System rejestracji czasu pracy dla działu HR i kadr
System rejestracji czasu pracy dla działu HR i kadr tworzy karty ewidencji z odbić na bieżąco. Nieprawidłowości widzisz w trakcie miesiąca, a dane eksportujesz do programu kadrowo-płacowego bez przepisywania.
- Karta ewidencji w PDF
- Nadgodziny 50% i 100%
- Eksport do Enova365 i Optimy
Ręcznie czy w systemie — porównaj krok po kroku
Te same cztery kroki, które dział kadr wykonuje co miesiąc: po lewej przy listach i arkuszu, po prawej w RCPonline.
Co zyskujesz na co dzień
Trzy obszary, w których system zdejmuje z kadr ręczną pracę. Kliknij, żeby przejść do szczegółów.
- 1 Integracja z kadrami i płacami Eksport do Enova365, Optimy, Symfonii i innych programów. Przejdź
- 2 Ewidencja zgodna z Kodeksem pracy Doba pracownicza, odpoczynek i historia zmian w ewidencji. Przejdź
- 3 Panel pracownika Grafik, urlop i nadgodziny bez pytań do kadr. Przejdź
Integracja RCPonline z systemami kadrowo-płacowymi
Nie zmieniaj swoich przyzwyczajeń – usprawnij je. RCPonline posiada gotowe integracje i eksporty do najpopularniejszych systemów w Polsce: Enova365, Comarch Optima i Optima HRM, Symfonia, Wapro Gang, Xpertis, R2 płatnik oraz Unisoft.
Eksport przygotowuje plik w układzie kolumn, który system docelowy przyjmie bez ręcznych poprawek w arkuszu — a to właśnie etap przepisywania danych jest najczęstszym źródłem błędów w naliczaniu wynagrodzeń. Plik obejmuje przepracowane godziny i nadgodziny w rozbiciu na kategorie, a w większości obsługiwanych formatów także urlopy, zwolnienia i pozostałe nieobecności, więc dział płac pracuje na jednym źródle danych.
Zobacz wszystkie integracje →
Ewidencja czasu pracy zgodna z Kodeksem Pracy i RODO
Obowiązek prowadzenia ewidencji wynika z art. 149 Kodeksu pracy, a zakres danych, które karta musi zawierać, określa rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. System pilnuje obu tych rzeczy w tle:
Doba pracownicza to 24 kolejne godziny od rozpoczęcia pracy zgodnie z rozkładem. Ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie oznacza pracę w godzinach nadliczbowych — poza systemem ruchomego czasu pracy, gdzie jest to dopuszczalne. Analiza grafiku sygnalizuje zaplanowanie kolejnej zmiany przed upływem 11 godzin odpoczynku dobowego, gdy grafik da się jeszcze poprawić. Samej doby pracowniczej system nie wylicza osobno, dlatego przy pracy rozpoczynanej o różnych godzinach warto ją sprawdzać w raporcie okresowym.
Kontrolowane są zarówno 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w dobie, jak i 35 godzin w tygodniu. Naruszenie sygnalizowane jest na etapie planowania grafiku, bo po fakcie nie da się go cofnąć — można je już tylko udokumentować.
Dokumentację związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy pracodawca przechowuje przez 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Archiwizacja pracownika nie usuwa jego danych — po przywróceniu konta wygenerujesz raporty za okresy wsteczne. Komplet ewidencji najlepiej pobrać eksportem przed archiwizacją i włączyć do archiwum prowadzonego po stronie firmy.
Harmonogram stały, elastyczny (z przedziałem rozpoczęcia pracy), rozliczany wyłącznie sumą godzin albo zadaniowy — każdy przypisujesz grupie lub pojedynczemu pracownikowi, więc w jednej firmie mogą działać równolegle różne układy.
Każda korekta zapisuje się wraz z informacją, kto ją wprowadził i kiedy. Przy kontroli podważany bywa nie sam fakt korekty, tylko brak śladu po niej — a to właśnie odróżnia ewidencję rzetelną od nierzetelnej.
Panel pracownika RCPonline – self-service i dostęp do grafiku pracy
Mniej pytań „Ile mam jeszcze urlopu?”. Udostępnij pracownikom Panel (WWW lub aplikację), gdzie sami sprawdzą swój grafik, stan urlopu i bilans nadgodzin. Ty zyskujesz czas, oni niezależność.
Samoobsługa obejmuje też składanie wniosków, a po włączeniu przez administratora — także wniosków o korektę czasu pracy. Jeśli pracownik zapomniał odbić wyjście, składa wniosek bezpośrednio w panelu, z komentarzem — sprawa trafia do przełożonego jako zadanie do rozpatrzenia, a nie jako wiadomość, która ginie w skrzynce kadr. Każda wprowadzona zmiana jest widoczna dla obu stron wraz z informacją, kto ją wykonał, co kończy dyskusje o tym, czy godziny zostały poprawione po fakcie.
Scenariusze z życia HR / Księgowości
30. dzień miesiąca i stos papierów na biurku?
Ręczne przepisywanie godzin z papierowych list do Excela zajmuje dwa dni.
- Eksport ewidencji jednym kliknięciem
- Import do Enova, Optima lub Symfonia bez przepisywania
Kontrola PIP puka do drzwi?
Zamiast spokoju zaczyna się przeszukiwanie segregatorów.
- Raporty, ewidencje i wnioski w jednym miejscu
- Dokumentacja zgodna z Kodeksem pracy i RODO
Pytanie nr 104: „Ile mam jeszcze urlopu?”
Telefon urywa się od pytań pracowników.
- Pracownicy sami sprawdzają limity w Panelu Pracownika
- Mniej pytań do działu kadr
Korekty wypłat przez błędy w liczeniu?
Ręczne sumowanie nadgodzin 50% i 100% to ryzyko pomyłki.
- Nadgodziny policzone automatycznie
- Koniec ze wstecznymi korektami list płac
Zaległe urlopy do przepisania na nowy rok?
Styczeń oznacza ręczne przenoszenie niewykorzystanych dni.
- Zaległy urlop przeliczany automatycznie na nowy rok
- Nowy rok z aktualnymi bilansami
Archiwum dokumentów zajmuje pół biura?
Szukasz wniosku urlopowego sprzed dwóch lat.
- Wniosek znaleziony po nazwisku w wyszukiwarce
- Miejsce w szafach i czas odzyskane
FAQ - Co nurtuje działy kadr?
Integracje, systemy czasu pracy, praca zdalna i kontrola PIP — odpowiedzi na pytania, które zadają działy kadr.
Wspieramy eksport danych do najpopularniejszych systemów w Polsce, m.in.: Enova365, Comarch Optima, Symfonia, R2Płatnik. Pliki są generowane w formatach (XML, CSV, TXT) gotowych do natychmiastowego importu.
Tak, w zakresie harmonogramów, które oferuje system: stałego (np. 8-16), elastycznego z przedziałem rozpoczęcia pracy, rozliczanego wyłącznie sumą godzin oraz zadaniowego. Zmiany dwunastogodzinne zaplanujesz w grafiku, a analiza grafiku sygnalizuje naruszenia odpoczynku dobowego i tygodniowego.
Jesteśmy na bieżąco z przepisami. Pracownik w aplikacji wybiera rodzaj obecności: "Praca na miejscu" lub "Praca zdalna". Dzięki temu w raportach dla PIP masz jasny podział, wymagany przez znowelizowany Kodeks Pracy, w tym ewidencję okazjonalnej pracy zdalnej.
Raport pokaże brak pary zdarzeń (wejście bez wyjścia). Uprawniony użytkownik (HR lub kierownik) może ręcznie skorygować czas pracy, dodając brakujące zdarzenie.
Tak. Przy wprowadzaniu pracownika definiujesz jego wymiar urlopu (20/26 dni). Każdy zaakceptowany wniosek automatycznie pomniejsza pulę. Po włączeniu blokady przekroczenia limitu system nie pozwoli wysłać wniosku, jeśli pracownik nie ma już dostępnych dni.
Tak. Posiadamy dedykowany moduł "Ewidencja Czasu Pracy", który generuje kartę ewidencji zgodną z wymogami Państwowej Inspekcji Pracy. Możesz ją wydrukować lub zapisać do PDF.
Tak, nasz dział Supportu (Helpdesk) jest do Twojej dyspozycji. Pomagamy skonfigurować pierwsze kalendarze, ustawić integracje i przeszkolić zespół. Dostępna jest też bogata baza wiedzy i instrukcje wideo.
Automat to nasza siła. System sam wylicza nadgodziny (50% i 100%) oraz dodatki za pracę w porze nocnej, zgodnie z ustawieniami, które wprowadzisz (np. godziny nocne 22:00-6:00).
Najwięcej odzyskuje się nie na liczeniu godzin, tylko na zbieraniu danych — dopytywaniu kierowników o listy obecności, wyjaśnianiu rozbieżności i przepisywaniu wszystkiego do programu płacowego. Skala oszczędności zależy od tego, jak wygląda proces dzisiaj: przy ewidencji prowadzonej w arkuszach różnica bywa liczona w dniach roboczych miesięcznie.
Nie. RCPonline prowadzi ewidencję czasu pracy i przygotowuje dane, ale nie nalicza wynagrodzeń, nie prowadzi akt osobowych i nie wysyła deklaracji. Zestawienia eksportujesz do programu kadrowo-płacowego, który zajmuje się resztą.
Zamknięcie miesiąca w godzinę zamiast w dwa dni
Największy koszt po stronie kadr to nie samo liczenie godzin, tylko zbieranie danych: dopytywanie kierowników o brakujące listy, wyjaśnianie rozbieżności i przepisywanie wszystkiego do systemu płacowego.
Karty ewidencji powstają z odbić na bieżąco, więc pierwszego dnia miesiąca dane są już kompletne. Znika etap zbierania list obecności i przypominania kierownikom o zaległościach.
Brakujące odbicia, spóźnienia i przekroczenia norm oznaczane są automatycznie. Wyjaśniasz je wtedy, gdy pracownik jeszcze pamięta okoliczności, a nie trzy tygodnie później.
Urlopy, dni na żądanie i zwolnienia przechodzą przez ścieżkę akceptacji z automatycznymi przypomnieniami. Miesiąc nie zamyka się z kilkunastoma nierozpatrzonymi wnioskami.
Dane trafiają do programu kadrowo-płacowego w formacie, który przyjmie bez poprawek. To eliminuje najczęstsze źródło błędów w naliczaniu wynagrodzeń.
Ewidencję za dowolny okres wygenerujesz w PDF w kilkanaście sekund, a historię zmian — kto i kiedy dodał, zmienił lub zaakceptował zdarzenie — masz w raporcie zdarzeń.
Pracownik sam sprawdza swoje godziny, saldo nadgodzin i pozostały urlop. Pytania, które dotąd trafiały do kadr, znajdują odpowiedź w panelu.
Zobacz, jak zrobili to inni
Joule Polska sp. z o.o.
Ponad 80% mniej błędów i 30 godzin oszczędności miesięcznie – jak Joule Polska zautomatyzowało ewidencję czasu pracy.
- Papierologia i chaos
- Stres i lawina błędów
- Brak transparentności
Przeczytaj całą historię„Wdrożenie systemu RCPonline było strzałem w 10! System pozwolił Nam na łatwe i intuicyjne zarządzanie czasem pracy pracowników ale przede wszystkim pozwolił usprawnić wiele procesów kadrowych.”
Najczęstsze wyzwania
Z tymi problemami działy kadr zgłaszają się do nas najczęściej. Każdy opisaliśmy na osobnej stronie.
Koniec z Excelem
- Bez przepisywania danych
- Historia zmian zamiast wersji plików
- Start od jednego zespołu
Rozliczanie nadgodzin
- Licznik limitu 150 godzin w karcie rocznej
- Wnioski o odbiór nadgodzin
- Nadgodziny w raporcie okresowym
Koniec z papierologią
- Wnioski urlopowe elektronicznie
- Ewidencja bez segregatorów
- Pracownik widzi swoje dane
Ułatw sobie pracę już od dzisiaj
Zobacz, jak wygląda automatyczny eksport danych do Twojego programu.
- 14 dni za darmo
- Bez karty płatniczej
- Bez zobowiązań
Masz już konto? Zaloguj się do systemu RCP