Agencja pracy tymczasowej zatrudnia ludzi, którzy pracują u kogoś innego. Wynagrodzenie wypłaca agencja, ale godziny powstają w zakładzie pracodawcy użytkownika — często u kilkunastu klientów w różnych miastach, na różnych zmianach i na podstawie różnych umów.
Na tej stronie opisujemy, kto odpowiada za ewidencję czasu pracy pracownika tymczasowego, jakie informacje agencja i pracodawca użytkownik muszą uzgodnić na piśmie oraz jak zebrać godziny ze wszystkich klientów w jednym systemie — łącznie z osobami skierowanymi na umowę zlecenia.
Typowy miesiąc w agencji zaczyna się od zbierania list obecności od klientów. Jedni przysyłają arkusz, inni skan podpisanej listy, jeszcze inni zestawienie z własnego systemu w nietypowym formacie. Każde trzeba przepisać, uzgodnić rozbieżności i dopiero wtedy naliczyć wynagrodzenia.
Im więcej klientów i oddziałów, tym później agencja dowiaduje się o nieobecnościach i spóźnieniach — często dopiero przy zamknięciu miesiąca, gdy nie da się już nic wyjaśnić z pracownikiem ani z klientem.
Funkcje, z których agencje pracy korzystają najczęściej
Pracownicy skierowani do każdego pracodawcy użytkownika w osobnej grupie.
Rejestracja bez montażu sprzętu u klienta — na firmowym telefonie lub tablecie.
Zdjęcie przy odbiciu potwierdza, że w oddziale zarejestrowała się właściwa osoba.
Godziny osób na umowie zlecenia w osobnym zestawieniu.
Centrala widzi status obecności we wszystkich oddziałach i u klientów.
Godziny za okres rozliczeniowy w podziale na klientów, eksport do płac.
Agencja potrzebuje godzin od klientów szybko i w jednym formacie. Pracodawca użytkownik potrzebuje prostego narzędzia, które nie wymaga od niego inwestycji w sprzęt. System może obsłużyć obie strony.
Pracowników skierowanych do każdego pracodawcy użytkownika umieszczasz w osobnej grupie, a każda grupa może mieć własny harmonogram pracy. Pracownik przeniesiony do innego klienta zmienia grupę, a jego historia odbić zostaje w ewidencji.
Pracodawca użytkownik prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika tymczasowego w zakresie i na zasadach obowiązujących wobec własnych pracowników (art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). Agencja wypłaca wynagrodzenie, dlatego przed zawarciem umowy z pracownikiem obie strony uzgadniają na piśmie zakres informacji o przebiegu pracy, które wpływają na wysokość wynagrodzenia, oraz sposób i termin przekazywania ich agencji (art. 9 ust. 3 pkt 1). Pracodawca użytkownik informuje też agencję na piśmie o przysługujących przerwach i — przy pracy zmianowej — o zasadach przechodzenia ze zmiany na zmianę (art. 11c).
Agencja może kierować do pracy tymczasowej także osoby na podstawie umowy cywilnoprawnej (art. 7 ust. 2). W takim przypadku ewidencję liczby godzin wykonania zlecenia prowadzi pracodawca użytkownik, na rzecz którego zlecenie jest wykonywane (art. 8b ust. 4 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu), a za każdą godzinę przysługuje co najmniej minimalna stawka godzinowa (art. 8a). Dokumenty potwierdzające liczbę godzin przechowuje się przez 3 lata od wymagalności wynagrodzenia (art. 8c).
Niezależnie od ewidencji czasu pracy pracodawca użytkownik prowadzi ewidencję osób wykonujących u niego pracę tymczasową z datami rozpoczęcia i zakończenia pracy w okresie 36 miesięcy (art. 14a). Ten sam pracownik tymczasowy może pracować na rzecz jednego pracodawcy użytkownika łącznie nie dłużej niż 18 miesięcy w okresie 36 kolejnych miesięcy (art. 20 ust. 1 i 3).
Przy kilkunastu klientach agencja traci najwięcej czasu nie na naliczaniu wynagrodzeń, tylko na zbieraniu i uzgadnianiu danych.
| Obszar | Bez systemu listy i arkusze od klientów | Z RCPonline ewidencja z odbić |
|---|---|---|
| Informacja o nieobecności Kiedy agencja dowiaduje się, że ktoś nie przyszedł. | Pod koniec miesiąca | Tego samego dnia |
| Format danych od klientów Podstawa naliczenia wynagrodzeń. | Inny u każdego klienta | Jeden raport dla wszystkich grup |
| Potwierdzenie tożsamości Kto faktycznie odbił wejście. | Podpis na liście | Zdjęcie przy odbiciu |
| Godziny zleceniobiorców Potwierdzenie liczby godzin do wypłaty. | Oświadczenia po fakcie | Osobne zestawienie z odbić |
| Nowy pracownik u klienta Pierwsza zmiana w dniu skierowania. | Dopisywany ręcznie | Kod QR tego samego dnia |
Pełna kontrola nad oddziałami w różnych miastach – jak HR Work Force zastąpiła papierowe listy inteligentną aplikacją z fotorejestracją.
Przeczytaj całą historię„Papierowe listy obecności nie dawały nam bieżącej kontroli obecności, w szczególności w oddziałach w innych miastach. System elektroniczny dał nam taką możliwość.”
Katarzyna Grzązek
Zatrudniasz ludzi z agencji pracy tymczasowej? Sprawdź, kto musi ewidencjonować ich czas, poznaj różnice z outsourcingiem i uniknij błędów na fakturach.
Czytaj dalej →
Szymon Mojsak
Sprawdź, jak dokumentować godziny na zleceniu w 2026 r.: stawka 31,40 zł, 3 lata przechowywania, grzywna do 30 000 zł i wyłączenia z art. 8d ustawy.
Czytaj dalej →
Sandra Nowak
Odkryj, jak fotorejestracja czasu pracy może zrewolucjonizować zarządzanie personelem w Twojej firmie i poprawić efektywność ewidencji czasu pracy.
Czytaj dalej →Pracodawca użytkownik, czyli klient agencji, na zasadach obowiązujących wobec jego własnych pracowników (art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). Agencja otrzymuje od niego informacje potrzebne do naliczenia wynagrodzenia w zakresie, sposobie i terminie uzgodnionym na piśmie (art. 9 ust. 3 pkt 1).
Również pracodawca użytkownik. Przy skierowaniu na podstawie przepisów o pracy tymczasowej to on prowadzi ewidencję liczby godzin wykonania zlecenia (art. 8b ust. 4 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu). Za każdą godzinę przysługuje co najmniej minimalna stawka godzinowa.
Łącznie nie dłużej niż 18 miesięcy w okresie 36 kolejnych miesięcy (art. 20 ust. 1 i 3). Wyjątkiem jest zastępstwo nieobecnego pracownika pracodawcy użytkownika — wtedy do 36 miesięcy, po których ta sama osoba może wrócić do tego klienta dopiero po kolejnych 36 miesiącach.
Te, które strony uzgodniły na piśmie jako wpływające na wysokość wynagrodzenia — w praktyce godziny pracy, nadgodziny, godziny w porze nocnej, pracę w niedziele i święta oraz nieobecności. Klient informuje też agencję o przysługujących przerwach i zasadach przechodzenia ze zmiany na zmianę (art. 11c).
Obowiązek prawny spoczywa na pracodawcy użytkowniku, ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby rejestracja odbywała się w systemie wskazanym przez agencję, a przełożony u klienta miał do niego dostęp jako menedżer swojej grupy. Sposób prowadzenia i przekazywania danych warto zapisać w uzgodnieniach z klientem.
Nie musi. Wystarczy firmowy telefon albo tablet z aplikacją skanującą kody QR, a przy pracy w terenie — aplikacja mobilna z lokalizacją. Czytnik z kartami ma sens tam, gdzie przy wejściu przechodzi jednocześnie duża grupa osób.
Pracowników skierowanych do każdego klienta umieszczasz w osobnej grupie. Raport za wybrany okres generujesz dla jednej grupy albo dla wszystkich naraz i eksportujesz do XLS, PDF, CSV albo do programu kadrowo-płacowego.
Zestawienia godzin pozostają dostępne na koncie także po zakończeniu współpracy. To ważne, bo dokumenty potwierdzające liczbę godzin zleceniobiorców przechowuje się przez 3 lata od wymagalności wynagrodzenia.
Załóż konto testowe, dodaj klientów jako grupy i sprawdź rejestrację kodem QR z foto-rejestracją. Przez 14 dni korzystasz ze wszystkich funkcji, bez karty płatniczej i bez zobowiązań.
Masz już konto? Zaloguj się do systemu RCP