Rejestracja czasu pracy dla dużych firm

Rejestracja czasu pracy dla dużych firm zbiera dane z wielu działów i lokalizacji na jednym koncie. Uprawnienia odwzorowują strukturę firmy, a dane trafiają do programu kadrowo-płacowego eksportem albo przez API.

Wypróbuj za darmo Umów prezentację

Wdrożenie etapami, od 1 działu
Eksport do Enova365 i Optimy
API w pakiecie BIZNES

Spotkanie wdrożeniowe RCPonline z przedstawicielem firmy

300+firm korzysta z RCPonline
15+ latna rynku ewidencji czasu pracy
6 metodrejestracji w jednym systemie

Wyzwania

Zarządzanie czasem pracy w dużej skali

W wielu działach, zróżnicowanych systemach zmianowych i rozproszonych lokalizacjach — tradycyjne metody ewidencji zawodzą. Nie dlatego, że brakuje danych, tylko dlatego, że powstają w kilkunastu miejscach naraz i nikt nie odpowiada za ich spójność.

Produkcja pracuje w systemie równoważnym, biuro w podstawowym albo ruchomym, a serwis w zadaniowym. Każdy z nich ma inne normy i inny sposób liczenia nadgodzin, więc prowadzenie ich w jednym arkuszu wymaga utrzymywania kilku równoległych zestawów formuł.

Pracownik przenoszony między lokalizacjami nie powinien wymagać przepisywania do innego rejestru ani tracić historii. Przy rozproszonej ewidencji to właśnie moment przeniesienia najczęściej tworzy lukę w dokumentacji.

Przy obsadzie działającej całą dobę odpoczynek dobowy i tygodniowy trzeba liczyć w skali rotacji, a nie pojedynczego tygodnia. Ręczna kontrola przestaje być wykonalna przy kilkudziesięciu osobach, a naruszenie ujawnia się zwykle po fakcie.

Gdy listy obecności trafiają do kadr w trakcie zamykania miesiąca, proces zaczyna się od czekania. Przy kilkuset pracownikach opóźnienie jednego działu przesuwa rozliczenie całej organizacji.

Etaty, zlecenia i kontrakty rozliczane są na różnych zasadach i podlegają różnym obowiązkom dokumentacyjnym. Prowadzenie ich w jednym systemie, ale z osobnymi regułami, eliminuje najczęstszy błąd: stosowanie zasad z umowy o pracę do zleceniobiorców.

Skalowalność i stabilność

Rozwiązanie stworzone z myślą o dużych organizacjach

System RCPonline jest przystosowany do obsługi firm o złożonej strukturze — pozwala zarządzać danymi tysięcy pracowników bez utraty wydajności.

Oddziały prowadzisz na jednym koncie, z osobnymi grafikami, kalendarzami dni wolnych i regułami rozliczania. Raport generujesz dla pojedynczej lokalizacji albo zbiorczo dla całej organizacji, bez scalania zestawień z kilku źródeł.

Poranne wejście kilkuset osób w kilkanaście minut to moment największego obciążenia systemu. Przy takiej skali standardem jest rozstawienie kilku punktów rejestracji przy różnych wejściach, żeby rozłożyć ruch — dobór ich liczby warto omówić przed zamówieniem sprzętu.

Podległości służbowe odwzorowuje się raz, a uprawnienia wynikają z nich automatycznie. Zmiana kadrowa nie wymaga wtedy ręcznego przypisywania dostępów, co przy dużej rotacji jest częstym źródłem błędów.

Start w jednym dziale pozwala dopracować reguły przerw, zaokrągleń i ścieżek akceptacji na mniejszej grupie, zanim obejmiesz systemem całą firmę. W dużej organizacji te ustalenia rzadko są jednakowe dla wszystkich i to one, a nie konfiguracja techniczna, zajmują najwięcej czasu.

Moduły dla dużych firm

Rozbudowane funkcjonalności dla złożonych struktur

Dostosuj system do potrzeb wielu działów, lokalizacji i grup pracowników.

Zaawansowane planowanie grafików

Obsługa wielu typów zmian, automatyczne generowanie i kontrola zgodności z Kodeksem Pracy (analiza grafiku w pakiecie BIZNES).

Zarządzanie zespołami i działami

Uprawnienia kierowników, widoki dedykowane działom, raporty i statystyki kadrowe.

Integracje z HR i płacami

Łączność z systemami kadrowo-płacowymi, eksporty zgodne z formatami zewnętrznych dostawców.

Statystyki, raporty i alerty

Analizuj obecność, nadgodziny, rotację i wydajność — w czasie rzeczywistym. Przy kilkuset pracownikach wartość ma nie sam dostęp do danych, tylko możliwość zawężenia ich do jednego działu albo oddziału i porównania okresów między sobą.

Zakres każdego zestawienia zawężasz do oddziału (lokalizacji), działu (grupy) albo pojedynczej osoby. Przy kilkuset pracownikach wartość ma nie dostęp do danych, tylko możliwość porównania dwóch okresów w obrębie jednego obszaru.

Status obecności albo zestawienie ograniczone do spóźnień może codziennie trafiać na e-mail osoby odpowiedzialnej. Problem widać od razu, zamiast czekać na kogoś, kto go wypatrzy w zestawieniu.

Raport zespołu może trafiać na e-mail w ustalonym rytmie — dziennie, tygodniowo albo na koniec miesiąca. Kierownik dostaje dane bez logowania do panelu, a kadry przestają być pośrednikiem w ich przekazywaniu. Raporty mailowe: od pakietu STANDARD.

Zestawienia pobierzesz w XLS, PDF i CSV, a dane rozliczeniowe wyeksportujesz bezpośrednio do obsługiwanych programów kadrowo-płacowych w formacie, który przyjmą bez ręcznych poprawek.

Bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami

Zadbaj o zgodność z RODO i wewnętrznymi procedurami — z pełną kontrolą dostępu i historii zmian. W dużej organizacji kluczowe jest nie to, kto ma dostęp do systemu, tylko jak wąski jest zakres danych, które faktycznie widzi.

Przy każdym zdarzeniu zapisuje się, kto i kiedy je dodał, zmienił albo zaakceptował, a logowania do systemu są rejestrowane. Pełne logi systemu o zmianach: w pakiecie BIZNES. Przy sporze albo kontroli podważany bywa nie sam fakt zmiany, tylko brak możliwości ustalenia, kto i kiedy jej dokonał.

Zakres widoczności danych ustawia się osobno dla użytkownika i dla grupy (działu). Pozwala to ograniczyć dostęp do danych osobowych do niezbędnego minimum, co jest wprost wymagane przy przetwarzaniu danych pracowniczych.

Zakres uprawnień przełożonego można ograniczyć do podległych mu pracowników i niczego ponadto. Upraszcza to codzienną pracę i zmniejsza liczbę osób mających wgląd w dane całej organizacji.

System można skonfigurować tak, by blokował edycję danych sprzed wskazanej daty. Rozliczony okres nie zmieni się wtedy po zamknięciu, a próba takiej zmiany kończy się komunikatem o blokadzie.

Archiwizacja pracownika nie usuwa jego historii — dane zostają na koncie, a po przywróceniu osoby z archiwum wygenerujesz dla niej raporty za lata wsteczne. Dokumentację na potrzeby archiwum, którego wymagają przepisy, pobierasz z systemu w PDF, XLSX lub CSV.

RCPonline

Excel / Papier

Skalowalność

Kontrola dostępu

Automatyzacja raportów

Błędy ludzkie

Niskie ryzyko

Wysokie ryzyko

Dostępność danych w czasie rzeczywistym

Obszar	BIZNES pełne możliwości i integracje	INDYWIDUALNY oferta dopasowana do firmy
Metody rejestracji czasu pracy	Wszystkie	Wszystkie
Dostęp do API Integracja z ERP, hurtownią danych albo narzędziem BI.	Tak	Tak
Logi systemu o zmianach	Tak	Tak
Automatyczny import zwolnień lekarskich z ZUS	Tak	Tak
Wieloetapowa akceptacja wniosków	Tak	Tak
Analiza zaplanowanego grafiku według Kodeksu pracy	Tak	Tak
Archiwizacja pracowników	Bez limitu	Bez limitu
Dedykowany opiekun konta	Nie	Tak
Indywidualna umowa i RODO	Nie	Tak
Wydłużone terminy płatności	Nie	Tak
Dodatkowe szkolenia i migracje	Nie	Tak

Obszar

BIZNES pełne możliwości i integracje

INDYWIDUALNY oferta dopasowana do firmy

Metody rejestracji czasu pracy

Wszystkie

Dostęp do API Integracja z ERP, hurtownią danych albo narzędziem BI.

Logi systemu o zmianach

Automatyczny import zwolnień lekarskich z ZUS

Wieloetapowa akceptacja wniosków

Analiza zaplanowanego grafiku według Kodeksu pracy

Archiwizacja pracowników

Bez limitu

Dedykowany opiekun konta

Indywidualna umowa i RODO

Wydłużone terminy płatności

Dodatkowe szkolenia i migracje

Najczęściej zadawane pytania

Tak. System działa w chmurze, więc kolejne działy i lokalizacje dodajesz bez własnych serwerów, a uprawnienia odwzorowują strukturę firmy. Przy większych wdrożeniach warto zacząć od jednego działu i rozszerzać system etapami.

Z Enovą tak — RCPonline ma gotowy eksport do Enova365 i innych programów kadrowo-płacowych. Gotowej integracji z SAP nie ma; dane o czasie pracy można pobierać przez API (w pakiecie BIZNES).

Tak — możliwe jest etapowe wdrażanie systemu w zależności od potrzeb i gotowości poszczególnych zespołów.

System zawiera funkcje wspierające zgodność z prawem pracy — m.in. analizę grafiku (w pakiecie BIZNES), która sygnalizuje naruszenia odpoczynku dobowego i tygodniowego.

Tak — raporty można filtrować i analizować z podziałem na lokalizacje, działy, zespoły i konkretne grupy pracowników.

Najczęściej stosuje się wdrożenie etapowe: start w jednej lokalizacji lub jednym dziale, dopracowanie reguł na tej grupie, a następnie rozszerzenie na resztę organizacji. Sama konfiguracja techniczna jest szybka — czasochłonne są ustalenia po stronie firmy: reguły przerw, zaokrągleń i ścieżek akceptacji, które w dużej organizacji rzadko są jednakowe dla wszystkich.

Tak i przy większej organizacji jest to zwykle wymóg. Zakres widoczności ustawia się w uprawnieniach — menedżer z ograniczeniem do grupy widzi na liście pracowników, w raportach, grafiku i wnioskach wyłącznie swoją grupę wraz z grupami jej podległymi, a administrator i kadry całą firmę. Struktura odwzorowuje podległości organizacyjne, więc uprawnienia nie wymagają ręcznego przypisywania przy każdej zmianie kadrowej.

Poza gotowym eksportem do najpopularniejszych programów kadrowo-płacowych dostępne jest API w planie BIZNES. Pozwala ono pobierać dane o czasie pracy programistycznie oraz utrzymywać listę pracowników z systemu nadrzędnego, dzięki czemu zatrudnienie i odejście odzwierciedla się automatycznie.

Archiwizacja pracownika nie usuwa jego historii — dane zostają na koncie, a po przywróceniu osoby z archiwum wygenerujesz dla niej raporty za okresy wsteczne. Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej, co do zasady przez 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy, spoczywa na pracodawcy; dokumentację do własnego archiwum pobierasz z systemu w PDF, XLS lub CSV.

Struktura organizacyjna pozwala odwzorować oddziały i lokalizacje w ramach jednej organizacji. Przy odrębnych podmiotach prawnych układ zależy od tego, jak prowadzona jest dokumentacja kadrowa — warto to ustalić z nami przed wdrożeniem, bo wpływa na sposób rozliczania i zakres uprawnień.

Wdrożenie w organizacji, w której nic nie da się zrobić naraz

Przy kilkuset pracownikach i kilku lokalizacjach ryzykiem nie jest sama funkcjonalność, tylko wdrożenie: migracja danych, uprawnienia, integracje i to, żeby przez pierwsze miesiące nie działały równolegle dwa systemy.

Start w jednej lokalizacji albo jednym dziale pozwala wyłapać nietypowe przypadki, zanim obejmiesz systemem całą organizację. Reguły dopracowane na pilotażu przenosisz na resztę firmy zamiast poprawiać je na wszystkich naraz.

Działy, oddziały i podległości odwzorowujesz w systemie, a zakres widoczności danych ustawiasz w uprawnieniach. Menedżer ograniczony do grupy widzi swój zespół z grupami podległymi, administrator i kadry — całą firmę.

Oddziały prowadzisz na jednym koncie, z osobnymi grafikami, regułami przerw i kalendarzami dni wolnych. Raport generujesz dla pojedynczej lokalizacji albo dla całej organizacji.

Poza gotowym eksportem do programów kadrowo-płacowych dostępne jest API, przez które utrzymasz listę pracowników z systemu nadrzędnego i zasilisz danymi hurtownię albo narzędzie BI.

Etaty, zlecenia i kontrakty prowadzisz równolegle, z osobnymi regułami rozliczania i osobnymi zestawieniami. Przy dużej organizacji rzadko wszyscy są zatrudnieni na tych samych zasadach.

Archiwizacja nie usuwa danych pracowników, którzy odeszli — po przywróceniu osoby z archiwum wygenerujesz dla niej raporty za lata wsteczne. Komplet dokumentacji za dowolny okres pobierzesz jednym eksportem i włączysz do archiwum prowadzonego po stronie firmy.

Wypróbuj za darmo przez 14 dni

Sprawdź, jak wygląda system do rejestracji czasu pracy i przetestuj bezpłatnie funkcje pakietu BIZNES, m.in. ewidencję i grafiki pracy online. Załóż konto testowe i korzystaj z naszych usług przez 14 dni bez żadnych zobowiązań. Do założenia konta nie wymagamy od Ciebie karty kredytowej.

14 dni za darmo

Bez karty płatniczej

Bez zobowiązań

Rejestracja czasu pracy dla dużych firm

Zarządzanie czasem pracy w dużej skali

Rozwiązanie stworzone z myślą o dużych organizacjach