kalkulatorze uwzględnia go automatycznie, a wypadkową, Fundusz Pracy i FGŚP nalicza dalej.

Koszty, których nie ma w tym wyliczeniu

Pensja i składki to koszt przewidywalny. W budżecie stanowiska trzeba jeszcze zaplanować wydatki zależne od sytuacji: badania lekarskie, szkolenia BHP, sprzęt, odzież roboczą, a także wynagrodzenie za czas choroby. Za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w roku, a u pracownika po 50. roku życia za 14 dni, wynagrodzenie wypłaca pracodawca z własnych środków (art. 92 Kodeksu pracy).

Na koszt realny wpływa też czas: urlop, święta i nadgodziny. Rzetelna ewidencja pokazuje, ile godzin firma faktycznie opłaca i gdzie budżet ucieka.

Co zmieni się w 2027 roku

Od 1 stycznia 2027 r. minimalne wynagrodzenie wyniesie 4950 zł, co przy składce wypadkowej 1,67% oznacza koszt pracodawcy 5963,77 zł miesięcznie. Roczny limit podstawy składek emerytalnych i rentowych wzrośnie do 300 990 zł. Kalkulator działa na parametrach 2026 i zostanie zaktualizowany po wejściu zmian w życie.