Kalkulator kilometrówki 2026

Kilometrówka = liczba kilometrów × stawka za 1 km, która dla samochodu z silnikiem powyżej 900 cm³ nie może przekroczyć 1,15 zł. Trasa 300 km takim autem to zwrot 345 zł (Dz.U. 2023 poz. 5).

W skrócie

Kalkulator sumuje dowolną liczbę tras i pilnuje limitów stawek. W trybie jazd lokalnych wylicza miesięczny ryczałt z limitem kilometrów zależnym od wielkości miejscowości i pomniejszeniem za dni nieobecności.

Zwrot za przejazd
0,00 zł

Przykład z liczbami: ryczałt za jazdy lokalne

Pracownik zatrudniony w gminie do 100 tys. mieszkańców używa do jazd lokalnych prywatnego samochodu o pojemności silnika 1600 cm³. Firma przyjęła maksymalny limit 300 km, a w danym miesiącu pracownik był nieobecny przez 2 dni robocze z powodu urlopu.

Pełny ryczałt wynosi 345 zł. Za każdy dzień nieobecności odlicza się 1/22 tej kwoty, więc pracownik otrzymuje ryczałt pomniejszony o 31,36 zł.

Stawka za 1 km1,15 zł
Limit miesięczny300 km
Pełny ryczałt345,00 zł
Pomniejszenie za 2 dni31,36 zł
Ryczałt do wypłaty313,64 zł

Stawki kilometrówki i limity jazd lokalnych

Stawki maksymalne obowiązują od 17 stycznia 2023 r. i na 10 listopada 2026 r. nie zostały zmienione.

Pojazd lub miejscowośćStawka albo limitPrzykład
Samochód osobowy powyżej 900 cm³1,15 zł za km100 km = 115,00 zł
Samochód osobowy do 900 cm³0,89 zł za km100 km = 89,00 zł
Motocykl0,69 zł za km100 km = 69,00 zł
Motorower0,42 zł za km100 km = 42,00 zł
Jazdy lokalne: gmina do 100 tys. mieszkańców300 km miesięczniemaks. 345,00 zł
Jazdy lokalne: ponad 100 tys. do 500 tys.500 km miesięczniemaks. 575,00 zł
Jazdy lokalne: ponad 500 tys.700 km miesięczniemaks. 805,00 zł

Maksymalne ryczałty w ostatniej kolumnie policzone dla samochodu powyżej 900 cm³. Wyższe limity dotyczą służby leśnej (1500 km) oraz służb ratowniczych w sytuacji klęski żywiołowej lub katastrofy ekologicznej (3000 km).

Podstawa prawna

  • § 1–4, Dz.U. 2002 nr 27 poz. 271 Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. Warunki zwrotu kosztów używania pojazdów niebędących własnością pracodawcy, limit kilometrów na jazdy lokalne i pomniejszanie ryczałtu. Zobacz w ISAP
  • Dz.U. 2023 poz. 5 Rozporządzenie zmieniające Aktualne stawki za 1 km: 0,89 zł, 1,15 zł, 0,69 zł i 0,42 zł. Zobacz w ISAP
  • § 3 ust. 3–4, Dz.U. 2023 poz. 2190 Rozporządzenie o podróżach służbowych Zwrot w podróży służbowej to iloczyn kilometrów i stawki ustalonej przez pracodawcę, nie wyższej niż limit. Zobacz w ISAP
  • art. 77⁵ § 3–5 Kodeks pracy Pracodawca spoza sfery budżetowej ustala warunki w układzie, regulaminie lub umowie, a bez takich postanowień stosuje się przepisy dla sfery budżetowej. Zobacz w ISAP
  • art. 21 ust. 1 pkt 16 i 23b, art. 23 ust. 1 pkt 36, ust. 5 Ustawa o PIT Zwolnienie z podatku do wysokości limitów i wymóg ewidencji przebiegu pojazdu. Zobacz w ISAP

Stan prawny na 10 listopada 2026

Kilometrówka w skrócie

KwestiaPodróż służbowaJazdy lokalne
Podstawa rozliczeniakilometry × stawkaryczałt miesięczny
Warunekzgoda pracodawcy na przejazd pojazdem prywatnymumowa cywilnoprawna o używanie pojazdu
Dokumentewidencja przebieguoświadczenie pracownika
PIT i ZUSzwolnione do wysokości limituzwolnione do wysokości ryczałtu
Pracownica z listą przejazdów przy prywatnym samochodzie na drodze prowadzącej do biurowca
Zwrot należy się za kilometry przejechane za zgodą pracodawcy, udokumentowane w ewidencji.

Podróż służbowa czy jazdy lokalne

Przepisy rozróżniają dwa sposoby używania prywatnego pojazdu do celów firmy i każdy rozlicza się inaczej.

  • Podróż służbowa to wyjazd poza miejscowość siedziby pracodawcy albo poza stałe miejsce pracy. Pracodawca zwraca iloczyn kilometrów i stawki, po wcześniejszym wyrażeniu zgody na przejazd prywatnym pojazdem.
  • Jazdy lokalne to przejazdy w miejscowości, w której pracownik jest zatrudniony. Zwrot następuje w formie miesięcznego ryczałtu, na podstawie umowy cywilnoprawnej o używanie pojazdu do celów służbowych.

Pełne rozliczenie wyjazdu z dietami i noclegami przygotujesz w kalkulatorze delegacji.

Jak prowadzić ewidencję przebiegu

Ewidencję prowadzi osoba używająca pojazdu, a podatnik potwierdza ją na koniec każdego miesiąca. Bez niej wydatek nie stanowi kosztu uzyskania przychodu, z wyjątkiem ryczałtu pieniężnego. W praktyce wpis powinien wskazywać datę, trasę, cel wyjazdu i liczbę kilometrów. Przy ryczałcie zamiast ewidencji pracownik składa pisemne oświadczenie o używaniu pojazdu w danym miesiącu.

Ryczałt za jazdy lokalne krok po kroku

  1. Ustal miesięczny limit kilometrów. Nie może przekroczyć wartości zależnej od liczby mieszkańców.
  2. Pomnóż stawkę za kilometr przez limit, otrzymasz pełny ryczałt.
  3. Odejmij 1/22 ryczałtu za każdy roboczy dzień nieobecności w pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności, a także za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem.

Stawka wyższa niż w rozporządzeniu

Pracodawca spoza sfery budżetowej może określić zasady zwrotu w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę. Wyższa stawka nie jest zakazana, ale zwolnienie z PIT i składek sięga tylko do limitu z rozporządzenia. Nadwyżka jest przychodem pracownika, a po stronie firmy nie stanowi kosztu podatkowego.

Przydatne dalej

KalkulatorKalkulator delegacjiDiety, nocleg i dojazdy w jednym rozliczeniu WzórPolecenie wyjazdu służbowegoWzór dokumentu do pobrania PoradnikDelegacje służbowe 2026Zasady rozliczania wyjazdów RCPonlineProgram do rozliczania delegacjiKilometrówka liczona dla każdego wyjazdu
Szymon Mojsak

Ekspert automatyzacji procesów biznesowych

Współwłaściciel RCPonline — systemu, z którego korzystają setki firm w Polsce do rejestracji czasu pracy i zarządzania grafikami. Na blogu dzielę się praktyczną wiedzą z pogranicza prawa pracy, HR i technologii, łącząc doświadczenie we wdrażaniu rozwiązań kadrowych z codzienną pracą nad produktem.

LinkedIn Strona WWW

Zaktualizowano: 10 listopada 2026

Nota redakcyjna: Kalkulator i poradnik przygotował zespół RCPonline. Wynik ma charakter informacyjny — ostateczne rozliczenie przygotowuje dział kadr na podstawie ewidencji czasu pracy i umowy z pracownikiem.

Inne darmowe kalkulatory

Wszystkie narzędzia
Kalkulator wynagrodzeń brutto-nettoCztery formy zatrudnienia Brutto na netto — gotowe wyliczenia27 gotowych kwot Kalkulator nadgodzinOblicz wartość nadgodzin Kalkulator ekwiwalentu za urlopOblicz ekwiwalent urlopowy Kalkulator umowy o pracęNetto z brutto Kalkulator umowy zlecenieNetto z brutto Kalkulator umowy o dziełoNetto z brutto Kalkulator zasiłku chorobowegoZasiłek chorobowy Kalkulator zasiłku macierzyńskiegoWariant A i B Kalkulator wymiaru urlopuIle dni urlopu przysługuje Kalkulator okresu wypowiedzeniaArt. 36 Kp Kalkulator stażu pracySumuj okresy zatrudnienia Kalkulator dni roboczych i wymiaru czasu pracyDni robocze i godziny Kalkulator wczasów pod grusząZFŚS i świadczenie urlopowe Kalkulator delegacji krajowejDiety i potrącenia Kalkulator B2B i umowy o pracęSkala, liniowy, ryczałt Kalkulator kosztów pracodawcyBrutto, netto lub budżet Kalkulator składek ZUSPełny i mały ZUS Kalkulator odprawyWymiar według stażu Kalkulator odsetekOdsetki za opóźnienie i handlowe Kalkulator VATNetto, brutto i kwota VAT Kalkulator marżyMarża i narzut Kalkulator ryczałtuStawki z ustawy o ryczałcie Kalkulator godzin pracyGodziny od–do i przerwy

Delegacje i kilometrówka bez arkuszy

RCPonline rozlicza podróże służbowe razem z czasem pracy, a dane o przejazdach trafiają do jednego dokumentu.

Umów bezpłatną prezentację

Delegacje na naszym blogu

Zobacz więcej artykułów

Pytania i odpowiedzi – kilometrówka

Stawki i obliczenia

Stawki maksymalne to 1,15 zł za kilometr dla samochodu z silnikiem powyżej 900 cm³, 0,89 zł dla samochodu do 900 cm³, 0,69 zł dla motocykla i 0,42 zł dla motoroweru. Obowiązują od 17 stycznia 2023 r.; rozporządzenia nie zmieniano od tego czasu.

Pomnóż liczbę przejechanych kilometrów przez stawkę dla danego pojazdu. Przykładowo 250 km samochodem o pojemności 1400 cm³ to 250 × 1,15 zł = 287,50 zł. W kalkulatorze możesz dodać wiele tras z różnymi pojazdami.

Tak. Stawki z rozporządzenia są maksymalne, a przepis o podróżach służbowych mówi o stawce ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa od limitu. Niższą stawkę warto zapisać w regulaminie albo umowie.

Rozporządzenie uzależnia stawkę od pojemności skokowej silnika i nie wprowadza odrębnej stawki dla samochodów elektrycznych, co bywa źródłem wątpliwości. Przed rozliczeniem warto ustalić zasady w firmowym regulaminie.

Prawo i podatki

Do wysokości limitów z rozporządzenia zwrot jest zwolniony z PIT i nie stanowi podstawy składek ZUS. Nadwyżka ponad limit jest przychodem pracownika i podlega opodatkowaniu oraz oskładkowaniu.

Przy rozliczaniu kilometrów tak: bez ewidencji pracodawca nie zaliczy wydatku do kosztów podatkowych. Przy ryczałcie za jazdy lokalne zamiast niej pracownik składa oświadczenie o używaniu pojazdu, zawierające dane pojazdu i liczbę dni nieobecności.

Kilometrówka dotyczy przejazdów w celach służbowych. Codzienny dojazd z domu do stałego miejsca pracy nie jest podróżą służbową, więc obowiązek zwrotu z tych przepisów nie wynika.

Przejazd prywatnym pojazdem w podróży służbowej odbywa się na wniosek pracownika i za zgodą pracodawcy, a jazdy lokalne wymagają umowy między stronami. Przepisy nie przewidują nakazu użycia prywatnego samochodu przez pracownika.