Case study
SP ZOZ MSWiA Centrum Rehabilitacji w Górznie
Pełna kontrola nad danymi, 80% mniej korekt i spokój prawny – Cyfryzacja ewidencji czasu pracy w SP ZOZ MSWiA w Górznie
„System ułatwia w znacznym stopniu kontrolę nad obecnościami/nieobecnościami zarówno pracodawcy jak i samych pracowników. Jest bardzo przejrzysty."
Diana Pawłowska
Inspektor ds. kadrowych SP ZOZ MSWiA Centrum Rehabilitacji w GórznieSP ZOZ MSWiA Centrum Rehabilitacji w Górznie
Ochrona zdrowia
150+
O Instytucji
SP ZOZ MSWiA Centrum Rehabilitacji w Górznie to specjalistyczna jednostka medyczna, której celem jest zapewnienie najwyższej jakości rehabilitacji w atmosferze życzliwości i wsparcia. Konsekwentnie buduje też organizację gotową na wyzwania rynkowe, promując innowacyjność i otwartość na zmiany. W tej branży kluczowa jest nie tylko sprawność działania, ale i rygorystyczne przestrzeganie przepisów prawa pracy. W placówce medycznej, gdzie skomplikowane harmonogramy, dyżury i ciągła rotacja to norma, zarządzanie czasem pracy musi być wyjątkowo precyzyjne. Instytucja postawiła na cyfryzację, szukając kompleksowego usługodawcę, który przeniesie ciężar żmudnej, ręcznej pracy na inteligentną automatyzację.
Wyzwania
Marnotrawstwo czasu i chaos dokumentów
Zbieranie, uzupełnianie dużej ilości papierowych dokumentów (listy obecności, wnioski urlopowe) pochłaniało ogromną ilość zasobów. Dział Kadr i Księgowości tracił na tym miesięcznie całe dni. Do tego dochodziło ryzyko pomyłek przy ręcznym przenoszeniu danych do systemów kadrowo-płacowych.
Brak kontroli w czasie rzeczywistym
System był „ślepy" – bez bieżącego wglądu w to, kto faktycznie jest w pracy, a kto ma absencję. Potrzebny był natychmiastowy dostęp do transparentnych danych, aby odzyskać pełen nadzór.
Rozwiązanie: kompleksowy system RCPonline
Centrum Rehabilitacji w Górznie wybrało RCPonline, ponieważ szukało kompleksowego rozwiązania „pod klucz" – ze sprzętem, oprogramowaniem i wdrożeniem od jednego, zaufanego partnera.
Kluczowe elementy wdrożenia
Czytniki QR i elastyczne metody rejestracji
Zdecydowano się na dzierżawę 3 czytników QR, które stały się przełomowym narzędziem do szybkiej i bezbłędnej rejestracji. Elastyczność zagwarantowały dodatkowe metody: panel WWW oraz rejestracja przez SMS/mail, co pozwoliło na pokrycie każdego scenariusza pracy.
Widok obecności na żywo
Największym atutem okazała się funkcja widoku obecności na żywo (live), która natychmiast zaspokoiła potrzebę klienta: bieżący wgląd w absencje i obecność w czasie rzeczywistym.
Wdrożenie i wsparcie
Sam proces wdrożenia został oceniony przez klienta jako pozytywny i bezproblemowy, co potwierdziło wartość kompleksowego wsparcia RCPonline.
Mierzalne wyniki: tysiące zaoszczędzonych minut
Wdrożenie RCPonline było strzałem w dziesiątkę, przynoszącym natychmiastową ulgę Działowi Kadr i Księgowości, a także poczucie bezpieczeństwa całej jednostce:
Odzyskany czas
Czas potrzebny na rozliczanie ewidencji, korekty i generowanie raportów skrócił się o ponad połowę! To oznacza, że dział kadr odzyskał tysiące cennych minut pracy, które wcześniej tracił na użeranie się z papierami.
Koniec z błędami
Dzięki automatyzacji, liczba pomyłek i korekt w rozliczeniach spadła o ponad 80%. Automatyczne dane wejściowe z czytników QR eliminują błędy ludzkie i ręczne przepisywanie.
Bezpieczeństwo prawne
Klient potwierdza, że czuje teraz większy spokój i bezpieczeństwo prawne przed ewentualną kontrolą np. Państwowej Inspekcji Pracy, mając pewność, że cała ewidencja jest prowadzona rzetelnie i cyfrowo.
Dzięki kompleksowemu ekosystemowi RCPonline, Centrum Rehabilitacji w Górznie opanowało chaos papierowej ewidencji i przechodząc na płynną, precyzyjną i w pełni kontrolowaną administrację.
Chcesz osiągnąć podobne rezultaty?
Umów się na bezpłatną prezentację systemu RCPonline