System rejestracji czasu pracy dla działu HR i kadr
Nowoczesny HR: Mniej papierologii, więcej spokoju.
Zamknij listy płac w jeden dzień i zapomnij o korektach.
Twoja praca to dbanie o ludzi i zgodność z przepisami, a nie bycie "skrybą" przepisującym dane z kartki do Excela. RCPonline to Twój wirtualny asystent, który zdejmuje z Ciebie ciężar administracji, pilnuje Kodeksu Pracy i automatyzuje to, co zabiera Ci najwięcej czasu.
Tradycja vs Nowoczesność – zobacz różnicę
Porównaj proces zamykania miesiąca.
Metoda Tradycyjna (Stresująca)
- Bieganie za pracownikami po podpisy na listach.
- Ręczne sumowanie godzin, kalkulator, ryzyko pomyłki.
- Papierowe wnioski, "czy szef podpisał?", chaos w limitach.
- Ręczne wklepywanie danych do programu kadrowego.
Metoda RCPonline (Automatyczna)
- Dane spływają same w czasie rzeczywistym do jednego panelu.
- Automat. System sam wylicza nadgodziny (50%, 100%), pracę nocną i świąteczną.
- Workflow Online. Pracownik klika, szef akceptuje, limit aktualizuje się sam.
- Jeden plik. Importujesz gotowe dane do swojego systemu w 30 sekund.
Co zyskujesz operacyjnie?
Integracja RCPonline z systemami kadrowo-płacowymi
Nie zmieniaj swoich przyzwyczajeń – usprawnij je. RCPonline posiada gotowe integracje i eksporty do najpopularniejszych systemów w Polsce: Enova365, Comarch Optima i Optima HRM, Symfonia, Wapro Gang, Xpertis, R2 płatnik oraz Unisoft.
Eksport przygotowuje plik w układzie kolumn, który system docelowy przyjmie bez ręcznych poprawek w arkuszu — a to właśnie etap przepisywania danych jest najczęstszym źródłem błędów w naliczaniu wynagrodzeń. Plik obejmuje nie tylko przepracowane godziny i nadgodziny w rozbiciu na kategorie, ale też urlopy, zwolnienia i pozostałe nieobecności, więc dział płac pracuje na jednym źródle danych.
Zobacz wszystkie integracje →
Ewidencja czasu pracy zgodna z Kodeksem Pracy i RODO
Śpij spokojnie przed kontrolą PIP. Obowiązek prowadzenia ewidencji wynika z art. 149 Kodeksu pracy, a zakres danych, które karta musi zawierać, określa rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. System pilnuje obu tych rzeczy w tle:
Doba pracownicza to 24 kolejne godziny od rozpoczęcia pracy zgodnie z rozkładem. Ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie oznacza pracę w godzinach nadliczbowych — poza systemem ruchomego czasu pracy, gdzie jest to dopuszczalne. System rozpoznaje takie sytuacje i oznacza je, zamiast pozostawiać interpretację osobie rozliczającej miesiąc.
Panel pracownika RCPonline – self-service i dostęp do grafiku pracy
Uwolnij się od pytań "Ile mam jeszcze urlopu?". Udostępnij pracownikom Panel (WWW lub aplikację), gdzie sami sprawdzą swój grafik, stan urlopu i bilans nadgodzin. Ty zyskujesz czas, oni niezależność.
Samoobsługa obejmuje też składanie wniosków i zgłaszanie korekt. Jeśli pracownik zapomniał odbić wyjście, zgłasza to bezpośrednio w panelu, podając uzasadnienie — sprawa trafia do przełożonego jako zadanie do rozpatrzenia, a nie jako wiadomość, która ginie w skrzynce kadr. Każda wprowadzona zmiana jest widoczna dla obu stron wraz z informacją, kto ją wykonał, co kończy dyskusje o tym, czy godziny zostały poprawione po fakcie.
Scenariusze z życia HR / Księgowości
30. dzień miesiąca i stos papierów na biurku?
Ręczne przepisywanie godzin z papierowych list do Excela zajmuje dwa dni.
- Eksport ewidencji jednym kliknięciem
- Import do Enova, Optima lub Symfonia w 30 sekund
Kontrola PIP puka do drzwi?
Zamiast spokoju zaczyna się przeszukiwanie segregatorów.
- Raporty, ewidencje i wnioski w jednym miejscu
- Dokumentacja zgodna z Kodeksem pracy i RODO
Pytanie nr 104: „Ile mam jeszcze urlopu?”
Telefon urywa się od pytań pracowników.
- Pracownicy sami sprawdzają limity w Panelu Pracownika
- Mniej pytań do działu kadr
Korekty wypłat przez błędy w liczeniu?
Ręczne sumowanie nadgodzin 50% i 100% to ryzyko pomyłki.
- Nadgodziny policzone automatycznie
- Koniec ze wstecznymi korektami list płac
Zaległe urlopy do przepisania na nowy rok?
Styczeń oznacza ręczne przenoszenie niewykorzystanych dni.
- Urlopy przeniesione automatycznie w noc sylwestrową
- Nowy rok z aktualnymi bilansami
Archiwum dokumentów zajmuje pół biura?
Szukasz wniosku urlopowego sprzed dwóch lat.
- Wniosek znaleziony po nazwisku w wyszukiwarce
- Miejsce w szafach i czas odzyskane
FAQ - Co nurtuje działy kadr?
Wspieramy eksport danych do najpopularniejszych systemów w Polsce, m.in.: Enova365, Comarch Optima, Symfonia, R2Płatnik. Pliki są generowane w formatach (XML, CSV, TXT) gotowych do natychmiastowego importu.
Tak. RCPonline jest elastyczny. Możesz zdefiniować kalendarze dla systemu podstawowego (8-16), równoważnego (zmiany 12h), zadaniowego czy przerywanego. System automatycznie pilnuje norm i odpoczynków właściwych dla danego kalendarza.
Jesteśmy na bieżąco z przepisami. Pracownik w aplikacji wybiera rodzaj obecności: "Praca w biurze" lub "Praca zdalna". Dzięki temu w raportach dla PIP masz jasny podział, wymagany przez znowelizowany Kodeks Pracy, w tym ewidencję okazjonalnej pracy zdalnej.
System wygeneruje alert o błędzie (brak pary wejście/wyjście). Uprawniony użytkownik (HR lub Kierownik) może ręcznie skorygować czas pracy, dodając brakujące zdarzenie. Każda taka ingerencja jest odnotowana w logach systemowych (kto i kiedy zmienił).
Tak. Przy wprowadzaniu pracownika definiujesz jego wymiar urlopu (20/26 dni). Każdy zaakceptowany wniosek automatycznie pomniejsza pulę. System nie pozwoli wysłać wniosku, jeśli pracownik nie ma już dostępnych dni (chyba że zezwolisz na debet).
Tak. Posiadamy dedykowany moduł "Ewidencja Czasu Pracy", który generuje kartę ewidencji zgodną z wymogami Państwowej Inspekcji Pracy. Możesz ją wydrukować lub zapisać do PDF.
Tak, nasz dział Supportu (Helpdesk) jest do Twojej dyspozycji. Pomagamy skonfigurować pierwsze kalendarze, ustawić integracje i przeszkolić zespół. Dostępna jest też bogata baza wiedzy i instrukcje wideo.
Automat to nasza siła. System sam wylicza nadgodziny dobowe i średniotygodniowe (50% i 100%) oraz dodatki za pracę w porze nocnej, zgodnie z ustawieniami, które wprowadzisz (np. godziny nocne 22:00-6:00).
Najwięcej odzyskuje się nie na liczeniu godzin, tylko na zbieraniu danych — dopytywaniu kierowników o listy obecności, wyjaśnianiu rozbieżności i przepisywaniu wszystkiego do programu płacowego. Skala oszczędności zależy od tego, jak wygląda proces dzisiaj: przy ewidencji prowadzonej w arkuszach różnica bywa liczona w dniach roboczych miesięcznie.
Nie. RCPonline prowadzi ewidencję czasu pracy i przygotowuje dane, ale nie nalicza wynagrodzeń, nie prowadzi akt osobowych i nie wysyła deklaracji. Zestawienia eksportujesz do programu kadrowo-płacowego, który zajmuje się resztą.
Zamknięcie miesiąca w godzinę zamiast w dwa dni
Największy koszt po stronie kadr to nie samo liczenie godzin, tylko zbieranie danych: dopytywanie kierowników o brakujące listy, wyjaśnianie rozbieżności i przepisywanie wszystkiego do systemu płacowego.
Karty ewidencji powstają z odbić na bieżąco, więc pierwszego dnia miesiąca dane są już kompletne. Znika etap zbierania list obecności i przypominania kierownikom o zaległościach.
Zobacz, jak zrobili to inni
Joule Polska sp. z o.o.
Ponad 80% mniej błędów i 30 godzin oszczędności miesięcznie – jak Joule Polska zautomatyzowało ewidencję czasu pracy.
- Papierologia i chaos
- Stres i lawina błędów
- Brak transparentności
Przeczytaj całą historię„Wdrożenie systemu RCPonline było strzałem w 10! System pozwolił Nam na łatwe i intuicyjne zarządzanie czasem pracy pracowników ale przede wszystkim pozwolił usprawnić wiele procesów kadrowych.”
Najczęstsze wyzwania
Z tymi problemami działy kadr zgłaszają się do nas najczęściej. Każdy opisaliśmy na osobnej stronie.
Koniec z Excelem
- Bez przepisywania danych
- Historia zmian zamiast wersji plików
- Start od jednego zespołu
Rozliczanie nadgodzin
- Licznik limitu 150 godzin w karcie rocznej
- Wnioski o odbiór nadgodzin
- Nadgodziny w raporcie okresowym
Koniec z papierologią
- Wnioski urlopowe elektronicznie
- Ewidencja bez segregatorów
- Pracownik widzi swoje dane
Ułatw sobie pracę już od dzisiaj
Zobacz, jak wygląda automatyczny eksport danych do Twojego programu.
- 14 dni za darmo
- Bez karty płatniczej
- Bez zobowiązań
Masz już konto? Zaloguj się do systemu RCP