Magazyn i centrum dystrybucyjne pracują zwykle na dwie lub trzy zmiany, często przez całą dobę i siedem dni w tygodniu. Na jednej zmianie spotykają się pracownicy etatowi, osoby skierowane przez agencję pracy tymczasowej i zleceniobiorcy, a każda z tych grup rozliczana jest inaczej.
Opisujemy tu, jak prowadzić ewidencję czasu pracy w logistyce: pracę w porze nocnej, grafik czterobrygadowy, rejestrację przy wejściu na halę oraz obowiązki pracodawcy użytkownika wobec pracowników tymczasowych.
W logistyce rytm pracy wyznaczają dostawy i okna wysyłek, a nie godziny biurowe. Zmiana nocna przechodzi przez północ, brygady rotują według stałego cyklu, a w szczycie sezonu do zespołu dołączają pracownicy tymczasowi.
Rejestracja musi więc działać szybko przy wejściu na halę, a rozliczenie — poprawnie przypisywać godziny do doby pracowniczej, pory nocnej i właściwej formy zatrudnienia.
Funkcje, z których w magazynach korzysta się najczęściej
Odbicie w ułamku sekundy, bez wyjmowania telefonu i zdejmowania rękawic.
Cztery brygady pokrywające całą dobę i cały tydzień, z kontrolą norm.
Pora nocna wykazywana w osobnej kategorii — podstawa dodatku nocnego.
Osobna grupa i zestawienie godzin do przekazania agencji.
Jedno przyłożenie karty otwiera bramę i zapisuje wejście w ewidencji.
Godziny, noce i nadgodziny do Optimy, Enovy i Symfonii bez przepisywania.
W centrum dystrybucyjnym ewidencja musi nadążać za pracą, która nie kończy się o 16:00. Grafik układa się w cyklach, godziny nocne rozlicza osobno, a przy wejściu na halę liczy się każda sekunda.
Ciągła praca magazynu wymaga grafiku, w którym cztery brygady pokrywają 168 godzin tygodniowo bez luk i bez nadgodzin. Cykl rotacji definiujesz raz, a system rozkłada go na kolejne miesiące dla całych działów i pilnuje odpoczynku dobowego oraz tygodniowego.
Praca zmianowa to wykonywanie pracy według rozkładu, który przewiduje zmianę pory pracy po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni (art. 128 § 2 pkt 1 Kodeksu pracy). Przy pracy zmianowej praca w niedziele i święta jest dozwolona (art. 151¹⁰ pkt 3), a pracodawca zapewnia za nią inny dzień wolny: za niedzielę w okresie 6 dni kalendarzowych przed nią lub po niej, za święto — w okresie rozliczeniowym (art. 151¹¹).
Pora nocna obejmuje 8 godzin między 21:00 a 7:00 (art. 151⁷ § 1). Pracującym w nocy jest pracownik, który w każdej dobie ma co najmniej 3 godziny pracy w porze nocnej albo którego co najmniej 1/4 czasu pracy w okresie rozliczeniowym przypada na porę nocną. Jeśli wykonuje prace szczególnie niebezpieczne albo związane z dużym wysiłkiem fizycznym, jego czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę (art. 151⁷ § 2–3). Za każdą godzinę w porze nocnej przysługuje dodatek w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia (art. 151⁸ § 1).
System czterobrygadowy nie jest odrębnym systemem czasu pracy w Kodeksie — to sposób organizacji zmian, który najczęściej opiera się na równoważnym czasie pracy: dobę można wydłużyć do 12 godzin, a nadwyżkę zrównoważyć krótszą pracą lub dniami wolnymi w okresie do 1 miesiąca, w szczególnie uzasadnionych przypadkach do 3 miesięcy (art. 135). Wobec pracowników tymczasowych ewidencję czasu pracy prowadzi pracodawca użytkownik, na zasadach obowiązujących wobec własnych pracowników (art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).
Przy kilku brygadach i pracownikach z agencji najwięcej błędów powstaje przy przypisaniu godzin do doby, pory nocnej i właściwej formy zatrudnienia.
| Obszar | Bez systemu papier, arkusz, komunikator | Z RCPonline ewidencja z odbić |
|---|---|---|
| Wejście całej zmiany Kilkadziesiąt osób w tym samym kwadransie. | Kolejka do listy | Karta lub brelok przy wejściu |
| Zmiana przez północ Godziny w dwóch dniach kalendarzowych. | Rozbita na dwa dni | Przypisana do doby pracowniczej |
| Godziny w porze nocnej Podstawa dodatku nocnego. | Wyliczane ręcznie | Osobna kategoria w raporcie |
| Godziny pracowników z agencji Dane przekazywane agencji do wypłaty. | Przepisywane z listy | Raport dla grupy |
| Rotacja brygad Cykl na kolejne miesiące. | Kopiowanie arkusza | Grafik cykliczny |
Ponad 80% mniej błędów i 30 godzin oszczędności miesięcznie – jak Joule Polska zautomatyzowało ewidencję czasu pracy.
Przeczytaj całą historię„Wdrożenie systemu RCPonline było strzałem w 10! System pozwolił Nam na łatwe i intuicyjne zarządzanie czasem pracy pracowników ale przede wszystkim pozwolił usprawnić wiele procesów kadrowych.”
Sandra Nowak
Jak działa system czterobrygadowy? Sprawdź normę 43 godzin w ruchu ciągłym, zasady liczenia nadgodzin, wymagane odpoczynki i dodatek za pracę w nocy.
Czytaj dalej →
Szymon Mojsak
Ile wynosi dodatek za godziny nocne? Sprawdź, jak ustalić porę nocną, kto jest pracującym w nocy i dlaczego stawka dodatku zmienia się w każdym miesiącu.
Czytaj dalej →
Sandra Nowak
Wybór między czytnikiem QR a NFC to istotny krok w efektywnej ewidencji czasu pracy. Dowiedz się, które z tych rozwiązań najlepiej sprawdzi się w Twojej firmie.
Czytaj dalej →Pracodawca użytkownik, czyli firma, w której pracownik tymczasowy faktycznie pracuje — na zasadach obowiązujących wobec jej własnych pracowników (art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). Zakres informacji potrzebnych agencji do wypłaty oraz sposób i termin ich przekazywania strony uzgadniają na piśmie przed zawarciem umowy (art. 9 ust. 3 pkt 1).
Co najmniej 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za każdą godzinę w porze nocnej (art. 151⁸ § 1 Kodeksu pracy). Regulamin wynagradzania albo układ zbiorowy mogą przewidywać więcej. System wykazuje godziny nocne osobno, więc dział płac nie wyodrębnia ich ręcznie.
Zależy od rodzaju pracy. Jeśli pracujący w nocy wykonuje prace szczególnie niebezpieczne albo związane z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym, jego czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę (art. 151⁷ § 3). Wykaz takich prac pracodawca ustala z organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników, po zasięgnięciu opinii lekarza medycyny pracy.
To organizacja pracy, w której cztery brygady na zmianę pokrywają całą dobę przez wszystkie dni tygodnia. Kodeks pracy nie definiuje go osobno — w praktyce opiera się zwykle na równoważnym systemie czasu pracy z dniówkami do 12 godzin (art. 135). Kluczowe jest, żeby bilans godzin każdej brygady domknął się w okresie rozliczeniowym.
Karty i breloki zbliżeniowe, bo odbicie trwa ułamek sekundy i nie wymaga wyjmowania telefonu ani zdejmowania rękawic. Przy dużej rotacji pracowników tymczasowych alternatywą jest kod QR, który drukujesz sam. Do chłodni i na plac składowy warto dobrać czytnik o szczelności IP68.
Tak. Przy integracji z kontrolą dostępu to samo przyłożenie karty otwiera przejście i zapisuje zdarzenie w ewidencji. Obsługujemy między innymi Loxone i TTLock, a zgodność innych urządzeń sprawdzimy na podstawie listy posiadanego sprzętu.
Foto-rejestracja zapisuje zdjęcie w momencie odbicia i dołącza je do zdarzenia w ewidencji, więc zdarzenie wiąże się z osobą, a nie tylko z kartą. Usługa kosztuje 1 PLN za pracownika i możesz ją włączyć wyłącznie dla wybranych osób lub lokalizacji.
Godziny przypisywane są do doby pracowniczej, a nie kalendarzowej. Dzięki temu cała zmiana nocna jest rozliczana jako jedna dniówka, a bilans miesiąca się zgadza.
Pracowników z agencji umieszczasz w osobnej grupie, a za uzgodniony okres generujesz dla niej raport i eksportujesz go do XLS, PDF albo CSV. Raport można też wysyłać cyklicznie na wskazany adres e-mail.
Tak. Zakres dat w raportach wskazujesz sam, więc zestawienie dopasujesz do przyjętego okresu rozliczeniowego, a nie tylko do miesiąca kalendarzowego.
Załóż konto testowe, odwzoruj brygady w grupach i ułóż grafik cykliczny na kolejny miesiąc. Przez 14 dni korzystasz ze wszystkich funkcji, bez karty płatniczej i bez zobowiązań.
Masz już konto? Zaloguj się do systemu RCP